17.6. Procese Proiecte

Actualizare Valori Facturate

Procesul Actualizare Valori Facturate, localizat în meniul Project Management, actualizează valorile facturate (din vânzare și cumpărare) pe proiecte și fazele lor, pe baza facturilor client/furnizor (procesate). Dacă valuta facturii diferă de valuta proiectului, trebuie să existe curs valutar pentru cele două valute la data facturii. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/17-proiecte/17-8-actualizare-proiecte---facturi/Actualizare%20valori%20facturate.png
  • Societate, TerțTip proiect, Proiect - filtre de selecție pentru proiectele pentru care se rulează procesul;
  • Proiect - dacă se completează, ceilalți parametri nu vor fi luați în considerare;
    • începând cu v17.07 se poate indica și un proiect închis pentru a actualiza valorile strict pe acest proiect;
  • Data facturată (interval) - vor fi actualizate doar proiectele pentru care există facturi cu data în intervalul selectat;
  • Actualizat la > - vor fi actualizate doar proiectele pentru care există facturi sau linii de facturi actualizate după data completată;
Procesul actualizează și cantităţile facturate și comandate pe proiecte și fazele lor. Se actualizează doar proiectele active și neprocesate, excepție cazul în care se indică în clar un singur proiect:
  • fereastra Proiect - Valoare facturată și Cantitate facturată;
  • tab-ul Faze - Valoare facturată, Cantitate facturată și Cantitate Comandată.

Actualizare Valoare Realizată Proiecte

Procesul Actualizare Valoare Realizată Proiecte, localizat în meniul Project Management, actualizează, la nivel de proiect, pentru fiecare detaliu valoarea actuală/înregistrată, la nivel de "Activitate":
  • toate cheltuielile înregistrate pe Debit (Tip Cont = Expense);
  • pe proiectul curent;
  • pe activitatea de de pe detalii proiect;
  • conform data contabilă din filtre;
  • pe societatea de pe master proiect;
  • pe schema contabila legata de societate (Info Societăți);
Obs: valoarea va fi înregistrată în câmpul Valoare Realizată pe detalii de proiect și suma valorilor realizate de pe detalii în câmpul Valoare Realizată de pe fereastra Proiect

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/17-proiecte/17-8-actualizare-proiecte---facturi/Valoare%20Realizata.png

Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: Societate, Proiect, Tip Proiect, Data Contabilă, Ierarhie Raportare.

Actualizare Valoare Planificată

Procesul Actualizare Valoare Planificată, localizat în meniul Project Management, se utilizează pentru a recalcula valoarea planificată de pe proiect în funcție de valorile introduse la nivel de faze, subfaze și/sau detalii de proiect. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/17-proiecte/17-8-actualizare-proiecte---facturi/Actualizare%20Valoare%20Planificata.png
  • Societate, Proiect - filtre de selecție pentru proiectele pentru care se rulează procesul;
  • Include Contracte
Obs: pentru calculul valorii planificate la nivel de proiect, sunt luate în considerare valorile introduse la nivel de fază și numai dacă toate sunt "0" se vor folosi valorile introduse la nivelul următor (subfază și/sau respectiv, detalii).

Generează COF din Proiect

Procesul Generează COF din Proiect, localizat în meniul Project Management, se utilizează pentru a genera comenzi furnizor pe baza detaliilor unui proiect (furnizor, articol) și a listei de prețuri selectată pe proiect. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

  • Proiect, Detaliu Proiect - filtre de selecție pentru detaliile de proiect pentru care se rulează procesul;
  • Consolidare Document - dacă se bifează, va fi generată o singură comandă pentru detalii multiple cu același furnizor.

Generare Comenzi Client din Proiecte/Faze

Procesul Generează Comenzi, localizat în meniul Project Managementva genera câte o comandă client pentru fiecare proiect, bazată pe detaliile proiectului.

Procesul Generează Comenzi din Faze Proiecte, localizat în meniul Project Managementva genera câte o comandă client pentru fiecare proiect, bazată pe fazele şi subfazele proiectului. Dacă un articol este definit la nivel de fază, atunci informațiile din fază sunt folosite ca bază pentru comandă, altminteri sunt folosite subfazele.

