5.2. Tipuri de Articole

Următoarele tipuri de articole pot fi definite în SocrateCloud:

Stocabile

Pentru a defini/utiliza corect articole stocabile se parcurg următorii pași:
  1. Definirea unei categorii de articole stocabile în fereastra Categorie Articol
    • aceste proprietăți vor determina comportamentul contabil și de stoc al tuturor articolelor legate de categorie. 
    • dacă se dorește folosirea funcționalității de generare mijloace fixe din bon consum (BC)  sau aviz de expediție (AC) pentru articole stocabile și din factură furnizor (FF) pentru articolele de tip serviciu, categoria articolelor trebuie sa aibă completat câmpul Grup imobilizari și la nivel de detaliu BC, AC si FF trebuie selectată optiunea Create Asset. La generarea mijlocului fix se vor folosi informațiile de pe grupul de imobilizari legat de categoria articol din care face parte articolul.
    • în tab-ul Contabilitate se vor defini o singura data conturile contabile cu care sistemul va crea automat, in funcție de natura operației (vânzare, consum etc), monografiile contabile eferente. De exemplu: pentru factura de vânzare "411-707.X", 411 este adus din definițiile contabile ale clientului, iar 707.X din definițiile contabile ale articolului care se facturează (stabilite la nivel de grup sau individual la nivel de articol):
      • Metoda Costuri = FIFO, LIFO sau PMP - Detalii în Costuri;
      • Nivel Costuri - Lot/Partită - de preferat pentru situațiile în care stocul nu este partajat de mai multe societăți;
      • Active/Stocuri - contul de stoc 371, 345, 301 etc, efect pe documente precum: Bon Transfer, Bon Primire, Bon Consum, NIR, Aviz expedetie etc.
      • Cont Descărcare - 6071, efect pe documente precum : Bon Consum, Descărcare Aviz-Factura.
      • Cont Venituri - 707 etc, efect pe factura client.
      • In curs de aprovizionare - 327, efect pe factura furnizor (327-401)
      • Cont Custodie - 357, efect pe avizul de expediție (357-371)
      • butonul/procesul Copiere Conturi - distribuie definițiile de la nivel de grupa la toate articolele legate. Dupa actionarea butonuliui Save, articolul primeste comportamentul categoriei. Aest proces este util in cazurile in care articolele sunt mutate dintr-o grupa in alta pentru ca definitiile contabile ale categoriei destinatie nu se actualizeaza automat pe articol (el va rămâne cu definițiile "vechi", din prima "categorisire"). 
    • detalii în Categoria Articolului.
  2. Selectarea unui Tip Articol, Produs in fereastra Articol
  3. Selectarea bifei Stocabil in fereastra Articol
  4. Se introduc preturile articolului, aferente fiecărei liste de preț, în fereastra Articoletab-ul Prețuri:
    • Versiune lista preturi - se selectează lista de preț pentru care se introduce pretul;
    • Preț listă - se introduce prețul de lista (prețul de unde se vor efectua eventuale reduceri)
    • Preț standard - prețul de vânzare;
    • Preț Limita - de regula acesta este prețul minim, sub care nu trebuie sa se vanda, pentru lista selectată. 
    • Atenție: Dupa definirea unui articol, acesta trebuie legat de toate listele de preturi, cu care acesta se va intersecta (liste de preturi de achiziție atât în EUR cât și RON, dacă articolul este achiziționat atât extern cât și intern, cât și lista sau listele de preturi de vânzare în cazul in care articolul este “scos” la vânzare).
  5. Se crează legătura Articol - Furnizor - în tab-ul Aprovizionare se crează legătura Articol - Furnizor, legătura fiind utilizata în procese complexe/automate de aprovizionare. Se poate folosi și descriptiv/optional, pentru a stoca informații precum Cantitate minima ComandataFurnizor Curent etc.
    1. Furnizor - se selectează din lista furnizorul aferent (de la care se achizitioneaza in mod curent)
    2. Valuta - se selecteaza valuta in care se face achizitia, valuta furnizorului
    3. UM - se selecteaza UM in care se face achizitia, de regula este UM a articolului.
    4. Cod Articol Tert - se introduce codul de la furnizor (daca exista unul). Implicit sistemul propune - cod articol (master)
    5. Optional, se poate introduce Prețul Listă acordat de furnizor (negociat cu acesta) si Data Preț.

