8.5.1. Introducere Facturi

Facturi Furnizor

Fereastra Facturi Furnizor, localizată în meniul Aprovizionare -> Facturi Furnizor permite generarea, menținerea, introducerea și procesarea facturilor de la furnizori. Pentru a introduce o factură se apasă butonul Înregistrare nouă . Sunt disponibile următoarele câmpuri:

  • Societate
  • Tip Document - se selectează un sub-tip al documentului de bază: "Factura Furnizor". Detalii în Tipuri Documente;
  • Contract - factura poate fi asociată unui contract;
  • Comanda, Data comandă - se completează automat dacă factura este asociată unei comenzi;
  • Nr. Factura Furnizor - numărul documentului (dacă nu este completat va fi generat automat de sistem);
  • Referința Comandă - se poate introduce unui număr de referință pentru tranzacție (e.g. numărul contractului și data);
  • DVI - se introduce numărul declarației vamale de import asociate. Detalii în Declarație Vamală de Import;
  • Data Registru - data când documentul a fost înregistrat în societate. Dacă este completat, termenele de plată și discount-urile se calculează în funcție de această dată;
  • Data Contabilă data în care sunt înregistrate tranzacțiile contabile generate de o factură;
  • Data Facturată - data emiterii facturii;
  • Furnizor, Contact Furnizor, Adresa Furnizor - se selectează furnizorul;
    • începând cu v17.09, imediat după selecția furnizorului se poate apela procesul de validare a statutului acestuia din perspectiva înregistrării în scopuri de tva (doar pentru RO). Astfel, prin apăsarea butonului ”Validează C.U.I. pe factură” sistemul verifică statusul terțului la data facturii și răspunde prin completarea informației din câmpul alăturat, denumit ”Plătitor de TVA”. Valorile răspunsului pot fi:
      • Nevalidat - ca valoare implicită ce indică faptul că pentru această factură nu s-a apelat procesul de verificare;
      • Plătitor de TVA la data facturii (conform ANAF);
      • Neplătitor de TVA la data facturii (conform ANAF).
    • în funcție de acest răspuns operatorul poate decide dacă este cazul să intervină asupra cotelor de tva pe care sistemul le propune în mod automat sau nu.
    • începând cu v18.06 au fost adăugate câmpurile Data Start TVA defalcată și TVA defalcată, completate automat la rularea procesului Validează C.U.I. , astfel
      • Data start TVA defalcată - cu informația găsită pe site-ul ANAF
      • TVA defalcată - se aplică dacă Data Facturii este mai mare decât Dată start TVA defalcată
  • Reprezentant - se introduce persoana responsabilă de facturare;
  • Lista Preturi determină prețurile articolelor de pe factură;
  • Valuta  - afișează valuta utilizată pe factură (în funcție de lista de preturi selectată);
  • Tipărire Discount - dacă se marchează, discounturile vor fi tipărite pe factură;
  • Modalitate Plata - sunt folosite pentru a informa personale responsabile de livrare (e.g. firme de curierat) asupra documentelor sau plăților ce trebuie primite în schimbul bunurilor pentru a putea efectua tranzacția;
  • Reguli de Plata (buton) - se selectează metoda de plată ce va fi folosită la achitarea produselor facturate: Numerar, Cec, Credit Card etc.
  • Condiții de Plată - determină condițiile în care se realizează efectuarea plății. Detalii în Termene de plată;
  • Scadentă tip Dată - în cazul în care se bifează, câmpul Dată scadentă este calculat și completat indiferent de ce condiții/termen de plată se alege pe factură;
  • Cont Bancar Terț -  cont bancar  definit pentru furnizor în fereastra Terți, tab Conturi Bănci;
    • Obs: contul nu va fi utilizat dacă pe factură a fost completat câmpul IBAN. Detalii în Plăți cu Aprobare;
  • IBAN (funcționalitate restricționată) - se completează cu un număr de cont bancar internațional pentru furnizor;
    • ATENȚIE: Banca utilizată va fi cea pentru care valoarea completată în câmpul Cod BNR corespunde cu codul BNR din componența IBAN-ului. De asemenea adresa băncii trebuie să fie din Romania (Tara = Romania). Dacă sistemul nu găseste o bancă va apărea urmatorul mesaj de eroare: "Completaţi câmpurile obligatorii: Banca - <Terț>".
https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/08-aprovizionare/86factura-furnizor/861inregistrare-factura/FF_furnizor2.PNG
  • Descriere
  • Crează linii din - permite completarea automată a facturii pe baza unui alt document (comandă, recepție, contract).
    • "Comandă" - se preiau automat și IBAN-ul si contul completat pe comandă;
    • Obs: după rularea procesului, pentru a vizualiza toate modificările apărute pe document, trebuie dat un Refresh  din bara de instrumente;
  • Buton Copiază detalii - butonul este disponibil începând cu versiunea 13.10 și permite copierea detaliilor de pe facturi introduse anterior. Începând cu versiunea 17.05 există opțiunea păstrării societății de pe documentul copiat. Până la această versiune detaliile generate păstrează societatea de pe documentul sursă.
  • Total Linii - afișează valoarea totală de pe linii, în valuta documentului;
  • Total General - indică valoarea totală a documentului, inclusiv taxe și transport;
  • Valoare Plătită, Valoare în Sold - informații despre soldul facturii;
  • Generează Recepție de pe Factură - permite generarea automata a unei recepții pe baza facturii. Pentru a genera o receptie, în fereastra procesului, se selecteaza o Gestiune în care vor fi recepționate produsele și un Tip Document pentru receptia generatădupă care se apasă Start. Butonul este disponibil numai după finalizarea facturii furnizor.
  • Nr. Bonuri Fiscale - relevant pentru Declarația 394, disponibil doar dacă pe tipul de document a fost bifată opțiunea "Bon Fiscal";
Sectiunea Referințe - sunt afișate dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de bază (e.g. Proiect, Campanie, Activitate etc.). Detalii în Scheme Contabile.

