10.2.4. Operare Comenzi

Procesare Comenzi Multiple

Procesul Procesare Comenzi Multiple, localizat în meniul Vânzări -> Comenzi Client, se folosește pentru a procesa comenzi în calup. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

  • Societate,Terț (client), Self-Service, Data Comandă - filtre de selecție pentru comenzile ce vor fi procesate;
  • Tip Document Dest - vor fi procesate doar comenzile de acest tip;
  • Stare Document - vor fi procesate doar comenzile din această stare;
  • Acțiune Document - se selectează o acțiune document ce va fi aplicată documentelor. Acțiunea trebuie sa corespundă stării selectate. De exemplu, pentru un document în starea "Drafted" se pot selecta acțiunile "Pregătire" sau "Finalizat", dar nu "Anulare";
Se apasă butonul Start pentru a procesa comenzile conform parametrilor selectați.

Tipărire Comenzi

Comenzile pot fi tipărite selectând butonul Tipărire 
 din bara de unelte. Documentul tipărit este determinat de tipul comenzii. De exemplu:
  • Comandă POS - clientul a făcut deja plata comenzii. Deci, nu mai are nici un sens să se tipărească comanda pentru client, dar va trebui tipărită factura;
  • Comandă Standard  - produsul va fi livrat și clientul va primi nota de plată. Documentul tipărit va fi confirmarea comenzii;
Obs: 
  • documentul tipărit poate fi vizualizat înaintea tipăririi doar dacă această opțiune a fost selectată în meniul Unelte -> Preferințe Utilizator
  • Informația completată în  Descriere linie comandă client poate fi tipărită DOAR dacă:
    • se utilizează coloana Name (Product) care afișează  Denumire Articol + Descriere Articol și în acest caz se tipăresc și liniile de comandă care conțin doar explicații (nu au articolul completat)
    • linia de comandă are completat ori articol ori divers și pe format detalii comandă se utilizează coloana Descriere. 

Formatul utilizat este determinat de formatul definit pentru acest tip de document. Limba și formatul de dată sunt determinate de caracteristicile multi limbă ale documentelor și de limba setată pentru client. 

Începând cu v17.02 pe formatele de tiparire standard au fost adaugate urmatoarele coloane:
  • OBP_IBAN - IBAN-ul contului completat pe comandă sau de pe ultimul cont definit pentru terț; 
  • OBP_Bank_ID - banca contului completat pe comandă sau de pe ultimul cont definit pentru terț; 
  • OBP_AccountNo - numărul  contului completat pe comandă sau de pe ultimul cont definit pentru terț; 
Începând cu v17.06 pe formatele de tiparire standard au fost adaugate urmatoarele coloane:
  • PriceActualNoEcoTax_Preţ Unitar Fără Taxă Verde
  • PriceActualNoTaxNoEcoTax_Preţ unitar fără TVA şi Taxă Verde
  • PriceEnteredNoEcoTax_Preţ fără Taxă Verde
  • PriceEnteredNoTaxNoEcoTax_Preţ introdus fără TVA şi Taxă Verde
  • EcoTax_Val. Taxă Verde
toate aceste prețuri sunt calculate pornind de la Preț Standard Comandă - Valoare Netă Ecotaxă - asociată articolului prin completarea coloanei Taxă Verde(vezi fereastră Taxă Verde).
Aceste coloane au apărut pentru a emite oferte cu prețuri care nu includ Ecotaxa.


Detalii în Rapoarte.

Conversie Ofertă

Procesul Conversie Ofertă, localizat în meniul Vânzări -> Comenzi Client, se utilizează pentru a converti o ofertă sau propunere într-o comandă client. În urma rulării procesului oferta sau propunerea este rezervată și opțional poate fi închisă. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/10-vanzari/10-1-comenzi-client/10-1-4-operatiuni-comenzi/Conversie%20Ofert%C4%83.png
  • Comandă - se selectează din listă o ofertă sau o propunere;
  • Tip Document - se selectează tipul comenzii generate;
  • Data Document - se selectează data ce va fi folosită pe comanda generată (va fi utilizată implicit data curentă);
  • Închide document - se bifează dacă se dorește închiderea ofertei/propunerii;
Se apasă butonul Start pentru a face conversia ofertei. Oferta trebuie să fie în stare "În Pregătire" pentru a putea genera Comanda Client. Comanda client generată va avea starea: "In Progress" și același număr ca oferta.

