10.3.2. Introducere Avize

Deși în majoritatea cazurilor avizele de expediție sunt generate și finalizate automat fie cu ajutorul proceselor din SocrateCloud, fie în urma procesării unei comenzi client, s-ar putea să existe situații în care se dorește să se livreze cantități specifice. Fereastra Avize Expediție Client permite introducerea manuală a avizelor și legarea acestora de comenzi client. De asemenea, este posibilă și introducerea unei cantități livrate, indiferent de regulile de livrare și prioritatea comenzii. 

Fereastra Avize Expediție Client, localizată în meniul Vânzări -> Avize Expediție, se folosește pentru a vizualiza, modifica sau introduce avize de expediție. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

  • Societate, Titular
  • Tip Document - determină stările prin care trece documentul, documentele generate, planul de conturi folosit etc. Detalii în Tipuri Documente. Exemple de tipuri de avize de expediție:
    • "AE Oglindă" - aviz de expediție utilizat pentru tranzacții între societăți. Va genera un document oglindă. Detalii în Documente Oglindă;
    • "Aviz Expediție - fără factură" - acest tip de document va fi folosit pentru situațiile în care avizul generat nu este sau nu trebuie urmat de o factură;
    • "Aviz Expediție Indirect" - tip de document generat automat de pe comenzi de tip POS sau Gestiune;
  • Comandă - comanda client pe baza căreia a fost generat avizul;
  • Data Comanda - data documentului de pe comanda client asociată;
  • Nr. Aviz numărul documentului, generat în funcție de secvența de numerotare definită pe tipul de document. Detalii în Tipuri Documente
  • Data mișcare - data documentului;
  • Data contabilă - data folosită pentru înregistrarea tranzacțiilor în contabilitate;
  • DVE - se completează cu declarația vamală de export. Detalii în Declarații Vamale;
  • Client, Adresa, Contact - clientul către care se face livrarea;
  • Reprezentant - reprezentantul de vânzări; 
  • buton Crează Linii Din (v16.09) - permite selecția de linii de comandă din una sau mai multe comenzi client. Modificarea cantităților în cazul livrărilor parțiale se face după adăugarea pozițiilor pe avizul de expediție, în cadrul tab-ului de "Detalii Aviz";
Secțiunea Gestiune:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/10-vanzari/10-2-avize-client/introducere-aviz-expeditie-client/aviz_gestiune.PNG
  • Gestiunegestiunea din care se face livrarea;
  • PrioritateRegulă Livrare - sunt determinate de comandă client asociată și se folosesc pentru generarea automată de avize;
Secțiunea Expediție:

  • Mod Livrare - indică modul în care vor fi livrate produsele: "Livrare", "Pickup", "Transport". Dacă se selectează "Transport" vor fi disponibile următoarele câmpuri:
    • Transport - transportatorul responsabil cu livrarea;

    • Nr. Trasabilitate - număr de urmărire curier, folosit pentru integrarea cu aplicațiile web de curierat;
    • Generează Colet - buton folosit pentru a genera un colet pe baza avizului de expediție. Coletele pot fi generate atât pe baza avizelor cât și pe baza confirmărilor de livrare. Acestea se gestionează folosind fereastra Colete, localizată în meniul Vânzări -> Avize de Expediție și se folosesc pentru a centraliza informații legate de livrare, obținute prin integrare cu aplicația web a curierului;
    • Nr. Colete (întreținut de utilizator) - numărul de colete generate pe baza avizului de expediție;
      • începând cu v18.12 această informație este preluată automat din WMS, dacă este activă componenta SCWI (Socrate Cloud Warehouse Inteligence)
      • informația din acest câmp este preluată în procesele de generare AWB-uri, în câmpul Număr colete (dacă procesul respectiv are această coloană, funcție de fiecare curier). Necesită componentă SRPD activă.
  • Termeni Livrare - termeni de livrare internaționali (INCOTERMS);
  • Regulă Transport indică metoda utilizată pentru calculul cheltuielilor de transport. În cazul de față, singura valoare disponibilă este "Transport inclus";
  • Mijloc Transport, Nume Delegat, C.I. Delegat, Nr. Auto -  - resursă de tip "mijloc de transport", alocată avizului de expediție și informații adiționale despre mijlocul de transport folosit. Detalii în Mijloace de transport;
Începând cu versiunea 19.05 câmpurile Mod Livrare și Transportator rămân deschise și după ce avizul este finalizat, atât timp cât câmpul Nr. Trasabilitate nu este completat (nu a fost generat un AWB). Astfel se poate modifica transportatorul în cazul în care informațiile nu sunt completate din comanda client sau când livrările sunt generate direct din WMS.


