17.4. Decont de timp şi cheltuieli

SocrateCloud oferă posibilitatea înregistrării de deconturi de timp și cheltuieli în numele angajaților sau a terților subcontractați, implicați într-un proiect. Deconturile se introduc în fereastra Decont - Fișă de Servicii, localizată în meniul Decont de Timp și Cheltuieli. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/17-proiecte/17-5-decont-de-timp-si-cheltuieli/Decont%20-%20Fisa%20de%20Servicii.png
  • Nr Document, Descriere
  • Data Raport - data introducerii decontului;
  • Angajat/Rep. - numele angajatului sau terțul subcontractat care au prestat ore în cadrul proiectului. Terțul ca și definiție trebuie să fie ori furnizor cu bifa "Reprezentant" ori ”Angajat”;
  • Lista Prețuri - lista de prețuri folosită la facturare în cadrul proiectului;
  • Gestiune - se alege gestiunea aferentă angajatului utilizată pentru comenzi;
  • Valoare Aprobare, Aprobat - se utilizează atunci când pentru fluxul documentului au fost definite noduri de aprobare. Detalii în Fluxuri
  • Creează linii din - butonul este disponibil din versiunea 15.04 și pune la dispoziția utilizatorului posibilitatea de aducere pe decont a liniilor (articolelor) dintr-un proiect/faza proiect, astfel:
    • sunt afișate detaliile de proiect/faza care au cantitatea consumată (din Consumuri Proiecte) > cantitatea decontată (prinsă pe un decont)
    • sunt afișate informații referitoare la: Fază Proiect, Cod Articol, Denumire Articol, Cantitate Planificata de pe proiect/faza(SUM), Cant. consumată din Consumuri Proiecte (SUM), Cantitate decontată din Decont (SUM), Cantitate sper decontare - diferența dintre Cant. consumata și Cantitate decontată.
    • pe liniile generate pe decont se poate modifica doar câmpul Cantitate, în cazul în care se decontează parțial.
  • Acțiune Document, Procesat, Stare Document - sunt utilizate pentru procesare și pentru a gestiona stările documentului. După introducerea detaliilor se revine pe master și se Finalizează documentul.
    • un decont nu poate fi finalizat dacă perioada aferentă tipului de document de bază "AP Invoice" (API) este închisă;
Documentul "Decont" ține cont de limita de credit stabilită pentru un terț și de starea creditului. Când creditul clientului ajunge în una din stările credit hold sau credit stop, în momentul finalizării documentului acesta va intra în starea "Blocat Limită de Credit", utilizatorul primind un mesaj de atenționare cu referire la soldul clientului. Din această stare decontul poate fi:
  • Finalizat - se selectează pentru a procesa decontul, după ce se soluționează starea creditului
  • Anulat - se selectează pentru anularea decontului.
În tab-ul Detalii Decont se adaugă pentru fiecare zi, câte o linie prin care se raportează orele lucrate:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/17-proiecte/17-5-decont-de-timp-si-cheltuieli/Detaliu%20Decont.png
  • Nr Rând
  • Angajat/Rep:
    • angajat - se precompleteză automat dacă pe decont s-a selectat un angajat;
    • contact terț - trebuie ales manual - persoana din cadrul organizației terțului subcontractat, care a prestat servicii pe proiectul respectiv;
  • Data Decont - data desfășurării activității;
https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/17-proiecte/17-5-decont-de-timp-si-cheltuieli/Referinte%20Decont.png

  • Client - terțul pentru care s-au prestat servicii;
  • Activitate, Proiect, Faza, Subfază - dimensiuni de analiză pentru orele lucrate;
  • Detaliu Comandă - detaliul asociat de pe comanda client generată pe baza decontului;
https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/17-proiecte/17-5-decont-de-timp-si-cheltuieli/Decont%20Document.png
  • Tip Linie "Ore"- se bifează atunci când se contorizează orele/angajat, iar pontajul va fi actualizat cu aceste ore;
    • la finalizarea decontului va fi generată o linie de pontaj cu Timp Lucrat (minute) = Cantitate * UM * Rată Conversie ( UM > Minute );
  • Se facturează - se bifează atunci când activitatea prestată urmează a fi facturată terțului.
    • dacă proiectul selectat are detaliere pe faze şi regula de facturare diferită de "Cantitate Articol" atunci detaliul nu se poate salva! Această validare este implementată cu scopul de a nu factura din greșeală servicii (activități) pe proiecte pentru care s-a stabilit o formă de facturare de tip "Cost Fix".
    • începând cu v19.03 bifa va fi aplicată automat dacă se îndeplinesc condițiile : 
      • pe detaliile decontului este selectată o imobilizare
      • data de garanție a imobilizării selectate < dată document.
