4.4. Documente oglindă

Documentele oglindă permit crearea de documente explicite atunci când există tranzacții între două societății definite în SocrateCloud. Pot exista de asemenea și prețuri specifice pentru acest gen de tranzacții prin definirea unei liste de prețuri. De regulă, prin folosirea documentelor oglindă:

  • înregistrarea unei Comenzi Furnizor în societatea B va avea ca rezultat o Comandă Client în societatea A
  • înregistrarea unui Aviz Expediție în societatea A va avea ca rezultat o Recepție în societatea B
  • înregistrarea unei Facturi Client în societatea A va avea ca rezultat o Factura Furnizor în societatea B
  • este posibil și reversul operațiilor descrise mai sus, dar NU SE RECOMANDĂ !!!
Pentru generarea acestor tipuri de documente trebuiesc definite sau modificate anumite înregistrări, și anume:

Legătura Terț - Societate

Fiecare tranzacție, fie ea vânzare sau aprovizionare, conține un terț. Terțul determină prețul implicit, condițiile de plată, metoda de facturare etc. De asemenea, fiecare document aparține unei societăți. Prin societatea folosită se determină gestiunea și contarea implicită. Pentru ca documentele în oglindă sa fie corecte este nevoie să existe o legătura de tip 1 la 1, între un Terț și o Societate. Aceasta legătura se creează în fereastra de definire a terțului, apăsând butonul Legătură Societate.


Parametri proces:
  • Societate existentă
    • se utilizează pentru a lega terţul de o societate deja definită, iar valorile scrise în parametri vor rescrie informațiile din fereastra Societăți, tab Info Societăți 
      • Limitează acces la rol - numai acest rol Rol/Utilizator va avea acces la datele acestei societăţii nou generate;
      • Tip Societate - dacă există deja un tip societate setat în definirea societății și se dorește păstrarea acestei valori, atunci această valoare trebuie trecută în parametrul Tip Societate. Altfel la rularea procesului va fi rescrisă cu valoarea indicată în parametru, inclusiv null.
    • Dacă nu se completează, va fi creată o nouă societate cu aceeaşi denumire ca și a terţului pentru care se pot specifica următoarele proprietăți: 
      • Limitează acces la rol - numai acest rol Rol/Utilizator va avea acces la datele acestei societăţii nou generate;
      • Tip Societate - actualizează câmpul Tip Societate pe societatea legată  
Mesajul de confirmare a legăturii Terț - Societate va fi afișat în secțiunea Log

Dacă se reactualizează fereastra Terţ, va fi actualizat butonul Legătură societate. O societate poate fi asociată unui singur terț. Pentru a șterge legătura terț - societate se rulează procesul Dezlegare Terț Societate.

Tipuri de documente/societate

Pentru fiecare tip de document se determină dacă va genera sau nu document oglindă. Se pot crea documente oglindă implicite pentru fiecare tip de document, ce vor fi folosite atunci când nu sunt definite relații specifice. Setarea se realizează în fereastra Documente (Tipuri) din meniul Contabilitate - Definiri Contabilitate, bifând, după caz, căsuțele:

  • Crează document oglindă
  • Document oglindă impicit

Detalii in Tipuri Documente.

Pentru un control cât mai bun al mecanismului de generare documente în oglindă, se recomandă definirea relațiilor specifice !


Relaționare documente (relații specifice)

În fereastra Documente oglindă din meniul CRM -> Terți se stabilește legătura dintre tipurile de documente definite, legătură ce determină ce document va fi generat pentru fiecare document sursă generator.
Se pot crea oricâte relații sunt necesare, însă recomandăm să fie create doar într-un singur sens!


Se completează câmpurile :
  • Denumire - denumirea legăturii
  • Tip Document - se alege documentul sursă
  • Tip Document Oglindă - se alege tipul de document care va fi generat la înregistrarea documentului sursă.
  • Crează Document Oglindă - se bifează
  • Acțiune Document - se alege starea documentului care va fi generat - se recomandă alegerea acțiunii ”Pregătire”, pentru a se mai putea interveni pe documentul generat !
  • Validare Tip Document - proces care se rulează pentru validarea legăturii
La generarea documentelor oglindă, numerotarea documentelor generate se face ținând cont de secvențele de numerotare asociate societăților și tipurilor de documente ce sunt generate.

Pentru relația Factură client -> Factura Furnizor, factura furnizor generată va primi numărul facturii client sursă.

Pentru relația Aviz expediție -> Recepție, dacă tipul de document folosit la Recepție nu are bifa "Document numerotat", atunci va primi numărul de document de la avizul client sursă, altfel se generează un număr nou specific recepțiilor.

Gestiune

Pe documentele oglindă generate, gestiunea se poate determina funcție de adresa de livrare introdusă pe documentul sursă. Pentru ca această determinarea sa fie posibilă, la definirea terților asociați societăților, în tab-ul Locații din fereastra Terți din meniul CRM -> Terți se introduc atâtea locații câte gestiuni sunt definite pentru societatea - terț.



