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Fiches de Poste

La plateforme Agirhe vous permet d'établir ou de saisir, pour chacun de vos agents, une fiche de poste.
L'intégration de vos fiches de poste dans Agirhe vous permettra de gérer plus simplement, si vous le souhaitez, la réalisation des entretiens annuels.

L'architecture de la fiche de poste qui vous est proposée a été établie collégialement par l'ensemble des centres de gestion qui travaillent avec Agirhe.
Elle s’appuie sur une FICHE MÉTIER directement issue du référentiel du CNFPT qui recense un peu plus de 230 métiers territoriaux.
Chaque métier se décline en ACTIVITÉS qui se caractérisent elles mêmes par plusieurs COMPÉTENCES.
Ainsi, un certain nombre d'informations relatives aux tâches principales exercée par vos agents sont-elles directement insérées dans les fiches de postes.
Il vous appartient ensuite d'adapter ces informations aux besoins propres liés à l'organisation de vos services.



L'accès au module se fait par le biais d'un nouvel onglet placé à côte de COLLECTIVITÉ, ce module constituant un menu à part entière et non un sous menu du module AGENT.


dans ce menu, sélectionnez Liste des fiches de poste.



Vous accédez la fenêtre suivante, qui présente bien entendu une liste vide lors de la première utilisation.



Cliquez sur Créer une nouvelle fiche de poste.



Vous arrivez sur la fenêtre suivante correspondant à l'onglet Description.

Cette fenêtre présente plusieurs onglets:
Description Rattachement Missions Activités/compétences Diplômes Cotation Horaires Conditions de travail


La description du poste.
Conformément à la logique retenue, vous devez commencer par sélectionner un métier.


Vous trouverez dans le fichier joint la liste exhaustive des métiers présents dans le menu déroulant.

Liste des Métiers cnfpt.pdf

Toutefois, pour les communes rurales les métiers les plus fréquent seront majoritairement les suivants:

Agente / Agent d'accompagnement à l'éducation de l'enfant

Agente / Agent de propreté des espaces publics

Agente / Agent des interventions techniques polyvalent-e en milieu rural

Secrétaire de mairie

Assistant de gestion administrative

Cuisinière / Cuisinier

Agente / Agent de restauration

Vous pouvez rechercher un métier en saisissant une partie du terme recherché.


NB: Les métiers qui apparaissent en rouge ne disposent pas de fiche métier sur la plateforme.
Merci de contacter le CDG en cas de besoin.

Vous pouvez visualiser la Fiche de poste standard telle qu'elle ressort du référentiel du CNFPT.













Dans la pratique, vous pouvez établir une fiche de poste comportant jusqu'à trois métiers différents.



Attention à bien indiquer la quote-part d'activité que représentent ces métiers.

N'oubliez-pas de renseigner l'intitulé du Poste avant de passer à l'écran suivant.
L'intitulé du poste est le terme que vous utilisez au quotidien pour le qualifier (femme de ménage, cantinière, ouvrier d'entretien,....)

L'onglet Rattachement:



Il convient tout d'abord de définir le service d'appartenance de la fiche poste en cours de création.
En cliquant sur le bouton ajouter un service, vous ouvrez une fenêtre dans lequel vous allez pouvoir saisir un nouveau service.


Au fur et à mesure de votre utilisation du module, vous trouverez tous les services de votre collectivité dans le menu déroulant.

Vous devez ensuite définir le service de rattachement hiérarchique et le supérieur hiérarchique.
A cet effet, il est vivement recommandé de créer vos fiches de poste en débutant par le sommet de la hiérarchie.

C'est cette étape qui va définir le N+1 en charge de l'évaluation d'un agent.

Lorsque vous saisissez la fiche de poste de l'agent au sommet de la hiérarchie, il suffit de cocher la case rattachement autorité territoriale.
Cette option sera le cas échéant utilisée pour tous les agents dans le cas des collectivités sans architecture hiérarchique.



Vous devez ensuite saisir le site où les fonctions sont exercées.
Le principe est le même que pour saisir un service.




Il vous reste enfin à sélectionner le niveau de responsabilité avant de passer à l'écran suivant.


Les missions.

Les missions sont décrites dans une fenêtre de texte.
Par défaut la définition est celle qui figure dans la fiche métier.
Vous avez la possibilité de la ré-écrire intégralement.
Vous pouvez à ce stade indiquer un agent suppléant pour cette fiche de poste à l'aide de la liste déroulante qui vous renvoie tous les agents de votre collectivité.

Activités /compétences.


En cliquant sur le symbole plus, vous allez pouvoir faire apparaître les ACTIVITÉS relevant du métier.

Ces activités sont directement importées du référentiel du CNFPT.


Vous pouvez Supprimer toute activité qui ne serait pas pertinente par rapport aux fonctions exercées dans votre collectivité.
Gardez au moins une activité !
Vous pouvez aussi avec le bouton modifier renommer l'activité.
Les compétences qui en découlent ne sont pas modifiées.


