12.1.4. Setup Contabilitate

Setup-ul contabil pentru entitățile din SocrateCloud se poate realiza doar dacă se bifează opțiunea Afișează tab-uri Contabilitate din fereastra Preferințe Utilizator, localizată în meniul Unelte. Mai jos este descris setup-ul contabil inițial pentru fiecare tip de entitate în parte:

Articole

Setup-ul contabil pentru articole se realizează la nivel de categorie în tab-ul Contabilitate din fereastra Categorii Articole și va fi aplicat în mod implicit pentru toate articolele din categorie sau, la nivel de articol, în tab-ul Contabilitate din fereastra Articole.

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/12-contabilitate/120-iniializare-setup-contabil/Setup%20CNT%20categorii%20articole.png?attredirects=0


Eticheta cont Cont contabil Descriere Documente influențate
 Transfer contabil 
-exemplificare-
 Active/Stocuri (CNT) 3xx- se completează cu cont de stoc aferent
  • Recepție
  • Aviz Expediție
  • Bon Consum
  • Bon Primire
  • Bon Tranfser
  • 3xx = 408
  • 357 = 3xx
  • 6xx = 3xx
  • 3xx = 7xx
  • 3xx +
          3xx -
Cont cheltuieli (CNT)
Cost descărcare (CNT)
 6xx - se completează cu cont cheltuieli aferent
* în cazul articolelor de tip cheltuiala este necesar să se completeze doar acest cont 
  • Factură furnizor cheltuieli
  • Bon Consum
  • Asociere avize-facturi client
  • 6xx = 401
  • 6xx = 3xx
  • 6xx = 357
 Ajustare cost (CNT) 3xx - se completează de regulă cu cont de stoc aferent și se utilizează pentru transferul contabil aferent cheltuielilor adiționale direct repartizate în costul articolelor (ex. transport, alte taxe, etc)
  • Factură furnizor cu landed cost
 
 Cont custodie (CNT) 357 - cont de tranzit utilizat în fluxul de Vânzări
  • Aviz Expediție
  • Asociere avize-facturi client
  • 357 = 3xx
  • 6xx = 357
 Discount comercial primit 609 - se completează cu contul de discount comercial primit   
 Discount comercial acordat 709 - se completează cu contul de discount comercial acordat  
 Cont venituri 7xx- se completează cu contul de venit aferent
* în cazul articolelor de tip servicii este necesar să se completeze doar acest cont 
  •  Facturi client
  • 411 = 7xx
 Cont venituri 1 (CNT) 7xy (diferit de Cont venituri)- utilizat pentru schimbarea naturii contabile, în special la Vânzare * exemplu: în cazul produselor finite, materialelor care întotdeauna la vânzare se comportă ca şi marfă

  •  Facturi client
 
  • 411 = 7xy
 În curs de aprovizionare (CNT) 327  - cont de tranzit utilizat în fluxul de Aprovizionare
  • Asociere facturi-recepții
  • Factură furnizor (stocabile)
  • 408 = 327
  • 327 = 401
 Diferențe stoc (CNT) ex. 378 - utilizat pentru transferul diferențelor de inventar pozitive sau negative
  • Inventar fizic

Active/Stocuri 1 (CNT) 3xy - utilizat pentru schimbarea naturii contabile în concordanță cu setupul contabilitate la nivel de Gestiune1  
Active/Stocuri 2 (CNT) 3xz - utilizat pentru schimbarea naturii contabile în concordanță cu setupul contabilitate la nivel de Gestiune2  
Cost descărcare 1 (CNT) 6xy - utilizat pentru schimbarea naturii contabile în concordanță cu setupul contabilitate la nivel de Gestiune1  
Cost descărcare 2 (CNT) 6xz - utilizat pentru schimbarea naturii contabile în concordanță cu setupul contabilitate la nivel de Gestiune1  

Începând cu v2.0 a fost definit un cont nou în segmentul ”Articole” denumit ”În curs de aprovizionare”, care îl înlocuiește pe ”Cont custodie” pe parte de tranzacții furnizor (NIR, Asociere, FF).
Acesta se folosește la postarea facturilor furnizor de stocabile care așteaptă recepția și se închide la postarea asocierii NIR-FF prin cont corespondent ”Recepții nefacturate”.

