17.2. Introducere Proiecte

Project

Fereastra Proiecte, localizată în meniul Project Management, se utilizează pentru a defini și gestiona proiecte în SocrateCloud. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

  • Societate
  • Contract - indică contractul din care face parte proiectul;
  • Referință Comandă - număr de referință, disponibil și pe documentele aferente proiectului;
  • Manager de Proiect - utilizator responsabil de proiect;
  • Cod Căutare, Denumire
  • Nivel Detaliere - determină numărul de niveluri de descompunere pentru proiect: Proiect, Fază sau Subfază;
    • începând cu v16.05,  nu mai poate fi modificat nivelul de detaliere a unui proiect;
  • Buton Setare tip proiect - se apasă pentru aplica asupra proiectului toate setările realizate pentru tipul de proiect selectat. Aceasta asigură consistență și standarde în utilizarea proiectelor. Detalii în Setup Proiecte;
    • procesul genera faze și subfaze conform definirilor facute pentru tipul de proiect;
    • începând cu v16.06 procesul generează faze și subfaze atât cât permite nivelul de detaliere selectat pe proiect;
      • e.g. dacă pentru tipul de proiect au fost definite faze și subfaze, iar nivelul de detaliere este II - Faze, vor fi generate faze dar nu și subfaze;
    • începând cu 18.12 Tip Proiect poate fi schimbat chiar și după ce a fost în prealabil selectat cu următoarele excepții:
      • acele tipuri de proiecte care au bife: "Creeaza lista pret noua" sau "Creeaza promotie"
      • tip proiect este  Work Order și există deja consumuri înregistrate la proiectul respectiv
      •  proiectul este finalizat, închis.
  • Dată Start, Dată Stop - reprezintă data de început și respectiv data de sfârșit a proiectului;
  • Nivel Consolidare (funcționalitate restricționată) - dacă se bifează, proiectul va fi folosit pentru consolidarea altor altor proiecte, pentru raportare;
  • Utilizează Workflow (funcționalitate restricționată) - indică faptul ca proiectul permite lucru cu fluxuri (proprietate preluată de pe categoria proiectului);
  • Categorie Proiect  (funcționalitate restricționată) - categoria proiectului este determinată de tipul proiectului selectat;
  • Familie Articole  (funcționalitate restricționată) - modalitate de clasificare pentru proiecte, articole, sesizări, etc. Opțiunile disponibile se definesc în fereastra Familie Articole, localizată în meniul CRM -> Sesizări;
  • Faza Standard (neimplementat în versiunea curentă)
Secțiunea Facturare:

  • Client, Adresa, Contact - clientul și informațiile de locație și contact aferente pentru care s-a deschis proiectul. Câmpul devine needitabil în momentul în care pe proiect se indică un contract, caz în care clientul completat va fi cel de pe contract;
  • Intermediar, Reprezentant - terțul (angajatul) și contactul responsabil de proiect. Se completează automat de către sistem cu terțul și contactul indicat ca și agent (reprezentant de vânzări) din definirea clientului;
  • Condiții plată - condițiile de plată utilizate pe comenzile generate din proiect. Completat automat de sistem cu termenul de plată definit pentru client;
  • Listă Prețuri, Versiune listă prețuri - va fi utilizată pe comenzile generate pe baza proiectului;
  • Valuta - valuta utilizată pe proiect și pe documentele generate pe baza proiectului;
  • Gestiune - gestiunea utilizată pentru tranzacțiile aferente proiectului;
  • Regulă Facturare - determină modalitatea prin care se vor genera facturi pe baza proiectului;
    • None - nu se facturează de pe proiect;
    • Valoare angajată (agreată);
    • Cantitate articol;
    • Fără limită pe cantitate articol;
    • Manoperă&Material - aplică o agregare pe articol și preț ducând la cumularea liniilor din cadrul proiectului sau a fazei la generarea comenzilor -> facturilor;
    • Manoperă&Material Detaliat - variantă disponibilă din v18.06 - ce are logică asemănătoare cu ”Manoperă&Material”, cu diferența că duce la generarea detaliată a liniilor de comenzi -> facturi, păstrând exact detalierea liniilor din cadrul proiectului sau fazei de pe care se face generarea documentelor;
      • Atenție! - această regulă de facturare nu este compatibilă cu procesele de generare facturi din gestiuni WMS (în această situație fiind obligatorie agregarea la nivel de articol).
    • Manoperă&Material max angajat;
  • Calendar Facturare - se selectează un calendar în vederea automatizării procesului de facturare, calendarul indicând perioada de timp pentru facturare şi ziua în care se generează factura (Comandă - Aviz - Factură) - v14.07;
  • Generează Faze Proiect - este o funcţionalitate oferită începând cu v14.07, prin care se automatizează generarea de faze în număr egal cu perioadele indicate de Calendarul de Facturare selectat şi de perioada calendaristică cuprinsă între Data start şi Data stop a proiectului.
  • Buton Copiere Detalii - copiază detaliile de pe un alt proiect;
  • Buton Generează Comandă - generează o comandă client în conformitate cu descrierea din capitolul Generare Comenzi din proiecte;
  • Valoare planificatăCantitate planificatăMarjă planificată, Data planificată - estimări proiect;
    • începând cu 16.05 
      • la introducerea cantităților se ține cont de unitatea de măsură definită pentru articolul completat pe detaliu;
      • Câmpurile Cantitate planificată și Valoare planificată se vor calcula pe baza detaliilor din subfazele, fazele sau proiectul pentru care Regulă Facturare este diferită de None. În cazul în care regula de facturare este modificată ulterior cu valoarea None, câmpul Valoare Planificată se va modifica, având valoarea 0, indiferent de detaliile de la nivelele inferioare.
        • Exemplu: Proiect de nivel III (subfază)
          • În cazul în care pe o subfază fost aleasă regula de facturare None, câmpul Valoare planificată de pe respectiva subfază va avea valoarea 0, indiferent de detaliile din acea subfază.
          • Pe nivelul imediat superior, fază:
            • dacă regula de facturare este diferita de None, câmpul Valoare Planificată va însuma doar subfazele care nu au regulă de facturare None. Dacă toate subfazele sunt cu regula de facturare None, câmpul Valoare Planificată de la nivelul fazei va avea valoarea 0
            • dacă regula de facturare este None, câmpul Valoare Planificată va fi 0, indiferent de regulile de facturare ale subfazelor aferente fazei
          • La nivelul proiectului se aplică aceleași reguli
            • dacă regula de facturare este diferita de None, câmpul Valoare Planificată va însuma doar fazele care nu au regulă de facturare None. Dacă toate fazele sunt cu regulă de facturare None, câmpul Valoare Planificată de la nivelul proiectului va avea valoarea 0
            • dacă regula de facturare este None, câmpul Valoare Planificată va fi 0, indiferent de regulile de facturare a fazelor aferente proiectului
  • Valoare angajată, Cantitate angajată - cantitate și valoare pusă la dispoziție pentru efectuarea proiectului;
  • Probability - probabilitatea de realizare a proiectului;
  • Plafon valoric - dacă soldul proiectului depăşeşte această valoare, procesul de facturare porneşte chiar dacă nu s-a ajuns în ziua de facturare indicată prin Calendarul de Facturare - v14.07;
  • Procent Realizare - raport cantitate consumată/cantitate angajată;
Secțiunea Valori Acumulate:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/17-proiecte/172introducere-proiecte/Proiect_acumulat.PNG
  • Valoare Realizată - valoarea totală a comenzilor generate de pe proiect;
  • Valoare Facturată - valoarea facturată pentru clientul de pe proiect;
  • Valoare facturată (Furnizor) - valoarea facturată de furnizorii de pe proiect;
  • Sold proiect - valoarea rămasă de facturat de pe proiect;
  • Total Ore Efort - total ore din pontaj înregistrate pe proiect;
Secțiunea Comentarii - conține câmpurile Descriere, Notă;
Secțiunea Referințe conține date referitoare la client:
  • Imobilizări / Echipament - imobilizarea pentru care se face respectivul proiect (ex: proiecte pentru imobilizările în curs sau amenajări imobilizări etc);
  • Campanie - campania de marketing în urma căreia a rezultat proiectul;
  • Activitate, Regiune Vânzare, Societate trx - dimensiuni contabile de analiză;
    • Societatea Trx este preluată din definirea utilizatorului Reprezentant;
Secțiunea Stare:
  • Buton Generează Notă Contabilă - se utilizează pentru a genera note contabile pe baza proiectului prin care se înregistrează în contabilitate valorile planificate. Detalii în Contabilitate Proiecte;
    • Jurnal - referință către ultima notă contabilă generată;
  • Buton Acțiune Document - se utilizează pentru a schimba starea documentului;
  • Procesat - indică faptul că proiectul a fost "Finalizat";
  • Stare Document:
    • "Draft" - proiectul este în curs de definire, e completează forma şi conţinutul. Definirea poate fi făcută din:
      • proiecte;
      • contracte;
      • oferte;
      • extern prin import de oferte (modul extern, specific, de ofertare)
    • "În pregătire" - proiectul este în curs de validare:
      • se obţine explozia articolelor de tip coş;
      • se obţin preţurile;
      • se calculează preţurile pentru componentele rezultate din explozia articolelor de tip coş;
    • "Finalizat" - proiectul este aprobat:
      • generează o nouă versiune de listă de preț după algoritmul descris în paragraful următor.
      • marchează proiectul ca fiind "Procesat" ! (un proiect în stare Finalizat (procesat) nu se poate folosi pe documente!
    • "Închis" - proiect terminat;
      • sunt proiecte finalizate, care pot fi retrase din uzul intern;
      • închiderea se poate realiza doar dacă nu există documente neprocesate legate de proiect;
      • au generat liste de preţuri dacă a fost cazul;
      • nu se mai poate modifica nimic din conţinutul acestuia;
      • închiderea se poate face manual din fereastra de definire a proiectului;
      • închiderea se poate face în calup prin procesul "Închidere Oferte (SocrateOpen)"
    • "Anulat" - proiecte respinse, ne-aprobate:
      • nu mai sunt de actualitate;
      • nu generează versiune de listă de preț;
      • anularea se poate face manual și se realizează indiferent dacă mai există documente neprocesate legate de proiect.
  • Buton Închide Proiect - închide proiectele de tip ofertă cu generare de listă de preţ specifică pentru clientul respectiv;