Un terț, o listă de preț și o gestiune trebuie să fie definite la nivel de proiect. Nu generează comenzi din proiectele al căror Tip proiect are la bază categoria "Proiect Servicii (Cheltuieli)" sau este un proiect de consolidare (are bifat "Nivel consolidare").

SocrateCloud oferă două procese distincte de generare a comenzilor client din proiecte. Acestea sunt:

  • "Generare Comandă" - butonul din fereastra "Proiecte" (de pe master proiect) şi
  • "Generare Comandă din Fază" - butonul din tab "Faze" de pe un proiect
Ambele sunt procese ce se pot apela şi direct din meniu şi, de asemenea, pot fi automatizate prin lansarea programată pe bază de "Scheduler" - v14.07.

General valabil pentru procesele de generare de comenzi din proiecte:

  1. NU generează comenzi din proiectele a căror tip proiect are la bază categoria "Proiect Servicii (Cheltuieli)" sau este un proiect de consolidare (are bifat "Nivel consolidare").


Procesul "Generare Comandă" preia informaţii de pe proiect şi detaliile acestuia şi le foloseşte spre a genera o comandă client astfel:

  • butonul de generare este activ doar dacă proiectul:
    • nu este un proiect folosit ca nivel de consolidare şi nivelul de detaliere este "Proiect",
    • are regulă de facturare diferită de "None" şi nu are generate comenzi pentru toată cantitatea planificată din detalii,
      • pentru componenta SocrateCloud Offers, pentru regula de facturare "Fara limita pe cant articol" se vor putea emite comenzi nelimitat;
    • trebuie să fie completate: Clientul, Adresa, Gestiunea, Versiunea de listă de preţ.
  • informaţiile de pe comandă se obţin astfel:
    • societatea se ia de pe proiect,
    • terţul, lista de preţ, reprezentantul comercial, societatea trx, actitivatea şi celelalte date pentru master se iau de pe proiect,
      • adresa de livrare - se preia de pe proiect;
      • adresa de facturare - se preia tot adresa de pe proiect dacă aceasta este marcată în definire ca și adresă de facturare, altfel se preia direct din definiția terțului, prima adresă de facturare.
      • contact livrare, contact facturare se preiau de pe proiect. Începând cu versiunea 19.03 - dacă la rularea procesului, se utilizează bifa "Utilizare contact factură terț" atunci pe comanda client generată, contactul de livrare, facturare nu se va mai lua de pe proiect ci din Terț/Tab Contacte - acel contact care are bifa de Contact Factură. Ar trebui să fie doar unul singur.
    • termenul de plată se ia de pe contractul de care aparţine proiectul, dacă există,
    • tip comandă se determină ca fiind tipul de document comandă implicit; dacă sunt mai multe cu bifa de implicit se ia primul tip de document găsit,
    • la data curentă.
  • informaţiile pentru formarea detaliilor din Comandă se obţin astfel:
    • nu se iau în calcul înregistrările (detaliile) inactive din proiect,
    • articolele din detaliile proiectului - se generează câte o linie de comandă pentru fiecare linie din proiect pentru care există cantitate de comandat,
    • cantitatea comandată este preluată din cantitatea planificată din detaliu proiect, (se verifică să nu existe deja o cantitate comandată parţial, caz în care se va comanda doar diferenţa),
      • începând cu 18.01 se ține cont și de comenzile închise respectiv de cazul când se redeschid comenzi.
    • preţul se preia din preţul planificat de pe detaliul respectiv.

