8.4.1. Introducere Recepţii

Recepții

În fereastra Recepții, localizată în meniul Aprovizionare -> Recepție, se gestionează recepțiile de la furnizoriPentru a introduce o recepție se apasă butonul înregistrare nouă  . Sunt disponibile următoarele câmpuri:

  • Societate
  • Tip Document - se selectează un sub-tip al documentului de bază: "Notă de Recepție - NIR". Detalii în Tipuri Documente;
  • DVI - se introduce numărul declarației vamale de impozit asociate. Declarațiile vamale se definesc în fereastra Declarație Vamală de Import/Export. Detalii în DVI;
  • Nr. Recepție numărul documentului (dacă nu este completat va fi generat automat de sistem);
  • Referința Comandă - se poate introduce unui număr de referință pentru tranzacție (e.g. numărul contractului și data);
  • Data mișcare - data intrării în gestiune;
  • Data contabilă - data la care sunt înregistrate tranzacțiile contabile;
Secțiunea Furnizor

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/08-aprovizionare/85receptie/851inregistrare-receptie/Receptii_furnizor.PNG
  • Furnizor, Adresa Furnizor, Utilizator/Contact - se selectează furnizorul de la care se face recepția;
  • Reprezentant - se introduce persoana responsabilă de recepție;
  • Gestiune - se introduce gestiunea în care se va face recepția;
  • Document Asociat - se selectează tipul de document care trebuie asociat recepției;
  • Prioritate (funcționalitate restricționată) - se poate selecta un nivel prioritate pentru a indica importanța acestei recepții;
  • Mijloc de transport (funcționalitate restricționată) -  indică regula de calcul a costurilor de transport (în versiunea curentă este disponibilă numai regula cu transport inclus);
  • Descriere
  • Crează Linii din - cu ajutorul acestui proces, detaliile unei recepții pot fi completate automat pe baza unei comenzi furnizor sau a unei facturi furnizor;
  • Generează factură de pe recepție - procesul se folosește pentru generarea unei facturi furnizor dintr-o recepție; 
În secțiunea Referințe sunt afișate dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de baza (e.g. Proiect, Campanie, Activitate etc.). Detalii în Scheme Contabile.

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/08-aprovizionare/85receptie/851inregistrare-receptie/Referinte%20Receptie.png

Sectiunea Stare prezintă informații despre starea documentului (conform fluxului documentului). Sunt disponibile următoarele câmpuri:
  • În Dispută - documentul este în dispută. Se pot folosi sesizări pentru urmărirea detaliilor;
  • Data recepției - data în care fost procesată recepția;
  • Generează Confirmări - procesul generează confirmări pentru recepție. Confirmările sunt documente ce trebuie procesate (finalizate) pentru a putea procesa recepția. Detalii în Confirmare livrări;
  • Tip mișcare - indică tipul documentului (determină secvența documentului și regulile de procesare);
  • Stare document - indică starea curentă a documentului;
    • Stare inițială: "Draft" - documentul este în curs de definire. Se poate modifica sau șterge;
  • Butonul Acțiune Document - se folosește pentru schimbarea stării documentului. Acțiunile disponibile sunt: "Finalizează", "Anulare", "Închidere";
    • "Finalizează":
        • -> Stare Document: "În Progres" - indică faptul că prin procesare, documentul a generat confirmări. Pentru a trece în starea "Finalizat", confirmările trebuie la rândul lor finalizate. Nu mai poate fi modificat sau șters;
        • -> Stare Document: "Finalizat" - documentul și-a produs efectele în sistem. Nu mai poate fi modificat sau șters;
      • va procesa documentul, însemnând că nu se vor mai putea adăuga, modifica sau șterge linii;
      • după finalizarea recepției, stocul din gestiune va fi actualizat;
    • "Anulare" - > Stare Document: "Anulat" - au fost anulate toate efectele documentului în sistem;
      • anulează efectele produse la finalizarea recepţiei:
        • generează un document identic dar cu semn schimbat pentru cantitatea de pe detalii;
        • numărul documentului generat va fi indicat în câmpul descriere de pe recepție;
        • documentul generat va avea următoarele proprietăți specifice:
          • Stare Document: "Stornat";
          • Data Document = data de pe documentul anulat;
          • Descriere = numărul documentului anulat;
      • anularea nu se poate produce dacă instanța de stoc adăugată de recepţie a fost consumată;
      • dacă recepţia s-a produs din documente oglindă, atunci şi anularea recepţiei va produce documente în oglindă;
    • "Storno - Corect" - > Stare Document: "Stornat" - au fost anulate toate efectele documentului în sistem;
      • stornează efectele produse la finalizarea recepţiei:
        • generează un document identic, dar cu semn schimbat pentru cantitatea de pe detalii;
        • numărul documentului generatva fi indicat în câmpul descriere de pe recepție;
        • documentu generat va avea următoarele proprietăți specifice:
          • Stare Document: "Stornat";
          • Data Document = data curentă;
          • Descriere = data documentului stornat;
      • stornarea nu se poate produce dacă stocul adăugat de recepţie a fost deja consumat;
      • dacă recepţia s-a produs din documente oglindă, atunci şi stornarea recepţiei va produce documente în oglindă;
    • "Închis" -> Stare Document: "Închis" - nu se mai poate aplica nici o altă acțiune document. Pe baza documentelor închise nu se mai pot genera alte documente. Închiderea se poate realiza doar dacă nu există documente neprocesate legate;
  • În Transit - mișcarea de stoc este în tranzit - livrat și nerecepționat (pentru livrare directă între Furnizor - Client);

