15.06. Alte Operaţiuni

Mișcare Imobilizări

Operațiunea de mișcare a unei imobilizări se poate înregistra prin intermediul unui bon de mișcare. Bonurile de mișcare se operează din fereastra Bonuri de Mișcare, localizată în meniul Imobilizări.  Sunt disponibile următoarele câmpuri:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/15-imobilizari/157operatiuni-imobilizari/Bonuri%20de%20miscare.png
  • Descriere
  • Imobilizări - imobilizarea pentru care se înregistrează operațiunea de mișcare;
  • Data Contabilă - data la care se înregistrează operațiunea de mișcare;

Secțiunea Conturi:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/15-imobilizari/157operatiuni-imobilizari/Conturi%20bon%20miscare.png
  • Societate, Angajat, Activitate, Contract etc. - parametri utilizați pentru a defini destinația imobilizării;

Secțiunea Acțiune:

  • Procesat - indică faptul că bonul de mișcare și-a generat efectele în sistem (buton "Generează Bon Mișcare");
  • Generează Bon Mișcare - va genera pentru imobilizare (în tab-ul Bonuri Mișcare, din fereastra Imobilizări, tab Definiri Contabilitate) o înregistrare cu informații contabile aferente mișcării. Detalii în Introducere Imobilizări;

Operarea mișcării unei imobilizări se mai poate realiza manual, în tab-ul Bonuri Mișcare, localizat în fereastra Imobilizări, tab Definiri Contabilitate, parcurgând următorii pași:

  1. Se selectează imobilizarea ce urmează a fi transferată de pe un set de conturi/dimensiuni către alte conturi/dimensiuni;
  2. Se selectează înregistrarea de contabilitate pe care se operează mişcarea;
  3. Se introduce o înregistrare nouă în tab-ul Bonuri Mișcare;
  4. Se introduc noile numere de cont/dimensiuni pentru imobilizare în secțiunea Conturi;
  5. Se salvează înregistrarea.
Imobilizarea va utiliza informațiile contabile din tab-ul Bonuri Mișcare, de pe înregistrarea cu data contabilă cea mai recentă, în locul celor din tab-ul "Definiri Contabilitate".

Ieșire Imobilizări

Ieșirea unei imobilizări se înregistrează ca și document în fereastra Imobilizări Ieșite, localizată în meniul Imobilizări -> Operațiuni -> Ieșiri, Conservăriparcurgând următorii pași:

  1. Se selectează imobilizarea ce urmează a fi ieșită;
  2. Se introduce o înregistrare nouă în tab-ul Ieșire Imobilizare și se completează câmpurile corespunzătoare;
  3. Se apasă butonul Ieșire imobilizare;
Tab-ul Ieșire Imobilizare, din fereastra Imobilizări Ieșite, este utilizat pentru a defini și procesa ieșirea unei imobilizări. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/15-imobilizari/157operatiuni-imobilizari/Iesire%201.png
  • Imobilizări - imobilizarea pentru care se înregistrează ieșirea;
  • Nr Document, Tip Document
  • Motivul Ieșirii:
    • "Donat"
    • "Casat"
    • "Dezasamblat"
    • "Vândut" - se selectează dacă ieșirea s-a înregistrat printr-o factură client:
      • Factură, Detaliu Factură - se indică linia de pe factura client prin care s-a înregistrat ieșirea imobilizării;
      • Începând cu versiunea 15.06, la postarea ieșirii de imobilizare cu motiv "Vândut" se va completa cu terțul și articolul utilizat în detaliile facturii asociate;
      • La întocmirea facturii de vânzare, bifa "Asset related" pe detaliu va face ca postarea să se realizeze pe contul de terț "Customer Asset Related";
    • "Schimbat"
    • "Furat"
  • Felul Ieșirii:
    • "Cash" - se selectează dacă în urma ieșirii s-a înregistrat o încasare în numerar;
      • Încasări - se specifică valoarea încasării;
    • "Simplu"
    • "Schimb" - se selectează dacă în urma ieșirii, imobilizarea a fost schimbată cu altă imobilizare;
      • Imobilizare Schimb
    • "Schimb+Cash" - se selectează dacă ieșirea se realizează printr-un schimb cu alta imobilizare, iar diferența este înregistrată printr-o încasare în numerar;
      • Imobilizare Schimb 
      • Încasări - se specifică valoarea diferenței;
  • Data Ieșirii, Data Document, Data Contabilă, Perioadă
    • data ieșirii pentru imobilizare poate fi controlată prin intermediul câmpurilor "Perioadă" și "Data contabilă", ce pot diferi față de "Data ieșire" și respectiv "Data Document";
    • dacă toate datele de pe ieșire corespund aceleiași perioade, atunci ieșirea se consideră la finele lunii respective, caz în care se va înregistra în contabilitate rata de amortizare pentru perioada respectivă;
    • dacă perioada și data contabilă e anterioară datei de ieșire/document, atunci ieșirea se consideră la începutul lunii respective, caz în care ultima rată de amortizare înregistrată în contabilitate va fi cea a lunii anterioare;

