Carrière‎ > ‎

La gestion des agents


L'application Agirhe consiste en la mise en commun d'une base de donnée entre le Centre de Gestion et les collectivités qui y sont affiliées permettant de partager en temps réel des informations relatives aux carrières et à plusieurs services du Centre de Gestion (Médecine, comités et commissions diverses).
De ce fait, Agirhe constitue un véritable outil de gestion des ressources humaines.

Les rubriques ci-après ont été rédigées afin de vous aider à prendre en main cet outil.


L'ouverture du menu agent vous permet de voir la situation de vos agents telle qu'elle est connue par le Centre de Gestion.
C'est sur la base de ces informations que sont établis les tableaux d'avancement d'échelon qui vous sont adressés pour les CAP Plénières.

La première tâche qu'il convient d'accomplir au regard de l'ouverture de la base est la conformité de nos informations respectives.
Il convient de s'assurer dans un premier temps que nous connaissons bien tous vos agents titulaires ou stagiaires, ou que n'apparaissent pas des agents qui n’exercent plus leurs fonctions dans votre collectivité..


 

Les agents non-titulaires, de droit public ou de droit privé peuvent figurer dans la base (qui est partagée avec les services médecine). A ce titre il est important que votre collectivité soit à jour sur ce plan notamment pour la bonne gestion des visites médicales.

ATTENTION

Pour des raisons techniques, le travail de saisie que vous avez effectué pour la constitution des listes électorales du CT et concernant les agents non titulaires ne peuvent apparaître dans la base générale d'Agirhe.

Il est donc normal que certaines modifications concernant cette catégorie d'agents n’apparaissent plus.




Il importe ensuite de vérifier l'état de la carrière de chacun des agents titulaires.
Ces deux points sont primordiaux pour assurer une bonne gestion à venir des avancements.

Dans un second temps il peut être utile de compléter les informations propres à chaque agent, notamment dans l'onglet identité afin de renseigner certains champs qui faciliteront d'autres démarches par le biais d'Agirhe (notamment sur le volet médical).

Enfin il conviendra de compléter l’intégralité de la carrière de chaque agent pour certaines carrières anciennes pour lesquelles tous les actes n'apparaissent pas sur Agirhe.
Sur ce point il faut savoir que la base Agirhe est constituée pour les situations antérieures à février 2013 par la récupération de bases plus anciennes pour lesquelles toutes les informations n'étaient pas nécessairement renseignées.
Lors de la récupération de ces bases, certains évènement ont pu ne pas être reconnus ou correctement interprétés par Agirhe.
Le cas le plus fréquent va concerner des agents qui ont quitté la collectivité mais qui apparaissent encore en qualité d'agents actifs dans la base.
Des informations peuvent aussi manquer pour des agents qui auraient été recrutés par votre collectivité en cours de carrière (mutation d'une autre collectivité)

Il sera utile d'avoir a terme des carrières complètes, notamment afin de fiabiliser les données en prévision de la préparation des dossiers de retraite.

Que faire en cas d'anomalie ?

Pour les agents qui ne sont plus présents dans votre collectivité mais qui figurent encore en qualité d'agent actif :

                            Si aucun acte (retraite, démission, ...) ne figure dans le déroulement de carrière, vous pouvez vous-même le saisir en choisissant l'acte approprié (rubrique départ des arrêtés).

                             Si un acte figure , adresser à service.carrieres@cdg27.fr un mail accompagné d'un scan de l'acte de radiation.

Pour les agents recrutés a compter du 1er février 2015 qui n'apparaîtraient pas, vous pouvez créer directement l'agent en suivant la procédure décrite au chapitre "Créer un agent".

Pour les agents manquant et arrivés dans votre collectivité avant cette date, adressez une demande sur Signaler un problème.

Pour la correction d'anomalies plus importantes, le service mettra en place des rendez-vous personnalisés à compter de l'automne afin de régulariser les situations complexes.


Nous espérons pouvoir régulariser ensemble la totalité de la base Agirhe dans un délai d'un an.


Que pouvez faire en matière de suivi avec Agirhe ?


Comme cela vous est expliqué dans les chapitres suivants, vous avez la possibilité de créer des agents et de leur affecter des actes qui peuvent être ensuite imprimés.

Les modèles d'acte sont pré-enregistrés dans la plateforme et sont édités au format Word.

A ce jour seuls les actes les plus courants ont été réalisés. La base sera progressivement enrichie.

Attention

Selon la nature de l'arrêté, l'automatisation des données est plus ou moins complète.

Certaines données demandent parfois a être ajoutées une fois le document récupéré dans "Documents à Imprimer" avant l'impression. (Dates de délibération, dates de signatures.....)

Lorsque vous créez un acte pour l'un de vos agents, vous ne pourrez l'imprimer que si le bouton imprimer est visible au bout de la ligne correspondante. L'absence de ce bouton indique que le modèle n'existe pas dans la base. Contactez-nous pour remédier au problème.

Tous les actes créés au niveau de la collectivité (soit automatiquement comme pour les avancement d'échelon, soit de manière volontaire) sont toujours en attente de validation par le centre.

Tant qu'ils ne sont pas validés, ils ne sont pas pris en compte dans la carrière. Dans ce cas, Agirhe ne peut identifier des possibilités d'avancement d'échelon. La carrière est bloquée.

Ils peuvent être modifiés ou supprimés par la collectivité avant validation par le CDG.

Ces actes doivent être imprimés, signés par l'autorité territoriale et impérativement adressés au centre de gestion.


Une fois validés par le centre de gestion, vous ne pouvez plus modifier ces actes. Vous devrez alors contacter le CDG pour qu'ils soient corrigés.


Rappel sur les codes couleur de actes:

                    En bleu foncé: Actes validés par le CDG qui dispose d'un exemplaire papier du document

                                                    (Situation définitive de tout acte)

                    En rouge: Actes générés par le CDG


                    En violet: Actes générés par la collectivité.


                    En marron:Actes validés par le CDG mais pour lequel il ne dispose pas d'un exemplaire papier


                    En vert: Actes validés dans le futur...



Le présent tutoriel vous guide sur les manipulations de base. Il sera progressivement enrichi à partir de l'automne, notamment au regard de la mise en place et/ou l'enregistrement de fiches de postes. Une communication sera faite aussi sur l'évaluation professionnelle qui se met en place cette année et qui pourra a brève échéance être traitée par le biais d'Agirhe.