Secțiunea Urmărire Livrare:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/10-vanzari/10-2-avize-client/introducere-aviz-expeditie-client/aviz_urmarire.PNG

  • Dată Propusă - data la care este planificat a fi livrat, încărcat în mașină Avizul de Expediție (bunurile livrate);
  • Data Livrare - data în care este ridicat conținutul avizului de către transportator;
  • Data Încărcare, Data Descărcare - 
  • Referință recepție client (întreținut de utilizator) - comentariu/indicație legată de recepția articolelor, în urma livrării;
  • Dată Recepție Client (întreținut de utilizator) - data la care au fost recepționate articolele de către client;
  • În Tranzit - avizul de expediție este în tranzit - livrat și nerecepționat. Tranzacția va fi completă în urma confirmării;
  • În Dispută - documentul este în dispută. Se pot folosi sesizări pentru urmărirea detaliilor;
  • Data Gestiune - data confirmării avizului de expediție (pentru confirmări de tip "Pick/QA");
  • Data Recepției - data în care fost procesat avizul de expediție;
  • Data Finalizării - câmp neafișat pe fereastra standard, reprezintă data la care a fost finalizat documentul. Este util în analiza termenilor de livrare, fiind folosit ca metrică în SocrateBI, disponibil din versiunea 17.07.
Secțiunea Referințesunt afișate dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de baza (e.g. Proiect, Campanie, Activitate etc.). Detalii în Scheme Contabile.

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/10-vanzari/10-2-avize-client/introducere-aviz-expeditie-client/aviz_referinte.PNG

Secțiunea Stare:


  • Tip mișcare - indică tipul documentului (determină secvența documentului și regulile de procesare);
  • Buton Generează Confirmări - procesul generează confirmări pentru avizul de expediție. Confirmările sunt documente ce trebuie procesate (finalizate) pentru a putea procesa avizul. Detalii în Confirmare livrări;
  • Stare document - indică starea curentă a documentului:
    • Stare Inițială: "Drafted" - documentul este în curs de definire. Se poate modifica sau șterge;
  • Buton Acțiune Document - se folosește pentru schimbarea stării documentului. Acțiunile disponibile sunt: "Finalizează", "Anulare", "Storno", "Închidere";
    • "Finalizează" 
        • Stare Document: "În Progres" - indică faptul că în urma finalizării sau în urma procesului Generează Confirmări, documentul a generat confirmări. Pentru a trece în starea "Finalizat", confirmările trebuie la rândul lor finalizate. Nu mai poate fi modificat sau șters;
        • Stare Document: "Finalizat" - documentul și-a produs efectele în sistem. Nu mai poate fi modificat sau șters;
      • avizul își va produce efectele în sistem:
      • avizul va trece în starea "Finalizat" și stocul din gestiune va fi actualizat, 
      • în funcție de tipul de document, avizul poate trece în starea "În Progres" și vor fi generate confirmări;
    • "Anulare", "Storno" -> Stare Document: "Anulat", "Stornat" - au fost anulate toate efectele documentului în sistem;
      • anulează efectele produse la finalizarea avizului prin înregistrarea unei tranzacții cu efecte opuse, folosind aceiași dată (Anulare) sau cu data curentă (Storno) și starea "Stornat"
      • începând cu v15.05 mesajul de confirmare pentru anulare va indica generarea unui retur sau a unei confirmări de retur, în funcție de tipul de document folosit;
      • pentru situația în care de pe avizul sursă s-au generat recepții în oglindă, atunci mesajul indică faptul că și de pe avizul obținut prin anulare se vor genera recepțiile aferente în oglindă!
    • "Închide" - Stare Document: "Închis" - documentul a fost închis și nu se mai poate aplica nici o altă acțiune document. Pe baza documentelor închise nu se mai pot genera alte documente.
      • determină închiderea definitivă a documentului. 
      • închiderea se poate realiza doar dacă nu există documente neprocesate legate. 
      • pentru a vizualiza documentele legate se apasă butonul Detaliere Încrucișată  de pe toolbar.
  • Stare - începând cu v16.09 antetul avizelor poate avea stări (a nu se confunda cu stări document), iar pe baza acestora pot fi afișate și gestionate pe tabloul de bord K-Boards AC. Detalii în Tablouri de bord;
Avizul expediţie client ține cont de limita de credit stabilită pentru un client şi de starea creditului. Detalii în Definire Terți
În momentul în care creditul clientului ajunge în stările Credit Hold sau Credit Stop, în momentul finalizării documentului acesta va intra în starea "Blocat Limită de Credit", utilizatorul primind un mesaj de atenționare cu referire la soldul clientului. Din această stare avizul poate fi:
  • Finalizat, după ce se soluționează starea creditului;
  • Anulat sau Închis.
Secțiunea Comentarii - începând cu v16.12 la introducerea și salvarea unui text în câmpul Comentarii interne, se va genera o înregistrare Read Only în tab-ul Comentarii cu textul respectiv, împreună cu utilizatorul și data la care a fost introdus. Comentariile nu se salvează pe antet:

