12.03. Procese Contabilitate

Reluare Transfer

Procesul Reluare Transfer, localizat în meniul Contabilitate -> Definiri contabilese utilizează pentru a ridica indicatorul de eroare la transfer la nivel de document, astfel încât la următoarea rulare a procesorului de contabilitate documentele vor fi din nou postate. Procesul poate fi rulat pentru toate documentele sau explicit, precizând tabela dorită.


Resetare Contabilitate

Procesul Resetare Contabilitate, localizat în meniul Contabilitate -> Definiri contabile, se utilizează pentru ștergerea tuturor înregistrărilor contabile care corespund criteriilor de rulare a procesului. 

Anterior rulării este obligatorie oprirea serverului de contabilitate. Titularul și Societatea trebuie selectate în mod obligatoriu. Procesul poate fi rulat precizând pentru ce tipuri documente, tabelă sau interval de timp se dorește ștergerea notelor contabile. Procesul are două variante de execuție și anume:

  • cu bifa Șterge înregistrări contabile existente (recomandat) - se obține efectiv ștergerea tranzacțiilor contabile și a tranzacțiilor cont - cont corespondent pentru documentele indicate, dacă acestea au fost transferate în contabilitate. Pentru documentele netransferate (în eroare de transfer) se obține același efect ca și la rularea procesului Reluare Transfer;
  • fără bifa de mai sus - efectul este același ca și la rularea procesului Reluare Transfer! - cu alte cuvinte nu se va șterge nimic din tranzacțiile contabile, ci doar se resetează indicatorul pentru a fi repostate documentele aflate în eroare de postare, la următoarea rulare a procesorului de contabilitate.
În urma rulării procesului va fi afișat un mesaj de detaliere al operațiilor de ștergere.

Obs: 

  • până la v16.11, dacă procesul se rula cu bifa Șterge înregistrări contabile existente, la final se executa și calculul de actualizare a soldurilor pentru toate înregistrările și pentru toate agregările contabile, fapt care ducea la un timp semnificativ mai mare de execuție a procesului!
  • începând cu v16.12, s-a eliminat aplicarea calculului de actualizare a soldurilor, aceasta rămânând în sarcina operatorului care efectuează aceste operațiuni, astfel încât actualizarea să se realizeze o singură dată, la final și doar pe perioada, schema și respectiv agregările afectate de resetările efectuate (decizie umană).

Transfer Documente

Procesul Transfer Documente, localizat în meniul Contabilitate -> Definiri Contabilitatese utilizează pentru a posta/re-posta documentele indicate în filtre. Este util în special pentru re-postarea alocărilor plăților în valută efectuate ante-reevaluare facturi în sold, pentru a posta corect diferențele de curs valutar. 

ATENȚIE ! Procesul trebuie folosit cu mare atenție, pe un set restrâns de documente! NU PE TOATE DOCUMENTELE și cu SERVERUL DE CONTABILITATE OPRIT !!! 


Translatare Note Contabile

Procesul Translatare note Contabile, localizat în meniul Contabilitate -> Definiri Contabilitate, se utilizează pentru a genera note contabile pe o schemă contabilă destinație, pe baza notelor contabile de pe o schemă contabilă sursă. Începand cu v15.12 se pot translata în mod similar și notele contabile pe egalități, folosind procesul Translatare note Contabile pe Egalități.

Procesul folosește tipul de curs indicat pentru genera notele contabile în valuta schemei contabile destinație. Dacă notele contabile sursă aparțin unei note contabile calup, atunci notele contabile simple rezultate în urma procesului de copiere vor fi legate de aceeaşi notă contabilă în calup.

The following selection filters are available:

  • numărul notei contabile (batch);
  • tipul de document contabil (batch sau gl journal);
  • centralizatorul;
  • numărul documentului sau o plajă de numere;
  • o dată sau un interval de timp;
  • schema contabilă sursă.
Documentele contabile rezultate vor fi obţinute cu următoarele date:
  • pe schema contabilă destinaţie;
  • număr de document alocat automat de sistem;
  • cu toate datele preluate de pe notele contabile sursă:
    • descriere, completată cu indicarea numărului notei contabile sursă;
    • tip transfer;
    • tip document;
    • centralizator;
    • data document şi dată contabilă;
    • perioada;
    • valuta sursă.
  • cu conversia efectuată funcţie de tipul de curs indicat;
  • cu păstrarea valorilor sursă şi obţinerea valorilor în valuta schemei indicate;
  • cu păstrarea informaţiei de cantitate, dacă exista pe notele contabile sursă;
  • în starea Draft sau Finalizat după cum s-a indicat la rularea procesului.
Procesul este indicat a fi utilizat în situaţiile în care există foarte multe note contabile introduse direct în sistem. Aceasta pot fi note manuale sau pot fi note obţinute prin automatisme externe de SocrateCloud (ex: notele contabile de salarii).
Obs: Începând cu v17.11, dacă o notă a fost translatată pe o altă schemă contabilă, la încercarea de anulare / stornare se va afișa un mesaj de atenționare de tip pop-up care va menționa faptul ca nota a fost translatată și că acțiunea nu va avea efect și asupra translatării.

