18.1. Contracte Clienți

SocrateCloud permite gestionarea contractelor client. Sunt disponibile următoarele funcționalități:
  • gestionarea etapelor premergătoare apariției unui contract - fluxul de aprobare, semnarea unui contract;
  • gestionarea actelor adiționale și a anexelor la contract;
  • automatizarea proceselor de notificare pe diferite evenimente legate de contracte;
  • control pe lanțul de livrare relativ la indicațiile din contract.
  • tipărirea formularului de contract, începând cu versiunea 17.09
Pentru a introduce un contract se parcurg următoarele etape:
  • Introducere date principale;
  • Adăugare anexe / acte adiționale, sub formă de proiecte. 
Fereastra Contracte, localizată în meniul CRM -> Contracte, se utilizează pentru gestionarea contractelor. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

  • Societate
  • Tip Contract - folosit în clasificarea contractelor după zona de aplicare. Opțiunile disponibile se definesc în fereastra Tipuri Contracte;
  • Categorie - modalitate predefinită de clasificare a contractelor: Achiziție, Vânzare, Service;
  • Sursa Contractului - folosită în clasificarea contractelor după modul de apariție. Opțiunile disponibile se definesc în fereastra Sursa Contract;
  • Emitent societatea - se bifează dacă acest contract a fost inițiat de către societate;
  • Act adițional - se bifează dacă contractul reprezintă un act adițional pentru un alt contract, caz în care trebuie completat contractul părinte;
    • Contract Cadru - contractul părinte;
  • Nr Contract - numărul contractului, implicit determinat de secvența de numerotare standard;
  • Data contract - data de la care contractul își produce efectele;
  • Nr. client
  • Data client - data la care a fost înregistrat contractul de către terț;
  • Titularul e furnizor? (funcționalitate restricționată) - se utilizează pentru a indica relația dintre terț și societate;
    • se bifează dacă terțul este client;
    • se debifează dacă terțul este furnizor;
  • Schedule - acest câmp nu este folosit în versiunea actuală SocrateCloud;
Secțiunea Stare:

  • Data Trimiterii - data la care s-a trimis spre aprobare/semnare contractul;
  • Data Recepției - data la care s-a primit copia aprobată/semnată a contractului;
  • Data Start, Data Stop - indică perioada de derulare contractului;
  • Stare Contract - listă cu stări predefinite, aplicabile în vederea urmăririi situației generale a contractului: Inițiat, Semnat Emitent, În derulare, Suspendat, Încheiat, Reziliat:
    • trecerea dintr-o stare în alta este limitată în vederea simulării unui flux pe care îl poate parcurge contractul, astfel din stări ulterioare nu se poate reveni în stări anterioare;
    • fluxul implicit este următorul:
      • Inițiat ->
      • Semnat Emitent ->
      • În derulare <-> Suspendat
      • Încheiat, Reziliat

Secțiunea Terț:

  • Terț, Adresa TerțUtilizator/Contact - beneficiarul contractului și datele de contact și locație;
  • Terț Facturare, Contact Facturare, Adresa facturare - terțul care urmează a fi facturat și informațiile de contact și locație. 
    • pentru un contract cu un terț, facturile pot fi emise către un terț diferit;
  • Reprezentant - terț (angajat) responsabil pentru contract;
  • Descriere, Comentariu/Ajutor
  • Invitat (funcționalitate restricționată) - data la care a fost trimisă ultima invitație;
Secțiunea Financiar:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/18-contracte/18-1-contracte-clienti/contract_financiar.PNG
  • Valuta - valută folosită pentru contract;
  • Calendar Facturare - acest câmp nu este utilizat în versiunea actuală SocrateCloud;
  • Valoare Inițială (menținut de sistem) - valoarea contractului, fără acte adiționale;
  • Valoare Totală (menținut de sistem) - valoarea totala a contractului, inclusiv acte adiționale, fără TVA;
  • Total General - se completează manual, cu scop informativ, atunci când nu există detalii pe contract;
  • Condiții de Plată - selectează termenul de plată folosit pentru comenzile generate din proiectul anexat contractului. Detalii în Termene de Plată;
  • Listă Distribuție - acest câmp nu este utilizat în versiunea actuală SocrateCloud;
  • Procent Garanție - procent pentru garanție în conformitate cu datele din contract;
  • Valoare Garanție (menținut de sistem) - valoare calculată conform procentului introdus aplicat la valoarea contractului.
Secțiunea Service - conține date utilizate pentru contracte de service. Este disponibil doar dacă contractul este vizualizat prin intermediul ferestrei Fișa Echipament. Detalii în Customer Service;
  • Service - indică faptul că acest contract este unul de service;
  • Service Gratuit - indică faptul că service-ul este gratuit conform contractului;
  • Luni Garanție - determină perioada de garanție;
  • Shipment Days - număr de zile de livrare agreate;
Secțiunea Istoric - conține informații despre înregistrare. Valorile sunt menținute de sistem:
  • Creat la - data la care a fost creat contractul;
  • Creat de - utilizatorul care a creat contractul;
  • Actualizat la - data la care a fost actualizat contractul;
  • Actualizat de - utilizatorul care a actualizat contractul;
În tab-ul Anexe se pot adăuga anexe / acte adiționale contractului, sub formă de Proiecte. Detalii în Proiecte.
În tab-ul Valori Realizate, disponibil din versiunea 16.12, permite urmarirea gradului de realizarea al contractelor. Sunt afisate informatiile centralizate din detaliile de proiecte aferente contractului respectiv (toate proiectele care au contractul respectiv precizat) după cum urmează:
Cod articol / Denumire Articol / Cantitate Angajată / Valoare Angajată / Cant Planificată/ Valoare Planificată/ Cantitate Comandată Client / Valoare Comandată / Cantitate Livrată Client / Cantitate Facturată/ Valoare Facturată Client/ Cantitate Consumată.
Toate valorile sunt exprimate în valuta contractului.
În subtab-ul Products/Service sunt disponibile toate detaliile de proiect/fază/subfază din cadrul anexei;

Procesul Generare Notificări Contracte se utilizează pentru a trimite notificări către terți cu proiectele anexate unui contract. Procesul ia în considerare toate contractele pentru terții dintr-un grup cu data sfarșit contract între data curentă și următoarele 3 luni, dar care nu au ajuns la 90% din durata (interval Data Start - Data Stop) și trimite notificări către contactele terților (care au setări valide de email). Notificările vor conține ca atașament o arhivă cu toate proiectele (anexele) aferente contractelor, tipărite în format PDF, utilizând formatul de tipărire specificat.
  • Post - filtrează contactele cărora se trimit notificări în funcție de postul aferent;
  • Format de Tiparire - formatul de tipărire utilizat pentru a tipări anexele;
  • Macheta Mail - determină structura și conținutul email-ului de notificare.
Începând cu versiunea 17.09 este posibilă tipărirea contractului din Socrate.
Câmpurile disponibile pe formatul de tipărire sunt: Număr Contract, Dată Contract, Nume Societate, Nume Client, Adresa Livrare - Oras si Strada, Registrul Comerțului, Cod Fiscal, Contul bancar si Banca, Persoana de contact si functia.
Formatul contractului, specific, se definește în fereastra Formate Tipărire.