9.04. Inventar Fizic

Inventarul fizic permite gestionarea diferențelor dintre stocul scriptic și cel fizic. Pentru diferenţe se generează reglaje in/out similar cu bonurile de consum/primire. Procesul de inventariere cuprinde următorii pași:
  1. Se introduce un document nou în fereastra Inventar Fizic și se completează câmpurile disponibile;
  2. Se rulează procesul Propunere Inventar pentru a genera automat detaliile documentului (lista de inventariere);
  3. Se tipărește lista de inventariere:
    • varianta 1: în fereastra Inventar Fizic, click pe butonul de tipărire tip document 
      , sau
      • v15.12 - s-a adăugat o coloană suplimentară pentru tipărirea detaliilor inventarului, denumită "Preţ transfer". Este utilă pentru situaţiile în care se vrea listarea valorică a inventarului, inclusiv pentru poziţiile pentru care cantitatea numărată (fizică) este 0!
    • varianta 2: în fereastra Inventar Fizic, "dublu-click" pe tab-ul Detaliu Inventar
      • se apasă butonul Raport 
         
        din bara de instrumente;
    • se apasă Ok pentru a tipări lista;
    • detalii în Raportare;
  4. Listele de inventariere se completează de către persoanele care au efectuat inventarierea, cu cantitățile numărate;
  5. Înregistrare diferențe:
    • Se revine în fereastra Inventar Fizic și se înregistrează manual, pentru fiecare articol rezultatele inventarului în câmpul Cantitate Introdusă, din tab-ul Detaliu Inventar, doar acolo unde exista diferențe. Cant Fizică va prelua valoarea din câmpul Cantitate Introdusă la salvarea înregistrării;
    • OBS: Dacă s-a optat pentru generarea listei de inventariere cu opțiunea "Zerorizare stoc fizic = Zero", pentru ușurința completării cantităților numărate se poate folosi procesul Actualizare Cantități care va egaliza "Cant Fizică" cu "Cant scriptica", urmând apoi sa se actualizeze doar detaliile care au diferențe;
    • În cazul în care la inventarierea fizică au fost găsite articole care nu s-au găsit pe listele de inventar atunci:
      • se vor completa/trece pe lista de inventariere;
      • în fereastra Inventar Fizic, ele se vor adăuga manual în tab-ul Detalii Inventar;
  6. Finalizare Inventar:
    • După ce au fost operate toate diferențele se revine pe fereastra Inventar Fizic, secțiunea Stare și se finalizează documentul;
    • Valoarea stocului pentru fiecare articol inventariat va fi actualizată cu valoarea din câmpul Cant Fizică, tab-ul Detaliu Inventar;
    • Pe tot parcursul inventarierii fizice documentul va rămâne în starea "Draft".
Notă : Înainte de a incepe inventarul, trebuie verificat ca toate documentele din perioada pe care se face inventarierea să fie transferate (pentru ca valoarea inventarului să fie corectă).

Fereastra Inventar Fizic

În SocrateCloud, inventarul se operează din fereastra Inventar Fizic localizată în meniul Stocuri. Pentru a introduce un document de tip inventar se apasă butonul Înregistrare Nouă . Sunt disponibile următoarele câmpuri:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/09-stocuri/93inventariere/draft---inventariere/Fereastra%20Inventar%20Fizic.png
  • Nr. Document - numărul documentului (dacă nu este completat va fi generat automat de sistem);
  • Tip Document se selectează un sub-tip al documentului de bază: "Intrări/Ieșiri Stocuri". Detalii în Tipuri Documente;
  • Gestiune - se selectează gestiunea unde se face inventarul;
  • Data mișcare - data în care se face inventarul;
  • Data contabilă - data în care se înregistrează tranzacțiile contabile;
  • Terț - se selectează terțul responsabil de inventar;
  • Buton Propunere Inventar - pornește procesul folosit pentru a genera detaliile inventarului (lista de inventar);
  • Buton Actualizare Cantități - pornește procesul care va actualiza valoarea Cantitate Fizică de pe detalii la valoarea stocului scriptic sau 0, în funcție de preferințe;
Sectiunea Referințe conține dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de bază. Detalii în Scheme Contabile:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/09-stocuri/93inventariere/draft---inventariere/Referinte%20Inventar.png

Sectiunea Stare prezintă informații despre starea documentului (conform fluxului documentului):

