13.2. Configurare Costuri

Setări Titular

Titularul este cel mai înalt nivel la care se poate defini metoda de descărcare stocuri. În fereastra Titular, în câmpul Descărcare se selectează metoda de descărcare implicită: "FIFO" (primul intrat, primul ieșit) sau "LIFO" (ultimul intrat, primul ieșit). Metoda de descărcare determină modul în care vor fi descărcate articolele stocabile dintr-o gestiune (e.g. în urma procesării unui aviz de expediție sau bon de consum).

Setări Schemă Contabilă

Schema Contabilă conține regulile și parametrii utilizați pentru transferul transferul consecințelor contabile pentru fiecare document. Setările se realizează în fereastra Schema Contabilă, localizată în meniul Contabilitate -> Definiri Contabilitate
  • Tip Cost - permite diferențierea între diferitele costuri necesare a fi urmărite. Acestea sunt definite de utilizator și pot conține costuri curente, viitoare, din istoric, etc. Pentru a defini un tip cost se deschide fereastra Tip Cost, localizată în meniul Contabilitate -> Costuri
  • Metodă Costuri - reprezintă metoda prin care sunt menținute costurile. Opțiunile disponibile sunt: 
    • "FIFO"
    • "LIFO"
    • "Cost Standard"
    • "Preţ Mediu Factură" sau "PMP" (preț mediu ponderat)
    • "Preţ Mediu Comandă", "Preţ Ultima Factură", "Preţ Ultima Comandă"
  • Nivel Costuri - determină nivelul la care se menține costul, independent de tranzacțiile din stocuri:
    • "Titular" - costurile sunt menținute la nivel de titular;
    • "Societate" - sunt menținute costuri separate pentru fiecare societate ;
    • "Gestiune" - sunt menținute costuri separate pentru fiecare gestiune;
    • "Lot/Partidă" - sunt menținute costuri separate pentru fiecare lot/partidă unică (set de atribute);

Setări Categorie Articol

La nivel de categorie de articol se pot defini setări de costuri specifice, altele decât cele definite la nivel de schemă contabilă sau titular. 

În fereastra Categorii Articole, în câmpul Descărcare se poate selecta o metodă de descărcare: FIFO sau LIFO. De exemplu, se poate avea o metodă de descărcare de tip LIFO definit pentru Titular, iar pentru o categorie care conține articole perisabile se poate folosi metoda de descărcare FIFO. 

Dacă se dorește, se poate suprascrie metoda costurilor și nivelul costurilor implicit selectat pe schema contabilă În tab-ul Contabilitate se poate selecta o Metodă Costuri și Nivel Costuri care va fi folosit de articolele din această categorie. Dacă "Metoda Costuri" și "Nivel Costuri" sunt identice cu cele definite în "Schema Contabilă", atunci aceste câmpuri pot fi lăsate goale.

Reguli de formare a instanțelor în funcție de categorie articol:
  • Pentru articolele a căror categorie are Nivelul de Cost = Lot/partidă, odată cu definirea articolului nu se crează înregistrări în Cost produs. Acestea apar odată cu postarea Asocierii COF-NIR (MatchPO). Instanțele din tranzacții sunt întotdeauna aceleași cu instanțele din costuri.
  • Pentru articolele a căror categorie are Nivelul de cost = Societate, odată cu definirea articolului se crează şi înregistrări în Cost produs pentru fiecare Societate definită (inclusiv pentru noduri), Element Cost = Cost Standard și Metodă cost = Cost Standard, cu valori 0. Instanțele din tranzacții nu sunt obligatoriu aceleași cu instanțele din costuri.
  • Pentru articolele a căror categorie are Nivelul de cost = Titular, odată cu definirea articolului se crează şi înregistrări în Cost produs pentru Societate *, Element Cost = Cost Standard și Metodă cost = Cost Standard, cu valori 0. Instanțele din tranzacții nu sunt obligatoriu aceleași cu instanțele din costuri.

Element Cost

Fereastra Element Cost, localizată în meniul Contabilitate -> Costuri, permite definirea diferitelor elemente care vor forma costul. Se pot defini elemente cost adiționale pentru urmărire și asociere costuri, cum ar fi: cheltuieli întreținere, resurse, etc. dar trebuie avut în vedere faptul că unele trebuie menținute manual. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/13-costuri/132configurare-costuri/Element%20Cost.png
  • Denumire, Descriere
  • Tip Element Cost - utilizat pentru pentru categorisirea elementului:
    • "Material"
      • Metodă Costuri - pentru fiecare metodă de costuri trebuie definit câte un element care va fi menținut automat de sistem;
      • Manufacturing Material Cost - element de cost utilizat în producție;
    • "Risipa"
    • "Overhead (Risipă)"
    • "Procesare în Afară"
    • "Resursă"
  • Calculat (menținut de sistem):
    • "bifat" - un număr de elemente cost sunt calculate de către sistem și nu ar trebui modificate (în afară de redenumire) odată ce au fost adăugate. Acestea includ: Factură medie, Comandă Furnizor medie, Prețul ultimei facturi, Prețul ultimei COF, LIFO şi FIFO. Fiecare are un element cost de tip material (deoarece este asociat cu mişcarea unui articol) și metoda de cost asociată;
    • "debifat" - indică faptul că elementele nu vor fi calculate de către sistem. De regulă aceste elemente trebuie alocate manual unui articol.

Costuri Produs

Pentru un articol se pot defini și aloca elemente de cost adiționale. Acestea pot fi, dar nu sunt limitate la: costuri de manipulare, risipă și costuri de achiziție. Costurile adiționale pot fi definite ca și o valoare fixă sau un procentaj. Pentru a putea utiliza costuri adiționale, acestea trebuie mai întâi definite ca "elemente cost" după care se adaugă la articol. 