Procesul "Generare Comandă din Fază" preia informaţii de pe:

  • fază sau 
  • subfazele din detalierea fazei respective sau
  • detalii aferente fazei - doar dacă s-a selectat un Calendar Facturare pe proiect, iar începând cu v15.02, există două subvariante:
    • cu preluarea cantităţii din câmpul "Cantitate planificată", sau
    • cu preluarea cantităţii din câmpul "Cantitate mişcată".
    • prin aceste subvariante se acoperă atât situaţiile de facturare limitată la cantităţile "planificate", caz în care prin "planificate" putem înţelege cantităţi agreate de către parteneri, sau situaţiile în care se facturează şi suplimentările.
şi le foloseşte spre a genera o comandă client astfel:
  • informaţiile de pe comandă se obţin astfel:
    • societatea se ia de pe fază,
    • terţul şi celelalte date pentru master se iau de pe proiect,
      • adresa de livrare - se preia de pe proiect;
      • adresa de facturare - se preia tot adresa de pe proiect dacă aceasta este marcată în definire ca și adresă de facturare, altfel se preia direct din definiția terțului, prima adresă de facturare.
    • termenul de plată se ia de pe contractul de care aparţine proiectul, dacă există,
    • tip comandă se determină ca fiind tipul de document comandă implicit; dacă sunt mai multe cu bifa de implicit se ia primul tip de document găsit,
      • dacă se foloseşte un tip de comandă "Credit order", sistemul va genera şi aviz şi factură;
      • factura se va genera cu conversie la valuta de facturare stabilită în definiţia Terţului, în tab Client! (14.07)
    • la data curentă sau la data stop a fazei care a generat comanda respectivă,
    • în starea indicată ca şi parametru la rularea procesului;
  • informaţiile pentru formarea detaliilor din Comandă se obţin astfel:
    • nu se iau în calcul înregistrările inactive,
    • dacă faza are articolul completat:
      • se verifică regula de facturare "Cantitate Articol" - doar în acest caz se generează detaliul de comandă;
      • articolul se ia de pe fază;
      • preţul este determinat ca valoare planificată / cantitate planificată,
    • dacă faza nu are articol completat atunci se verifică la nivel de subfaze şi se folosesc articolele trecute pe subfaze:
      • se verifică regula de facturare "Cantitate Articol" de pe subfază - doar în acest caz se generează detalii;
      • articolul se ia de pe subfază, iar dacă subfaza nu are articol completat se va generea un detaliu de comandă fără articol;
      • preţul este determinat ca valoare planificată / cantitate planificată de pe subfază, altfel este adus 0.
    • dacă faza nu are articol completat şi nici nu există subfaze, dar există detalii la fază atunci se folosesc articolele din detaliile fazei respective (14.07). Aceasta este situatia în care fazele se folosesc pe post de devize:
      • cu condiţia obligatorie ca proiectul să aibă indicat un Calendar Facturare!
      • faza trebuie să aibă indicate obligatoriu data start şi data stop
      • regula de facturare să fie una din următoarele:
        • "Manoperă&Material" - se însumează toată cantitatea pentru un articol din detaliile fazei şi se determină preţul (standard sau pe intervale de cantitate);
        • "Manoperă&Material Detaliat" - duce la generarea detaliată a liniilor de comenzi -> facturi, păstrând exact detalierea liniilor din cadrul proiectului sau fazei de pe care se face generarea documentelor, fără sumarizare pe articol/preț (toate detaliile din proiect/fază proiect sunt preluate pe COC fără a se însuma cantitatea pe același articol/preț) v18.06. Această regulă de facturare nu se poate utiliza pe gestiuni cu evidență în wms (la alegrerea unei gestiuni de tip wms, regula de facturare nu este disponibilă la selectare).
        • "Cantitate medie zilnică" - se însumează toată cantitatea pentru un articol din detaliile fazei şi se împarte la nr. de zile lucrătoare din luna respectivă, iar la aceasta se aplică preţul standard sau pe intervale de cantitate(v15.07)
        • "Cantitate repartizată zilnic" - se repartizează zilnic cantitatea fiecărui articol în parte pe intervalele de cantitate şi se aplică preţurile aferente (v15.07)
      • Comanda Client se va genera Doar la Dată Stop Fază + Nr. Zile precizat în Calendar Facturare stabilit la nivel de proiect.
Pentru situaţia în care generarea Comenzii client se face de la nivel de detalii ale unei faze, atunci liniile de detalii ale comenzii sunt obţinute astfel:
  • grupat pe articol, cu însumarea cantităţii (planificate) şi determinarea preţului aferent conform listei de preţ indicate pe proiect sau a regulii de facturare indicată pe proiect/fază:
    • pentru varianta "Manoperă&Material" => prețul se ia direct din detalii (preț planificat), prețul fiind actualizat prin processele de import de detalii sau manual folosind procesul Actualizare prețuri detalii proiecte.
      • excepție: dacă la procesul de generare a comenzii client se folosește parametrul "Folosește cantitate mișcată", atunci prețurile se vor obține direct pe comandă prin aplicarea listei de prețuri direct pe detaliile comenzii client generate.
    • pentru varianta "Cantitate medie zilnică" => prețul se ia direct din detalii (preț planificat)
    • pentru varianta "Cantitate repartizată zilnic" => prețul se ia direct din detalii (preț planificat), dar gruparea se face și după preț, astfel încât clientul să poată verifica cantitățile si prețurile pe fiecare interval de cantitate în parte.
  • preţurile nu trebuie să existe pe detaliile fazei, iar dacă există sunt ignorate;
  • doar detaliile necomandate anterior, pe comenzi finalizate - întrucât se păstrează o legătură între detalii fază şi detaliile de comenzi client generate. Se eliberează legătura dacă se şterge comanda, cat timp aceasta este inca in draft. Daca se anuleaza sau storneaza Comanda, detaliile de proiect devin din nou disponibile pentru o noua generare de comanda.
    • începând cu 18.01 se ține cont și de comenzile închise respectiv de cazul când se redeschid comenzi.
Comanda, pe varianta cu generare la nivel de detalii fază, se poate obţine atunci când:
  • data curentă corespunde cu data indicată prin Caelndar Facturare;
  • valoarea detaliilor necomandate de pe o fază depăşeşte valoarea indicată în câmpul "Plafon valoric" de pe proiect.
Toate procesele de generare de comenzi din proiecte/faze vor actualiza automat câmpurile de "Cantitate comandată" şi "Valoare comandată" de la toate nivelele: proiect, fază, subfază, detalii.
Câmpurile "Cantitate facturată" şi "Valoare facturată" sunt actualizate doar prin intermediul procesului "Actualizare Valori Facturate"!