Stornare notă contabilă la data

(v14.07)  Este un proces prin care se poate storna (stornare în roşu) o notă contabilă calup la o dată indicată de operator. Procesul poate fi folosit şi rulează corect în următoarele condiţii:

  • operatorul trebuie să aibă acces la proces - în funcţie de politica companiei, doar anumiţi utilizatori vor putea folosi acest proces;
  • data indicată pentru a obţine nota storno trebuie să se găsească într-o perioadă deschisă conform calendarului de documente.



Închidere Venituri și Cheltuieli

Procesul Închidere Venituri și Cheltuieli, localizat în meniul Contabilitate, se utilizează pentru a genera o notă contabilă în calup prin care se închid veniturile și cheltuielile înregistrate. Aceasta va conţine două note contabile simple, una pentru închiderea veniturilor şi una pentru închiderea cheltuielilor. În cazul în care există doar conturi de același tip care au rulaj/sold în lună, cu aceeași sumă cu plus și minus, nota generată va fi 121 în corespondență cu toate conturile implicate cu sume cu plus sau cu minus.
Ex. 121 = %
               6071 cu 100
               6072 cu -100

Rularea procesului de închidere venituri şi cheltuieli se poate executa de mai multe ori pentru aceeaşi perioadă! O nouă rulare va genera note contabile numai pentru diferenţe, adică pentru acele conturi, solduri, care nu au fost închise complet până la momentul rulării procesului. Este foarte important ca notele contabile rezultate să fie finalizate şi postate înainte de a rula încă odată procesul, altfel vor apărea închideri dublate.

Se vor introduce parametri necesari pentru rularea raportului, în funcție de societatea sau structura de societăți pentru care se dorește închiderea conturilor de venituri și cheltuieli. Sunt obligatoriu de indicat tipul de transfer, perioada și contul prin care se face închiderea, cât şi tipul de document, centralizatorul şi starea în care doresc să se genereze nota contabilă.

Observații:
  • Închiderea se poate realiza pentru o societate sau pentru mai multe societăți deodată, calculele și notele rezultate fiind distincte pentru fiecare societate în parte.
  • Închiderea se poate rula separat pentru cheltuieli sau pentru venituri sau cumulat.
  • Procesul este reversibil prin simpla anulare a notei (notelor) contabile generate.
  • Procesul trebuie rulat cu frecvență lunară (manual).
  • Incepand cu v17.11 la parametrii de rulare, în câmpul “Tip document”, sunt disponibile doar cele care nu au bifă “Limitare la 2 egalități”.
Notă : Dacă se dorește închiderea unui anumit cont de cheltuială sau venit printr-un alt cont de 121 decât restul conturilor, se va face o notă contabilă manuală cu această închidere, apoi se va rula procesul de închidere de mai sus pentru restul.

Închidere Conturi de TVA

Procesul Închidere Conturi de TVA, localizat în meniul Contabilitate, este destinat operațiunii de închidere a conturilor de TVA, acțiune ce se execută de obicei lunar, după întocmirea decontului de TVA. 