Detalii Livrări

Tab-ul Detalii Livrări se folosește pentru a gestiona articolele livrate. Sunt disponibile următoarele câmpuri: 

  • Livrare/Recepiție
  • Detaliu Comandă - linia de pe comandă pe baza căreia a fost generată linia de aviz;
  • Nr rând
  • Celula - celula din care este livrat articolul. Când avizul este generat automat, celula este determinată astfel (pentru o gestiune FIFO, fără bifa Blocare stoc negativ):
    1. Se ia celula cu prioritatea cea mai mare care are în stoc cantitatea disponibilă e articol cea mai mare;
    2. Dacă nu se găsește o celula la pct. 1 (articolul nu are niciodată stoc în nici o celulă a acelei gestiuni) atunci se ia celula cu prioritatea cea mai mare și pentru care a fost definită o legătură cu articolul (fie direct în câmpul "Celula" de pe master Articol fie în tab Locator de pe Articol)
    3. Dacă nu se găsește o celulă la pct. 2 atunci se ia celula cu bifa Implicit;
  • Articol, Instanța Set Proprietăți - articolul livrat;
  • Generează Livrabil - dacă se bifează, finalizarea avizului de expediţie va duce la generarea de livrabile. Detalii în Livrabile.
  • Stare - începând cu v16.09 detaliile avizelor pot avea stări, iar pe baza acestora pot fi afișate și gestionate pe tabloul de bord K-Boards AC. Detalii în Tablouri de bord;
  • Cantitate introdusă - cantitatea de articol livrată, în unitatea de măsura selectată;
  • UM - dacă s-a definit o conversie a unității de măsură pentru articol, atunci se poate selecta o altă unitate de măsură din câmpul listă;
  • Cantitate Mișcată - cantitatea de articol livrată;
  • Cantitate Ridicată, Cantitate Confirmată, Target CantitatePierdere - evidențiază discrepanțe între cantitățile de pe aviz și cele de pe confirmări. Detalii în Confirmare livrări;
  • DescriereÎncepând cu v19.01, în câmpul Descriere din detalii Avize Expediție Clienți se va aduce automat textul din câmpul Notă document de pe Articol,dacă acesta are text scris.
Secțiunea Referințe - conține dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de bază (e.g. Proiect, Campanie, Activitate etc.). Detalii în Scheme Contabile.

Ferestre secundare:
  • Tab Descărcare AC-FC - afișează asocierea aviz-factură;
  • Tab Confirmări - afișează confirmările asociate;
  • Tab Proprietate - afișează instanțele de articol folosite în tranzacțiile de stoc generate;
  • Tab Tranzacție Stoc - așează tranzacțiile de stoc generate în urma procesării avizului.

Centralizator Avize Expediție / Facturi

Începând cu versiunea 16.12 a fost creată o fereastră nouă denumită "Centralizator Avize Expediție/Facturi" care conține majoritatea informațiilor de pe antet aviz de expediție plus câteva informații despre factura, facturile legate de acest aviz.

Rolul acestei fereastre este acela de a obține un centralizator cu Avizele de Expediție + Facturile Client aferente acestora. Acest centralizator se tipărește și predă agentului livrator pentru a obține confirmarea scrisă de la client că i-a fost livrată marfa și că a recepționat de asemenea și factura.