Foire aux questions

Que faire si je rencontre un problème avec le logiciel?

publié le 12 nov. 2015 à 03:15 par Anaïs Delalande

Dans le site Guide et procédure que vous utilisez afin d'enregistrer vos agents en visite médicale, vous trouverez un onglet "Signaler un problème" en dessous de l'onglet "Médecine préventive".

En choisissant cet onglet, vous allez cliquer sur " SIGNALER UN PROBLEME".

Vous aurez accès à un formulaire où vous devrez renseigner les champs suivants :
  • Nom de la collectivité
  • Prénom et nom de la personne en charge de la demande
  • Coordonnées de la personne en charge de la demande
  • Quel est le service concerné
  • Décrivez le ou les problèmes rencontrés.



Comment annuler un créneau de visite médicale?

publié le 5 nov. 2015 à 07:39 par Anaïs Delalande   [ mis à jour : 14 avr. 2016 à 04:57 ]

Seul le secrétariat de Médecine Préventive du Centre de Gestion a la possibilité d'annuler un créneau de visite médicale.


L'annulation par la collectivité ou l’établissement des dates et créneaux devra se faire dans les délais les plus brefs à compter de la mise à disposition de créneaux.

Ladite annulation ne pourra être prise en compte par le service de médecine préventive que si elle intervient dans un délai supérieur à 15 jours ouvrés (jours travaillés du centre de gestion) avant la ou les dates prévues de visites médicales. Ce délai nous permettra d'attribuer les créneaux à d'autres collectivités ayant un besoin de visite médicale.

La demande devra obligatoirement être faite par mail à l'adresse suivante : service.medecine@cdg27.fr

Passé le délai incompressible des 15 jours précités, les créneaux mis à disposition seront facturés et ce, quel que soit le motif invoqué a posteriori.

Comment modifier un créneau de visite médicale?

publié le 5 nov. 2015 à 07:32 par Anaïs Delalande   [ mis à jour le·27 juin 2017 à 05:43 par Service Medecine ]

  • Les modifications d'agents peuvent avoir lieu jusqu'à l'avant-veille de la visite au soir (jours francs) .  Lorsque vous êtes sur la journée de visite, il vous suffit de cliquer sur modifier.
    Vous ne pourrez alors que changer le nom d'un agent par un autre ou bien vider le créneau.

 

  • A partir de la veille de la visite, vous pourrez visualiser votre journée de visite et les créneaux en cliquant sur "Détail" :


ATTENTION : Passé ce délai de l'avant veille au soir pour effectuer des modifications, le nom de l'agent prévu en visite est figé. La seule action autorisée est de noter une observation dans l'encart prévu à cet effet. Il s'agit d'observations sur l'agent enregistré et non sur une modification d'agent de dernière minute.

Exemple : Mme X remplacera M. Y lors de sa visite à 15h30.
Cette annotation placée dans l'encart Observations ne pourra être prise en compte. Si Mme X se déplace en visite alors que M. Y est enregistré, Mme X ne sera pas reçue.



Conclusions des visites médicales

publié le 19 sept. 2014 à 01:55 par Anaïs Delalande   [ mis à jour : 6 nov. 2015 à 05:25 ]

Les collectivités ont la possibilité de savoir si les agents convoqués en visite médicale ont bien été présents et quelles ont été les conclusions du médecin de prévention.

Il conviendra donc de se connecter sur la plateforme Agirhe, de choisir l'onglet Médecine Préventive et de se rendre sur la journée de visite dès le lendemain de la journée programmée. Il est possible que les présences ne soient disponibles que 2 jours après la visite.

Lorsque vous aurez sélectionné la date de visite, il apparaîtra la fenêtre suivante :



Lorsque la visite a été effectuée par le médecin de prévention, l'ETAT de présence sera indiqué : Absent non excusé, Présent.

En cliquant sur Détail, vous avez accès à l'avis émis par le médecin de prévention dans la ligne Résultats ainsi que les aménagements ou restrictions s'il y a lieu.


ATTENTION : les dates de visite ne sont disponibles en consultation que dans les 30 jours après la date programmée

Que faire si je rencontre un problème d'utilisation du logiciel?

publié le 5 mars 2014 à 06:04 par Anaïs Delalande   [ mis à jour : 6 nov. 2015 à 05:29 ]

Un formulaire a été créé afin que les collectivités soumettent tout problème rencontré lors du l'utilisation du logiciel Agirhe.

Vous aurez accès à l'onglet "Signaler un problème " en-dessous de l'onglet "Médecine préventive".

