10.4.2. Introducere Facturi

Facturi Clienți

Facturile client se gestionează folosind fereastra Facturi Clienți, localizată în meniul Vânzări -> Facturi Client. Ferestrele Facturi Clienți cu Scadente Multiple și Facturi Clienți cu Încasare sunt alternative ce permit o vizualizare sumară a facturilor client. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/10-vanzari/10-3-facturi-client/10-4-2-introducere-facturi/master_factura.PNG
  • Societate, Titular
  • Comanda - comanda client pe baza căreia a fost generată factura;
  • Data Comandă - data comenzii client sursă;
  • Ref Comandă Client - se poate introduce unui număr de referință pentru tranzacție (e.g. numărul contractului și data);
  • Nr. Factură 
  • Tip Factură determină stările prin care trece documentul, documentele generate, planul de conturi folosit etc. Detalii în Tipuri Documente. Exemple de tipuri de facturi client:
    • "FC Oglindă" - factură utilizată pentru tranzacții între societăți. Va genera un document oglindă. Detalii în Documente Oglindă;
    • "Factură Client - Indirect" - tip de document folosit pentru facturi client generate automat în urma procesării unei comenzi client;
    • "Factură Client - RMA" - factură client de retur. Detalii în Retururi;
    • "Factura TVA Inclus" - factură folosită pentru articole de pe liste de prețuri cu TVA inclus;
  • Contract - referință către contractul aferent;
  • Data Registru - data înregistrării documentului de către client. Dacă este completat, termenele de plată și discount-urile se calculează în funcție de această dată;
  • Data Facturată - data documentului;
  • Data Contabilă data în care sunt înregistrate tranzacțiile contabile generate de factură;
  • DVE - declarația vamală de export asociată facturii. Detalii în Declarații Vamale;
Secțiunea Client:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/10-vanzari/10-3-facturi-client/10-4-2-introducere-facturi/factura_client1.PNG
  • Client Facturare, Adresă, Contact - clientul facturat;
  • Lista Prețuridetermină prețurile articolelor de pe factură;
  • Valuta afișează valuta utilizată pe factură (în funcție de lista de prețuri selectată);
  • Tip Curs - tipul cursului de schimb valutar; câmpul apare doar dacă s-a selectat o valută diferită de valuta de bază. Detalii în ValuteTipul de curs se autocompletează astfel:
    • conform tipului de curs stabilit pe proiect, în cazul în care comanda s-a generat dintr-un proiect, sau
    • tipul de curs stabilit în definirea terțului (începând cu v18.12), sau
    • tipul de curs standard stabilit la nivel de societate sau titular.
  • Imobilizări - referință la imobilizarea asociată;
  • Reprezentant - persoana responsabilă de facturare;
  • Intermediar 
  • Tipărire Discount - dacă se bifează, discounturile vor fi tipărite pe factură;
https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/10-vanzari/10-3-facturi-client/10-4-2-introducere-facturi/factura_client2.PNG
  • Modalitate Plată - sunt folosite pentru a informa personale responsabile de livrare (e.g. firme de curierat) asupra documentelor sau plăților ce trebuie primite în schimbul bunurilor pentru a putea efectua tranzacția;
  • Condiții Plată - determină condițiile în care se va realiza efectuarea plății. Detalii în Termene de plată;
  • Buton Regulă de Plată - se selectează regula de plată ce va fi folosită la achitarea produselor facturate: Numerar, Cec, Credit Card etc. 
           Atenție! Dacă se alege opțiunea "Numerar" pe factură, atunci se vor genera automat încasari și alocări pentru aceasta.
  • Scadenta fixa tip Dată - dacă se bifează, se alege o dată în câmpul Dată scadentă, iar termenul de plată va fi generat în funcție de aceasta;
  • Descriere
  • Butonul Copiază detalii - butonul este disponibil începând cu versiunea 13.10 și permite copierea detaliilor de pe facturi introduse anterior;
  • Fact Discount Încasare - indică faptul că aceasta factură reprezintă un discount la încasare. Detalii în Operațiuni Facturi;
  • Penalizare - indică faptul că factura a fost emisă pe baza uni calcul de penalizări. Detalii în Penalizări și Discount-uri
  • Nr. Bonuri Fiscale, Nr. Casa de marcat - relevant pentru Declarația 394, disponibil doar dacă pe tipul de document a fost bifată opțiunea "Bon Fiscal" (și la "Save" după completarea master-ului facturii). Detalii în D394 Ro 2016
Secțiunea Expediție - conține informații referitoare la transport, preluate de pe comandă:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/10-vanzari/10-3-facturi-client/10-4-2-introducere-facturi/factura_expeditie.PNG

Secțiunea Referințe conține dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de bază (e.g. Proiect, Campanie, Activitate etc.). Valorile sunt preluate de pe documentele sursă, după regula : de pe avizul de expeditie, dacă există; dacă nu există pe aviz de pe comanda client. Detalii în Scheme Contabile.