  • Articol, Cantitate, UM, Preț factură - articol utilizat pentru înregistrarea cheltuielilor și cantitatea și prețul aferent;
  • Instanță Set Proprietăți: începând cu versiunea  16.11 se poate selecta și lotul. Este util în situația în care decontul este folosit pe post de Decont de Cheltuieli Service, unde tehnicianul de service consumă materiale la fața locului, după care înregistrează materialele consumate și lotul acestora.  În cazul în care decontul se facturează (se generează Comanda Client de pe decont folosind procesul "Generează Comenzi Client din Decont") lotul respectiv va fi preluat și pe Comanda Client.
  • Preț Cumpărare (decont)  - valoarea decontată;
  • Valută, Valoare Convertită - indică valuta decontului și valoarea convertită în valuta de pe comandă;
  • Comandă - comanda client asociată clientului;
  • DescriereNotă
  • Imobilizare - coloană disponibilă din versiunea 18.12, editabilă, permite selecție valori din Imobilizări și Livrabile. Câmpul nu este afișat în fereastra standard
  • Data garanție - coloană disponibilă din versiunea 18.12, virtuală, afișează valoarea din câmpul Dată Garanție de pe Imobilizarea selectată. Câmpul nu este afișat în fereastra standard.
Precizări referitoare la Procesul de Generare Comenzi Client din Decont:
  • Reguli generare Comanda Client:
    • Proiectul pe care se inregistreaza decontul (detalii) trebuie sa aibă Regula Facturare = "Cantitate Articol";
    • pe detalii decont, Se facturează = bifat;
  • Tip Document Comandă Client generată:
    •  Procesul cauta intre tipurile de comenzi client pe cele cu "SubTip COC"="Comanda Gestiune" care nu sunt de retur (bifa "Return Transaction"=Nu) definite pe:
      • societatea trx setata pe comanda, sau
      • dacă nu exista soc trx pe comanda pe societatea comenzii
    • Se ia cu prioritate tipul de comanda de pe societate care are bifa de implicit.
    • dacă nu se găsește niciun tip de comanda la pasul anterior se ia tipul de comanda cu aceleași caracteristici ca mai sus de pe societatea * (la fel prioritate având cel cu bifa Implicit)
  • Terțul se preia cu prioritate din relații terți, dacă există definite pentru terțul de pe decont.
  • Reprezentantul se ia de pe proiect, iar dacă nu există se ia primul contact din definiția terțului.
  • Lista Preț - în funcție de parametrul Utilizare Liste Preț:
    • "nebifat" - utilizeaza lista de preț de pe decont;
    • "bifat" - utilizeaza, în functie de disponibilitate:
      1. lista de preț de pe proiect;
      2. lista de preț de pe terț;
      3. lista de preț implicită;
  • Preț - în funcție de cant planificata proiect, cant comandata proiect și cant decont:
    • cant decont <= cant planificata proiect - cant comandata proiect:
      • -> linie comanda cu preț = preț planificat faza proiect;
    • cant decont > cant planificata proiect - cant comandata proiect > 0 se creează 2 linii de comanda:
      • -> linie comandă cu 
        • cant = cant planificata proiect - cant comandata proiect;
        • preț = preț planificat faza proiect;
      • -> linie comandă cu
        • cant = cant decont - (cant planificata proiect - cant comandata proiect);
        • preț = de pe lista preturi;
    • cant planificata <= cant comandata 
      • -> linie comanda cu preț = preț listă prețuri
  • Începând cu versiunea 18.12 Comanda Client generata prin acest proces va conține valori în câmpurile Activitate si Societate TRX de pe documentul generat, in următoarea ordine:
    • pentru Activitate:
      • 1. de pe detaliu de decont
      • 2. daca nu există pe detaliu, de pe proiect completat
    • pentru Societate TRX
      • 1. de pe detaliu de decont
      • 2. daca nu există pe detaliu, de pe proiect completat
  • Observații: 
    • dacă pe un proiect există mai multe detalii cu articolul de pe decont, iar cantitatea de pe decont depășește cantitatea planificată, vor fi generate:
      • o linie cu întreaga cantitate planificată de pe proiect și cu prețul de pe primul detaliu de proiect (nu se ține cont de prețul de pe celelalte detalii de proiect);
      • o linie cu prețul de pe lista de prețuri;
    • pentru deconturile de cheltuieli cu facturi fiscale și bonuri fiscale s-a introdus in detaliu decont opțiunea de bon fiscal pentru generarea corectă a declarației D394; 
      • în cazul în care pe decont vor exista 2 detalii din care unul cu bifă de bon fiscal , se vor genera doua facturi furnizori, pentru linia cu bifă de bon fiscal se va genera o factură separata cu tip document Bon Fiscal, care va apărea in calup I în D394;
      • generarea facturilor se va efectua prin procesul "Generare Facturi Cheltuieli după Listă Preţ"
    • începând cu V19.03, detaliile de Comandă Client generate din detaliile deconturilor, vor conține în câmpul descriere următoarele:
      • numărul decontului
      • data decontului
      • descrierea din linia de decont (dacă există)
      • pentru componenta Bit, suplimentar se completează descrierea cu textul: ”se scade din contractul de servicii”, dacă linia de decont conține un proiect în care cantitate din decont <= cantitate planificată proiect - cantitate comandată proiect