05. Integrare CF Datecs

Descriere 

Extensia oferă posibilitatea de a înregistra vânzări în SocrateCloud cu emitere de bon fiscal pe casa de marcat. Funcţionalitatea este disponibilă începând cu v14.12.


Elemente necesare - software şi hardware

  1. Titular activ, configurat în SocrateCloud, astfel încât să se poată realiza operaţiunile de vânzare independent de existenţa casei de marcat.
    • organizarea intenă a societăţii (cel puţin societăţile, gestiunile, registrele de casă, rolurile şi utilizatorii, calendarul documentelor);
    • nomenclarorul de articole - detalii în cap. 05.Articole;
    • nomenclatorul de terţi - detalii în cap. 04.Terţi;
    • listele de preţuri - se recomandă liste de pret de vânzare cu tva inclusă - detalii în cap. 07.Preţuri;
    • stocuri la zi - extensia lucrează pe stoc on-line! (un articol nu se poate vinde dacă nu există pe stoc);
    • tipuri de documente distincte pentru vânzarea pe casa de marcat - 
      • sistemul lucrează pe bază de Comandă client de tip "POS Order" - comandă care generează automat avizul, factura şi încasarea - detalii în cap.10.1 Comenzi client;
      • se recomadă definirea unui set complet, distinct, de documente pentru acest tip de vânzare, cu numerotare separată - detalii în cap. 12.8 Documente;
      • format de tipărire de factură - pentru situaţiile în care clientul cere şi factura.
  2. Componenta SocrateCloud POS activată:
    • activarea se face prin introducerea unei comenzi de achiziţie către departamentul de vânzări al BITSOFTWARE;
    • odată activată această componentă, sistemul se completează cu următoarele:
      • meniul Vânzări / Vânzări POS
      • fereastra Configurare POS din meniul Vânzări / Vânzări POS / Configurări POS
        • trebuie acordate drepturi r/w numai pentru rolul administratorului de sistem;
      • procesul Dezactivare/Reactivare tipărire bon fiscal din meniul Vânzări / Vânzări POS / Configurări POS
        • trebuie acordate drepturi r/w numai pentru rolul administratorului de sistem;
      • fereastra Vânzare POS din meniul Vânzări / Comenzi Client
        • trebuie acordate drepturi r/w tuturor rolurilor de tip vânzări.
  3. Un calculator tip PC, la magazin (la punctul de vânzare), cu următoarea configuraţie:
    • sistem de operare Windows - pentru a alege versiunea corectă de Windows vă rugăm să consultaţi producătorul driverelor FPrint sau DatPrint;
    • conectat la internet cu adresă ip fixă;
    • port serial sau adaptor aferent pentru a putea conecta casa de marcat - pentru detalii contactaţi furnizorul dvs. de case de marcat;
    • browser web Chrome - recomandat - pentru lucrul optim în interfaţa SocrateCloud.
  4. Extensia SocrateCloudPOS
    • extensia se va putea descărca din livrabilele dvs, accesând butonul "Livrabilele mele" de pe site-ul https://support.bitsoftware.ro/soweb/
    • Java JRE - o versiune actualizată, corespunzătoare sistemului de operare de pe PC.
  5. Casa de marcat
    • conectată la PC-ul instalat la pct.3 de mai sus;
    • configurată pentru a funcţiona prin conexiunea cu PC-ul;
    • configurată cu cotele de tva utilizate de dvs;
    • fiscalizată - conform legislaţiei în vigoare.
  6. Driver instalat
    • alegeţi drive-ul dorit de dvs şi instalaţi-l pe PC-ul configurat la pct.3 de mai sus.
    • pentru instalare aveţi nevoie de drepturi de administrator pe Windows pe PC-ul respectiv.
    • folderul cu structura necesară în care se vor scrie fişierele pentru tipărirea bonurilor fiscale.