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/10-vanzari/10-3-facturi-client/10-4-2-introducere-facturi/factura_referinte.PNG

Secțiunea Stare:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/10-vanzari/10-3-facturi-client/10-4-2-introducere-facturi/factura_stare.PNG
  • Total Linii - afișează valoarea totală de pe linii, în valuta documentului;
  • Total General - indică valoarea totală a documentului, inclusiv taxe și transport;
  • Tip Document - indică tipul documentului (determină secvența documentului și regulile de procesare pentru fiecare acțiune);
  • Termen de plată valid - indică faptul că pe termenul de plată asociat a fost definit și validat un scadențar;
  • Stare document - indică starea curentă a documentului:
    • Stare Inițială: "Drafted" - documentul este în curs de definire. Se poate modifica sau șterge;
  • Butonul Acțiune Document - se folosește pentru schimbarea stării documentului. Acțiunile disponibile sunt: "Finalizează", "Anulare", "Închidere";
    • "Finalizare" -> Stare Document: "Finalizat" - documentul și-a produs efectele în sistem. Nu mai poate fi modificat sau șters;
      • procesează și pregătește factura pentru transfer în contabilitate. Se selectează numai atunci când factura este considerată corectă și completă, și se poate emite clientului. După finalizare factura nu se mai poate modifica;
      • începând cu v15.05, odată cu finalizarea facturii acesta se trimite şi pe e-mail către contactele terțului (clientului) dacă sunt îndeplinite următoarele condiții cumulativ:
        • titularul are setată și activată conexiunea la un serviciu de e-mail. Detalii în Titular;
        • utilizatorul (sau procesul) care finalizează factura trebuie să aibă activat accesul din SocrateCloud la contul acestuia de e-mail, întrucât trimiterea e-mail-ului se va face din contul acestuia (setarea se realizează din fereastra "Utilizatori");
        • terţul (clientul) trebuie să aibă cel puţin un contact cu următoarele:
          • bifa "Trimitere factură automat pe e-mail";
          • o "Machetă mail" completată;
          • "Tip notificare" EMail sau EMail+Notificare;
      • e-mail-urile trimise se păstrează şi se pot vizualiza în fereastra "Mesaje Email" din meniul SysAdmin - Servicii EMail (de către utilizatori cu drept de administrator). Pentru situațiile în care transmisia eșuează, mesajele sunt stocate pentru verificare, iar acestea se regăsesc în ferestra "Mesaje Email (netrimise)"
    • "Storno - Corect" -> Stare Document: "Stornat" - au fost anulate toate efectele documentului în sistem;
      • va anula orice acțiune care s-a făcut deja, prin generarea unui document cu valoare inversă care va prelua datele facturii inițiale, cu data curentă, în starea "Stornat";
      • în cazul în care se anulează o factură introdusă la o dată dar cu dată contabilă diferită de data document, documentul de anulare va păstra data document și data contabilă identice cu cele ale facturii inițiale. În cazul în care se stornează, se va folosi data curentă;
      • dacă tipul de document pentru factură este setat să genereze facturi furnizor în oglindă, atunci și factura anulată va genera factura furnizor în oglindă.
    • "Anulare" - Stare Document: "Anulat" -  - au fost anulate toate efectele documentului în sistem;
      • dacă este posibil, sistemul va încerca înainte de toate anularea facturii prin zerorizare, dacă nu, va anula orice acțiune care s-a făcut deja, prin generarea unui document cu valoare inversă care va prelua datele facturii inițiale, cu data documentului initial în starea "Stornat";
      • începând cu v15.05, mesajul de confirmare a anulării indică faptul că eventualele concilieri dintre factura respectivă și plați vor fi șterse!
      • începând cu v16.06, dacă factura este alocată la o plată, iar plata este alocată la facturi multiple, toate detaliile alocării plății respective vor fi șterse;
      • incepand cu versiunea 16.11 motivul anularii pe facturi va fi obligatoriu , fara completarea campului respectiv , factura nu va fi anulata;
    • "Închide" -> Stare Document: "Închis" - de pe documente închise nu se mai pot genera alte documente. Nu se mai poate aplica nici o altă acțiune document;
      • închide definitiv documentul;
      • Închiderea se poate realiza doar dacă nu există documente neprocesate legate;
  • Buton Transferat - generează  tranzacțiile contabile pentru factură. Conturile de venituri utilizate sunt definite în fereastra Articole. Conturile utilizate pentru taxe se definesc în fereastra Cote Taxe. Contul utilizat pentru clienţi se definește în fereastra Terți, tab-ul Contabilitate clienţi:
    • Debit: Clienți
    • Credit: Taxă Datorată
    • Credit: Venit Articol
    • Obs: dacă se selectează contabilitate bazată pe numerar, facturile client nu vor genera nici o tranzacție contabilă. Consecințele contabile vor fi generate la alocare încasărilor.
  • Self Service - dacă se bifează, factura va putea fi vizualizată de către clienți prin intermediul Web Store;
Factura Client ține cont de limita de credit stabilită pentru un client şi starea creditului. Când creditul clientului ajunge în starea Credit stop, în momentul finalizării documentului acesta va intra în starea "Blocat Limită de Credit", utilizatorul primind un mesaj de atenționare cu referire la soldul clientului. Din această stare factura poate fi:
  • Finalizată - se selectează pentru a procesa factura, după ce se soluționează starea creditului;
  • Anulată - se selectează pentru anularea facturii;
Detalii în Definire Terți.