Recalcul Preț Comandă/Factură

Pentru a recalcula prețul de pe o comandă sau factură cu valorile de pe o listă de prețuri actualizată se folosește procesul Recalcul preț Comandă/Factură, localizat în meniul Vânzări -> Comenzi Clienți.  Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 
  • Comandă, Factură - se selectează comanda sau factura pentru care se vor recalcula prețurile. Se vor putea selecta doar documente cu starea "În Progres";
Se vor recalcula prețurile din fiecare linie (detaliu) a documentului pe baza celei mei recente liste de preturi existente. După finalizarea procesului va apărea o fereastră de dialog care arată numărul comenzii sau facturii pentru care s-a recalculat prețul, valoarea totală veche și valoarea totală nouă.

Adăugare Cost Transport

SocrateCloud permite calculul automat al costului de transport pentru o comandă în funcție de greutate, volum și categorie de transport și adăugarea acestuia pe comandă. Pentru a putea folosi această funcționalitate va trebui sa efectuați următorii pași:

1. Definire Categorie Transport
Categoriile de transport reprezintă un nivel de clasificare entităților de transport din SocrateCloud. Acestea se definesc în fereastra Categorii Transport, localizată în meniul Articole

2. Definire Transportator și Tarife
Transportatorii reprezintă furnizori de servicii transport. Un furnizor poate fi definit ca și transportator folosind fereastra Transportatori, localizată în meniul Articole. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/10-vanzari/10-1-comenzi-client/10-1-4-operatiuni-comenzi/Transportatori.png
  • Furnizor - se selectează un terț;
  • URL Transabilitate - adresă web folosită pentru conectarea la aplicația transportatorului selectat (pentru integrare cu aplicații de curierat);
Tarifele pe baza cărora se va determina costul transportului se introduc în tab-ul Tarife Transport. Se introduce câte o înregistrare pentru fiecare tarif aplicabil în funcție de greutate, volum și categorie de transport. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

  • Categorie Transport - se selectează o categorie de transport, definită la pasul 1;
  • Valid de la - data din care se aplică acest tarif. Pentru determinarea prețului vor fi folosite tarifele cu o dată cât mai recentă;
  • Valoare transport, Valuta - valoarea tarifului, în valuta selectată;
  • Weight Limit, UM pt Greutate - greutatea maximă pentru care se aplică acest tarif, în unitatea de măsură selectată;
  • Volume Limit, UM pt Volum - volumul maxim pentru care se aplică acest tarif, în unitatea de măsură selectată;
  • Țara, Regiune, Destinație - informativ, țara și județul plecare și respectiv, destinație pentru care se aplică acest tarif;
Intervalul de greutate și volum pentru fiecare tarif este determinat astfel:
  • Limită superioară = volumul și greutatea limită de pe înregistrarea curentă;
  • Limită inferioară = valorile cele mai mari pentru volumul și greutatea limită de pe restul înregistrărilor, dar mai mici decât cele de pe înregistrarea curentă;
  • Dacă volumul și greutatea nu se încadrează în nici un interval, tariful implicit va fi 0.
Observații:
  • Pentru a se putea determina intervalul, articolele de pe comandă trebuie sa aibă definite atât greutatea cât și volumul, folosind câmpurile corespunzătoare din fereastra Articole.
  • UM pt. Greutate și UM pt. Volum trebuie sa fie aceleași cu cele din fereastra Titular, tab-ul Info Titular sau sa aibă conversii definite;

3. Definire Articol Transport
În fereastra Articole, localizată în meniul Articole, se definește un serviciu cu urmatoarele proprietăți:
  • Tip Articol = "Serviciu";
  • Categorie Transport = categoria de transport definită la pasul 1. Pentru a putea selecta categoria de transport:
    • se setează tipul articolului "Produs";
    • se selectează categoria de transport;
    • se resetează tipul articolului "Serviciu";
4. Rulare Process de Adăugare Cost Transport
Procesul este disponibil pentru comenzi standard. În fereastra comenzii, pentru a activa butonul Adaugă cost transport la comandă, se completează următoarele câmpuri:
  • Mod Livrare = "Transport";
  • Transport = transportatorul definit la pasul 2;
  • Categorie Transport = categoria de transport definită la pasul 1;
Obs: pentru a activa butonul, detaliile ce pe comandă nu trebuie sa conțină articole ce aparțin unei categorii de transport;

Se apasă butonul Adaugă cost transport la comandă după care, se selectează articolul de transport definit la pasul 3. Se apasă Start pentru rularea procesului. O linie va fi adăugată pe comanda client cu următoarele valori:
  • Preț = valoarea tarifului conform intervalului de greutate și volum definit la pasul 2;
  • Articol = articolul de transport definit la pasul 3, selectat ca și parametru la rularea procesului.