Creează Linii din

Procesul permite completarea a detaliilor unei recepții pe baza unui alt document (comandă sau factură):

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/08-aprovizionare/85receptie/851inregistrare-receptie/Receptie%20Creaza%20linii.png

  • Se selectează terțul de la care se face recepția;
  • Se selectează o comandă furnizor sau o factură furnizor care va sta la baza recepției;
  • Se selectează detaliile (liniile) recepției. Se pot selecta toate liniile de pe documentul sursă sau linii individuale;
  • Se selectează celula în care se face recepția;
  • Se apasă Ok .
Această metodă de generare a recepției împerechează automat recepția și comanda/factura furnizor de pe care a fost generată.

ObservațieDacă se generează recepții pentru articole care au definite un set de proprietăți (loturi sau numere seriale), detaliile recepției trebuie actualizate cu proprietățile corespunzătoare.

Următoarele reguli de completare automată a câmpurilor sunt în vigoare începând cu v14.11:
  • câmpul Descriere de pe document se completează automat cu descrierea de pe documentul sursă;
  • câmpurile ce reprezintă dimensiuni contabile (proiect, activitate, campanie, societate trx, etc) de pe document se completează automat cu valorile din câmpurile aferente de pe documentul sursă;
  • câmpul Descriere de pe linii se completează automat cu descrierea de pe liniile documentului sursă;
  • câmpurile ce reprezintă dimensiuni contabile de pe linii se completează automat cu valorile din câmpurile aferente de pe liniile documentului sursă;
  • acolo unde pe liniile documentului sursă dimensiunile nu sunt completate, atunci sistemul le completează automat de pe documentul generat (de pe master).
Observatie: Începând cu v17.12, câmpul Terț din formularul procesului "Creeaza linii din" este read-only, conținând furnizorul de pe receptie.

Începând cu versiunea 18.12, la Creează linii din se afisează cu rosu detaliile care conțin articole inactive, pentru atenționarea utilizatorului (recepția se poate realiza, nu există limitare in acest sens).

Detalii Recepție

Detaliile unei recepții se pot introduce manual sau automat folosind procesul Creează linii dinÎn tab-ul Detalii Recepție se va introduce câte o linie pentru fiecare articol recepționat. Pentru a introduce o linie se apasă butonul Înregistrare nouă Sunt disponibile următoarele câmpuri:


https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/08-aprovizionare/85receptie/8-5-2-detalii-receptie/Detalii%20Receptie.png
  • Nr. Rând - număr unic de rând în cadrul acestui document prin care se controlează ordinea de afișare și tipărire a liniei;
  • Articol - se alege articolul dorit;
Începând cu versiunea 18.06, câmpul Articol din detaliile de Recepție nu se poate modifica dacă există valoare în câmpul Detaliu Comandă.
  • Instanță set Proprietăți - se foloseste pentru selecția articolelor cu seturi de proprietăți. Se apasă butonul  din dreapta câmpului pentru introduce proprietățile articolului;
Începând cu versiunea 18.09, nu se vor mai putea recepționa articole cu lotul expirat, dacă gestiunea are bifat câmpul Blocare recepții cu loturi expirate.
  • Celula - se selectează celula din gestiune în care este recepționat articolul;
  • Cantitate Introdusă - cantitatea de articol recepționată (în unitatea de măsură selectată);
  • UM - dacă s-a definit o conversie a unității de măsură pentru articol, atunci se poate selecta o altă unitate de măsură din câmpul listă;
  • DescriereÎncepând cu v19.01, în câmpul Descriere din detalii recepții se va aduce automat textul din câmpul Notă document de pe Articol,dacă acesta are text scris.
Sectiunea Cantități:
  • Cantitate mișcată - cantitatea de articol recepționată (în unitatea de măsură definită pentru articol);
  • Target Cantitate -  cantitate (originală) la destinație, care ar trebui să fie recepționată;
  • Confirmat - cantitate confirmată pentru recepție (dacă au fost generate confirmări);
  • Pierdere - cantitatea pierdută datorită problemelor de calitate sau de depozitare;
Secțiunea Referințe - conține dimensiunile contabile de analiză stabilite la nivelul schemei contabile de baza (e.g. Proiect, Campanie, Activitate etc.). Detalii în Scheme Contabile.