Ambalaje

Ambalajele sunt articole de tip Produs cu bifele Stocabil și AmbalajAmbalajele se vor lega de produse. In cadrul legăturii produse-ambalaje se va preciza și câte produse intra într-un ambalaj. Ambalajele se definesc în fereastra Articole si au următoarele caracteristici:
  • Tip Articol - Produs;
  • Bifa Stocabil - ambalajele se vor defini ca articole stocabile;
  • Preț Vânzare Obligatoriu. Poate fi și 0 în listele de preturi de vânzare unde se regăsește produsul de care este legat ambalajul;
  • Bifa Ambalaj - Trebuie marcat ca și ambalaj pentru a putea fi selectat în legătura articole-ambalaje;
Obiective Ambalaje:
  • Evidenta stoc Ambalaje - Se obține prin definirea ambalajelor ca stocabile si inregistrarea documentelor de intrare, iesire;
  • Evidenta Ambalaje Expediate si de primit inapoi - Se obtine in urma inregistrarii documentelor de intrare (IN/OUT) + consultarea raportului "Tranzactii Terti";
  • Coletare + evidenta continut colet Este necesar creare unui document nou "Colet";
Este necesară crearea unei legături intre produs-ambalaj cu precizarea numărului de produse care intră într-un ambalaj. Aceasta legătura se va realiza din cadrul tab-ului Ambalaj din fereastra ArticoleUtilizatorul va selecta produsul iar în cadrul tab-ului Ambalaje va putea insera legături multiple cu diverse ambalaje. Sunt disponibile următoarele câmpuri:
  • Ambalaj - Combo selecție articole marcate ca și ambalaje;
  • Cantitate - Se introduce numărul de produse ce intra în ambalajul selectat. Cantitatea poate fi doar întreg;
Exemplu:
 Nr.  Produs  Reper finit cod 123
   Tab Ambalaje  
 10  Ambalaj 1  Folie Buble
 10  Cantitate  1
 20  Ambalaj 2  Cutie plastic
 20 Cantitate   1
Efecte ambalaje pe documente comerciale
  • Comanda client / Comandă furnizor:
    • La pregătirea comenzii, se vor adăuga automat în detalii ambalajele legate de articolele din comandă. 
    • Începând cu v16.10 se va înscrie și id-ul liniei articolului sursă pe fiecare linie de ambalaj generată astfel încât să se poată țină o evidență strictă a liniilor de ambalaj generate.
    • Cantitatea ambalajelor va fi egală cu formula: Cantitate Produs / Canitate de ambalaj din legătura Produse-Ambalaje.
    • În cazul în care cantitatea ambalajelor rezultată din calcul nu este un întreg atunci se va rotunji la întregul imediat mai mare.
    • În cazul în care cantitatea ambalajelor este modificată aceasta nu va fi afectată de o eventuală trecere în pregătire a comenzii.
    • În cazul în care cantitatea de articol de pe o comanda trecuta în pregătire este modificată, cantitatea de pe ambalajul legat va fi recalculată la salvarea liniei
  • Aviz de Expeditie:
    • Ambalajele sunt preluate de pe comanda.
    • Cantitatea este cea de pe comanda.
  • Factura Client
    • Ambalajele sunt preluate de pe aviz.
    • Cantitatea este cea de pe aviz.

Servicii

Articolele de tip servicii sunt folosite în general în activități de vânzare servicii și nu generează tranzacții de stoc. Au următoarele proprietăți:
  • Tip Articol = "Serviciu";
  • Nu generează tranzacții de stoc;
  • Pot moșteni definițiile contabile ale categoriei, în funcție de nivelul intern de clasificare/detaliere (ex: Categoria "Servicii Diverse" - toate articolele legate ar trebui sa aibă contul de venit 704)
  • De obicei aceste articole sunt vândute - Au bifa de Vanzare și se afla pe liste de preturi de vânzare dar nu au bifa de Cumpărare .
Dacă se dorește folosirea funcționalității de generare mijloace fixe din bon consum (BC)  sau aviz de expediție (AC) pentru articole stocabile și din factură furnizor (FF) pentru articolele de tip serviciu, categoria articolelor trebuie sa aibă completat câmpul Grup imobilizari și la nivel de detaliu BC, AC si FF trebuie selectată optiunea Create Asset. La generarea mijlocului fix se vor folosi informațiile de pe grupul de imobilizari legat de categoria articol din care face parte articolul.