Înregistrare Încasări pe Comandă

Există două metode pentru asocierea unei încasări la o comandă client:
  1. Direct din fereastra de comandă;
  2. Se leagă o plată existentă de comandă folosind fereastra Încasări și Plăți. Se completează următoarele câmpuri:
    • Tip Document = "Încasare"
    • Cont Bancar = contul bancar în care se înregistrează încasarea;
    • Terț = clientul;
    • Valoare plată, Valută = suma încasată;
    • Comanda - se selectează comanda. Vor fi afișate comenzile de tip "Comandă Preplătită" care au la starea documentului "Așteptare plată"
    • Detalii în Încasări și Plăți.
Pentru a face încasarea direct de pe comandă: 
  • Se apasă butonul Metodă de Plată .Va apărea o fereastră de dialog cu informații referitoare la metoda de plată;
  • În funcție de metoda de plată selectată fereastra va afișa câmpurile necesare pentru a defini o încasare;
  • Se apasă OK pentru a salva încasarea. 
Observații: 
  • în urma înregistrării unei plăți pe o comandă preplătită, aceasta va fi finalizată automat și vor fi generate documentele aferente (aviz, factură). Pentru a vizualiza documentele asociate comenzii se apasă butonul Detaliere Încrucișată    de pe bara de unelte; 
  • factura se generează cu data contabilă de pe încasare;
  • Încasarea este conciliată automat şi legată de factura generată;
  • Concilierea poate fi vizualizată în tab-ului Concilieri.

Generare Încasări

Începând cu v16.09, prin intermediul formularului Generare Încasări, este posibila înregistrarea de încasări direct de pe comenzi client:
  • formularul este disponibil pe urmatoarele tipuri de comenzi: Comanda Preplătită, Comanda Preplătită - Standard, Credit Order;
    • începând cu v16.11 formularul este disponibil pe toate tipurile de comenzi client;

  • Data Tranzacție (obligatoriu) - data cu care va fi înregistrată plata; 
  • se introduce plata ca și valoare fixă sau ca și procentaj din totalul comenzii:
    • Val Plata % - valoarea încasată va fi egala cu Valoare Sold * Val Plată % / 100;
    • Valoare Plată - valoarea încasată va fi egala cu Valoare Plată;
  • pentru a indica modalitatea de plată utilizată, se completeaza câmpurile disponibile în secțiunile:
https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/10-vanzari/10-1-comenzi-client/10-1-4-operatiuni-comenzi/inregistrare.PNG
    • Numerar - se completează valoarea încasată și registrul de casă pe care este înregistrată; Se poate face încasări doar în Caseria definită pe societatea comenzii client. Nu se pot emite comenzile pe o societate și genera încasarea pe altă societate.
      • începând cu v17.09 registrul de casă se completează cu registrul definit pe societatea documentului, cu bifa de implicit.
    • Card, Ordin de Plată, CEC - se completează valoarea încasată, contul bancar și numărul documentului de plată;
  • se pot utiliza mai multe modalități de plata simultan, iar la procesare se va genera câte un document pentru fiecare secțiune completată;
  • nu se pot înscrie valori negative în câmpurile Card, CEC
  • sunt disponibile următoarele câmpuri cu rol informativ:
    • Comanda - comanda pentru care se realizează încasarea;
    • Total General - valoarea totală a comenzii;
    • Valoare in Sold - valoarea rămasă neplătită - ca diferență între totalul general al comenzii și toate încasările de pe toate facturile client generate de pe această comandă;
    • Val Încasată - valoarea care va fi încasată la procesarea formularului;
    • Rest de Încasat = Valoare Încasată - totalul valorilor completate în secțiunile Numerar, Card, Ordin de Plata și CEC;
      • reprezintă valoarea pentru care nu s-a specificat o modalitate de plată;
      • formularul poate fi procesat doar dacă Rest de Încasat = 0;
  • secțiunea Proforma
    • Tip Document - tipul de document utilizat pentru factura proformă;
      • "Facturi Clienți" (v16.10) - dacă se selectează și se face încasarea integrală a comenzii (sau a soldului acesteia), comandă va fi facturata și livrată automat;
        • in cazul în care a fost încasat un avans initial, se va face și stornarea avansului respectiv;
        • factura și avizul vor fi generate doar în cazul în care există pe stoc cantitățile ce urmează a fi livrate;
        • în cazul unei gestiuni cu auto-alocare în cutii trebuie ca toată marfa sa fie alocată în cutie înainte de a fi rulat procesul de încasare cu facturare integrală. Sistemul nu verifică stocul disponibil pe cutie, ci doar disponibilitatea de stoc pe gestiune. Dacă produsele nu au fost alocate initial în cutie, sistemul va aloca cu minus respectivele cantități pe cutia alocată comenzii. Ca mod de lucru se poate goli cutia de aceste cantități prin procesul Golește/Mută cutia din fereastra Gestiuni și Locații, tab Cutii.
      • "Proforma" -  permite generarea facturi proforma pe baza avansului înregistrat;
    • Divers - diversul utilizat pentru înregistrarea avansului; din v17.09 câmpul este activ doar pentru tip document "Proforma";
    • Acțiune Document - acțiune document aplicată facturii la generare;
    • Tipărire Directă - dacă se bifează, factura generată va fi tipărită direct de la imprimantă, fără previzualizare PDF;
    • Tipărire Bon Fiscal - dacă se bifează, un bon fiscal va fi tipărit pentru avansul înregistrat;
    • Buton Procesare - generează plăți și le alocă automat la comanda, pe baza informațiilor completate în câmpurile descrise mai sus;
  • Sectiunea Alocări afiseaza informații despre plățile deja alocate la comandă:
https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/10-vanzari/10-1-comenzi-client/10-1-4-operatiuni-comenzi/alocari.PNG

