12.9.3. Generare - repartizare facturi combustibil

În baza fișierului cu detalii achiziții combustibil (detaliat pe carduri) primit lunar de la furnizorul de combustibil se pot efectua următoarele operațiuni:

  • Generarea facturii furnizor pe tipurile de cheltuială, defalcate la rândul lor pe cheltuieli/taxe deductibile, nedeductibile ( baza și TVA)
  • Alocarea cheltuielilor cu combustibilul pe mașini.

Pentru generarea facturii și alocarea cheltuielilor cu combustibilul în Socrate trebuie să existe definite/setate următoarele elemente:

  1. Definirea cardurilor combustibil - vezi Carduri de combustibil
  2. Configurarea articolelor implicate în procesul de generare factură combustibil
    • Articolele definite în Socrate și articolele din fișierul primit de la furnizor se mapează în tab-ul Aprovizionare, din fereastra Articole, în câmpul Cod Articol Terț, după regula Cod Articol Terț = Denumire articol din fișierul de importat. Unui articol din Socrate i se pot asocia mai multe articole din fisierul de importat.
    • UM din definirea articolelor din Socrate trebuie să fie identice cu cele ale articolelor primite de la furnizor. Sistemul funcționează și în cazul în care, în fișierul primit de la furnizor NU există indicația de UM, dar dacă există aceasta trebuie să fie identică cu UM aferentă articolelor din Socrate.
    • Articolele sau Diversele folosite în procesul de generare factură și alocare costuri - resurse trebuie asociate unui tip de cost, cu regula "l

      a un tip cost se pot lega mai multe articole, un articol poate fi legat doar de un singur tip cost", astfel încât pentru un articol se determină unic o categorie şi un tip de cost. Asocierea se realizează în fereastra Definiri Costuri Resursă, tab-ul Tip Cost , subtab-ul Articole sau Diverse.

    • Fiecărui articol folosit pe factura de combustibil i se asociază un articol sau divers aferent tipului de cheltuială nedeductibilă. Asocierea se realizează în tab-ul Articole legate, din fereastra Articole, prin alegerea tipului de element Cheltuială nedeductibilă și a articolului aferent cheltuieli nedeductibilă. Astfel la generarea facturii valoarea unui articol din fișierul importat va fi împărțită pe tipuri de cheltuieli deductibile sau nedeductibile, funcție de procentul de deductibilitate stabilit la definirea cardului.
    • În cazul utilizării Diverselor Cheltuieli pe factură, maparea se face după regula Denumire divers = Denumire articol din fișierul de importat.
  3. Definire tip document Repartizare Combustibil, in fereastra Documente (Tipuri) cu Tip document baza = Alocare Costuri pe Resurse

Configurare structură import

Pentru importul desfășurătorului facturii de combustibil este necesară definirea unei structuri de import. Structura de import se definește în fereastra Structuri de Import din meniul SysAdmin -> Date -> Import Date, cu următoarele caracteristici:
  • Pe master  se asociază tabela I_GL_Distribution_SO_Import repartizare generală
Câmpurile minim necesare sunt:
  • Data document: de forma ddMMyy, element centralizator pentru generarea documentului Repartizare (se emite câte un document pentru fiecare dată regăsită în fișierul importat)
  • Nr. card combustibil: numărul cardului de combustibil
  • Cod Articol furnizor: codul articolului pe care se va înregistra factura furnizor
  • Cantitate: cantitate articol
  • Valoare: valoare articol (fara TVA)
  • Nr. document: poate fi setat tip constanta cu valoarea generică, urmând a fi modificat manual sau se completează automat din secvența aferentă documentului Repartizare
  • Tip defalcare: pentru acest tip de repartizare tipul defalcare este ponderat valoric. Prin urmare câmpul poate fi de forma constantă, cu specificarea valorii tipului de defalcare
  • Cod terț: recomandat a se configura de forma constantă, cu valoarea constantă = codul furnizorului de combustibil, așa cum a fost el definit în Socrate
  • Societate Trx
Funcție de forma desfășurătorului facturii de combustibil structura de import poate fi modificată. Pașii de urmat pentru generarea facturii și repartizarea cheltuielilor sunt:
  1. Pregătirea și importul fișierului aferent serviciilor prestate
  2. Generare document "Repartizare Generală" din fereastra - tabelă "Import Repartizări generale"
  3. Generarea facturii furnizor și alocarea cost - resursă

