Yritysprojektit‎ > ‎

Ouneva Oy

Sähköisen liiketoiminnan kehittäminen
 
Projektin kesto 9.2.2010 - 31.1.2011
Diaarinumero 289/31/10
 
Tarve
  • Projektin valmistelu aloitettiin kesällä 2009, jolloin kartoitettiin verkkokaupan perustamista. Verkkokaupan vaatimusten realisoituessa kehittämistarpeet nähtiin tarpeelliseksi koko tilaus-toimitusprosessissa, ja tällöin havaittiin tarve isommalle hankkeelle.
  • Yrityksen monissa toiminnoissa on edelleen nojattu perinteisiin työkaluihin, esimerkiksi tilaus-toimistusprosessin tiedonvälitys on tapahtunut pääasiassa puhelimitse ja sähköpostilla.
  • Kiristyvä kilpailutilanne ohjaa tilaus-toimistusprosessin tehostamiseen. Toimitusajat lyhenevät ja yritykseltä vaaditaan nopeaa ragointia muutoksiin.
  • Tiedonhallinta on yhä vaikeampaa tuotetiedon määrän kasvaessa sekä tilaus-toimistuprosessin nopeutuessa.
  • Tehokkaalla tilaus-toimitusprosessin hallinnalla voidaan saada suuria kustannussäästöjä, sekä parantaa yrityksen kilpailukykyä. Tämä tuo yritykselle uskottavuutta markkinoilla sekä luo kasvuyritukselle mahdollisuuden palvella yhä isompia potentiaalisia asiakkaita.
  • Tuotekehitystoiminnan yhä kovenevat haasteet luovat tarpeita tiedonhallinnan kehittämiseen. Erityisesti tuotetiedon välittäminen on vienyt paljon aikaa ja resursseja.
  • Manuaalisesti tapahtuva tiedonvälitys tilaus-toimitusprosessissa vie toiminnan mittakaavan kasvaessa paljon resursseja ja altistaa mahdollisille inhimillisille virheille.
  • Yrityksessämme nähtiin tarve sähköiselle asiakasportaalille, jossa asiakkaita voitiin palvella entistä tehokkaammin ja monipuolisemmin. Asiakasportaalin ja nykyisten prosessien yhteen liittäminen toi uusia haasteita tilausten sekä tuotetiedon hallintaan.
  • Käytössä olevat tiedonhallintajärjestelmät eivät tukeneet suurien tietomäärien jäsentämistä tehokkaimmalla mahdollisella tavalla. Tiedon saatavuus oli huono ja sitä oli vaikea hakea.

 

Ratkaisu
  • Sähköiset työkalut ovat ratkaisu tilaus-toimitusprosessin tiedonhallinan tehostamiseen.
  • Projekti aloitettiin mallintamalla nykyinen tilaus-toimintaprosessi, sekä mallinnettiin tavoitetila, jossa tilaus-toimitusprosessin vaiheissa on apuna projektin tavoitteina olevat järjestelmät, jotka mahdollistavat prosessin tietovirtojen automaattisen välityksen sekä automaattisen sähköisen tiedonsiirron mahdollistaminen asiakkaiden ja toimittajien välillä.
  • Tiedonsiirto tapahtuu automaattisesti järjestelmissä, manuaalisen käsin tapahtuvan informaation siirron sijasta.
  • Tavoitteena on saada tilaus-toimitusprosessin kaikkien vaiheiden tietovirtojen kulku automaattisesti sähköisessä muodossa aina asiakasrajapinnasta tuotantoon asti.
  • Projektissa perustetaan asiakasportaali, jossa asiakas voi tilata tuotteita sekä saada tuotetietoa. Tuotetieto tulee asiakasportaaliin tuotetiedonhallintajärjestelmästä. Asiakasportaalissa tehty tilaustieto välittyy toiminnanohjausjärjestelmään.
  • Projekti jaettiin neljään osaprojektiin: asiakasportaali, tuotetiedonhallinta, hajautetun tuotannon ohjaus.
  • Projektissa otettiin käyttöön kaksi uutta järjestelmää: internetissä toimiva asiakasportaali ja tuotetiedonhallintajärjestelmä. Järjestelmät ja niiden integrointi nykyiseen järjestelmäympäristöön on esitetty alla olevassa kuvassa:

Hyöty
  • Asiakkaat saavat monipuolisempaa ja aina ajantasalla olevaa tietoa, joka on aina saatavilla.
  • Tuotetiedonhallinnalla saavutetaan tehokkuutta sekä tuotekehitykseen, että asiakaskontakti- ja myyntiprosesseihin. Prosessien kehitys vaikuttaa välillisesti myös muihin yrityksen prosesseihin.
  • Tuotetiedon hallinta tehostaa myyntihenkilöstön työskentelyä sekä auttaa palvelemaan asiakkaita entistä tehokkaammin ja uusilla tavoilla. Nykyisellä henkilöstöllä voidaan hallita huomattavasti suurempia kokonaisuuksia tiedon käsittelyyn käytetyn työmäärän vähentyessä.
  • Tuotetiedonhallinnan kehityksellä mahdollistetaan nykyistä parempi tiedon saatavuus, kattavampi dokumentointi sekä parannetaan nykyisten ja uusien tuotteiden kilpailukykyä.
  • Tuotetiedon helpolla saatavuudella ja tilaus-toimitusprosessin tehokkuuden kasvulla voidaan arvioida olevan suuret vaikutuksen yrityksen toiminnassa.

 

Kilpailutilanne
  • Hallittu tuotetiedonhallinta nopeuttaa tilaus-toimitusprosessia, joka parantaa kilpailukykyä.
  • Asiakasportaalilla voidaan palvella uusia asiakasryhmiä.
  • Tilaus-toimitusprosessin mallintaminen sekä tiedonsiirron prosessien hallinta kehittää myös koko prosessin muita vaiheita.
  • Tiedon välityksen automatisoituessa myös virheiden määrä vähenee, joka johtaa laadun paranemiseen.
  • Tehokas tiedonhallinta luo yritykselle kyvyn toteuttaa yhä isompia projekteja ja kokonaisuuksia.

 

Yritysyhteistyö
  • Arcusys Oy - http://arcusys.fi - asiakasportaalin toteutus ja ingreointi ERP-järjestelmään, yhteyshenkilö Jukka Makkonen, Project Manager
  • Cad-Q Oy - http://ca-q.com/fi/ - tuotetietojärjestelmän käyttöönotto ja koulutus, yhteyshenkilö Kari Loukonen, Consultant, Industry Solutions

 

Projektiryhmä
  • Pekka Heikkinen, talousjohtaja, projektin johto ja markkinointi
  • Timo Lipponen, suunnittelupäällikkö, suunnittelujärjestelmät ja suunnitteludokumentaatio
  • Esa Väänänen. tuotepäällikkö, markkinointi
  • Harri Airio, kehityspäällikkö, ERP, OVT ja hinnastot
  • Mikko Kuutti, IT-vastaava, asiakasportaali, palvelimet ja ohjelmistot
  • Tomi Piironen, suunnittelija, suunnitteludokumentaatio
  • Jarno Meriläinen, kehityspäällikkö, ERP
  • Kari Luokonen, yhteyshenkilö Cad-Q Oy, suunnitteluohjelmistot
  • Jussi Makkonen, yhteyshenkilö Arcusys Oy, asiakasportaali ja ERP-integrointi

 

Yhteyshenkilö
 
Mikko Kuutti
Ouneva Oy