Generare COF din Comenzi Clienți (proces)

Procesul Generare COF din Comenzi Clienți, localizat în meniul Vânzări -> Comenzi Client permite generarea de comenzi furnizor din comenzi client.  Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 


https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/08-aprovizionare/84comanda-furnizor/841inregistrare-comanda-furnizor/COF%20din%20COC.png
  • Data comandă (de la - până la) - determină intervalul de timp folosit pentru a selecta comenzile care trebuie utilizate pentru generarea comenzilor furnizor;
  • Terț - folosit pentru restricționarea comenzilor client numai pentru un anumit terț;
  • Furnizor - comenzile vor fi generate numai pentru pentru articolele cu furnizorul respectiv;
  • Comanda - se selectează o comanda client, dacă se dorește generarea comenzilor furnizor dintr-o anumită comandă client;
  • Livrări Directe - se selectează da pentru  a genera comenzi cu livrări directe (livrarea către client se face din gestiunea furnizorului);
Se apasă butonul Start 
pentru a începe procesul. 

Reguli de obținere:
  • societatea de pe comanda client determină societatea de pe comanda furnizor;
  • vor fi generate comenzi furnizor numai pentru acele articole care au definit un furnizor în tab-ul Aprovizionare, fereastra Articole.
  • dacă s-a definit un tip document implicit pentru comanda furnizor, atunci el este folosit în locul celui definit la nivel de titular;
  • vor fi generate comenzi furnizor pentru acele articole din comanda client care au un furnizor, cu o listă de prețuri furnizor validă;
  • valutele pot fi diferite. 

Aplică Discount  pe Comandă

Începând cu versiunea 16.11 a fost dezvoltat un proces de calcul discount procentual la nivel de comandă și aplicare pe liniile de comandă în prețul standard, după cum urmează:
  • Calcul și aplicare discount în baza unei scheme de discount de tip breaks / Nivel cumulativ: Document. Pentru detalii vezi Schema de Discount (Terți). Procesul funcționează conform următoarelor reguli:
    • Procesul este apelabil de pe antet comandă client și are efecte asupra detaliilor de comandă, câtă vreme:
      • Total General Comandă se încadrează în unul din pragurile din Schema de Discount asociată clientului (tab client / Schemă Discount) sau a celei selectate ca parametru în Proces. 
      • de această comandă nu sunt legate alte documente
    • Procesul va putea rula și doar în mod simulare. Pentru a nu se aplica se va deselecta  parametrul  "Simulare".
    • Bază calcul discount: Sumă de Valoare cu TVA inclus linii comandă client cu precizarea că se  consideră doar produsele stocabile mai puțin:
      • acele produse pentru care s-a aplicat deja un discount (coloana discount din linie comandă) - bifa de "Excludere Promoții"
      • produsele de tip servicii 
    • Procentul de discount determinat (se compară Total General Comandă cu pragurile de valorice introduse în Schema de Discount) se va aplica doar asupra pozițiilor de comandă care au intrat în bază calcul discount, direct în prețul de vânzare (standard)
    • Ca urmare a rulării procesului sunt fi afișate următoarele informații:
      • Procent Discount aplicabil
      • Valoare Bază Calcul Discount 
      • Valoare discount comandă=Bază * % Discount
      • Total General Comandă Client după aplicare discount 
      • Pe antet comandă au fost  introduse următoarele coloane:  
      • Procentul de discount aplicat
      • Valoarea discountului = total linii (cant * pret lista) - total linii (cant * pret standard)
  • Aplicare discount prin introducere manual procent discount în parametru proces "Aplicare discount"

Redeschidere Comandă

Procesul Redeschidere Comandă readuce o comandă din starea Închis înapoi in starea Finalizat, iar pe liniile comenzii actualizează cantitatea comandată: Cantitate Comandată = Cantitate Introdusă.
  • începând cu v16.12 procesul zerorizează cantitatea de vânzări pierdute;