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/08-aprovizionare/86factura-furnizor/861inregistrare-factura/Referinte%20Factura.png

Sectiunea Stare prezintă informații despre starea documentului (conform fluxului documentului). Sunt disponibile următoarele câmpuri:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/08-aprovizionare/86factura-furnizor/861inregistrare-factura/Stare%20FActura.png

  • Tip Document - indică tipul documentului (determină secvența documentului și regulile de procesare pentru fiecare acțiune);
  • Stare document - indică starea curentă a documentului.
    • Stare Inițială: "Draft" - documentul este în curs de definire. Se poate modifica sau șterge;
  • Buton Acțiune Document - se folosește pentru schimbarea stării documentului. Acțiunile disponibile sunt:
    • "Finalizare" -> Stare Document: "Finalizat" - documentul și-a produs efectele în sistem. Nu mai poate fi modificat sau șters;
      • procesează și pregătește factura pentru transfer în contabilitate;
      • începând cu v15.11, la finalizarea facturii se va genera şi o alocare cu plata efectuată în avans, dacă există. Prin plată în avans se înţelege o plată legată strict de Comanda Furnizor de pe care acum se generează Factura Furnizor. Alocarea automată funcţionează doar pentru legătura 1:1 între comandă, plată şi factură!
    • "Anulare" -> Stare Document: "Anulat" - au fost anulate toate efectele documentului în sistem;
      • va anula orice acțiune care s-a făcut deja, prin generarea unui document cu valoare inversă care va prelua datele facturii inițiale;
      • documentul generat va avea următoarele proprietăți specifice:
        • Stare Document: "Stornat";
        • Data Document = data de pe documentul anulat;
        • Descriere = numărul documentului anulat;
      • în cazul în care se anulează o factură introdusă la o dată dar cu dată contabilă diferită de data document, documentul de anulare va păstra data document şi data contabilă identice cu cele ale facturii inițiale
      • facturile furnizor din perioada deschisă, legate de NIR-uri din perioade închise, se pot anula după ștergerea asocierilor dintre factura și NIR, cu condiția ca respectivele NIR-uri să fi fost postate pe regula PO (Receipt Match Requirement = Purchase Order). În acest caz, NIR-urile nu se de-postează!
      • începând cu v15.05, mesajul de cofirmare a anulării indică faptul că eventualele concilieri dintre factura respectivă şi plăţi vor fi şterse!
      • dacă tipul de document pentru factură este setat să genereze facturi client în oglindă, atunci şi factura anulată va genera factura client în oglindă.
  • OBS : Facturile care sunt prinse într-un calcul de redevenţe nu se pot anula : în urma generării procesului de anulare va apărea mesajul "Nu se poate anula acest document deoarece este prins într-o redevenţă"
    • "Corect - Storno" -> Stare Doument: "Stornat" - au fost corectate toate efectele documentului în sistem;
      • va corecta orice acțiune care s-a făcut deja, prin generarea unui document cu valoare inversă care va prelua datele facturii inițiale;
      • documentul generat va avea următoarele proprietăți specifice:
        • Stare Document: "Stornat";
        • Data Document = data curentă;
        • Descriere = numărul documentului anulat;
    • "Închis" -> Stare Document: "Închis" - de pe documente închise nu se mai pot genera alte documente. Nu se poate aplica nici o altă acțiune document. Închiderea se poate realiza doar dacă nu există documente neprocesate legate;
  • Buton Transferat - generează tranzacțiile contabile pentru factura furnizor. Contul de Cheltuieli se defineşte în fereastra Articole. Contul folosit pentru Taxa de recuperat se defineşte în fereastra Cote taxe. Contul folosit pentru Furnizori se defineşte în fereastra Terţi, tab Contabilitate furnizori.
    • Debit: În curs de aprovizionare
    • Debit: Cheltuială
    • Debit: Taxă plătită - Cheltuială
    • Credit: TVA deductibilă
    • Credit: Terţ Marfă sau
    • Credit: Terţ Servicii
    • Obs: Dacă se selectează contabilitate bazată pe venituri, factura furnizor nu va genera nici o tranzacţie contabilă. Tranzacţiile vor fi generate la alocarea plăţii.