Tipărirea de tip document pornită de pe o fază duce la obţinerea unui "Deviz" cu toate detaliile fazei respective.

Tipărire Consumuri pe Proiect

Procesul Tipărire Consumuri pe Proiect, localizat în meniul Project Management, se utilizează pentru a tipări toate consumurile înregistrate pe un proiect, pe un interval de timp. În urma rulării procesului se va genera o arhivă de tip ZIP care va conține documentul de tip PDF care reprezintă un raport în care sunt prezentate informațiile de consum (terț, dată, etc.).  Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/17-proiecte/17-8-actualizare-proiecte---facturi/Tiparire%20Consumuri%20pe%20Proiect.png
  • Proiect, Fază Proiect, Data Document - filtre de selecție pentru proiectele sau fazele pentru care se rulează procesul;
  • Format Tipărire - formatul de tipărire folosit pentru prezentarea informațiilor de consum;
  • Retipărire

Notificare faze proiect de facturat

Procesul Notificare faze proiect de facturat, localizat în meniul Project Management, permite notificarea utilizatorilor prin email de fazele de proiect care s-au încheiat în ziua precedentă. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/17-proiecte/17-8-actualizare-proiecte---facturi/Notificare%20faze%20proiect.png?attredirects=0
  • Email destinație - adresele de email, separate cu ";", unde se trimite notificarea. Dacă nu se completează se utilizează adresa utilizatorului curent;
  • Tip Proiect - filtru de selecție pentru proiectele pentru care se rulează procesul.

Notificare Proiecte ce Expiră

Procesul Notificare proiecte ce Expira, localizat în meniul Project Managementpermite notificarea utilizatorilor prin email atunci când expiră proiectele de tip servicii. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

  • Zile Limită - reprezintă numărul de zile în care expira proiectele;
  • Email Destinație - adresele de email, separate cu ";" sau ",", unde se trimite notificarea. Dacă nu se completează se utilizează adresa utilizatorului curent;
  • Tip Proiect - filtru de selecție pentru proiectele pentru care se rulează procesul.