2.03. Societăţi

Societatea este o entitate organizațională definita în cadrul unui titular. O societate poate fi o entitate juridică sau o sub-unitate în care se desfășoară doar o parte din procese. Societățile pot folosi datele partajate la nivel de titular sau pot avea date proprii. Exemple de societăți sunt: Sucursală, Divizie, Magazin, Departament etc. 

Tipuri Societăți

Tipurile de societăți permit definirea de clasificări pentru societăți. Sunt folosite doar pentru raportare și nu au efect asupra proceselor sau drepturilor de acces. Un exemplu de clasificare a societăților ar fi puncte de vânzare în care se încadrează următoarele societăți: "magazine independente", "magazine în mall-uri" sau "outlet-uri".

În fereastra Tipuri Societăți, localizată în meniul Setup inițial -> Definiri Societăți, se gestionează tipurile de societăți. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

  • Legal Entity - se bifează dacă societățile de acest tip sunt entități legale independente;
  • Departament (v16.04) - dacă se bifează, societățile de acest tip vor putea fi utilizate ca și departamente. Detalii în Resurse Umane;
  • Culoare Tipărire - care va determina culoarea ce va fi utilizată în momentul tipăririi numelui societăților de acest tip.

Societăți

Fereastra Societăți, localizată în meniul Setup inițial -> Definiri Societăți permite adăugarea de societăți și modificarea celor existente. 

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/02-initializarea-sistemului/2-1-elemente-de-flux/2-1-2-organizatii/2.1.2.%20Fereastra%20Societati.png

În stânga este reprezentată structura societăților și se poate vizualiza și modifica arborele de clasificare pentru societăți. 
În dreapta sunt afișate înregistrările de tip societate. Sunt disponibile următoarele câmpuri:
  • Codul de căutare, Denumirea, Descrierea - valori folosite pentru a identifica societatea în sistem;
  • Nivel consolidare - dacă se bifează societatea va fi definită ca și entitate sumară. entitate sumară de tip societate poate avea în subordine una sau mai multe societăți.
  • Validare societate - butonul se apasă pentru a valida societatea nou creată și pentru a crea înregistrări în costuri (la creare societate) - util în cazul utilizării costului standard;
  • Activ - o societate inactivă nu mai poate fi folosită la login (v17.02). Înregistrările se conservă în baza de date și pot fi consultate oricând.

Observații:

  • când se adaugă o nouă societate trebuie refăcută autentificarea pentru a putea accesa noua societate. Accesul la noua societate definită este asigurat implicit către toți titularii și utilizatorii cu rol de administrator. 
  • societățile se mai pot gestiona și în fereastra Dimensiuni Contabile, disponibilă în meniul Contabilitate -> Definiri Contabilitate.

Tab-ul Alocare Societăți este utilizat pentru a defini utilizatorii asociați cu această societate. Se selectează un utilizator/contact ce va fi asociat cu această Societate. Se precizează totodată și intervalul de timp pentru care utilizatorul este asociat cu societatea. În această fereastră nu se definesc rolurile și drepturile de acces ale utilizatorilor desemnați. Detalii în Roluri.

Tab-ul Coduri furnizori permite introducerea codurilor societății folosite în relația cu clienți. Codurile introduse aici vor fi afișate pe facturile client emise.