Creează linii din 

Procesul permite completarea automată a facturii pe baza unui alt document (comandă, recepție sau contract):

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/08-aprovizionare/86factura-furnizor/861inregistrare-factura/Factur%C4%83%20Creaz%C4%83%20linii%20din.png

  • Se selectează furnizorul în câmpul Terț;
  • Se selectează o comanda furnizor, o recepție sau un contract care va sta la baza facturii;
    • procesul nu se poate utiliza pentru a crea linii de pe documente diferite (e.g. creaza linii din receptie si ulterior din comanda);
    • dacă pe factura furnizor s-a indicat un tip document de retur - RMA, atunci comenzile respectiv recepţiile care apar în câmpurile de selecţie sunt strict documente de retur furnizor!
  • Se selectează detaliile (liniile) facturii;
    • Se pot selecta toate liniile de pe documentul sursă sau linii individuale;
    • Se poate bifa căsuța Toate Recepțiile pentru a vizualiza și selecta detalii de pe toate recepțiile neasociate;
  • Se apasă Ok pentru a crea linii pe factură. Liniile create vor fi asociate automat cu liniile selectate pe documentul sursă.
Păstrează societatea de pe doc sursă - începând cu versiunea 13.11 se oferă posibilitatea păstrării societății de pe documentul sursă (util atunci când master-ul se introduce pe societatea mamă, iar detaliile pe societăți subordonate - puncte de lucru).
Set Proprietăți -  sunt afișate numai detaliile ce au in componenta articole cu un anumit set de proprietăți.

Următoarele reguli de completare automată a câmpurilor sunt în vigoare (v14.11):
  • câmpul Descriere de pe document se completează automat cu descrierea de pe documentul sursă;
  • câmpurile ce reprezintă dimensiuni contabile (proiect, activitate, campanie, societate trx, etc) de pe document se completează automat cu valorile din câmpurile aferente de pe documentul sursă;
  • câmpul Descriere de pe linii se completează automat cu descrierea de pe liniile documentului sursă;
  • câmpurile ce reprezintă dimensiuni contabile de pe linii se completează automat cu valorile din câmpurile aferente de pe liniile documentului sursă;
  • acolo unde pe liniile documentului sursă dimensiunile nu sunt completate, atunci sistemul le completează automat de pe documentul generat (de pe master).
Începând cu versiunea 18.12, la Creează linii din se afisează cu rosu detaliile care conțin articole inactive, pentru atenționarea utilizatorului (factura se poate opera, nu există limitare in acest sens).

