12.9.1. Repartizare deviz prestări servicii

Procesul de repartizare este util pentru acele societăți care emit facturi, fie ele client sau furnizor, în baza unui deviz pentru serviciile prestate. 

Configurare structură import

Pentru importul fișierului aferent serviciilor prestate trebuie definită în prealabil o structură de import. Structura de import se definește în fereastra Structuri de Import din meniul SysAdmin -> Date -> Import Date, cu următoarele caracteristici:
  • Pe master se asociază tabela I_GL_Distribution_SO_Import repartizare generală
Câmpurile minim necesare sunt:
  • Data document: de forma ddMMyy, element centralizator pentru generarea documentului Repartizare (se emite câte un document pentru fiecare dată regăsită în fișierul importat)
  • Cod Terț: pe modelul multi-societate, reprezintă terțul pentru care se va emite factura client și documentul Repartizare în oglindă.
  • Cod Soc. Trx: codul centrului de profit folosit pentru repartizare sume
  • Cod Articol: codul articolului ( serviciu prestat) pe care se vor emite facturile client/furnizor
  • Cantitate: cantitate articol
  • Preț: preț articol ( fără TVA)
  • Valoare: valoare articol (fără TVA)
  • Cod tip lucrare: clasificarea serviciilor prestate
  • Cod Activitate: clasificarea serviciilor prestate
  • Nr. document: poate fi setat tip constanta cu valoarea generică, urmând a fi modificat manual sau se completează automat din secvența aferentă documentului Repartizare
  • Tip document sursă: pentru acest tip de repartizare documentul sursă este factura furnizor. Prin urmare câmpul poate fi de forma constantă, cu specificarea id-ului tipului de document.
Funcție de specificul societății, al serviciilor prestate și de forma fișierului deviz servicii se pot adăuga/modifica câmpurile structurii.

Pașii de urmat pentru realizarea procesului de repartizare sunt:
  1. Pregătirea și importul fișierului aferent serviciilor prestate
  2. Generare document "Repartizare Generală" din fereastra - tabelă "Import Repartizări generale"
  3. Completarea, finalizarea și postarea documentului Repartizare generală

Pregătirea și Importul fișierului aferent serviciilor prestate

Anterior importului se verifică dacă datele fișierului importat sunt compatibile cu structura de import definită.
Fișierul importat trebuie să fie în format .csv - "comma delimited"
Se încarcă fișierul în fereastra Încărcare Fișiere pentru Import din meniul SysAdmin -> Date -> Import Date selectând fișierul de importat și structura de import aferentă. 

Prin apăsarea butonului proces se vor genera înregistrări în fereastra - tabelă temporară Import Repartizări generale, numărul lor fiind egal cu numărul liniilor din fișierul importat. Înregistrările generate sunt pentru societate folosită la logare de către utilizatorul care efectuează importul.

Generare document "Repartizare Generală" din fereastra - tabelă "Import Repartizări generale"

În fereastra Import Repartizări generale din meniul SysAdmin -> Date -> Import Date se deschide o linie din cele generate și se apasă butonul Import repartizări generale.

Se alege tipul de document astfel:
  • Repartizare generala - se alege atunci când societatea folosește fișierul deviz pentru înregistrarea facturii furnizor centralizat, cu repartizare pe centre de profit, tipuri de activitate etc.
  • Repartizare generala cu doc oglinda - se folosește în cazurile multi-societate ( în Socrate sunt înregistrate mai multe societăți) finalizarea documentului ducând la emiterea unui document în oglindă.
Se apasă butonul Start. Se va înregistra câte un document pentru fiecare dată regăsită în fișierul importat, pe societatea folosită la logarea utilizatorului, cu detalii = liniile fișierului importat.  

Completarea, finalizarea și postarea documentului Repartizare generală

Documentul rezultat se regăsește în fereastra Repartizări generale din meniul Contabilitate - Definiri Contabilitate.

Se completează câmpul Tip defalcare cu valoarea Detaliu - ponderat valoric.
Pentru emiterea facturii client - pentru societățile care au prestat serviciile din deviz, pe baza liniilor din deviz se apasă butonul Generează Factura clientFactura client este generată în stare "Drafted", numărul ei fiind completat automat în câmpul Factură client

Pentru înregistrare factura furnizor - pentru societățile beneficiar al serviciilor prestate de un anumit furnizor - se apasă butonul Generează Factura FurnizorFactura furnizor este generată în stare "Drafted", numărul ei fiind automat completat în câmpul Factura Furnizor.

Facturile generate (client/furnizor) conțin detalii centralizate pe articolele existente în detaliile documentului repartizare generală. Funcție de specificul societății se recomandă inactivarea butonului care nu este folosit. 

După ce se generează facturile se poate finaliza documentul "Repartizare generală". Documentul poate fi reactivat (mai putin pentru cele de tip oglinda) sau închis. Anularea facturilor generate dintr-un document repartizare duce la actualizarea câmpurilor Factură Client/Factură Furnizor, respectiv valorile sunt șterse.

Repartizarea contabilă a facturilor furnizor înregistrate pe baza devizului se realizează prin selectarea facturii ( factura trebuie să fie în stare Finalizat) în câmpul Factura din zona Referințe și apăsarea butonului de transfer. 

Postarea documentului se realizează astfel:
  • stornarea postării originale a documentului sursă (înregistrare identică cu semn schimbat la valori și cantitate)
  • postare defalcată indicată de detaliile documentului, cu calculul valorii prin ponderarea valorilor din detalii, cu completarea tuturor celorlalte dimensiuni contabile indicate în detaliile Repartizării.
  • dacă documentul nu are document sursă specificat se postează cu valori 0
  • anularea documentului sursă șterge valoarea din câmpul factură și depostează documentul Repartizare.
Înregistrările contabile nu afectează rapoartele de tip Fișa Contului și Registrul Jurnal. Nu se postează deloc pe varianta de tranzacții cont - cont corespondent.

Exemplu folosire proces pe modelul multi - societate

Societatea A prestează servicii pentru Societatea B. Ambele societății sunt înregistrate în Socrate.
Societatea A :
  • Importă fișierul deviz cu terț = terțul aferent Societății B
  • Generează document Repartizare Generală (pasul 2) folosind tipul de document Repartizare generală cu oglindă
  • Generează factura client cu terț = terțul aferent Societății B (pasul 3). Butonul Generează Factura Furnizor se inactivează pentru utilizatorul societății A.
  • Finalizează documentul Repartizare generală generând astfel un document în oglindă pe societatea B, în stare finalizat.
  • Postarea documentului va fi cu valoare 0.
  • Finalizează factura client emisă generând astfel un document în oglindă (factura furnizor) pe societate B
Societatea B :
  • Finalizează factura furnizor generată de societatea A
  • Deschide documentul Repartizare Generală generat de societatea A
  • În câmpul Factura din zona Referințe introduce numărul facturii furnizor
  • Apasă butonul de transfer pentru realizarea repartizării (factura furnizor trebuie să fie transferată)