Vous devrez cliquer sur "Signaler un problème" et renseigner les éléments suivants :
  • Nom de la collectivité
  • Prénom et nom de la personne en charge de la demande
  • Coordonnées de la personne en charge de la demande
  • Quel est le service concerné?
  • Décrivez le ou les problèmes rencontrés.


Le secrétariat de Médecine préventive se chargera de prendre en compte votre demande et vous tiendra informé de la suite à donner.


En aucun cas ce formulaire ne doit être utilisé pour poser des questions sur des cas individuels. Il ne concerne que les problèmes liés à l'utilisation du logiciel Agirhe.



Quels documents fournir lors de la visite médicale ?

publié le 16 déc. 2013 à 05:54 par Anaïs Delalande   [ mis à jour : 6 nov. 2015 à 05:29 ]

Pièces médicales et carnet de vaccination : la collectivité ou l’établissement rappelle à ses agents la nécessité de fournir au médecin de prévention, toutes pièces médicales en sa possession ainsi que son carnet de vaccination.


Fiche de poste de l’agent : La collectivité ou l’établissement s’engage à fournir au médecin toutes les informations lui permettant d’établir l’état de compatibilité entre l’état de santé de l’agent et les missions indiquées sur la fiche de poste actualisée, nominative.

En l’absence de cette fiche de poste, le médecin de prévention peut ne pas rendre d’avis de compatibilité.


Fiche de risques professionnels : La collectivité ou l’établissement  s’engage à fournir au médecin toutes les informations lui permettant d’établir la fiche de risques professionnels définis dans l’article 14-1 du Décret n°2000-542 du 16 juin 2000.

Documents administratifs : la collectivité ou l'établissement s'engage à fournir au médecin de prévention toutes les informations nécessaires à l'élaboration de son avis (arrêté suite au passage en commission de réforme et comité médical, conclusion des médecins agréés et/ou experts...).

Vous trouverez ci-joint un récapitulatif des documents à fournir.


L'ensemble des documents que vous souhaitez transférer doit être envoyé par mail au secrétariat de Médecine Préventive (service.medecine@cdg27.fr) ou par courrier. Il n'existe aucune possibilité d'enregistrer des  documents via Agirhe.




Utilité du logiciel pour les collectivités

publié le 11 déc. 2013 à 02:47 par Anaïs Delalande   [ mis à jour : 5 nov. 2015 à 06:45 ]

  • une mise à disposition des créneaux au réel, en fonction du nombre d'agents de la collectivité recensés dans notre base de données.
  • une mainmise sur l'enregistrement de vos agents selon vos besoins et les disponibilités de vos agents
  • une visualisation automatique sur les dates de prochaine visite de vos agents.

Facturation des visites

publié le 21 nov. 2013 à 08:12 par Anaïs Delalande   [ mis à jour le·27 juin 2017 à 05:52 par Service Medecine ]

Dès l’intervention des médecins, la facturation sera déclenchée mensuellement.

Passé le délai incompressible des 15 jours ouvrés (jours travaillés du CDG), les créneaux mis à disposition seront facturés et ce, quel que soit le motif invoqué a posteriori.

 

Pour les visites médicales, elle s’effectuera comme suit :

 
 

 

Nombre de

Visite(s) facturée(s)

Prix unitaire[1]

TOTAL

Agent(s) présent(s) en consultation médicale

 

 

 

Absence(s) injustifiée(s)

 

 

 

Absence(s) créneaux vides

 

 

 

 

TOTAL A PAYER

 

Le tarif du prix unitaire désigné ci-dessus pourra être réévalué annuellement par délibération du conseil d’administration du Centre de gestion de l’Eure, en fonction des charges afférentes au service de médecine professionnelle et préventive.



[1] Fixé par délibération du conseil d’administration du Centre de gestion de l’Eure




Planification des visites

publié le 21 nov. 2013 à 07:57 par Anaïs Delalande   [ mis à jour le·27 juin 2017 à 06:00 par Service Medecine ]

Mise à jour de vos effectifs

  • tous les agents de la collectivité sont concernés par les visites médicales
  • la liste de vos agents devra être mise à jour au fur et à mesure de l'année, par la collectivité ou l'établissement via la plateforme Agirhe.
  • le secrétariat de médecine préventive se base sur votre effectif total à voir sur l'année civile en cours afin de répartir les créneaux de visite médicale de façon homogène sur l'année.