Pregătirea și importul fișierului aferent serviciilor prestate

Anterior importului se verifică dacă datele fișierului importat sunt compatibile cu structura de import definită.
Fișierul importat trebuie să fie în format .csv - "comma delimited"
Se încarcă fișierul în fereastra Încărcare Fișiere pentru Import din meniul SysAdmin -> Date -> Import Date selectând fișierul de importat și structura de import aferentă. 
Prin apăsarea butonului proces se vor genera înregistrări în fereastra - tabelă temporară Import Repartizări generale, numărul lor fiind egal cu numărul liniilor din fișierul importat. Înregistrările generate sunt pentru societatea folosită la logare de către utilizatorul care efectuează importul.

Generare document "Repartizare Generală" din fereastra - tabelă "Import Repartizări generale"

În fereastra Import Repartizări generale din meniul SysAdmin -> Date -> Import Date se deschide o linie din cele generate și se apasă butonul Import repartizări generale.
Se alege tipul de document "Repartizare Combustibil".
Se apasă butonul Start. Se va înregistra câte un document pentru fiecare dată regăsită în fișierul importat, pe societatea folosită la logarea utilizatorului, cu detalii = liniile fișierului importat.  
Documentul rezultat se regăsește în fereastra Repartizări generale din meniul Contabilitate - Definiri Contabilitate.

Observatie:
Începând cu versiunea 18.06 procesul de import date va face o verificare a cardurilor de combustibil definite în sistem. Pentru liniile ce conțin caduri de combustibil care nu sunt definite în sistem, se returnează mesaj de eroare în care este specificat numărul de card ce nu este definit în sistem. 
Mesajul de eroare se returnează la rularea procesului de import atât pentru opțiunea doar validare cât și pentru opțiunea de import. 
Dacă procesul de import este rulat fără bifa Import fără erori, liniile fără eroare (cu carduri definite in sistem), se vor importa, iar pentru liniile ce conțin eroare, se returnează mesajul de eroare.

Generarea facturii furnizor și alocarea cost - reusrsă

Pentru înregistrarea facturii furnizor, în fereastra Repartizări Generale se apasă butonul Generare Factură Furnizor
Factura va fi generată centralizat pe articolele/diversele din detalii, defalcate pe tipuri de cheltuială - deductibil sau nedeductibil. Factura se generează în stare draft, trebuie finalizată.
Începând cu versiunea 14.11 factura va fi generată centralizat pe societate TRX, angajat și apoi pe articole/diverse. Tot din această versiunea cantitatea aferenta liniilor cu procent de deductibilitate diferit de 100 % va fi împărțită proporțional între elementul deductibil și cel nedeductibil. 

Pentru alocarea costurilor cu combustibilul pe resurse, în fereastra Repartizări Generale se apasă butonul Generează Alocare Cost Resursă. 
Documentul "Alocare Cost Resursă" se generează doar dacă factura furnizor este generată și finalizată. Începând cu versiunea 18.12 alocarea se poate genera și dacă valoarea de pe factura furnizor este diferită față de valoarea din repartizare ( mai mică/mai mare).
Pentru a se genera alocarea cost-resursă, pe detalii de repartizare și pe cardul de combustibil trebuie completat obligatoriu câmpul Societate Trx. Detaliile facturii devin detalii document Alocare Cost Resursă, iar liniile alocării se calculează funcție de detaliile documentului de repartizare, astfel:
    • Resursa = din detaliile doc.repartizare grupat pe articol+card
      • Categorie cost resursă = conform articolului;
        • Tip cost resursă = conform articolului;
          • Valoare alocată = sum(articol+card);
            • Cantitate alocată = sum(articol+card)
              Documentul Repartizare generală poate fi reactivat sau închis. Anularea facturilor generate dintr-un document repartizare duce la actualizarea câmpului Factură Furnizor, respectiv valorile sunt șterse. Documentul nu are efecte în contabilitate.