Inscription des agents en visite médicale

publié le 17 oct. 2013 à 02:06 par Delphine Langrene   [ mis à jour le·6 nov. 2015 à 05:55 par Anaïs Delalande ]

ATTENTION SI VOTRE VERSION DE WORD EST ANTÉRIEURE A 2007  VOUS NE POURREZ PAS AFFICHER LES DOCUMENTS.

POUR CEUX DISPOSANT D'UNE VERSION WORD 2007 ET RENCONTRANT DES PROBLÈMES LORS DE L'OUVERTURE DES DOCUMENTS MERCI DE TÉLÉCHARGER ET INSTALLER LE FICHIER EN CLIQUANT SUR LE LIEN CI-DESSOUS

LIEN VERS PACK DE COMPATIBILITÉ MICROSOFT WORD 2007

UNE FOIS LE FICHIER TÉLÉCHARGE ET INSTALLE, REDÉMARRER VOTRE ORDINATEUR ET RECOMMENCER LA PROCÉDURE

Signaler un problème Dans cet espace, vous trouverez toutes les informations nécessaires à la saisie de vos agents sur le planning des visites médicales et à l’impression de leurs convocations. 

Vous pouvez cliquer sur les images pour les agrandir


Connexion à la plateforme:


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  • saisir vos identifiants de connexion (vos paramètres sont ceux qui vous servent à vous connecter habituellement sur le site du Centre de Gestion), puis valider.   





 


Saisie des agents:


  • Placez le curseur (sans cliquer) sur l’onglet « médecine », puis cliquez sur « visites médicales Coll »

  • Sur l’écran, le logiciel vous affiche les dates et les lieux de visites qui sont mis à votre disposition.


Si aucune date de visite ne s'affiche, cela signifie qu'aucun créneau de visite n'a été mis à disposition pour votre collectivité. Vous serez prévenus par mail dès qu'un ou des créneaux de visite médicale seront mis à disposition de votre collectivité.

 
  •  Cliquez sur la date souhaitée. Dans cette fenêtre, vous trouverez les champs suivants :

la date de la visite médicale

le local dans lequel le ou les agents seront convoqués

le nom du médecin

le tableau comprenant les créneaux horaires des visites prévues

les onglets vaccinations, radios et vaccinations grippe ne seront pas renseignés.

Les date, local et horaires de visites sont données ici à titre d'exemple.




  • Pour ajouter un agent sur un créneau, cliquez sur modifier.

  •  Une fenêtre, avec le détail de la visite apparaît en dessous :

 
   


        Par défaut le système vous affiche vos agents dans une liste déroulante triée par ordre alphabétique. Vous pouvez trier de différentes manières. Afin d'avoir un listing exhaustif de vos agents, nous vous conseillons de sélectionner vos agent selon le nom (local indifférent) ou la prochaine date de visite (local indifférent).



Vous pouvez maintenant sélectionner votre agent en tapant le nom ou en cherchant dans la liste déroulante. Vous pouvez également indiquer une observation à destination du médecin de prévention (ATTENTION : pas de données médicales) et choisir le type d’intervention (visite annuelle, bi-annuelle, pré-reprise……). 

* si votre agent n'apparaît pas dans la liste déroulante, veuillez consulter la page "L'agent n'apparaît pas dans la liste déroulante" de l'onglet Foire aux Questions.

    


            

Vous devez cliquer à l'extérieur du cadre et valider votre saisie en cliquant sur l'onglet Valider.

Répéter l’opération jusqu'à remplir l’ensemble des créneaux à votre disposition.


En tant que collectivité, vous n'avez que la seule possibilité de modifier un créneau de visite (remplacer un agent par un autre) ou vider un créneau de visite (maintenir le créneau sans inscrire d'agent). L'annulation définitive d'un créneau ne peut être réalisée que par le secrétariat de Médecine Préventive du CDG.

Ces manipulations (modifier, vider ou annuler) sont expliquées dans l'onglet Foire aux questions :

  • Comment modifier un créneau de visite médicale?
  • Comment annuler un créneau de visite médicale?


Il est essentiel d'être exhaustif dans le type de visite demandé afin que le médecin de prévention soit informé du motif réel.



 Impression des convocations :


VOTRE ORDINATEUR DOIT ETRE MUNI AU MINIMUM D'UNE VERSION DE WORD 2007 AFIN DE PROCEDER A L'IMPRESSION DES CONVOCATIONS.


Une fois votre saisie terminée, vous pouvez imprimer soit:

  • l’ensemble des convocations en cliquant sur le bouton " imprimer toutes les convocations" 


  • une seule convocation en cliquant sur le bouton " imprimer " de chaque créneau horaire




 

  • Attention lorsque vous cliquez sur le bouton "imprimer" ou "imprimer tous les documents", les documents ne s'impriment pas instantanément. Lorsque vous avez cliqué sur l'un de ses 2 onglets, vous devez patienter quelques secondes avant que le logiciel ne les crée.
  • Pour afficher et imprimer les convocations créées, allez sur  le menu « document à imprimer – documents »


  • Une liste des documents envoyés à imprimer s'affiche.


  • Pour afficher le document, cliquer sur son nom. Un document type Word s’ouvrira sur votre poste. Ouvrir le document, l'imprimer et le donner à l’agent concerné (vous pouvez visualisé le modèle en bas de page aspconvocation.doc)

 


ATTENTION : l'ensemble des documents que vous avez envoyé à l'impression sont archivés dans cet onglet même si vous procédez à des modifications. Vous pourrez ainsi trouver dans cette liste des convocations pour le même créneau horaire avec des noms d'agents différents. Vous avez la possibilité de supprimer les convocations inutilisables.

Il convient donc de veiller à sélectionner le bon document en fonction de la date  et de l'heure d'édition.



 Impression de la liste des agents à convoquer :

Vous avez la possibilité d'imprimer un récapitulatif des créneaux mis à votre disposition sur une journée de visite.

Il vous suffit, lorsque vous êtes connecté à votre session, de choisir une date de visite et de cliquer sur l'onglet "Imprimer la liste des agents convoqués".



Pour afficher et imprimer les convocations créées, allez sur  le menu " document à imprimer – documents ". La procédure d'impression est la même que pour les convocation.

Le document se présentera sous format Word. Vous trouverez un exemple en bas de page.





Tout problème ou difficulté rencontrés pour les visites médicales, par le biais d'Agirhe, doit impérativement être signalé sur le formulaire suivant:



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Anaïs Delalande,
11 août 2014 à 08:27
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Anaïs Delalande,
5 nov. 2015 à 05:46
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