Procédure de planification

    • Envoi d'un mail de mise à disposition de créneaux de visite médicale, minimum 6 semaines avant la date de ladite visite, aux collectivités concernées.

    Exemple d'objet du mail : IMPACT FACTURATION-VISITE MÉDICALE A COMPLÉTER ….2017

    • Courrier de relance envoyé à 15 jours ouvrés avant ladite visite (jours travaillés du Centre de Gestion). Ce courrier est envoyé aux collectivités qui n'ont pas complété un ou des créneaux attribués sur la plateforme agirhe. Il a pour but d'éviter toute facturation de créneaux non complétés. A compter de cette date, tous les créneaux mis à disposition seront facturés.

    Exemple d'objet du courrier: Facturation visites médicales - créneaux laissés vides


    Combien de créneaux pour quel type de visite?

     

    Type de visite médicale

    1 créneau

    2 créneaux

    Visite médicale règlementaire[1]

    x

     

    Visite de surveillance médicale renforcée
    (à la demande du médecin de prévention)

    x

     

    Visite médicale d'embauche[2]

     x

    Visite médicale de reprise après:

    Congé de longue maladie (CLM),
    Congé de longue durée (CLD),
    Congé de grave maladie,
    Accident de service,
    Maladie professionnelle
    Maternité
    Disponibilité

     

     

    x

    A la demande :
     De l'agent[3]
     De la collectivité[4]

    A la demande :
    Du Comité médical
    De la commission de réforme
    De la CPAM

    x

    Dossier de Reconnaissance en Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH)

     x

    Tout autre cas non énuméré ci-dessus[5]

     x

     

    [1] Périodicité fixée actuellement à 2 ans ou 5 ans en fonction de la nature de l’établissement et modifiable en fonction l’évolution de la réglementation

    [2] Avec possibilité d’une seconde visite, le cas échéant, en fonction de l’avis du médecin de prévention

    [3] Avec courrier de l’agent motivant sa demande et possibilité d’une seconde visite, le cas échéant, en fonction de l’avis du Référent Santé du CDG27 après examen du courrier  précité et/ou de celui du médecin de prévention après la 1ère visite

    [4] Avec courrier de la collectivité motivant sa demande, cette dernière devant être en dehors du champ d’une visite médicale de reprise. Possibilité d’une seconde visite, le cas échéant, en fonction de l’avis du Référent Santé du CDG27 après examen du courrier précité et/ou de celui du médecin de prévention après la 1ère visite

    [5] Exemple : agent non vu depuis plus de 3 ans. Quels que soient les cas : avec possibilité d’une seconde visite, le cas échéant, en fonction de l’avis du Référent Santé du CDG 27 au vu des pièces présentées et/ou de celui du médecin de prévention


    Entretiens infirmiers :

    Il est INTERDIT d’inscrire sur ce planning des agents pour :

    -          Visite d’embauche

    -          Visite médicale Particulière

    -          Visite de reprise ou impliquant un aménagement de poste ou du temps de travail

    Si vous ne respectez pas ces indications, votre agent devra être revu par un médecin de prévention et impliquera une facture supplémentaire.


    Que faire si j'ai besoin d'une visite urgente?

    La collectivité prendra contact avec le secrétariat de médecine préventive, afin que soit organisée cette visite supplémentaire en motivant sa demande.

    Le lieu de visite de cet agent sera déterminé par le secrétariat de médecine préventive, au mieux sur les créneaux de visites ouverts à la collectivité et à défaut, sur un autre local, en fonction de l’urgence de la situation et de la disponibilité des ressources médicales.

    Cette visite se déroulera et sera facturée, obligatoirement, sur un ou deux créneaux de visite médicale.

    Toute visite médicale particulière devra faire l'objet d'une demande en complétant le formulaire disponible en bas de page. Ce document devra être dûment complété et accompagné de la fiche de poste de l'agent.


    Impression des convocations

    publié le 21 nov. 2013 à 07:44 par Anaïs Delalande   [ mis à jour : 6 nov. 2015 à 05:26 ]

    L'adresse de l'agent n'apparaît pas sur la convocation

    • vous avez la possibilité de l'écrire directement sur la convocation sous format word. 


    • vous pouvez également modifier les coordonnées de vos agents via le logiciel Agirhe et l'onglet Agent. Voir l'onglet Gestion des agents des Carrières dans ce même support de procédure.


    Les données n'apparaissent pas

    • contactez le service de Médecine préventive qui se chargera de vérifier les données ou de signaler les problématiques à la maintenance informatique.


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