Pentru execuție se vor completa parametrii procesului, respectând următoarele reguli:
  • în cazul lucrului la nivel multi-societate, este obligatoriu ca utilizatorul să se conecteze la aplicație cu societatea entitate juridică pe care se face şi depunerea decontului de tva și respectiv închiderea conturilor de tva:
    • În câmpul "Societate" se va alege nodul superior ce reuneşte toate punctele de lucru, inclusiv societatea entitate juridică pentru care se face calculul şi respectiv închiderea conturilor de tva;
    • Atenție! nota contabilă rezultată este înregistrată pe societatea entitate juridică, cu care utilizatul s-a conectat în aplicaţie!
  • Tip Transfer = "Actual";
  • Schema contabilă = se alege întotdeauna schema de bază pentru societatea respectivă! (poate să difere de schema de bază de pe Titular);
  • Perioadă = luna pentru care se face închiderea conturilor de TVA;
  • Tip Document = tipul documentului pentru nota contabilă generată;
  • Centralizator -  centralizatorul utilizat pentru nota contabilă generată;
  • Stare document = "Drafted" - recomandat - întrucât este de dorit ca să se verifice şi valideze manual nota contabilă rezultată;
  • Ierarhie raportare = ierarhia implicită - obligatoriu de selectat în cazul lucrului pe multi-societate.
Procesul va genera o notă contabilă în calup, adică notă centralizatoare ce cuprinde o notă simplă, care la rândul ei cuprinde tranzacţiile de închidere conturi de TVA. Regulile sunt următoarele:
  • sumele sunt calculate întotdeauna doar pentru luna indicată la rularea procesului;
  • sumele luate în calcul sunt doar rulajele curente => închiderea trebuie efectuată lună de lună!
  • dacă 4426 > 4427 => TVA de recuperat (4424)
    • 4427 = 4426 - cu suma din 4427;
    • 4424 = 4426 - cu diferenţa TVA de recuperat.
  • dacă 4426 < 4427 => TVA de plată (4423)
    • 4427 = 4426 - cu suma din 4426;
    • 4427 = 4423 - cu diferenţa TVA de plată.
OBS: Începând cu v17.11 în cazul generarii notelor calup prin Închidere de TVA, tipul de document completat și la nota calup și la notele simple de sub ea este cel completat la parametri:
  • dacă tipul de document completat la parametri este cel aferent notelor simple (ce are bifat "limitare la 2 egalitați"), nota nu se poate finaliza deoarece nota simpla de închidere de TVA conține 3 detalii (cont de 4426, 4427 si 4423/4424);
  • dacă tipul de document completat la parametri este cel aferent notei contabile calup, nota se poate finaliza, nemaiexistând restricția.
În situația lucrului pe nivel multi-societate, nota contabilă se completează cu translatarea rulajului curent +/- Debit/Credit de pe societățile pui pe societatea mamă (entitatea juridică), iar închiderea finală a conturilor de TVA se realizează doar la nivelul societății mamă.

Tranzactii fără Documente Sursă

Procesul Tranzacții fără Documente Sursă, localizat în meniul Contabilitate, afișează și eventual șterge (bifă Șterge Tot) acele tranzacții contabile care nu mai au documente sursă.

Pentru verificarea incidentelor de acest gen (tranzacții contabile fără document sursă) atunci procesul trebuie rulat FARA bifa "Șterge tot".

Dacă opțiunea "Șterge tot" este bifată, atunci procesul va șterge toate tranzacțiile contabile și începând cu versiunea 16.01, va șterge și tranzacțiile cont-cont corespondent identificate ca fiind "orfane", adică fără document sursă.  

ATENȚIE, acest proces șterge tranzacțiile contabile indiferent de calendar. Completare proces Tranzacţii fără Documente Sursă cu:
Se pot completa următoarele filtre de selecție: Societate, Perioada, Tabela, toate optionale.

Note Contabile Invalide

Procesul Note Contabile Invalide, localizat în meniul Contabilitate, caută și trimite prin email toate notele contabile care:
  • nu au "Debit" = "Credit"
  • nu respectă regula pentru determinarea corectă a contului corespondent - regula presupune completarea pe o notă a doar două linii, una pentru debit și una pentru credit. Limitarea provine din rapoartele care trebuie să afișeze pe o singură linie egalitatea cont - cont corespondent: e.g. Fișa contului sau Registru Jurnal.
Incepand cu v16.03 procesul trimite prin email lista cu notele contabile invalide cate utilizatori care le-au creat. Daca se completeaza campul Utilizator/Contact, pe langa mailurile trimise fiecarui utilizator in parte, va fi trimis un mail cu toate notele contabile invalide catre acest utilizator. De asemenea a fost adaugat filtrul de selectie Perioada (de la - pana la), emailulrile trimise vor contine doar notele contabile cu perioada cuprinsa in intervalul selectat.



Actualizare Divers pe Document


(v14.09) Este procesul prin care se poate modifica diversul de pe un detaliu al unui document finalizat, anulat sau stornat, în vederea modificării înregistrării contabile a detaliului respectiv. Pentru a funcţiona corect, calendarul pentru perioada respectivă trebuie să fie deschis. Procesul actualizează diversul de pe linia selectată cu cel selectat şi Re-Postează documentul !!! Documentele care pot fi modificate prin acest proces sunt:

  • Bon de Primire;
  • Bon de Consum;
  • Inventar;
  • Bon de Autorecepţie;
  • Aviz de Expediţie.