Tab-ul Confirmări deschide o fereastră de vizualizare a confirmărilor legate de detaliile recepției. Confirmările permit o verificare adițională a recepției, calității produselor, înainte ca acestea să devină disponibile în gestiune. Confirmările se generează prin apăsarea butonului Generează Confirmări de pe master.

Notă: Începând cu versiunea 17.09, la folosirea procesului Creează linii din în fereastra Recepții, nu mai sunt vizibile detalii de comenzi furnizor/facturi furnizor, care există pe alte recepții în stare Draft.

Introducere număr de lot

Se apasă butonul  din dreapta câmpului Instanță set Proprietăți din tab-ul Detalii recepție și va apărea o fereastră de dialog care permite introducerea numărului de lot pentru articolul din detaliu:     


Sunt disponibile 3 moduri de introducere a numărului de lot:

    1. Dacă este activat Control Lot atunci se poate bifa căsuța Înregistrare nouă pentru a atribui automat numărul de lot. Dacă nu este activat Control Lot, atunci trebuie introdus în câmpul corespunzător numărul lotului, după care se apasă butonul Ok.

    2. Dacă recepția se face pentru un lot existent, se apasă butonul Selectare înregistrare existentă pentru afișarea tuturor loturilor disponibile pentru acest produs. Lista rezultată va afișa loturile din gestiunea selectată:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/08-aprovizionare/85receptie/8-5-2-detalii-receptie/Afiseaza%20Loturi.png

  • Se bifează căsuța Afișează Tot, dacă se dorește vizualizarea loturilor cu data de expirare depășită sau loturile cu stoc fizic 0. 
  • Se selectează lotul dorit.
    3. Câmpul Lot - se poate selecta din listă un lot predefinit. fereastra Lot. Se selectează lotul dorit.

Data Garanție - poate calculată automat, pe baza datei curente și a termenului de expirare definit pentru acest articol sau se poate introduce manual o nouă dată.

În câmpul Instanță Set Proprietati numărul lotului va avea prefix "L", numărul seriei prefix "#", iar dacă există mai multe proprietăți, acestea vor fi concatenate pe baza secvenței definite în setul de proprietăți, fiind separate cu "-". Dacă se recepționează articole cu loturi sau numere serial multiple, acestea trebuie introduse în documentul de recepție pe detalii separate. 

Generează Factură de pe Recepție

Procesul Generează factură de pe recepție, din fereastra Recepții, se foloseste pentru a genera o factură furnizor pe baza unei recepții. Pentru a putea genera factura, recepția trebuie sa fie corectă și finalizată. Factura va fi asociată automat cu recepția din care a fost creată. Înainte de execuția procesului se pot specifica următorii parametri: 

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/08-aprovizionare/85receptie/851inregistrare-receptie/Factura%20din%20receptie.png
  • Listă Preturi - se selectează o listă de preturi ce va fi folosită pe factura generată. Implicit, se va folosi lista de prețuri din definiția furnizorului. 
    • v16.03 - rotunjirea prețurilor se face la numărul de zecimale de pe lista de prețuri care va fi aplicată pe factură;
  • Nr. Factură - se introduce numărul facturii;
  • Acțiune Document - se selectează o acțiune document ce se va aplica facturii generate: pregătire, finalizare;
  • Se apasă butonul Start pentru a crea o factură furnizor din recepție
  • factura se va genera cu tipul de document marcat ca fiind ”Implicit” definit pe societatea Recepției sau pe ”*”.(excepție: se uită și pe SocietateTrx de pe Recepție).

Generare Recepții

Formularul Generare Recepții, localizat în meniul Aprovizionare -> Recepții se folosește pentru a genera recepții pentru procesul specific de aprovizionare "Order-to-Order". Procesul se aplică în acele situații când pentru fiecare comandă client există o comandă furnizor iar, în momentul în care se face recepția automat se realizează și pregătirea livrării. Pentru ca acest proces să funcționeze trebuie să existe definite cutii la nivelul gestiunii. Funcționalitatea este disponibilă doar dacă s-a activat componenta SRPD (Rapid-Purchase-Delivery). Detalii în Gestiunea Vânzărilor prin Cutii.