Cheltuieli

Articolele de tip cheltuială sunt folosite în general în activități de cumpărare servicii și nu generează tranzacții de stoc. Au următoarele proprietăți:
  • Tipul articolului: "Cheltuiala";
  • Nu generează tranzacții de stoc;
  • Au definiții contabile personalizate și nu ar trebui sa moștenească definițiile contabile ale categoriei de articole;
  • De obicei aceste articole sunt cumpărate - Au bifa Cumpărare și se vor afla doar pe liste de preturi de cumpărare dar nu au bifa de Vânzare.
Se definesc din fereastra Tipuri Cheltuieli din meniul Decont de Timp și Cheltuieli -> Definiri Decont:
  • UM unitatea de măsură de baza/implicită;
  • Categorie Articole - se alege categoria din care face parte articolul. Conține definiții contabile care vor fi moștenite de către articol;
  • Categorie Taxă - determină cota de TVA implicita pentru articol;
  • Facturat (neimplementat)
Tab-ul Cheltuieli Articol - în acest tab se pot gestiona informații adiționale pentru articolul de tip cheltuiala. Detalii în Definire Articole.

Diverse

O variantă alternativa și simplificată de definire pentru cheltuieli este oferită de SocrateCloud prin noțiunea "Diverse". Acestea pot fi folosite în locul articolelor, pe documente, având câmp separat de selecție. Se vor folosi doar pentru situațiile pentru care nu este necesară o analiză cantitativă a tranzacțiilor efectuate, dar acestea au efect contabil și pot fi analizate din punct de vedere contabil. În anumite situații pe un document se pot completa atât articolul cât și diversul (e.g. bon primire, bon consum, inventar).

Exemple de diverse cheltuieli: Comisioane, Dobânzi (utilizate în special în trezorerie) , Casări, Distrugeri (utilizate în special în tranzacții de stoc pentru a evidenția natura anumitor consumuri).

Se definesc în fereastra Diverse Cheltuieli din meniul Contabilitate -> Definiri Contabilitate:
  • Valoare Divers - se introduce valoarea diversului - opțional, pentru că de cele mai multe ori se va completa valoarea direct pe document.
    • Valoarea unui "divers" poate fi predefinită pentru a mări rapiditatea introducerii datelor. Valuta documentului determină valuta "diversului";
  • Categorie Taxă - determină cota de TVA implicită pentru divers;
    • utilizatorul poate defini statutul de taxare al "diversului". Pentru facturare, taxele pentru "diversele" cheltuieli pot fi calculate utilizând aceleași reguli ca cele aplicate pentru principalele articole facturate;
  • Aceeași Taxă - se va folosi aceeaşi taxă ca în tranzacția principală;
  • Preț Incl. Taxe - taxa este inclusă în preț (preț brut);
  • Pro Forma - se bifează atunci când diversul reprezintă un avans încasat sau plătit, iar aceasta va fi folosit în conținutul facturilor de avans.
  • Diferență curs - (v18.12) - se bifează pentru a indica faptul că acest divers va fi folosit de sistem în mod automat, în completarea conținutului facturilor client, atunci când există avansuri încasate la un curs diferit de cel al facturii finale.
Diversele sunt utilizate în SocrateCloud pentru a permite utilizatorului să calculeze cheltuieli și venituri care nu au legătură cu produsele, de exemplu cheltuielile de transport, comisioanele sau dobânzile bancare. 

Un divers poate fi asociat atât unei cheltuieli, cât și unui venit, iar sistemul determină acest lucru în funcție de context:
  • un divers inclus pe o factură de vânzare este considerat venit;
  • un divers inclus pe factura unui furnizor este considerat o cheltuială;
  • un divers cu o valoare pozitivă în Registrul de Casă este un venit;
  • un divers unul cu o valoare negativă este un element de cheltuială;
  • de exemplu, un divers înregistrat pe ca și "Transport" poate fi creditat unui cont de venituri dacă este introdus pe o factură de vânzare sau unui cont de cheltuieli dacă este inclus pe factura furnizor;
Mai multe "diverse" poate trimite către același cont definit. De exemplu, o cheltuială pentru "Hârtie de copiator" și una pentru "Toner pentru imprimantă" ar putea, ambele, conduce către un cont denumit "Rechizite și Papetărie".

Resurse

O resursă reprezintă un tip de articol care este limitat ca și disponibilitate în timp, are la baza un orar și vinde pe baza de rezervări. Exemple de resurse: utilizare utilaj, ore angajați, utilizare spații etc.  
  • articolul de tip resursă este cel care se utilizează pe documente;
  • articolul are legate listele de preţ de vânzare care i se aplică;
  • resursa are proprietatea de tip disponibilitate în timp.
Articolule tip resursă se generează automat la introducerea unei resurse în fereastra Resurse, din meniul Decont de Timp și Cheltuieli -> Definiri Decont.
Detalii în Resurse.