Detalii Proiect

Fereastra Proiect conține următoarele ferestre secundare (tab-uri și subtab-uri):
  • Detalii Proiect - se introduce conținutul proiectului, atunci când nivelul de detaliere este "Proiect";
    • Procesul "Obține Preț" este folosit pentru aducerea prețurilor aferente produsului selectat: Preț Listă, Preț Planificat= Prețul de vânzare, Preț Limită. Toate aceste prețuri vor fi preluate pe comanda client generată de pe proiect. In cazul preturilor pe intervale de cantitate, prețurile se actualizează doar dacă se aplează acest proces.
  • Faze -> Detalii Fază - se introduce conținutul proiectului, atunci când nivelul de detaliere este "Fază";
    • Începând cu versiunea 17.06 a fost implementat un proces de copiere detalii din alte faze proiect: "Copiere detalii" care permite copierea detaliilor de fază din alte faze ale aceluiași proiect sau in fazele altui proiect.
  • Faze -> Subfaze -> Detalii Subfază - se introduce conținutul proiectului, atunci când nivelul de detaliere este "Subfază";
  • Contabilitate - sunt stabilite conturile contabile folosite;
  • Capitalizare - aici se setează procentul de capitalizare și proiectul țintă (date folosite în raportul de capitalizare a orelor lucrate pe proiectele de investiție);
  • Membri - aici se adaugă utilizatorii care reprezintă membri ai acestui proiect; tot aici li se poate aloca și rolul jucat în proiect (Project Manager, Team Member sau Customer);
  • Liste Preț Actualizate - aici se vizualizează listele de preț generate atunci când proiectul reprezintă o ofertă de preț și a fost acceptat;
  • Sesizări - lista tuturor sesizărilor de pe proiect;
  • Sarcini - lista tuturor sarcinilor de pe proiect;
  • Deconturi - lista tuturor detaliilor din deconturi de pe proiect;
  • Alocare Angajați informații tip ante-calcul necesare pentru a compara cu efortul depus pe proiecte de tip "Imobilizări" (realizat);
    • la nivel de detalii proiect se poate introduce lista de personal angajata în proiect și efortul aferent;
    • Angajat, Funcție Proiect (definibile în fereastra cu același nume), perioada de analiza, grad realizare (%) și număr ore planificate.

Proiecte - Devize

Începând cu v15.05 SocrateCloud oferă două mecanisme pentru transmiterea facilă de date între ERP şi sistemele software folosite pentru devize, astfel:
  • raport Listă Articole - Preț - Furnizor - generarea de liste de articole, preţuri şi furnizori - date necesare etapei de iniţializare a procesului de devizare;
  • fereastra Import Detalii Proiecte - importul de detalii devize ca și detalii ale proiectului / fazei pentru care s-a realizat şi agreat devizul respectiv;
Aceste mecanisme se regăsesc în meniul Proiecte - Devize. Premizele de la care se pleacă sunt următoarele:
  • în SocrateCloud se gestionează următoarele:
    • articolele (produse, utilaje, manoperă) şi politicile de preţ asociate;
    • proiectele şi structura acestora;
    • tranzacțiile de stoc şi alocarea costurilor pe proiect;
    • analiza financiară de proiect.
  • în sistemele de devizare se gestionează cel puţin următoarele:
    • structurile specifice;
    • procesele de devizare specifice ramurii respective.
Astfel, SocrateCloud alimentează sistemul de devizare cu articolele necesare, cu prețurile şi cu furnizorii agreaţi de beneficiar, date care concură la obținerea devizelor. Sistemele de devizare transmit detaliile devizelor agreate, acestea fiind încărcate în SocrateCloud ca şi detalii la proiect/fază, asimilându-le "fişelor limită de consum", toate procesele ulterioare de aprovizionare, tranzacţiile materiale şi mecanismele de alocare de costuri fiind în directă legătură cu proiectul şi faza sursă.