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/09-stocuri/93inventariere/draft---inventariere/Stare%20inventar.png
  • Aprobat - indică dacă acest document are nevoie de aprobare înainte de a fi procesat;
  • Valoare Aprobare - valoarea de aprobare stabilită pentru document la nivel de flux. Detalii în Fluxuri;
  • Stare document - indică starea curentă a documentului.
    • Stare Initială: "Draft" - documentul este în curs de definire. Poate fi modificat sau șters;
  • Butonul Acțiune Document - se folosește pentru schimbarea stării documentului. Acțiunile disponibile sunt:
    • "Finalizează" ->  Stare Document: "Finalizat" - documentul și-a produs efectele în sistem. Nu mai poate fi modificat au șters.
      • documentul își generează efectele asupra stocului;
    • "Anulare" -> Stare Document: "Anulat" - toate efectele documentului în sistem au fost anulate;
      • dacă documentul este în starea "Draft", prin anulare se zerorizează cantitățile de pe document;
      • dacă documentul este în starea "Finalizat", prin anulare se generează un document identic, dar cu semn opus pe cantitățile din detalii, cu următoarele proprietăți specifice:
        • Data Document = data documentului anulat;
        • Stare Document = "Stornat"
        • Descriere = numărul documentului anulat;
    • "Storno - Corect" -> Stare Document: "Stornat"  - toate efectele documentului în sistem au fost corectate;
      • prin stornare se generează un document identic, dar cu semn opus pe cantitățile din detalii, cu următoarele proprietăți specifice:
        • Data Document = data curentă;
        • Stare Document = "Stornat"
        • Descriere = numărul documentului stornat;
    • "Închidere" -> Stare Document: "Închis"- nu se mai poate aplica nici o altă acțiune document. Pe baza documentelor închise nu se mai pot genera alte documente. Închiderea se poate realiza doar dacă nu există documente neprocesate legate.

Proces Propunere Inventar

Procesul se folosește pentru a genera automat detaliile inventarului. Acestea reprezintă lista de inventariere. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/09-stocuri/93inventariere/draft---inventariere/Proces%20Propunere%20Inventar.png

  • Celula - generează detalii pe inventar doar pentru articolele din această celulă;
  • Cod Celula, Cod Articol - generează detalii pe inventar doar pentru celulele/articolele care conțin în denumire sub-șirul introdus;
  • Categorie Articol - generează detalii pe inventar doar pentru articole din această categorie;
  • Terț deocamdată nefolosit - a nu se utiliza;
  • Stoc fizicgenerează detalii pe inventar doar pentru articole/instanțe cu stocul scriptic:
    • > 0 - mai mare ca "0";
    • < 0 - negativ. Este posibil ca stocul sa fie negativ în cadrul unei celule și "reglajul" să se regăsească în altă celulă;
    • = 0 - afișează doar articole cu stoc zero;
    • nu e 0 - afișează doar articole cu stoc diferit de zero;
  • Zerorizare Stoc Fizic:
    • Stoc Fizic - generează detalii de inventar folosind stocul scriptic. Câmpurile Cant Introdusă și Cant Fizică de pe detalii se vor inițializa cu valoarea stocului scriptic;
    • Zero - generează liste de inventar fără stocul scriptic. Câmpurile Cant Introdusă și Cant Fizică de pe detalii se vor inițializa cu valoarea 0;
  • Șterge înregistrări vechi/existente - dacă este bifat, procesul suprascrie listele de inventar generate/introduse anterior (pentru a preveni crearea de înregistrări duble)
Se apasă butonul Start pentru a rula procesul și a genera lista de inventariere.

Proces Actualizare Cantități

Procesul se folosește pentru a actualiza valorile din câmpul Cantitate Fizică de pe detalii, la valoarea stocului scriptic sau 0, în funcție de preferințe. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 


https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/09-stocuri/93inventariere/draft---inventariere/Proces%20Actualizare%20Cantit%C4%83ti.png

  • Zerorizare Stoc Fizic:
    • Stoc Fizic - câmpul Cant Fizică de pe detalii se va actualiza cu valoarea stocului scriptic;
    • Zero - câmpul Cant Fizică de pe detalii se va actualiza cu valoarea 0;
Se apasă butonul Start pentru a porni procesul de actualizare cantități.