Pentru a aloca un element de cost la un produs se deschide fereastra Costuri Produs, localizată în meniul Contabilitate -> Costuri. Informațiile afişate în fereastră sunt "read only" și reprezintă un subset al informațiilor definite în fereastra "Articole". Sunt disponibile următoarele ferestre secundare:
  • Tab-ul Detalii Cost - în acest tab sunt afișate tranzacții care reprezintă mișcări de stoc, înregistrate în urma transferului în contabilitate a documentelor aferente. Toate pot avea un impact asupra costurilor articolului;
  • Tab-ul Cost Queue - afişează instanțele din costuri disponibile a fi descărcate pentru un produs. În funcție de metoda de costuri, sistemul alege instanțele din acest tab și pe baza lor înregistrează tranzacțiile din costuri aferente ieșirii din stoc;
  • Tab-ul Istoric Preț Mediu Factură - pentru fiecare intrare sau ieșire din stoc, sistemul recalculează prețul mediu ponderat și îl înregistrează în acest tab:
    • Cost Unitar Curent = (Valoare Veche +/- Valoare Noua) / (Cantitate Veche +/- Cantitate Nouă);
    • Secțiunea Referințe - indică documentul prin care s-a înregistrat intrarea sau ieșirea, data și tipul tranzacției;
  • Tab-ul Costuri (vechi) este doar pentru referințe și va fi eliminat în versiunile ulterioare.
Tab-ul Costuri Produs se utilizează pentru a adăuga un element la costurile unui articol. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/13-costuri/132configurare-costuri/Alocare%20Element%20Cost.png
  • Schema Contabilă, Tip Cost - determină tranzacțiile din costuri utilizate pentru calculul elementului;
  • Articol, Instanta Set Proprietati - articolul și dacă este cazul, setul de proprietăți aferent pentru care se aplică elementul de cost;
  • Element Cost - elementul de cost adăugat;
  • Gestiune - gestiunea pentru care se aplică elementul de cost;
  • Activă - se bifează pentru a indica că acest cost produs este activ. Odată adăugat unui produs un element nu mai poate fi șters, doar inactivat;
  • Cost Unitar Curentaceastă valoare este adăugată la celelalte costuri pentru a se calcula costul final pentru fiecare unitate a unui articol (resursă, produs, etc.);
  • Cost Viitor - disponibil pentru elementul "Cost Standard", utilizat ca și valoare de referință;
  • Cantitate Curentă - cantitatea curentă din stoc pentru articol, la nivelul la care se calculează costurile;
  • Procent - această valoare se multiplică cu și se adaug la suma tuturor celorlalte costuri, pentru a determina costul final;
  • Valori CumulateCantitate Cumulată - valoarea și respectiv, cantitatea totală de pe toate intrările în stoc pentru articol;
  • UM - unitatea de măsură de baza definită pentru articol, utilizată pentru a afișa cantitățile;
Observații:
  • Dacă un aviz de expediție conține o resursă, costul generat de linia respectivă pentru elementele aferente metodelor de cost din SocrateCloud va fi 0. Pentru a înregistra costurile pe resursă se poate aloca un element de cost definit de utilizator;
  • Cantitate curentă și Cantitate cumulată sunt menținute de sistem și se vor actualiza când factura și tranzacția asociată de împerechere sunt transferate.

Sugestii și Sfaturi

  • COF nu sunt necesare pentru Costuri, dacă metoda de costuri este Medie Factură, Ultima Factură, Fifo sau Lifo.
  • Asocierea dintre COF (dacă este utilizat), NIR şi FF este necesară pentru metode de costuri altele decât Costuri Standard.
  • SocrateCloud va urmări toate costurile calculate pentru fiecare articol.
  • Costurile sunt calculate când se transferă înregistrările asociate.
  • Costurile Adiționale sunt alocate manual şi pot fi făcute oricând. Dacă sunt alocate după ce sistemul a creat sau actualizat costurile calculate ele vor fi incluse data viitoare când sistemul reface calculele.
  • Dacă Costul unitar curent este 0,00 (prima dată când un produs este recepţionat în stoc), când se transferă Recepţia (NIR) se utilizează următorul algoritm:
    • Dacă metoda de Costuri este bazată pe COF (Medie COF sau Ultimul COF)
      • Costuri Standard din fereastra Costuri Produs. 
      • Preţul de la COF asociată cu NIR. 
      • Preţul de la FF asociată cu NIR. 
      • Preţul COF din fereastra Articol, tab-ul Aprovizionare
    • Dacă metoda de Costuri este bazată pe Factură (Medie factură, Ultima Factură, Fifo, Lifo)
      • Costuri Standard din fereastra Costuri Produs. 
      • Preţul de la FF asociată cu NIR. 
      • Preţul de la COF asociată cu NIR. 
      • Preţul COF din fereastra Articol, tab-ul Aprovizionare
    • Dacă nu se găsesc Costuri utilizabile, transferul va genera o eroarede tip: "Costul curent nu a fost găsit".
  • Deoarece Costurile Curente sunt menţinute pentru fiecare Metodă de Costuri definită, se poate schimba oricând Metoda de Costuri pentru Titular sau Categorie Articol.
  • Dacă Producţia, Mişcarea Stoc sau Inventarul Fizic influenţează Costurile Curente, Costurile Curente se vor actualiza. (Costurile sunt menţinute la nivel de Societate iar Mişcările Stoc se fac între Societăţi;
  • SocrateCloud foloseşte Instanţe Set Proprietăţi pentru Costuri. Dacă o Instanţă nu este alocată de un utilizator (via un Set Proprietăţi) în COF sau NIR, atunci se alocă de către sistem.