19.5. Rapoarte și Procese

Rapoarte Pontaj

SocrateCloud pune la dispoziție un număr de rapoarte ce pot fi utilizate pentru evidența pontajelor. Rapoartele se găsesc în meniul Hours Management.

Centralizarea tuturor înregistrărilor de pontaj (din pontaj zilnic, pontaj lunar, sarcini, sesizări, etc.), se regăsește în fereastra Pontaj localizată în meniul Hours Management. Informațiile pot fi vizualizate în grid (sub formă de listă) sau expandat (detaliat pe fiecare rând în parte). 

Raportul Raport Angajați prezintă lista angajaților activi dintr-o societate, departament și perioadă (lună). Afișează doar angajaţii care au data angajare mai mică sau egală cu ultima zi a perioadei indicate și nu au dată lichidare mai mică cu prima zi a perioadei indicate.

Raportul Pontaj Lunar afișează orele înregistrate în fiecare zi pentru fiecare angajat, pe parcursul unei luni. Sursa raportului sunt înregistrările din fereastra Pontaj. Raportul utilizează următorii parametri:
  • An, Luna - perioada pentru care se execută raportul;
  • Activitate, SocietateProiect, Tip Ore - filtre de selecție pentru orele însumate în raport;
  • Excludere opțiune - se utilizează pentru a indica dacă tipul de oră selectat (Tip Ore) se exclude sau se include în rezultatul raportului;
  • Consolidare altele:
    • Dacă s-a selectat un tip de oră:
      • Bifat - raportul întoarce 2 rânduri pentru fiecare angajat. Un rând cu tipul de oră selectat la Tip Ore și un rând cu toate celelalte tipuri însumate;
      • Debifat - raportul întoarce un rând cu tipul de oră selectat la Tip Ore;
    • Dacă nu s-a selectat un tip de oră:
      • Bifat - raportul întoarce un rând cu toate tipurile de ore însumat;
      • Debifat - raportul întoarce câte un rând pentru fiecare tip de ore. 
Raportul Verificare pontaj verifică orele introduse în pontaj vs. norma de lucru și abaterea înregistrată. Verificarea se aplică doar înregistrărilor din fereastra Pontaj. Raportul utilizează următorii parametri:
  • Tip Ore - tipul de oră pentru care se execută raportul. Dacă nu se completează, se selectează toate tipurile;
  • Excludere - se utilizează pentru a indica dacă tipul de oră selectat (Tip Ore) se exclude sau se include în rezultatul raportului;
Raportul Decontare Internă Ore reprezintă situația orelor pontate și aprobate, introduse pe Proiecte pe de o parte și pe Societăți sau Activități pe de altă parte, într-un format matriceal astfel:
  • pe linii se prezintă proiectele;
  • pe coloane se prezintă ori Societăţile ori Activităţile, în funcție de opțiunea indicată la rularea raportului:
    • Societate (soc trx) - are relevanţă în cazul în care acestea reprezintă departamente sau centre de cost/profit, iar orele sunt introduse cu indicația acesteia.
    • Activitate - are relevanţă în cazul în care orele sunt introduse defalcat pe activităţi, iar acestea sunt la rândul lor supervizate distinct.
  • valorile sunt formate astfel:
    • orele introduse, aprobate şi procesate din TimeSheet, grupate pe dimensiunile de raportare indicate mai sus,
      • dimensiunile (societate, activitate) sunt preluate cu prioritate din definiţia proiectului, fazei sau task-ului (după ownership);
    • valoarea orară este dată de TCA orar indicată în tab-ul Salarizare din definiţia angajatului.
Atenție: dacă există angajați pentru care nu există informația de "TCA orar" (e null !) raportul NU va mai aduce informații pe coloanele cu activitățile pe care sunt înregistrate ore de către angajaţii respectivi. Acest mecanism este unul de control, astfel încât aceste neconformități să fie ușor de urmărit și corectat de către supervizorul proiectului.

Raport pontaj lunar - acest raport prezintă înregistrările pontajului lunar așa cum au fost ele finalizate. Nu sunt aduse informațiile corectate post finalizare. Se pot specifica următoarele filtre de selecție: Perioadă, Pontator, Societate Trx. Sursa acestui raport o reprezintă informațiile introduse în fereastra Pontaj Lunar.

Raport pontaj lunar revizuit - acest raport prezintă înregistrările pontajului lunar inclusiv corecțiile curente. Se pot specifica următoarele filtre de selecție: Perioadă, Pontator, Departament. Sursa acestui raport o reprezintă informațiile introduse în fereastra Pontaj Lunar.

Raport corecții pontaj lunar - acest raport prezintă corecțiile efectuate pe un pontaj lunar, pentru  anumită perioadă, un anumit pontator și un anumit departament. Sursa acestui raport o reprezintă informațiile introduse în fereastra Pontaj Lunar.

Raport Snapshot lunar - prezintă snapshot-ul generat dintr-un formular de pontaj. Sursa acestui raport o reprezintă informațiile introduse în fereastra Pontaj Lunar.

Verificare Timesheet vs. Pontaj Lunar - disponibil din versiunea 13.08, raportul sumarizează și compară orele introduse în Pontaj cu cele din Pontaj Lunar. Datele din pontaj lunar se vor aduce în varianta cu corecții pentru verificarea datelor finale, corectate. Se pot specifica următoarele filtre de selecție: Data (de tip interval, obligatoriu), Angajat, Pontator.