Setup 1 Valabil până la 31 august 2018 pentru casele de marcat fără jurnal electronic

Pentru a putea înregistra vânzările din SocrateCloud pe casa de marcat trebuie efectuate următoarele configurări:
  1. Configurări ale casei de marcatrugaţi specialistul care a configurat casa de marcat să vă comunice următoarele:
    • codurile alocate pentru cotele de tva - de obicei codul 1 este alocat cotei de 24%, 2 pentru 9% şi 3 pentru 0%, însă acestea trebuie obligatoriu comunicate de către persoana care a configurat casa de marcat (această configurare NU se efectuează de către consultanţii BITSOFTWARE).
    • viteza de comunicaţie pentru portul serial (de obicei 4800).
    • conectaţi casa prin cablul serial la PC, la portul serial. Cereţi sprijinul administratorul IT (cel care răspunde la dvs de reţea şi de calculatoare).
  2. Instalarea şi configurarea driverului FPrint pe PC - trebuie efectuată de către administratorul IT (cel care răspunde de reţea şi calculatoare). Parcurgeţi cu atenţie documentaţia aferentă driverului respectiv întrucât aceasta vâ va ghida pas cu pas.
    • pentru casa MP55 alegeţi setarea MP-500TR.
  3. Instalarea şi configurarea extensiei SocrateCloudPOS pe PC - se poate efectua de către consultantul BIT dacă primeşte acordul administratorului IT al clientului.
    • atenţie la versiunea de Windows şi la versiunea extensiei - trebuie să fie compatibile (există extensie separată pentru sistemul de operare pe 32 biţi şi separat pentru sistemul de operare pe 64biţi).
    • parcurgeţi documentaţia extensiei (fişierul "RUNNING.txt") pas cu pas pentru configurarea corectă şi completă.
    • se recomandă un restart de Windows pentru activarea serviciului.
  4. Configurare casă de marcat în SocrateCloud - fereastra Configurare POS:
    • se selectează tipul de casă de marcat în câmpul "Casă de marcat";
    • se adaugă o denumire relevantă pentru această setare;
    • se indică în câmpul "URL" adresa ip publică a locaţiei respective pentru accesul la internet şi portul dorit - consultaţi administratorul IT pentru această informaţie!
    • se adaugă înregistrarea, iar apoi, în detalii se adaugă utilizatorii care au acces la casa de marcat
      • minim un utilizator per casă (per locaţie) - însă pot fi şi mai mulţi utilizatori pe aceaşi casă, atunci când se lucrează în schimburi.
      • nu este permis ca un utilizator să fie legat la mai multe case!!!
  5. Configurare reţea şi firewal PCpentru ca informaţia (fişierul de comenzi pentru tipărirea bonului fiscal) să ajungă din cloud pe PC-ul la care este legată casa de marcat trebuie efectute următoarele setări:
    • toate aceste setări se fac de către administratorul IT !!!
    • ruterul de acces la internet trebuie să accepte fluxuri inbound pe portul indicat (ales de administratorul IT) - este acel port setat atât în fişierul "config.properties" al extensiei SocrateCloudPOS, cât şi în fereastra Configurare POS, în câmpul "URL".
    • ruterul trebuie să realizeze o operaţiune de tip "port forwarding" pentru fluxul primit pe acest port către ip-ul fix al PC-ului la care este conectată casa de marcat.
    • firewall-ul de pe PC trebuie să accepte conexiuni inbound pe portul respectiv.
  6. Configurări pentru Articole:
    • în fereastra Articole, în câmpul "Denumire Bon", adăugaţi la articolele care se vând pe casa de marcat, o denumire scurtă, în funcţie de lăţimea bonului. Pentru MP55 se recomandă o denumire de 14 caractere, (maximul este 19, dar se consumă 2 rânduri pe bon!).
  7. Configurări pentru TVA:
    • în fereastra Cote Taxe, completaţi câmpul "Indicator casa de marcat" cu indicatorul de cotă de la punctul 1, pentru cotele de tva de vânzare (doar cele care se folosesc pentru vânzări prin casa de marcat).
  8. Configurări pentru drepturi - fereastra Roluri - acordaţi drepturi utilizatorilor care efectuează vânzari din SocrateCloud cu conexiune la casa de marcat astfel:
    • acces r/w la fereastra "Vânzări POS" sau la fereastra dvs dacă aveţi configurată o feeastră specifică pentru vânzări pe casa de marcat.
    • acces r/w la procesul "Tipărire bon fiscal" - este procesul care activează butonul cu acelaşi nume de pe fereastra "Vânzări POS".
    • dacă lucraţi cu o fereastră specifică, atunci trebuie să adăugaţi acest proces (buton) şi pe fereastra dvs.
    • acces r/w - doar administratorului de aplicaţie !!! - la procesul "Dezactivare / reactivare tipărire bon fiscal" - util pentru a permite sau inhiba tipărirea de bon fiscal de pe anumite documente (= tratarea incidentelor la tipărirea bonurilor fiscale).