    Forma de postare pentru Facturi este:
            Db: în curs de aprovizionare
                        Cr: Furnizori (sau Vendor Asset Related)
    Forma de postare pentru Asocieri NIR-FF este:
            
Db: recepţii nefacturate
                        Cr: În curs de aprovizionare

Acest cont se poate individualiza prin indicarea lui la nivel de categorie articol sau chiar la nivel de articol.


Începând cu v18.03, pentru schimbarea naturii contabile, la consum (Bonuri de consum), pentru situațiile în care produsele stocabile stabilite ca fiind imobilizări scad sub pragul valoric legal sau, respectiv, produsele stocabile stabilite ca fiind obiecte de inventar trec peste pragul valoric stabilit legal, se utilizează conturile:
  • Active/Stocuri MFX - se indică un cont de stoc pentru schimbarea naturii din 21xx spre 3xx (de obicei 303), sau invers (dinspre 303 spre 231);
  • Cost (descărcare) MFX - se indică un cont de cheltuială aferent naturii stocului (de obicei 603 pentru 303, sau invers (21xx pentru 231) - premiza fiind punerea în funcțiune la momentul consumului.

Terți

Setup-ul contabil pentru terți se realizează în tabul Contabilitate din fereastra Grup Terți și va fi aplicat în mod implicit pentru toți terții din grup sau, la nivel de terț în tab-urile Contabilitate Clienți sau Contabilitate Furnizori din fereastra Terți, tab-ul Client sau respectiv, Furnizor

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/12-contabilitate/120-iniializare-setup-contabil/Setup%20CNT%20Grup%20terti.png.1379662817426.png?attredirects=0

 Etichetă cont Cont contabil Descriere Documente influențate
 Transfer contabil 
-exemplificare-
Clienți (CNT) 411- se completează cu cont contabil aferent clienți
  •  Factură client
  • 411 = 7xx
Clienți servicii (CNT) ex. 4112   
Avansuri clienți (CNT) 419 
  •  Încasare avans client (bifă avans)
 
Customer asset related (clienți imobilizări) 462- se completează cu cont contabil aferent clienți imobilizări
- se utilizează pentru postarea facturilor client de imobilizări (bifa Asset Related)
  •  Factură client imobilizări
  • 462 = 7xx
Cheltuieli Discount plăți (CNT) 6672- se utilizează pentru evidențierea discountului la încasare
se contează pe debit valoarea discountului (doar dacă este <> 0) de pe linia de alocare pentru facturi clienți
  •  Alocare încasare-facturi client
 
Diferențe încasare (CNT) 7xx- se utilizează la postarea alocărilor generate în urma rulării procesului de Stingere facturi sold (facturi client) (pentru închidere solduri mici, de regulă subunitare) fără a opta pentru generare plăți
  •  Alocare încasare-facturi client 

Furnizori (CNT) 401- se completează cu cont contabil aferent furnizori
  •  Factură furnizor
  • 3xx/6xx = 401
Furnizori servicii (CNT) ex. 4012   
Furnizori avansuri (CNT) 409 
  •  Plată avans furnizor (bifă avans)
 
Vendor asset related (furnizori imobilizări) 404- se completează cu cont contabil aferent furnizori imobilizări
- se utilizează pentru postarea facturilor furnizor de imobilizări (bifa Create Asset)
  •  Factură furnizor imobilizări
  • 2xx = 404
Venit Discount plăți (CNT) 7672- se utilizează pentru evidențierea discountului la plată
se contează pe credit valoarea discountului (doar dacă este <> 0) de pe linia de alocare pentru facturi furnizor
 