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/15-imobilizari/157operatiuni-imobilizari/Screenshot%202015-07-22%20at%2014.40.18.png
  • Activitate, Societate Trx - dimensiuni contabile de analiză;
  • Buton Ieșire Imobilizare - se utilizează pentru a procesa documentul de ieșire și pentru a genera în sistem efectele ieșirii:
    • șterge ratele de amortizare de după data ieșirii;
    • completează automat opțiunea Ieșit din Uz de pe imobilizare;
    • Obs: imobilizarea nu poate fi ieșită dacă la nivel de grup imobilizări a fost selectată opțiunea Activare Transfer Rate iar ratele imobilizării sunt in perioade închise;
  • Buton Ștergere Imobilizareanulează efectele ieșirii și șterge înregistrarea; 
  • Buton Transferat - generează tranzacțiile contabile aferente ieșirii;
Raportul Raport Imobilizări Ieșite afisează, în functie de parametrii selectați, o lista cu imobilizari ieșite împreună cu informații despre valoarea de inventar, valoarea amortizării cumulate, data punerii în funcțiune și data ieșirii.

Trecere în Conservare

Trecerea în conservare a unei imobilizări se înregistrează în fereastra Imobilizări în Conservare, localizată în meniul Imobilizări -> Operațiuni -> Ieșiri, Conservări ca și document, parcurgând următorii pași:

  1. Se selectează imobilizarea ce urmează a fi trecută în conservare;
  2. Se introduce o înregistrare nouă în tab-ul Asset Conservation și se completează câmpurile corespunzătoare;
  3. Se apasă butonul Conservare;
Tab-ul Asset Conservation din fereastra Imobilizări în Conservare este utilizat pentru a defini și procesa trecerea în conservare a unei imobilizări. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/15-imobilizari/157operatiuni-imobilizari/Trecere%20In%20Conservare.png
  • Nr. Document, Data Document, Descriere
  • Perioadă, Perioadă Sfârșit - se indică prima și ultima lună în care imobilizarea va fi în conservare;
  • Conservat - indică faptul că efectele înregistrării au fost generate;
  • Buton Conservare - se utilizează pentru a genera în sistem efectele trecerii în conservare;
  • Buton Șterge Conservare anulează efectele trecerii în conservare și șterge înregistrarea; 
Raportul Imobilizări în Conservare afișează, în functie de parametrii selectați, o listă cu imobilizări, trecute în conservare și intervalul de timp aferent. Parametrii raportului reprezintă filtre de selectie pentru imobilizările afișate și intervalul de timp verificat.

Alocare Imobilizări

Imobilizările se achiziționează de către companie și se alocă arealului din care fac parte. De exemplu: 
  • toate mijloacele fixe tip mijloc de transport se alocă departamentului Parc Auto;
  • toate mijloacele fixe de tip IT (servere, calculatoare, imprimante etc) se alocă departamentului IT;
  • toate mijloacele fixe de tip echipamente pentru clădire se alocă departamentului Administrativ;
  • etc.
Fiecare dintre aceste departamente are un responsabil care este definit ca şi Angajat (Terţ). Acest angajat va fi trecut întotdeauna în definirea mijlocului fix în câmpul "Terţ (Reprezentant)".