Setup 2 Valabil de la 1 septembrie 2018 pentru noile casele de marcat cu jurnal electronic

Pentru a putea înregistra vânzările din SocrateCloud pe casa de marcat trebuie efectuate următoarele configurări:

  1. Configurări ale casei de marcat - rugaţi specialistul care a configurat casa de marcat să vă comunice următoarele:

    • codurile alocate pentru cotele de tva - de obicei codul 1 este alocat cotei de 19%, 2 pentru 9%, 3 pentru 5%, și 4 pentru 0%, însă acestea trebuie obligatoriu comunicate de către persoana care a configurat casa de marcat (această configurare NU se efectuează de către consultanţii BITSOFTWARE).

    • viteza de comunicaţie pentru portul serial (de obicei 115200).

    • conectaţi casa prin cablul serial la PC, la portul serial. Cereţi sprijinul administratorul IT (cel care răspunde la dvs de reţea şi de calculatoare).

  2. Instalarea şi configurarea driverului Fiscal Wire pe PC - trebuie efectuată de către administratorul IT (cel care răspunde de reţea şi calculatoare). Parcurgeţi cu atenţie documentaţia aferentă driverului respectiv întrucât aceasta vâ va ghida pas cu pas.

  3. Instalarea şi configurarea extensiei SocrateCloudPOS pe PC - se poate efectua de către consultantul BIT dacă primeşte acordul administratorului IT al clientului.

    • atenţie la versiunea de Windows şi la versiunea extensiei - trebuie să fie compatibile (există extensie separată pentru sistemul de operare pe 32 biţi şi separat pentru sistemul de operare pe 64biţi).

    • parcurgeţi documentaţia extensiei (fişierul "RUNNING.txt") pas cu pas pentru configurarea corectă şi completă.

    • se recomandă un restart de Windows pentru activarea serviciului.

  4. Configurare casă de marcat în SocrateCloud - fereastra Configurare POS:

    • se selectează tipul de casă de marcat Datecs JE + FiscalWire în câmpul "Casă de marcat";

    • se adaugă o denumire relevantă pentru această setare (poate fi chiar denumirea și modelul casei de marcat Datecs);

    • se indică în câmpul "URL" adresa ip publică a locaţiei respective pentru accesul la internet şi portul dorit - consultaţi administratorul IT pentru această informaţie!

    • se adaugă înregistrarea, iar apoi, în detalii se adaugă utilizatorii care au acces la casa de marcat

      • minim un utilizator per casă (per locaţie) - însă pot fi şi mai mulţi utilizatori pe aceaşi casă, atunci când se lucrează în schimburi.

      • nu este permis ca un utilizator să fie legat la mai multe case!!!

  5. Configurare reţea şi firewal PC - pentru ca informaţia (fişierul de comenzi pentru tipărirea bonului fiscal) să ajungă din cloud pe PC-ul la care este legată casa de marcat trebuie efectute următoarele setări:

    • toate aceste setări se fac de către administratorul IT !!!

    • ruterul de acces la internet trebuie să accepte fluxuri inbound pe portul indicat (ales de administratorul IT) - este acel port setat atât în fişierul "config.properties" al extensiei SocrateCloudPOS, cât şi în fereastra Configurare POS, în câmpul "URL".

    • ruterul trebuie să realizeze o operaţiune de tip "port forwarding" pentru fluxul primit pe acest port către ip-ul fix al PC-ului la care este conectată casa de marcat.