  •  Alocare plată-facturi furnizor
 
Recepții nefacturate 408 - cont de tranzit utilizat în fluxul de Aprovizionare
  • Recepție
  • Asociere facturi-recepții
  •  3xx = 408
  • 408 = 327
Diferențe plată (CNT)
-disponibil începând cu versiunea 13.09
 6xx- se utilizează la postarea alocărilor generate în urma rulării procesului de Stingere facturi sold (facturi furnizor) (pentru închidere solduri mici, de regulă subunitare) fără a opta pentru generare plăți
  •  Alocare plată-facturi furnizor
 
 Încasări neconciliate/Efecte
- disponibil incepând cu versiunea 19.03 
 4511 - se utilizează pentru postarea efectelor de încasat pentru entitățile afiliate, dacă se dorește postarea pe un cont diferit de cel din setup-ul general de la nivel de Scheme contabile
  •  Încasare
  •  4511 = 4731

Setup-ul contabil pentru angajați se realizează în tab-ul Contabilitate Angajați din fereastra Terți, tab Angajat.

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/12-contabilitate/120-iniializare-setup-contabil/Setup%20CNT%20angajati.png?attredirects=0


 Etichetă cont Cont contabil Descriere Documente influențate
Transfer contabil
- exemplificare -
Cheltuieli angajat 641   
Avansuri angajați (CNT) 542- utilizat la acordare avansuri trezorerie din registru casă
  • Registru casă/sursă avansuri
  • 542 = 5311
  • 5311 = 542


Bănci și Conturi

Setup-ul contabil pentru conturi se realizează pentru fiecare cont în tab-ul Contabilitate din fereastra Bănci și Conturi, tab Cont.

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/12-contabilitate/120-iniializare-setup-contabil/Setup%20CNT%20conturi%20banci.png?attredirects=0

 Etichetă cont Cont contabil Descriere Documente influențate
Transfer contabil
- exemplificare -
Banca CNT 5121- analitic contabil pentru fiecare cont bancar în parte
  • Extras cont (încasare)
  • Extras cont (plată)
  • 5121 = 5125/6xx
  • 5125/7xx = 5121
Disponibilități în curs (CNT) 5125 analitic 
ex. 5125Extras
- cont de tranzit utilizat în fluxul de Trezorerie (Extras cont și Încasări/Plăți)
  • Extras cont (încasare)
  • Extras cont (plată)
  • Încasare
  • Plată
  • 5121 = 5125E
  • 5125E = 5121
  • 5125E = 5125Î
  • 5125P = 5125E
Recepții nefacturate (CNT) 5125 analitic
ex. 5125Încasări
- cont de tranzit utilizat în fluxul de Trezorerie (Încasari, Alocări)
  • Încasare
  • Alocare
  • 5125E = 5125Î
  • 5125Î = 411
Încasări neconciliate (CNT) 413 sau 5112- utilizat pentru evidența efectelor comerciale primite (CEC-uri, Bilete la ordin etc)
  • Încasare
  • Alocare
  • 5125E = 413
  • 413 = 411
Selecție plată 5125 analitic
ex. 5125Plăți
- cont de tranzit utilizat în fluxul de Trezorerie (Plăți, Alocări)
  • Plată
  • Alocare
  • 5125P = 5125E
  • 401 = 5125P
Efecte de plătit 403- utilizat pentru evidența efectelor comerciale acordate/plătite (CEC-uri, Bilete la ordin etc)
  • Plată
  • Alocare
  • 403 = 5125E
  • 401 = 403
Câștig reevalure (CNT)
Câștig reglare (CNT)
 765- utilizat pentru postarea diferențelor de curs favorabile în cazul tranzacțiilor în valută (data facturii diferit de data încasării/plății)
  • Alocare
 
Pierdere reevaluare (CNT)
Pierdere reglare (CNT)
 665- utilizat pentru postarea diferențelor de curs nefavorabile în cazul tranzacțiilor în valută (data facturii diferit de data încasării/plății)
  • Alocare
 