Detalii Factură

Detaliile unei facturi se pot introduce manual sau automat folosind procesele Creează linii din sau Copiază detalii. În tab-ul Detalii Factură se va introduce câte o linie pentru fiecare articol facturat. Pentru a introduce o linie se apasă butonul Înregistrare nouă Sunt disponibile următoarele câmpuri:
  • Nr. rând - număr unic de rând în cadrul acestui document prin care se controlează ordinea de afișare și tipărire a liniei;
  • Detaliu Livrare/Recepție - indică detaliul de recepție asociat;
    • informația este relevantă doar dacă linia are un singur detaliu de recepție asociat. Pentru vizualizarea de asocieri multiple, utilizați butonul Detaliere Încrucișată .
    • Începând cu versiunea 18.12 , a fost adăugată o validare care să aducă doar înregistrările cu articol de tip stocabil. Astfel, a fost limitată selecția de articole nestocabile.La salvarea celor de tip produs stocabil,un mesaj de eroare va fi afișat.

  • Articol - se introduce articolul facturat;
  • Diverse - se folosește atunci când articolele facturate nu sunt definite ca și "Articole" în SocrateCloud. De exemplu pentru o factură de rechizite: 5 pixuri și 3 caiete care se vor trece în câmpul Descriere în timp ce în câmpul Diverse se va alege diversul definit generic pentru factura de rechizite. Diversul nu poate fi selectat pe aceiași linie cu un articol. Detalii în Cheltuieli;
  • Create Asset - în urma procesării facturii se va genera o imobilizare. Detalii în Imobilizări.
Secțiunea Cantități:
  • Cantitate introdusă cantitatea de articol facturată (în unitatea de măsură selectată);
  • UM - unitatea de măsura în care este exprimată cantitatea. Nu poate fi modificată după salvarea liniei;
    • unitatea de măsură este implicit unitatea de măsură de bază a articolului selectat; 
    • nu recomandăm introducerea manuală facturilor în alta unitate de măsură decât cea de bază;
  • Cantitate Facturată - cantitatea de articol facturată (în funcție de unitatea de măsură de bază);
Sectiunea Valori - câmpurile din această secțiune sunt completate automat în funcție de lista de preturi a articolului, dar pot fi modificate. Valorile prețurilor sunt exprimate în valuta documentului:

  • Preț - prețul curent unitar (pentru unitatea de măsură selectată);
  • Discount % - discount procentual, raportat la Preț listaVa fi actualizat automat dacă se modifică prețul (valoarea din câmpul Preț), iar prețul va fi actualizat automat dacă se modifică discount-ul;
  • Preț Unitar - prețul curent unitar (pentru unitatea de măsură de bază);
  • Preț Listă - prețul oficial, de referință (pentru unitatea de măsură de bază);
  • Taxa - cota de TVA utilizată;
  • Diferență Taxă - oferă posibilitatea de a modifica valoarea taxei;
  • Valoare Taxă - indică valoarea taxei în valuta documentului;
  • DescriereÎncepând cu v19.01, în câmpul Descriere din detalii factură furnizori se va aduce automat textul din câmpul Notă document de pe Articol, dacă acesta are text scris.
Secțiunea Contabilitate - sunt afișate dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de bază (e.g. Proiect, Campanie, Activitate etc.). Detalii în Scheme Contabile.

  • Valoare netă - indică valoarea netă a liniei având la bază cantitatea și prețul actual (Cantitate Introdusă * Preț). Taxe sau cheltuieli adiționale nu sunt incluse;
  • Valoare totală - indică valoarea totală a liniei;
  • Doar descriere - dacă este selectată, atunci linia este doar o descriere și nu reprezinta o tranzacții, neavând consecințe contabile;
  • Tipărit - indică dacă această linie va fi tipărită;
  • Redevență - se asociază o redevență facturii;
  • Valoare redevență - indică suma totală de redevențe datorată. Detalii în Redevențe;
Sectiunea Referințe se auto-completează la salvarea liniei cu informații despre structura din care face parte articolul (SCP, Componenta, Cantitate Structură, Preț Structura);

Taxe Factură

Pentru a afișa informații despre taxele de pe o factură, în fereastra Facturi Furnizor se deschide tab-ul Taxe FacturăSunt afișate taxele asociate cu articolele introduse în tab-ul Detaliu Factura. Pentru fiecare cota sunt disponibile următoarele câmpuri:
  • Valoare taxă - afișează valoarea totală a taxelor (pentru cota din câmpul Taxă) cumulată din toate liniile facturiii;
  • Valoare bază taxe - afișează baza utilizată pentru calculul valorii taxelor;
  • Preț Incl. Taxe - indică dacă taxa este inclusă în prețul de pe factură.