12.01. Definiri Contabilitate

Înainte de a folosi funcționalitatea "Contabilitate" din SocrateCloud, va trebui sa definiți/actualizați următoarele entități:

Schema Contabilă

Schema contabilă conține următoarele informații: conturile contabile (planul de conturi), metoda de calculație a costurilor și valuta. SocrateCloud permite definirea mai multor scheme contabile astfel încât să se poată obține mai multe raportări și informații financiare în paralel. Se elimină astfel o problemă complicată de conversie și transformare a rezultatelor financiare dintr-un sistem contabil în altul sau problema de consolidare a rezultatelor financiar-contabile de la diferite sucursale care operează cu sisteme contabile diferite. 

Elementele de care se ține cont în definirea unei scheme contabile sunt:
  • Valuta
  • Plan de conturi
  • Regula de descărcare gestiune
  • Nivelul la care se țin costurile
  • Regula generală : ex. RAS sau GAAP
  • Tipul de transfer
  • Dimensiunile contabile de analiză
Fiecare schemă contabilă are parametri definiți pentru procesarea tranzacțiilor contabile, precum: tipul de tratare a erorilor, metoda de reevaluare solduri, conturi folosite pentru provizioane, decontări între unități și subunități și metoda de soldare. 

Dimensiuni Contabile

În cadrul fiecărei scheme contabile se definesc dimensiuni contabile care sunt folosite în combinație pe note contabile, introduse manual sau transferate automat în urma procesării documentelor primare. Societatea și contul sunt obligatorii, iar opțional se pot defini dimensiuni suplimentare precum: Terți, Articole, Proiecte, Campanii, Proiecte, etc.

De exemplu, dacă în cadrul unei scheme contabile se definesc dimensiunile Articole și Terți, o combinație contabilă ar putea arăta astfel: 01-411-ART1-CLI1, unde:
  • 01 - este o societate, unitate organizațională aflată pe un anumit nivel în ierarhia societăților
  • 411 - este contul contabil (sintetic de grad I, grad II etc)
  • ART1 - este codul de articol pentru articolul 'CALCULATOR001'
  • CLI1 - este codul pentru terţul 'IMPEX SRL'
Descrierea afișata pentru această combinație de dimensiuni contabile ar arăta astfel: SOC1-Clienti_CALCULATOR001_IMPEX SRL

SocrateCloud generează automat toate tranzacțiile contabile (contările), iar dimensiunile sunt derivate în urma tranzacției sau de pe documentul transferat.

Conturi Implicite

În cadrul schemei contabile trebuie definite conturile implicite utilizate pentru transferurile generate de sistem (e.g. contarea facturilor furnizor). Aceste conturi sunt folosite ca valori implicite pentru Terți, Articole, Gestiuni, Proiecte, Conturi Bancare, Taxe și Registrul de Casă. Toate conturile implicite pot fi suprascrise la nivel individual, dar prin aceste valori se asigură transferul (contarea) pentru fiecare tranzacție.

De exemplu, dacă se vinde un produs, contul de venit alocat la acel produs va fi folosit la transferul în contabilitate. Acest lucru permite definirea conturilor și a regulilor contabile o singură dată, fără a mai urmării consecințele contabile la introducerea documentelor.

Calendar și Perioade Contabile

SocrateCloud nu include calendarul în definirea schemei contabile. Calendarul este folosit pentru controlul documentelor și raportare.

Alte Funcționalități 

Fereastra Blocare Fonduri (Alfa), localizată în meniul Contabilitate -> Definiri contabilitate, nu este utilizată în versiunea curentă SocrateCloud.

Ferestrele Buget și Control Bugetar, localizate în meniul Contabilitate -> Definiri contabilitate, împreună cu opțiunea de transfer de tip "Buget" se pot utiliza pentru definirea bugetului pentru o organizație. Funcționalitatea nu a fost încă implementată.