Locațiile definite se asociază gestiunilor, prin selectarea gestiunii în câmpul Gestiune.

După realizarea setărilor necesare, la înregistrarea unui document sursă și finalizarea lui, se va genera automat un document oglindă. 


Efecte ale anulării/stornării documentelor oglindă

Pentru un comportament ușor controlabil al mecanismului de generare documente oglindă se recomandă activarea tipurilor de documente și definirea de relații specifice doar într-un singur sens, pentru fiecare tip de document în parte. Dacă în practică este nevoie de aplicarea mecanismului în ambele sensuri, se recomandă definirea de tipuri de documente distincte pentru fiecare sens / relație specifică în parte. Prin aceasta se elimină (controlează) generările de documente oglindă în situația anulărilor și/sau stornărilor de documente sursă care au generat documente oglindă, deoarece acesta fiind tranzacții cu impact material, fiscal (costuri), recomandăm ca operațiunile să se realizeze manual, distinct, în fiecare din societățile implicate în tranzacție.


 Acțiune / Document Comandă Furnizor Comandă Client Aviz Recepție Factură Client Factură Furnizor
ANULARE 
  • nu se poate anula dacă există NIR și/sau FF generate din aceasta
  • dacă nu există documente generate din ea, se poate anula fără vreun efect asupra documentului oglindă (COC). Comanda client generată trebuie anulată separat, manual. 
  • nu se poate anula dacă există AC și/sau FC generate din aceasta
  • dacă nu există documente generate din ea, se poate anula fără vreun efect asupra documentului sursă (COF). Comanda furnizor generată trebuie anulată separat, manual.
  • produce un aviz storno (cu cantități cu minus), fapt ce duce la generarea unui NIR oglindă cu cantități negative !!! 
  • recomandăm ștergerea NIR-ului oglindă generat și aplicarea manuală a anulării pe NIR-ul oglindă generat inițial.
  • produce un NIR storno (cu cantități cu minus), fapt ce poate duce la generarea unui AC oglindă cu cantități negative !!! (ceea ce nu e de dorit)
  • NU recomandăm setarea tipurilor de documente de recepție pentru generarea de documente oglindă !
  • anularea (cu zerorificare) nu produce altă factură deoarece o zerorifică pe cea curentă, de aceea nu există un efect asupra facturii furnizor oglindă
  • se recomandă anularea manuală a facturii furnizor oglindă
  • anularea produce o altă factură furnizor cu cantități negative, fapt ce poate duce la generarea unei facturi client oglindă cu cantități negative !!! (ceea ce nu e de dorit)
  • NU recomandăm setarea tipurilor de documente de facturi furnizor pentru generarea de documente oglindă !
 REACTIVARE
  • nu se poate reactiva dacă există NIR și/sau FF generate din aceasta
  • dacă nu există documente generate din ea, se poate reactiva fără vreun efect asupra documentului oglindă (COC). Comanda client generată trebuie reactivată separat, manual.
  • nu se poate reactiva dacă există AC și/sau FC generate din aceasta
  • dacă nu există documente generate din ea, se poate reactiva fără vreun efect asupra documentului sursă (COF). Comanda furnizor generată trebuie reactivată separat, manual.
 na na na na
 STORNARE na na
  • produce un aviz storno (cu cantități cu minus), fapt ce duce la generarea unui NIR oglindă cu cantități negative !!! 
  • recomandăm ștergerea NIR-ului oglindă generat și aplicarea manuală a stornării pe NIR-ul oglindă generat inițial.
  • recomandarea primară pentru această speță o reprezintă aplicarea procedurilor de tip RMA, distinct în fiecare dintre societațile participante la tranzacție !
  • produce un NIR storno (cu cantități cu minus), fapt ce poate duce la generarea unui AC oglindă cu cantități negative !!! (ceea ce nu e de dorit)
  • NU recomandăm setarea tipurilor de documente de recepție pentru generarea de documente oglindă !
  • recomandarea primară pentru această speță o reprezintă aplicarea procedurilor de tip RMA, distinct în fiecare dintre societațile participante la tranzacție !
  • stornarea produce o altă factură client, fapt ce duce la generarea unei facturi furnizor oglindă cu cantități negative
  • recomandarea primară pentru această speță o reprezintă aplicarea procedurilor de tip RMA, distinct în fiecare dintre societațile participante la tranzacție !
  • stornarea produce o altă factură furnizor cu cantități negative, fapt ce poate duce la generarea unei facturi client oglindă cu cantități negative !!! (ceea ce nu e de dorit)
  • NU recomandăm setarea tipurilor de documente de facturi furnizor pentru generarea de documente oglindă !
  • recomandarea primară pentru această speță o reprezintă aplicarea procedurilor de tip RMA, distinct în fiecare dintre societațile participante la tranzacție !