10.2.2. Tipuri de Comenzi

În SocrateCloud sunt predefinite șase tipuri de comenzi client și se pot de asemenea defini propriile tipuri. Tipul comenzii determină succesiunea comenzilor și denumirea, care pot fi traduse dacă se folosesc documente în mai multe limbi. Mai mult, tipul comenzii indică tipurile de documente care vor fi generare plecând de la această comandă, pe fluxul de vânzare.

Se poate face distincție între diferite tipuri de comenzi, de exemplu: vânzare en-gros, export, POS etc. Deci se pot crea tipuri specifice de comenzi pentru fiecare situație. În funcție de tipul comenzii derivă planul de conturi folosit. Ținând cont de aceasta se poate face și raportarea. 

Următoarele tipuri de comenzi sunt predefinite. Ele pot fi redenumite în funcție de preferințe:
  • Propunere - ofertă nelegată, fără rezervare de stoc, care se poate converti manual în orice alt tip de document vânzare;
  • Ofertă - ofertă legată, care în mod automat rezervă stocul și poate fi convertită în orice alt tip de document vânzare;
  • Comandă Standard - în mod automat rezervă stocul. Avizul de expediție și factura se generează manual;
  • Comandă Gestiune - produsele sunt ridicate pe bază de note de livrare. Acest tip de comandă generează automat un aviz de expediție sau o dispoziție de livrare. Facturile se generează manual. Avizul se poate tipări direct din fereastra Comenzi Clienți;
  • Comandă Credit - produsele sunt ridicate pe baza unei facturi. Acest tip de comandă generează automat avizul de expediție și factura. Odată ce produsul a fost plătit se introduce manual încasarea;
  • Comandă POS - acest tip de document este mai flexibil. Produsele sunt ridicate din depozit pe baza facturii și opțional, plătite. Acest tip de comandă generează automat avizul de expediție și factura. În cazul modalității de plată "Numerar" se generează și încasarea facturii în registrul de casă aferent societății de pe document, cu bifa de Implicit, la data documentului. 
  • Comandă Preplătită - factura este plătită înainte de expedierea produselor. Plata trebuie făcută direct pe baza comenzii sau comanda trebuie legată de plată. După plată, se generează automat factura și avizul de expediție.
    • Comenzile Preplătite se utilizează atunci când articolele sunt plătite înainte de a genera factura sau avizul de expediție. Aceasta situație se întâlnește de regulă în cazul tranzacțiilor de vânzare efectuate prin intermediul Web Store. 
    • Diferența dintre o comandă preplătită și o comandă standard este vizibilă atunci când se finalizează documentul. Inițial o comandă preplătită va avea Tip Document Dest = "Comandă Preplătită" și Stare Document = "Drafted". Se apasă butonul Finalizează pentru a procesa documentul. 
    • Nu se vor putea genera avize de expediție sau facturi de pe această comandă până când nu se va face plata sau se va schimba tipul comenzii (Tip Document Dest) iar starea documentului va fi Așteptare plată. 
    • Detalii privind inregistrarea platii in Operare Comenzi;
  • Comandă Preplătită - Standard - începând cu versiunea 16.09 a apărut un nou tip de document, o variantă a "Comenzii Preplătite". Diferența constă în faptul că în momentul operării plății (parțiale sau integrare) la comandă nu se mai generează automat Aviz de Expediție respectiv Factură Client. Comanda Client trece în stare Finalizat iar de aici se comportă ca o comandă client standard urmând a fi livrată, facturată folosind procesele  specifice.

Când s-a finalizat comanda care a generat automat alte documente, selectarea butonului Tipărire din bara de unelte va tipări documentele generate fără a fi nevoie de deschiderea altei ferestre. Spre exemplu:
  • Dacă se lucrează cu comandă gestiune (factura va fi trimisă), la apăsarea butonului Tipărire se va tipări avizul de expediție care a fost generat automat. Avizul se generează la data comenzii, dacă se specifică în definirea tipului de document Comanda Gestiune, în fereastra Documente(Tipuri ), câmpul Data document livrare generat.
  • Dacă se lucrează cu Comanda POS (se face plata şi se iau produsele), la apăsarea butonului de Tipărire se va tipări Factura care a fost generată automat. Acesta este documentul specific care se predă clientului. Factura se generează la data comenzii, dacă se specifică în definirea tipului de document Comanda POS, în fereastra Documente(Tipuri ), câmpul Data factură generată. În caz contrar factura generată va avea data curentă. Registrul de casa unde se va genera încasarea, se stabilește de asemenea, în definiția tipului de document POS - fereastra Documente(Tipuri )
Dacă pentru tipul respectiv de comandă, nu s-a specificat tipul de document generat (tipul de Aviz de Expediție sau tipul de Factură Client), atunci procesele standard de generare a documentelor pe flux, nu vor genera Avize sau Facturi pentru acest tip de Comandă Client.

Când un Aviz de expediție este generat automat se presupune că produsul este în stoc și se ajustează stocul. Dacă nivelul stocului este mai mic decât cantitatea comandata pe aviz atunci cantitatea pentru produsul respectiv va fi negativă. Acesta poate fi ajustată prin inventar faptic.

Documentele generate sunt condiționate de legătura Tip Documente - Regulă Livrare. Tabelul de mai jos ilustrează combinațiile posibile și efectele acestor asupra generării documentelor:

 Tip document/Regula Disponibilitate Forțează Linie Completă Manual Comandă Completă
 Comandă StandardSe generează, ulterior, aviz doar pentru cantitățile aflate pe stoc.Se generează, ulterior, aviz cu toate liniile comenzii, indiferent de cantitatea existentă pe stoc.Se generează, ulterior, aviz doar cu acele linii din comandă existente pe stocAvizul se introduce manual, prin selecția liniilor din comandăSe generează, ulterior, aviz doar dacă toate articolele din comanda sunt pe stoc
Comandă GestiuneSe generează aviz doar pentru cantitățile aflate pe stoc.Se generează aviz cu toate liniile comenzii, indiferent de cantitatea existentă pe stoc.Se generează aviz doar cu acele linii din comandă existente pe stocLa finalizare, comanda intra în starea Invalid, nu se generează AvizSe generează aviz doar dacă toate articolele din comanda sunt pe stoc. În caz contrar comanda intră în stare Invalid
Comandă CreditSe generează aviz și factură doar pentru cantitățile aflate pe stoc. Se generează aviz și factură cu toate liniile comenzii, indiferent de cantitatea existentă pe stoc.Se generează aviz și factură doar cu acele linii din comandă existente pe stocLa finalizare, comanda intra în starea Invalid, nu se generează Aviz, FacturăSe generează aviz și factură doar dacă toate articolele din comanda sunt pe stoc. În caz contrar comanda intră în stare Invalid.
Comandă POSSe generează aviz și factură doar pentru cantitățile aflate pe stoc, încasare pe valoare facturii generate.Se generează aviz, factură și încasare, cu toate liniile comenzii, indiferent de cantitatea existentă pe stoc.Se generează aviz, factură și încasare, doar cu acele linii din comandă existente pe stocLa finalizare, comanda intra în starea Invalid, nu se generează Aviz, Factură, ÎncasareSe generează aviz doar dacă toate articolele din comanda sunt pe stoc. În caz contrar comanda intră în stare Invalid