20.1. Lead-uri

Introducere Lead-uri

Funcționalitatea Lead permite gestiunea și automatizarea procesului de vânzare, de la introducerea potențialului client până la încheierea contractului, prin efectuarea următoarelor operațiuni:
  • înregistrarea de informații despre potențialul client, (contacte și adrese, domeniul de activitate al companiei, cifră de afaceri etc.);
  • gestiunea stărilor în care se află potențialul client (înregistrare, contact, în curs de calificare, ofertă, negociere, contract etc);
  • adăugare de comentarii;
  • generarea de sesizări în fiecare etapă a procesului de vânzare;
  • atașarea de documente;
  • generarea de oferte;
  • planificarea întâlnirilor;
  • trimiterea de notificări și emailuri;
  • păstrarea istoricului acțiunilor întreprinse cu potențialul client;
Fereastra Lead, localizată în meniul CRM -> Lead Management, se utilizează pentru a gestiona și efectua toate operațiunile enumerate mai sus. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

  • Titular, Societate
  • Reprezentant - utilizatorul la care este alocat lead-ul;
  • Nr Intern - număr document atribuit în mod automat lead-ului;
  • Subiect - denumirea lead-ului;
  • Sursă (sursă sesizare) - reprezintă modalitatea apariției potențialului client (e.g. telefon, mail). Opțiunile disponibile se definesc în fereastra Surse Sesizări;
  • Regiune vânzare - dimensiune de analiză;
  • Stare - reprezintă starea curentă a lead-ului (e.g. Înregistrat, Calificat);
  • Lead rating - modalitate de rating predefinită (Warm, Hot, Cold);
  • Lead Qualification - modalitate de clasificare a lead-urilor. Opțiunile disponibile se definesc în fereastra Lead Qualification și pot fi de două tipuri, în funcție de bifa Qualified:
    • bifat - lead calificat;
    • nebifat - lead descalificat;
  • Familie Articole - modalitate de clasificare a lead-urilor;
  • Data Promisă - data estimată pentru închiderea lead-ului;
  • Mărime Lead - valoare asociată lead-ul după reguli stabilite la nivel de organizație;
  • Tip Lead - modalitate de clasificare a lead-urilor:
    • se definesc în fereastra Tipuri Lead-uri;
    • determină culoarea etichetei prin care vor fi afișate pe tabloul de bord "Sales Pipeline" (câmp Culoare Kanban, din fereastra Tipuri Lead-uri, secțiunea K-Board);
  • Competitor Principal - modalitate de clasificare a lead-urilor în funcție de competitori. Opțiunile disponibile se definesc în fereastra Competitori, care permite introducerea unei denumiri, descrieri și pagini web (URL) pentru competitor;
  • Descriere, Comentariu/Ajutor, Soluție Existentă, Sumar - pot fi utilizate pentru a descrie evoluția lead-ului;
  • Campanie - campanie de marketing la care este inclus lead-ul;
  • Terț (Reprezentant) - terțul (agentul de vânzări) responsabil de operațiunile pe acest lead;
  • Denumire contact, Email, Telefon, Fax, Funcție
  • Post - modalitatea de grupare în funcție de postul/funcția ocupată;
  • Subiect de interes - lead-urile (potențialii clienți) pot fi grupate pe subiecte de interes în scopul administrării relațiilor cu clienții (CRM), administrării listelor de Email sau marketing (de exemplu newsletter-uri);
  • Utilizator/Contact - referință către înregistrarea de contact a terțului urmărit prin lead;
  • Buton Send Email to Contact - se utilizează pentru a trimite un email către lead :
    • Destinatar - se selectează un utilizator (implicit contactul lead-ului);
    • Expeditor - utilizatorul curent;
    • Subiect, Conținut - subiectul și conținutul email-ului;
  • Denumire, Grup Terți, Segmentare Terți, etc. - câmpurile se utilizează pentru a defini un terț și regăsesc în fereastra Terți. Detalii în Terți;
  • Terț - referință către clientul (terțul) urmărit prin lead:
    • se auto-completează cu terțul generat cu ajutorul butonului Create Contact, Account, Location;
    • se poate selecta un terț existent;
  • Buton Creează Terț - se apasă pentru a genera înregistrări în sistem pentru client, pe baza lead-ului (terț, utilizator, adresă) dacă, conform regulilor interne, potențialul client devine client activ (i se dă ofertă, se încheie contract etc.);
  • Adresa1, Oraş, Adresa2, Regiune, Ţara - se utilizează pentru a defini adresa lead-ului;
  • Adresă Livrare Terț - referință către înregistrarea de adresă a terțului urmărit prin lead;
  • Creat la, Creat de, Actualizat la, Actualizat de (menținute de sistem);
  • ID card Trello - referință către cardul Trello asociat. Detalii în Integrare Trello;
În funcție de complexitate, activitățile privind conversia lead-ului pot fi urmărite cu ajutorul unui proiect sau printr-o sesizare:
  • Buton Create Request - generează o sesizare pe baza lead-ului;
  • Buton Create Opportunity - creează un proiect aferent potențialului client (lead);
  • Buton Închidere/Duplicare Oportunitate - duplică și închide oportunitatea (proiectul) curentă, dacă există un proiect generat de pe lead şi care este activ. Funcţionalitate activă doar dacă există activată componenta de Ofertare!
    • proiectul vechi se "Închide" sau "Anulează" dacă este cu workflow;
    • proiectul nou se scrie pe Lead în locul celui vechi;
    • proiectul nou preia conţinutul de pe proiectul vechi (master şi detalii, nu faze/subfaze!), dar fără cantităţi şi valori istorice.
Începând cu versiunea 16.09 a fost implementată legătura între lead și Comandă Client prin introducerea coloanei "C_Lead_ID" pe Comenzi Client (C_Order). Astfel pot fi adăugate de pe lead oferte client de tip Propunere (Comandă Client) care apoi pot fi convertite în Comenzi Client Standard folosind procesul "Conversie Ofertă" care și el a fost adus pe Comanda Client.