Detalii Inventar

Detaliile de pe inventar reprezintă lista de inventariere. Detaliile pot fi introduse manual sau automat, folosind procesul Propunere Inventar. În tab-ul Detaliu Inventar se va introduce câte o linie pentru fiecare articol inventariat. Pentru a introduce o linie, se apasă butonul înregistrare nouă. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/09-stocuri/93inventariere/draft---inventariere/Detaliu%20Inventar.png

  • Celula se selectează celula unde se află articolul;
  • Articol, Instanta Set proprietăți - articolul și instanța acestuia;
  • Cantitate introdusă - se introduce cantitatea de articol numărată, în unitatea de măsură selectată;
  • UM dacă s-a definit o conversie a unității de măsură pentru articol, atunci se poate selecta o altă unitate de măsură din câmpul listă;
  • Cant fizică - cantitatea rezultată în urma inventarului. După finalizarea inventarului, aceasta va fi noua valoare a stocului;
  • Cant Scriptică - cantitatea de articol conform stocului din celulă;
  • Diferențe inventar - determină tipul de cont utilizat pentru înregistrarea diferențelor;
  • Are instanță - indică faptul că articolul respectiv este evidențiat pe instanțe pe toate tranzacțiile materiale;
Sectiunea Costuri:
  • Cost Unitar - costul unitar conform descărcării de gestiune pentru articolul selectat. Detalii în Costuri;
  • Valoare Cost se calculează automat după formula "cantitate introdusă * cost unitar";
Tab-ul Tranzacție stoc - afișează tranzacțiile de stoc generate în urma procesării documentului;
Tab-ul Proprietăți - afișează instanțele rezultate în urma procesării documentului.


Atenție!   Începând cu versiunea 17.11, a fost extinsă postarea detaliilor de inventar cu diferențe pozitive (plus de inventar). 
                Pentru articolele cu tranzacții anterioare este preluat ultimul cost unitar, inclusiv costurile ulterioare. 
                Pentru articolele fără tranzacții, este preluat costul introdus manual în detalii (în câmpul "Preț") ; fără acest câmp completat, documentul de inventar nu va putea fi transferat, sistemul neavând de unde să preia costul pentru articolele în cauză.
                Începând cu versiunea 19.03, dacă totuși există pe inventar articole noi (fără tranzacții anterioare) și fără preț completat, la transferul inventarului se va primi mesaj de eroare: "M_AttributeSetInstance_ID is Mandatory", cu indicarea liniei articolului generator de eroare.

Contabilitate

La postarea inventarului se aplică următoarele reguli de generare a tranzacției contabile:

    1. Dacă diferența cantitativă este negativă (minus de inventar) și este înregistrată cu tipul ”Diferență stoc”, atunci se aplică:

Debit: ”Diferențe Stoc (CNT)” = Credit: ”Active/Stocuri (CNT)”, unde:
Diferențe Stoc (CNT) se preia, în ordinea priorităților din: 
  • definiția contabilă a articolului, sau (începând cu v12.07)
  • definiția contabilă a categoriei articolului, sau  (începând cu v12.07)
  • definiția contabilă a gestiunii, sau
  • definiția schemei contabile, conturi implicite, secțiunea Gestiune.
Active/Stocuri (CNT) se preia din: 
  • definiția contabilă a articolului.

    2. Dacă diferența cantitativă este pozitivă (plus de inventar) și este înregistrată cu tipul ”Diferență stoc”, atunci se aplică:

Debit: ” Active/Stocuri (CNT) ” = Credit: ” Diferențe Stoc (CNT) ”, 

    cu aceleași reguli de determinare ca și la punctul 1.

    3. Dacă diferența cantitativă este negativă (minus de inventar) și este înregistrată cu tipul ”Valoare cheltuială”, care cere automat completarea unui ”Divers”, atunci se aplică:

Debit: ”Cheltuială Diverse” = Credit: ”Active/Stocuri (CNT)”, unde:
Cheltuială Diverse se preia din: 
  • definiția contabilă a diversului indicat pe rândul respectiv din inventar.
Active/Stocuri (CNT) se preia din: 
  • definiția contabilă a articolului.

    4. Dacă diferența cantitativă este pozitivă (plus de invetar) și este înregistrată cu tipul ”Valoare cheltuială”, care cere automat completarea unui ”Divers”, atunci se aplică:

Debit: ”Active/Stocuri (CNT)” = Credit: ”Venit Diverse”, unde:
Venit Diverse se preia din: 
  • definiția contabilă a diversului indicat pe rândul respectiv din inventar.
Active/Stocuri (CNT) se preia din: 
  • definiția contabilă a articolului.