Vous pouvez aussi ajouter une activité qui ne figurerait pas dans le référentiel.
A cet effet, cliquez sur le bouton ajouter une activité /compétence.







Votre fiche de poste peut contenir au maximum 6 activités pour chaque métier.


Les COMPÉTENCES

En cliquant sur le bouton + qui figure en face de chaque activité, vous pouvez afficher les compétences liées et les savoirs associés.
Ceux-ci émanent aussi du référentiel du CNFPT.


De la même manière que pour l'activité, vous pouvez créer de nouvelles compétences ne figurant pas dans le référentiel de base.


sélectionnez l'activité pour laquelle vous souhaitez ajouter une compétence.




Une fiche de poste peut contenir au maximum 15 compétences toutes activités confondues.


Vous avez la possibilité  de modifier le niveau attendu pour chaque compétence.
Celui-ci se décline en 5 degrés; Non évalué, Notions, Opérationnel, Maîtrise, Expert.
C'est ce niveau attendu qui apparaîtra ultérieurement sur l'entretien d'évaluation.
Si cette compétence n'est pas pertinente dans le cadre de la fonction de l'agent, vous avez la possibilité de la supprimer
à l'aide du bouton supprimer.

LÉGENDE DE L’ÉCHELLE DE POSITIONNEMENT
Notions
L'agent doit disposer des connaissances de base, être capable de les appliquer dans des situations
simples ou standardisées sous contrôle.

Opérationnel
L'agent doit disposer de connaissances générales, être capable d'exécuter des opérations variées dans
des situations courantes de manière autonome et savoir repérer les dysfonctionnements.

Maitrise
L'agent doit disposer de connaissances approfondies, être capable d'analyser et de mettre en œuvre
la compétence de manière régulière de façon autonome, même dans des situations inhabituelles, de maîtriser
le système et l'adapter au besoin, conseiller les autres agents.

Expert
L'agent doit être une référence au sein de l'organisation et/ou du service dans le domaine considéré, doit
savoir agir dans une situation complexe, être capable d'interpréter, de faire évoluer le système et de le
transmettre. L’agent doit faire preuve de créativité, former d’autres agents.

Il convient de paramétrer correctement le niveau attendu pour chaque compétence dans la mesure où cette information sera retournée dans le formulaire d'évaluation annuelle.



L'onglet Diplômes.
Permet de saisir le niveau de diplôme requis pour le poste.
La saisie peut se faire soit en sélectionnant la fiche de poste dans la liste déroulante.


Le diplôme, issu du référentiel du CNFPT viendra s'inscrire automatiquement.
Soit en sélectionnant directement le niveau de diplôme requis dans la seconde liste.


Les précisions sur le diplôme sont soit importées de la fiche métier, soit saisies directement dans la fenêtre.


L'écran suivant vous permet de préciser dans la fiche de poste le groupe de fonctions auquel l'agent est rattaché dans le cadre de l'application du régime indemnitaire (RIFSEEP).


Il importe essentiellement de renseigner le groupe de fonction.


Vous pourrez ultérieurement renseigner le plafond si vous le souhaitez.

L'onglet suivant permet de renseigner les horaires de travail attachés au poste.














Vous pouvez en outre saisir des informations relatives aux astreintes (saisie libre).

La fenêtre suivante concerne les conditions de travail.

Il est là encore possible de présélectionner les informations en fonction de la fiche métier.


Les informations restent modifiables indépendamment les unes des autres.

Après avoir complété les données relatives aux conditions de travail, vous pouvez soit enregistrer votre fiche et l'affecter ultérieurement, soit l'affecter immédiatement.


Agirhe vous renvoie la liste des agents de votre collectivité.
En rouge les agents sans fiche de poste.
En noir les agents à qui une fiche a déjà été affectée.


Après avoir sélectionné l'agent, indiqué sa date d'entrée dans la collectivité et validé, la fiche de poste est complète.



Vous pouvez alors l'imprimer.





Quelques remarques générales.

Le bouton suivant, qui permet de passer d'un onglet à l'autre a pour effet de sauvegarder les informations saisies sur cet onglet.
Si vous quittez le module avant d'être arrivé au bout du processus, la fiche apparaître en violet dans la liste avec la mention "en cours de construction"


Apparaissent aussi en rouge les fiches de poste qui ne sont pas affectées.

Si plusieurs emplois bénéficient d'une fiche de poste similaire, il est possible de dupliquer la fiche de poste afin de l'affecter à un autre agent.
cette fiche dupliquée Il est toutefois nécessaire de rendre vacant la fiche précédemment dupliquée pour pouvoir  l'affecter à un autre agent.
Vous pouvez également à partir de la fiche dupliquée introduire des modifications partielles dans cette fiche de poste avant de l'affecter.


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Denis Mauger,
31 mars 2016 à 05:43
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