Devize fază proiect nefacturate - reprezintă un raport de control folosit în situația în care procesul de facturare pornește de pe proiect, de la nivel de fază, respectiv de detalii de pe fază. Raportul prezintă la data curentă toate detaliile unei faze care nu au fost încă facturate şi le evaluează valoric aplicând politica de preţ pentru clientul respectiv.

Generează Notă Contabilă

La nivel de proiect există posibilitatea de a genera note contabile pentru înregistrarea în contabilitate a valorilor planificate. Postarea are tipul de transfer "Buget"!
Procesul se lansează prin apăsarea butonului Generează Notă Contabilă, din fereastra Proiecte. Utilizatorul trebuie să completeze tipul de document dorit pentru nota contabilă ce va rezulta şi starea în care se va genera nota. Dacă nu se indică o stare, atunci nota contabilă generată este în stare "Draft" şi poate fi modificată manual.

Nota contabilă generată este obţinută astfel:

  • Titular, Societate -> de pe proiect;

  • Schema contabilă -> schema de bază pentru societatea proiectului;

  • Valuta -> de pe proiect;

  • Data tranzacţie = Data contabilă = Data start = “Data contract” de pe proiect;

  • Cont Debit = cont stabilit la nivel de proiect - tab Contabilitate / “Imobilizare Proiect (CNT)

  • Cont Credit = cont balansare din schema contabilă - “Cont Dif. Sold (CNT)

  • sumarizarea se face la nivel de Activitate, SocTrx şi Fază:

    • sumarizarea la nivel de Fază se realizează numai dacă există o dimensiune contabilă în schema contabilă determinată, care să fie legată de fazele proiectului;

    • înscrierea sumelor se va face pe Actvitate+Dimensiunea determinată în acest caz;


Pe proiect se păstrază un link către ultima notă contabilă generată prin proces. Anularea unei note contabile generate de pe un proiect duce la ştergerea legăturii cu proiectul respectiv.


În urma generării va rezulta o Notă Contabilă - simplă, (GL Journal) cu următoarele caracteristici:

  • Titular = titularul de pe proiect;
  • Societate = societatea de pe proiect;
  • Schema contabilă = schema de bază pentru societatea proiectului;
  • Tip document = indicat la rularea procesului;
  • Nr. document = generare automată standard conform secvenţei de tip document selectat;
  • Descriere = Text “Proiect: <cod proiect>”
  • Tip Transfer = Buget (hardcodat);
  • Centralizator = conform tip document selectat;
  • Data document = Data contabilă = Dată start proiect;
  • Perioada = conform calendarului de pe schema contabilă determinată şi Data document;
  • Valuta = valuta de pe proiect:
    • dacă valuta proiectului diferă de valuta schemei determinate, atunci conversia se face tot timpul la curs “Spot” - hardcodat şi se vor înregistra şi valorile în valuta sursă.

Detalii Jurnal:

  • Combinaţie sume Debit = se va crea câte un rând (înregistrare) pentru fiecare detaliu de proiect ce are activitatea completată, sumarizat pe Activitate+Societate Trx şi Fază (doar dacă fazele sunt declarate ca dimensiune contabilă). Se iau in calcul doar detaliile care conţin Activitate! Combinaţia va conţine următoarele dimensiuni:

    • Cont Imobilizare Proiect (CNT)

    • Societate (Proiect)

    • SocTrx (de la nivel de Proiect, sau de Fază - în funcţie de tipul proiectului)

    • Proiect

    • Fază - doar dacă acestea sunt declarate şi legate de o dimensiune contabilă gen UserElement1, 2;

    • Activitate - conform detaliilor proiectului, doar cele care contin o activitate;

    • Terţ = de pe proiect.

  • Valoare Debit Valută Sursă = Valoare planificată pe detalii proiect grupat pe activitate, soctrx şi fază, în valuta proiectului;

  • Valoare Debit Contat = Valoare planificată pe detalii proiect grupat pe activitate, Societate trx şi Fază, în valută schemei;

  • UM = nu se completează;

  • Cantitate = nu se completează;

  • Combinaţie sume Credit =

    • Cont Dif. Sold (CNT)

    • Societate (Proiect)

    • SocTrx (de la nivel de Proiect)

    • Proiect

    • Tert = de pe proiect

  • Valoare Credit Valută Sursă =  Total sumă linii debit în valută sursă;

  • Valoare Debit Contat = Total sumă linii debit în valuta schemei