Sales Pipeline

Sales Pipeline reprezintă o funcționalitate SocrateCloud care permite utilizatorilor să vizualizeze evoluția vânzărilor prin intermediul unui tablou de bord. 

Fereastra Sales Pipeline, localizată în meniul CRM -> Lead Management, reprezintă tabloul de bord al lead-urilor introduse în SocrateCloud. Având la bază principiul managementului vizual, fereastra oferă informații rapide despre situația lead-urilor. Fereastra se mai poate accesa din meniul Info de pe bara principală a aplicației.

Pentru ca fereastra să fie funcțională este nevoie ca la nivel de titular, în tab-ul Info Titular, din fereastra Titular, localizată în meniul SysAdmin -> Definiri Titular, să fie selectat tipul de sesizare folosit pentru vânzări (Lead), în câmpul Tip Sesizare.

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/19-crm/19-2-gestionare-potentiali-clienti-ead/Sales%20Pipeline.png

Fereastra este împărțită în 3 zone:
  • Bara de filtrare pe bază de parametri:
    • Tabloul poate fi filtrat şi/sau grupat după Tip Lead, Lead Rating, Lead Qualification, Reprezentant, Regiune Vânzare, Produs;
    • Parametri de căutare sunt configurabili pentru fiecare societate funcție de specificul acesteia;
  • Tabloul de bord - tabloul de bord sales pipeline:
    • Împărțit pe coloane funcție de starea lead-ului, grupat și filtrat funcție de parametri introduși în bara de filtrare;
    • Detalii in Tablouri de bord.
  • Secțiunea Sesizările Mele - zonă personalizabilă pe utilizator, conține butoane de acces către lead-uri:
    • Buton Lead Nou - se utilizează pentru a  înregistra unui nou lead;
    • Buton Lead-urile Mele - afișează lead-urile pentru care utilizatorul curent este selectat în câmpul Reprezentant Lead;
    • Buton Backlog - afișează lead-urile pentru care nu s-a selectat nici o stare;
Obs: Culoarea etichetei unui lead este determinată de valoarea din câmpul Culoare Kanban, definită pentru tipul lead-ului, în fereastra Tipuri Lead-uri.

Începând cu v.14.10 Tabloul de bord poate fi configurat astfel încât să prezinte etichetele aferente lead-urilor în două variante:
  1. simplu - eticheta prezintă doar denumirea clientului vizat prin lead-ul respectiv (varianta implicită), sau
  2. detaliat - eticheta prezintă informaţii pe două rânduri astfel:
    • pe primul rând apare denumirea clientului vizat prin lead-ul respectiv și
    • pe al 2-lea rând apare Descrierea de pe lead (primele 17-19 caractere din descriere)
Obs: dacă nu s-a introdus denumirea clientului eticheta va afișa numărul lead-ului.
Activarea variantei detaliate se realizează din fereastra Titular, tab Info Titular, bifa "Descriere Lead în Sales Pipeline".

Procese și Rapoarte

Procesul Sincronizare Lead-uri Terț actualizează informațiile de pe lead cu valorile definite pentru terț, contact și adresă. Este util atunci când, după ce a fost selectat pe lead, terțul sau informațiile asociate, au suferit modificări.

Raportul Leads Weekly afișează, pentru un interval de timp, numărul de lead-uri introduse în funcție de sursă.
Raportul Leads Monthly afișează, pentru un interval de timp, numărul de lead-uri introduse în funcție de stare și sursă.