    • firewall-ul de pe PC trebuie să accepte conexiuni inbound pe portul respectiv.

  6. Configurări pentru Articole:

    • Casele de marcat Datecs cu jurnal electronic permit un număr de 72 de caractere pentru denumirea articolelor. Dacă denumirea se întinde pe cele 72 de caractere va fi afișată pe bonul fiscal pe 3 rânduri.

    • Dacă se doreste tipărirea unei denumiri scurte de articol, în fereastra Articole, în câmpul "Denumire Bon", adăugaţi la articolele care se vând pe casa de marcat, o denumire de maxim 22 caractere.

  7. Configurări pentru TVA:

    • în fereastra Cote Taxe, completaţi câmpul "Indicator casa de marcat" cu indicatorul de cotă de la punctul 1, pentru cotele de tva de vânzare (doar cele care se folosesc pentru vânzări prin casa de marcat).

  8. Configurări pentru drepturi - fereastra Roluri - acordaţi drepturi utilizatorilor care efectuează vânzari din SocrateCloud cu conexiune la casa de marcat astfel:

    • acces r/w la fereastra "Vânzări POS" sau la fereastra dvs dacă aveţi configurată o feeastră specifică pentru vânzări pe casa de marcat.

    • acces r/w la procesul "Tipărire bon fiscal" - este procesul care activează butonul cu acelaşi nume de pe fereastra "Vânzări POS".

    • dacă lucraţi cu o fereastră specifică, atunci trebuie să adăugaţi acest proces (buton) şi pe fereastra dvs.

acces r/w - doar administratorului de aplicaţie !!! - la procesul "Dezactivare / reactivare tipărire bon fiscal" - util pentru a permite sau inhiba tipărirea de bon fiscal de pe anumite documente (= tratarea incidentelor la tipărirea bonurilor fiscale).

Utilizare

Tipărirea bonurilor fiscale la casa de marcat se realizează în standard doar prin folosirea ferestrei "Vânzări POS". Această fereastră este configurată minimal pentru a putea introduce doar Comenzi client de tip "POS Order". Acest tip de document generează automat următoarele:
  • comanda;
  • avizul - descărcarea de gestiune;
  • factura - echivalentul bonului fiscal din SocrateCloud - aici se recomandă definirea unui tip de document distinct, cu numerotaţie separată pentru fiecare locaţie în parte;
  • încasarea în registrul de casă al locaţiei respective.
La finalul introducerii documentului operatorul trebuie să:
  1. finalizeze comanda = apăsare buton "Finalizează";
  2. tipărească bonul fiscal = apăsare buton "Tipărire bon fiscal"şi "Start" pentru proces
Odată apăsat butonul de tipărie, serverul SocrateCloud generează fişierul text cu comenzi pentru casa de marcat şi îl trimite la adresa indicată în setări. De aici, extensia SocrateCloudPOS preia fişierul şi îl scrie pe harddiscul PC-ului în folderul configurat. Driverul casei de marcat preia fişierul şi în transmite pe casa de marcat care tipăreşte bonul fiscal. Dacă operaţiunea se realizează cu succes, driverul mută fişierul în folderul corespunzător arhivei. În caz contrar îl mută în folderul dedicat erorilor. Tratarea erorilor se face exclusiv manual!


Fereastra "Vânzări POSconţine doar câmpurile necesare pentru o vânzare simplă, cu înregistrare pe casa de marcat, cu următoarele limitări:
  1. se vinde pe stoc! - produsele care se vând trebuie să existe pe stoc în SocrateCloud.
  2. se încasează doar cu numerar - sistemul generează automat înregistrarea aferentă în registrul de casă al locaţiei respective (acest registru trebuie să fie definit în prealabil!, unul singur pentru fiecare locaţie de vânzare).
  3. nu se pot vinde produse cu preţ 0;
  4. nu se pot vinde pachete de produse ce conţin produse cu preţ 0;
  5. pachetele de produse vândute vor apărea pe bon la nivel de componente.

Case de marcat suportate