Ferestre secundare:
  • Tab-ul Concilieri - afișează plățile sau detaliile de jurnal de casă prin care s-a stins soldul facturii;
  • Tab-ul Reevaluare - afișează înregistrările generate în urma rulării procesului Actualizare Solduri Facturi. Detalii în Trezorerie;
  • Tab-ul Penalități - afișează facturile de penalități generate pe baza acestei facturi client;
  • Tab-ul Amânare la Plată - afișează amânările la plată asociate facturii. Detalii în Amânări la Plată.

Detalii Factură

În tab-ul Detalii Factură se va gestionează liniile unei facturi. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/10-vanzari/10-3-facturi-client/10-4-2-introducere-facturi/detaliu_factura1.PNG

  • Detaliu Livrare/Recepție - indică detaliul de livrare asociat;
    • informația este relevantă doar dacă linia are un singur detaliu de livrare asociat. Pentru vizualizarea de asocieri multiple, utilizați butonul Detaliere Încrucișată .
    • pentru a nu se tipării linia respectivă pe document consultați capitolul 10.4.3. Operare Facturi, secțiunea Configurare print format
  • Articol, Instanța Set Proprietăți sau Diverse articolul sau cheltuiala facturată;
    • v18.12 - pentru articolele marcate ca ”avans” va fi afișat câmpul ”Avans neutilizat” ce sumă din avansul încasat mai este disponibilă.
    • v18.12 - tot pentru articolele marcate cu ”avans”, dar pentru liniile cu cantitate negativă (= stornarea avansurilor), va fi afișat câmpul ”Factură Avans Asociată” prin interemediul căruia se ține legătura cu documentul sursă prin care s-a încasat avansul inițial.
  • Alocare Resursă - resursa alocata pe comanda sursa. Funcționalitatea este disponibilă doar pentru clientul Java;
  • Asset Related - detaliul este folosit pentru a înregistra ieșirea unei imobilizări. Detalii în Operațiuni Imobilizări;
  • Cantitate introdusă - cantitatea de articol facturat;
  • UM - unitatea de măsura în care este exprimată cantitatea. Nu poate fi modificată după salvarea liniei;
    • unitatea de măsură este implicit unitatea de măsură de bază a articolului selectat; 
    • nu recomandăm introducerea manuală facturilor în alta unitate de măsură decât cea de bază;
  • Preț, Preț Unitar - prețul curent unitar pentru unitatea de măsură selectată și respectiv, cea de bază;
    • Observație: Modificarea cantității Facturate pentru un articol duce la recalcularea prețului pentru articolul respectiv, datorită aplicării politicilor comerciale (ex:preț pe prag de cantitate, schema de discount), cu următoarele excepții:
      • 1. Dacă Factura de client este generată dintr-o Comandă introdusă în sistem dintr-un proiect ce are în definire bifa ”Menține preț”. În acest caz se menține prețul din proiect.
      • 2. Dacă Valuta din definirea listei de prețuri din FC este diferită de valuta de facturare. În acest caz prețul din Factură este rezultat din conversia prețului din lista de prețuri la valuta de facturare (ex: Comanda introdusă în Euro, rezultă FC cu lista de prețuri în Euro și Valuta de facturare Ron).
  • Preț Listă - prețul oficial, de referință, preluat din lista de prețuri folosită pe factură;