Raport Pontaj Lunar - Cu/Fără Proiecte - (v16.07) este un raport de control al tuturor orelor lucrate, fie că sunt sau nu alocate pe proiecte. Raportul poate fi rulat pentru o perioadă indicată, pe o societate sau un grup de societăți, caz în care trebuie indicată și ierarhia necesară. Opțional se poate indica un Grup Terți (aferent Angajaților) ca și filtru. Raportul oferă două variante de rulare a acestuia:
  • fără marcarea bifei ”Pe Proiect” - caz în care sunt raportate doar orele care nu sunt alocate pe proiecte, acestea provenind din Formularul de introducere Pontaj Lunar (Time Attendance);
  • cu marcarea bifei ”Pe Proiect” - caz în care sunt raportate doar orele alocate pe proiecte, acestea provenind din Pontaj (TimeSheet), prin introducere directă sau prin import.
Raport Pontaj Lunar - Status Pontatori (v17.03) - aduce lista pontatorilor activi, detaliat pe pontaj in perioada și societate pontaj. Sunt disponibile coloanele Avans și Lichidare care conțin informații despre status-ul pontajelor, per pontator: neinițializat, nefinalizat, finalizat.


Procese Pontaj 

Procesul Mutare pontator în calup, disponibil din versiunea 13.12, face posibilă mutarea angajaților de pe un pontator pe un altul, începând cu data specificată în parametri.

Procesul Sincronizare pontaj, se utilizează pentru a actualiza pontajul pe baza actualizărilor de pe sesizări. Este cazul când se revine pe o acțiune de pe o sesizare și se schimbă timpul introdus sau o dimensiune coontabilă. Parametri pentru rularea procesului sunt: Societate, Angajat, Data Document (interval - obligatoriu), Proiect și reprezintă filtre de selecție pentru sesizările/acțiunile pentru care se rulează procesul. Procesul nu se poate rula decât pentru perioade deschise în calendar (Gestiunea Orelor Lucrate).

Procesul Redeschidere pontaj lunar, disponibil din versiunea 14.07, are următorii parametri:
  • Perioadă - se va alege una din valorile din lista de perioade deschise;
  • Pontator - se va alege unul din pontatorii activi;
  • Societatea Pontaj - se va alege una din societățile pontaj definite; Atenție, parametrul apare după selecția unui Pontator;
Procesul redeschide pontajul în următoarele condiții:
  • dacă pontajul este nefinalizat(neprocesat), acesta este redeschis, ștergându-se și snapshot-ul generat în urma finalizarii avansului dacă acesta există;
  • dacă pontajul este finalizat(procesat), acesta este redeschis doar dacă nu există corecții ale liniilor pontajului.
 

Procesul Procesare/Aprobare Pontaj se utilizează după introducerea tuturor pontajelor, atunci când acestea trebuie aprobate de un supervizor, astfel încât să își poată produce efectele în restul sistemului. Sunt disponibile următoarele filtre de selecție:
  • Societate - se selectează societatea pentru care se efectuează aprobarea pontajelor;
  • Activitate - dacă este cazul se selectează centrul de profit (linia de business);
  • Proiect - dacă este cazul se selectează un anume proiect (dacă se dorește aprobarea doar la nivel de proiect);
  • Data (interval) - perioada aferentă pontajelor care trebuie aprobate;
  • Utilizator/Contact - se selectează dacă se dorește aprobarea pontajelor aferente unui angajat;
După rularea procesului sistemul returnează o fereastră de mesaj cu numărul pontajelor procesate. Detaliile vor fi marcate ca fiind Aprobate și Procesate.

Începând cu versiunea 18.09 a fost creat un proces nou Înlocuire supervizor în calup , care înlocuiește supervizorul sursă cu noul supervizor.
Fereastra Înlocuire supervizor în calup :




Import Cost Angajați

Fereastra Import Cost Angajați se utilizează pentru a vizualiza datele de cost angajați importate (din SocrateSalarii), iar pe baza acestora se pot rula următoarele procese:
  • procesul Importa Costuri Angajați - generează înregistrări de cost în fereastra Cost Angajați pe baza datelor importate;
    • procesul Actualizare TCA / Brut Orar - actualizează pentru angajați valorile din TCA Orar și Brut Orar din tab-ul Salarizare, fereastra Angajați, pe baza informațiilor din fereastra Cost AngajațiDacă în tab-ul Salarizare nu există o înregistrare cu data "Valid de la" pentru luna curentă, procesul va introduce o înregistrare nouă pe care va actualiza valorile din TCA Orar și Brut Orar;
    • pe baza informațiilor din tab-ul Salarizare, fereastra Angajați se realizează capitalizarea manoperei pe proiecte. Detalii în Capitalizare Manoperă.
  • procesul Importă Note Contabile din Salarii - generează în sistem note contabile pentru salarii pe baza informațiilor importate din SocrateSalarii. Parametri proces:
    • Societate - folosita pe documentul generat pana la nivel de detalii unde va schimba combinația contabila functie de societate;
    • Societate Pontaj
    • Tip Defalcare / Consolidare, Tip Defalcare / Consolidare 2
    • Tip Document, Centralizator - tipul de document necesar pentru generarea notei contabile, dacă se selecteaza atunci si centralizatorul trebuie selectat obligatoriu. Dacă nu se selecteaza tip document atunci se va genera doar raport;
    • Deja Defalcat - se preia doar Nivelul I de defalcare - în cazul acesta ar rezulta note contabile defalcate la nivelul indicat în Salarii;
    • Pontaj Lunar - sursa de ore pentru determinarea defalcării trebuie să poată fi specificată:
      • din Pontaj - varianta existentă;
      • din Pontaj Lunar - varianta nouă.
    • Consolidare linii