Cantitatea din definirea unui mijloc fix poate fi 1 sau mai mare decât 1 în cazurile în care trebuie să fac o urmărire multiplă. Exemplu:
  • automobilele - cantitate 1 (întotdeauna) din următoarele motive:
    • se pot mișcă independent (pot fi vândute, cedate, casate unitar);
    • sunt în același timp și resurse și trebuie planificate independent.
  • schele - cantitate > 1 din următoarele motive:
    • ca și capital, nu se vor mișca independent;
    • au sub-componente care la rândul lor au cantitate > 1 și care se pot aloca pe bucăți către utilizatori diferiți.
Alocarea unei imobilizări se realizează din fereastra Alocare Imobilizări, localizată în meniul Imobilizări. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/15-imobilizari/157operatiuni-imobilizari/Alocare%20Imobiliz%C4%83ri.png
  • Nr Document, Data Document
  • Terț, Adresă, Contact Destinație - terțul (angajatul) la care se alocă imobilizarea;
În tabul Alocare Imobilizări se definește documentul prin care se alocă imobilizarea terțului destinație. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/15-imobilizari/157operatiuni-imobilizari/Alocare%201.png
  • Nr Document, Tip Document, Data Tranzacție
  • Imobilizări - imobilizarea alocată;
  • Articol, Resursă
  • Disponibil de alocat - cantitatea de imobilizare disponibilă, alocată terțului de la care se alocă imobilizarea;
  • Cant în folosință - cantitatea care va fi alocată;

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/15-imobilizari/157operatiuni-imobilizari/Alocare%202.png
  • Descriere, Comentariu Locație
  • Terț, Adresă, Utilizator - terțul de la care se alocă imobilizarea;
  • Terț, Adresă, Utilizator Destinație - terțul la care se alocă imobilizarea;
Secțiunea Referințe - conține dimensiuni contabile de analiză:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/15-imobilizari/157operatiuni-imobilizari/Referinte%20Alocare.png
Secțiunea Stare:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/15-imobilizari/157operatiuni-imobilizari/Sec%C8%9Biunea%20Stare.png
  • Stare Document - indică starea curentă a documentului;
  • Buton Acțiune Document - se utilizează pentru a schimba starea documentului. Se selectează "Finalizează" pentru a procesa documentul;
  • Procesat indică faptul că documentul a fost procesat;
  • Returnat se utilizează doar pentru filtrarea imobilizărilor returnate. Operațiunea de returnare se va realiza prin alocarea imobilizării către terțul/utilizatorul corespunzător. Această bifă este utilă pentru verificarea din interfață a imobilizărilor realocate/returnate. Nu are efecte operaționale; 
Regulile de alocare sunt următoarele:
  1. nu se poate aloca o cantitate mai mare decât cea înscrisă în definirea mijlocului fix din câmpul "Cantitate";
  2. nu se poate aloca o cantitate mai mare decât cea alocată deja pe terțul sursă (cel care predă);
    • pentru aceasta sistemul face un calcul de determinare a cantităților alocate acelei persoane și pe care nu le-a returnat încă;
    • în mod special terțul (Reprezentant) din definirea mijlocului fix deţine iniţial toată cantitatea;
  3. returnarea se face ca operațiune de alocare inversă între terțul sursă şi terţul destinaţie, cu cantitate pozitivă!
    • nu se poate face retur pentru o cantitate mai mare decât suma cantităților alocate pe terțul sursă și nereturnate încă;
  4. alocările inițiale se fac întotdeauna de la Terț (Reprezentant) către un alt terț destinatar;
  5. înainte de a realoca imobilizarea unui terț este obligatorie efectuarea operatiunii de retur către terțul sursă:
    • Modalitate de realocare corectă: A -> B, B -> A, A -> C (unde A este terțul sursă selectat pe imobilizare iar imobilizarea este realocată de la terțul B la terțul C);
    • Modalitate de realocare incorectă: A -> B, B -> C;