  • Taxă cota de TVA utilizată;
  • Valoare netă - indică valoarea netă a liniei având la bază cantitatea și prețul actual (Cantitate Introdusă * Preț). Taxele nu sunt incluse;
  • Factură Avans Asociată - (18.12) indică o factură sursă prin intermediul căreia s-a încasat un avans de la client. Câmpul se poate completa numai dacă s-a folosit un articol de tip avans, cu cantitate negativă ceea ce reprezintă o stingere a unui avans încasat anterior. Informațiile din câmp prezintă valoarea avansului încasat și valoarea disponibilă nefolosită (rest avans). Nu se va putea stinge o valoare a avansului mai mare decât avansul sursă selectat.
  • Doar descriere - dacă este bifat, atunci linia este doar o descriere și nu reprezintă o tranzacție și nu va avea consecințe contabile; Începând cu v19.01, în câmpul Descriere din detalii factură clienți se va aduce automat textul din câmpul Notă document de pe Articol, dacă articolul are completat.
  • Tipărit - dacă este bifat, atunci această linie poate fi tipărită;
  • Discount - discount procentual, raportat la Preț listăVa fi actualizat automat dacă se modifică prețul (valoarea din câmpul Preț), iar prețul va fi actualizat automat dacă se modifică discount-ul;
Secțiunea Discount după încasare:

  • Discount Încasare % - discount aplicat la valoarea încasărilor asociate facturii. Detalii în Discount la Încasare;
Secțiunea Referințe - conține informații despre dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de bază (e.g. Proiect, Campanie, Activitate etc.). Detalii în Scheme Contabile.


Tab-ul Descărcare AC-FC - afișează asocierea factură - aviz;


Taxe Factură

Tab-ul Taxe Factură se folosește pentru a afișa informații despre taxele de pe o factură. Tab-ul conține câte o înregistrare pentru fiecare rată asociată cu articolele facturate. Sunt disponibile următoarele câmpuri:
  • Valoare taxă - afișează valoarea totală a taxelor cumulată de pe toate liniile facturii;
  • Valoare bază taxe - afișează baza utilizată pentru calculul valorii taxelor;
  • Preț Incl. Taxe - indică dacă taxa este inclusă în prețul articolelor facturate.


Scadențe Factură

Tab-ul Scadente se foloseste pentru a vizualiza sau defini un termen de plată de tip "Scadențar" pentru o factură și va conține câte o înregistrare pentru fiecare plată scadentă. Detalii în Termene de Plată. Sunt disponibile următoarele câmpuri:
  • Data Scadentă, Valoarea de Plată - data scadentă și valoarea de plată;
  • Data Discount, Valoare Discount - se poate defini un discount valoric și data până la care este valabil;
  • Buton Validare - se apasă după adăugarea tuturor înregistrărilor în tab-ul Scadențe. Procesul de validare asigură că suma valorilor de plată alocate este egală cu valoarea totală de pe factură;
  • Valid - indică faptul că înregistrările de scadențe au fost validate cu succes.

Scadențe multiple pe document (18.09)

Începând cu versiunea 18.09 - 1050774, a fost implementat un tab de scadențe multiple pe Comenzi Client + Factură Client.
Generarea Scadențelor multiple pe Comandă/Factură se poate face doar dacă pe document se selectează o scadență (Termen de Plată) cu bifa "Necesită Generare Scadențe pe document". Doar în acest caz, procesul (butonul) de "Generează Scadențar" devine activ. 

Procesul permite generarea de rate=scadențe multiple folosind următorii parametri:
  • Dată start - data cu care se va genera prima scadență;
  • Tip perioadă: luna - se generează doar rate lunare;
  • Interval: distanța (luni calendaristice) dintre 2 rate;
  • Nr. Rate: număr rate la care se va împărți [Total General Document  - Avans];
  • Avans %: dacă se completează atunci prima rată va avea rolul de avans, calculat ca % din Total General.
Preluare Scadențar pe Factura Client

Scadențarul poate fi generat pe Comanda Client și apoi va fi preluat pe Factura generată de pe comanda client.
În cazul livrărilor parțiale, scadențarul preluat de pe comandă, va fi recalculat proporțional cu cantitatea facturată și % din scadențar de pe comanda client.
în cazul în care pentru factura respectivă are loc o altă înțelegere atunci, dacă factura este generată în stare "În Pregătire"  - scadențarul se poate recalcula prin apăsarea butonului de  
"Generează Scadențar"  de pe factura client.