Info Societăți

Tab-ul Info Societăți conține informații detaliate pentru societăți. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/02-initializarea-sistemului/2-1-elemente-de-flux/2-1-2-organizatii/2.1.2.%20Info%20Societati.png
  • Societate părinte - se selectează o societate părinte pentru situația în care se creează o structură arborescentă multi-nivel;
  • Adresă - se folosește pentru a introduce informații referitoare la adresă. Aceasta va fi tipărită pe toate documentele emise de aceasta societate. Se apasă butonul din dreapta câmului pentru a introduce adresa. Sunt disponibile următoarele câmpuri: Adresa, Orașul, Județul, Codul Postal, Ţara. Se apasă butonul OK  pentru a salva adresa;
    • fereastra Ţări, Localităţi şi Regiuni, localizată în meniul Sys Admin -> Reguli Generale -> Definiri Sistem, se utilizează pentru a defini locațiile fizice disponibile (oraș, județ, țară) la definirea unei adrese;
      • Țara are regiuni - dacă nu se bifează nu se vor putea defini regiuni (tab-ul "Regiuni" devine inactiv), iar la definirea unei adrese, dacă se selectează această țară, câmpul de selecție regiune nu va fi disponibil;
      • începând cu v16.02, localităţile din România au şi informaţia despre codul SIRUTA.
    • fereastra Locații și Adrese, localizată în meniul Sys Admin -> Date -> Utilitare, conține toate adresele din sistem și poate fi utilizată pentru completarea/actualizarea informațiilor referitoare la adresă;
  • Gestiune - gestiunea folosită când se generează documente oglindă pentru tranzacții între organizații. Detalii în Documente oglindă;
  • Tip Societate - permite categorisirea societății în vederea raportării: Cost Center, Division, Store; 
  • Societate Tranzacții - se bifează pentru societățile pe care se vor înregistra documente. Căsuța are rolul de a separa societățile tranzacționale de departamente sau centre de cost. La login în aplicație și pe documente nu vor putea fi selectate decât societățile tranzacționale;
  • Schema Contabilă - schema contabilă asociată societății pe care se vor posta documentele;
  • Calendar - calendarul contabil utilizat de societate. Detalii în Calendar Contabilitate;
  • CUIReg. Comercial - codul unic de identificare și numărul de registru comercial;
  • TVA la Încasare - se bifează pentru societățile care sunt înregistrate la Registrul Operatorilor cu TVA la Încasare;
  • TVA defalcată - se bifează pentru societățile care aplică procedura de plată TVA defalcată (”Split TVA”);
  • Supervizor - supervizor implicit, folosit în situațiile în care nu a fost indicat un supervizor la nivel de sesizare;
  • Tip Curs Societate - tip de curs valutar implicit;
  • Prag Livrare Rapida Promoprag de valoare preț unitar pentru livrare rapidă;
  • Valuta Prag - valuta folosită pentru valoarea pragului;
  • Denumire Banca, Nr. cont Bancar, Capital Social, Cod accize - informațiile completate aici pot apărea pe documentele înregistrate pe societate;
  • Fus Orar - se indică ora locală aplicabilă pentru societatea respectivă. Dacă societatea este un nod, atunci toate societăţile subordonate vor avea aceeaşi oră locală;
  • Societate Pontaj - societatea pe care se înregistrează pontajul angajaților din cadrul societății;
  • Departament - indică faptul că societatea este un departament (vezi Tipuri Societăți). Pentru societăți de tip departament sunt disponibile următoarele opțiuni, aplicabile in formularul Pontaj Lunar:
    • Admite ore pontaj S/D - pentru angajații cu acest departament selectat ca și loc de muncă se vor putea introduce ore Sâmbăta, Duminica și în Zilele de Sărbători Legale, în formularul de pontaj lunar;
    • Admite depășirea normei lunare - pentru angajații cu acest departament selectat ca și loc de muncă se vor putea introduce ore peste norma lunară, dar nu mai mult de 12 ore pe zi;
      • "Norma Lunară" = număr de zile lucrătoare din lună * Norma Zilnică (fereastra Angajați -> tab Salarizare -> cea mai recentă înregistrare pe o societate corespunzătoare);
    • Admite ore pontaj N - pentru angajații cu acest departament selectat ca și loc de muncă se vor putea introduce ore de noapte;
    • Detalii în Resurse Umane;
    • începând cu v17.03 dacă se activează bifa de depășire normă, va trebui folosit procesul  (butonul) ”Anulare stoc ore”, cu indicarea societății de pontaj și a perioadei de la care se face inițializarea (resetarea și respectiv contorizarea stocului de ore), astfel încât să se plece cu un stoc de ore = 0.
https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/02-initializarea-sistemului/2-1-2-organizatii/Screen%20Shot%202017-03-13%20at%2019.32.58.png

  • Pontator - se selectează pontatorul organizației;
  • Contabilitate activă - se poate indica prin nemarcare la nivel de societate faptul că documentele acesteia NU trebuie să se posteze (nici manua, nici automat).În acest caz, documentele se vor marca doar ca "Transferat", fără a scrie în tranzacţii contabile.