 Încasări neconciliate / Efecte
- 
disponibil incepând cu versiunea 19.03 *)
 4511 - se utilizează pentru postarea efectelor de încasat pentru entitățile afiliate, dacă se dorește postarea pe un cont diferit de cel din setup-ul general de la nivel de Scheme contabile
  •  Încasare
  •  4511 = 4731
 Plăți neconciliate / Efecte
- 
disponibil incepând cu versiunea 19.03 *)
 4511 - se utilizează pentru postarea efectelor de încasat pentru entitățile afiliate, dacă se dorește postarea pe un cont diferit de cel din setup-ul general de la nivel de Scheme contabile
  •  Plată
  •  4732 = 4511

    *) Este prioritar setup-ul la nivel de Banci si conturi numai daca nu exista setup la nivel de Schema contabila si Grup terti. 

      !!!  Regula de determinare a conturilor de credit pentru plată și respectiv debit pentru încasare este urmatoarea:
  • se verifică dacă există un cont definit:

    • la nivel de Terț,

    • sau la nivel de Grup terț - dacă nu există la nivelul anterior

    • și dacă nu există nimic pe nivelele anterioare, se aplică contul definit la nivel de Scheme contabile



Registre Casă

Setup-ul contabil pentru registre de casă se realizează în tab-ul Contabilitate din fereastra Registre Casă.

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/12-contabilitate/120-iniializare-setup-contabil/Setup%20CNT%20registre%20casa.png?attredirects=0


 Etichetă cont Cont contabil Descriere Documente influențate
Transfer contabil
- exemplificare -
Casa CNT 5311
sau 542
- analitic contabil pentru fiecare registru casă în parte
  • Registru casă (încasare)
  • Registru casă (plată)
  • Justificare avansuri
  • 5311 = 581/6xx
  • 581/7xx = 5311
  • 542 = ....
Transfer casă (CNT) 581 analitic
- cont de tranzit utilizat în fluxul de Trezorerie cash (Registru casă, Alocări)
  • Registru casă (Încasare)
  • Alocare
  • Registru casă (Plată)
  • Alocare
  • 5311 = 581
  • 581 = 411
  • 581 = 5311
  • 401 = 581

Gestiuni

Setup-ul contabil pentru registre de casă se realizează în tab-ul Contabilitate din fereastra Gestiuni și Locații.

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/12-contabilitate/120-iniializare-setup-contabil/Setup%20CNT%20gestiuni.png?attredirects=0

 Etichetă cont Cont contabil Descriere Documente influențate
Transfer contabil
- exemplificare -
Diferențe stoc (CNT) 3xx- cont generic pentru diferențe inventar, pozitive sau negative
  • Inventar fizic
 
Cont venituri  7xx- se apelează doar în cazul schimbării naturii contabile prin gestiune
- se bifează concomitent și
Aplică conturi vânzare
  • Factură client
 
Active/stocuri (CNT) 3xx- utilizat pentru schimbarea naturii contabile a unui articol prin gestiune
- se setează același cont ca și Active/stocuri 1 (CNT) (sau după caz Active/stocuri 2 (CNT)) de la nivel de Articol sau Categorie articol
  
Cost (descărcare) (CNT) 6xx- utilizat pentru schimbarea naturii contabile a unui articol prin gestiune
- se setează același cont ca și Cost (descărcare) 1 (CNT) (sau după caz Cost (descărcare) 2 (CNT)) de la nivel de Articol sau Categorie articol
  
Active/Stocuri Vânzări (CNT) 3xx- se activează doar după ce se bifează Aplică conturi vânzare
- utilizat pentru schimbarea naturii contabile a unui articol prin gestiune la vânzarea acestuia
- se setează același cont ca și Active/stocuri 1 (CNT) (sau după caz Active/stocuri 2 (CNT)) de la nivel de Articol sau Categorie articol
  
Cost descărcare Vânzări (CNT) 6xx- se activează doar după ce se bifează Aplică conturi vânzare
- utilizat pentru schimbarea naturii contabile a unui articol prin gestiune la vânzarea acestuia
- se setează același cont ca și Cost (descărcare) 1 (CNT) (sau după caz Cost (descărcare) 2 (CNT)) de la nivel de Articol sau Categorie articol