2.02. Titular

Titularul este cel mai înalt nivel al unei entități juridice independente. Fiecare titular are una sau mai multe societăți subordonate. 

Fereastra Titular

Fereastra Titular, localizată în meniul Setup Inițial -> Definiri Titular se folosește pentru a face setări la nivel de titular si pentru a defini parametri contabili (planul de conturi, analitice, unități de măsura). Toate aceste definiri vor fi moștenite de către societăți. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

Atenție: Nu creați un titular nou din această fereastră (se folosește procesul Inițializare Titular cu rolul de System Administrator). Dacă totuși se face acest lucru, infrastructura necesară pentru titular nu va fi disponibilă.

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/02-initializarea-sistemului/20-iniializare-titular-nou/2-1-1-titular/Titular.png
  • Cod Căutare, Denumire, Descriere și Limba - sunt populate cu informații preluate din setarea inițială client. SocrateCloud permite modificarea acestor valori dacă este necesar. Limba selectată va determina formatul adreselor folosite atunci când se adaugă înregistrări referitoare la locații;
  • Utilizare Funcțiuni Beta - opțiunea se activează doar dacă se face testarea unei versiuni de SocrateCloud care cuprinde funcționalități aflate în stadiul de dezvoltare;
  • Documente multilingve - se bifează dacă se dorește tipărirea documentelor în limba terțului;
  • Auto-Arhivare - în functie de opțiunea selectata, SocrateCloud arhivează copii ale documentelor sau rapoartelor atunci când sunt tipărite. Se poate de asemenea arhiva un anumit tip de documente sau rapoarte:
    • Toate (Rapoarte, Documente);
    • Documente;
    • Documente externe;
    • Nimic.
  • Descărcare - metoda de descărcare, folosită pentru calculul costurilor. Detalii în Costuri;


Serviciu Email

În secțiunea Gestiune Sesizări se definește accesul către un serviciu de e-mail folosit pentru titular. Acest serviciu (server de e-mail) este folosit pentru:
  • mesajele emise prin procesarea sesizărilor;
  • mesajele emise prin workflow - noduri de tip trimitere e-mail;
  • mesajele emise prin automatismele implementate la finalizarea documentelor pentru trimiterea acestora pe e-mail;
  • mesajele emise prin procesele (lansate automat sau manual) care generează rapoarte/documente și le trimit pe e-mail;
  • mesajele emise prin acțiunea utilizatorului de a trimite rezultatul unui raport pe e-mail;
  • Obs: în situația în care nu există un serviciu setat la nivel de titular va fi folosit cel definit pe titularul System;

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/02-initializarea-sistemului/20-iniializare-titular-nou/2-1-1-titular/Titular%20Sesizari.png

Sunt disponibile următoarele câmpuri:
  • Host Mail - se introduce serverului de e-mail dorit.
    • începând cu v16.12 s-a standardizat conexiunea la servere astfel încât să fie acceptată o plajă mai largă de servere de e-mail, ce suportă SSL sau TLS (SMTP).
  • Autentificare SMTP -  se selectează dacă serverul de mail cere acest mod de autorizare. Vor trebui introduse numele de utilizator, e-mail-ul şi parola în fereastra Utilizatori, în câmpurile ID User EMail și Parola;
  • Document Directory - directorul unde vor fi salvate atașamentele email-urilor (e.g. documente in format PDF) pentru a fi ulterior trimise.
    • dacă nu se completează un director, va fi utilizat cel implicit;
    • dacă se completează, directorul trebuie sa fie deja definit in sistem, altfel mesajele de email nu vor conține atașamente!
  • E-mail Sesizări - conține adresa folosită pentru expediere mesaje sau pentru recepție mesaje din partea altor procese automate, de exemplu informații referitoare la livrări sau notificări;
  • Utilizator Sesizări - identificatorul proprietarului căsuței de e-mail;
  • Parolă utilizator sesizări - parola pentru această căsuță de e-mail;
  • Reply To EMail - se specifică o adresa de reply în cazul configurării serviciului de email pe System;
Atenție: Dacă aici nu se definește accesul către un serviciu de e-mail, atunci, în mediul cloud, se va folosi serviciul de e-mail definit la nivel de sistem! Acest serviciu poate fi limitat și contra cost!

Pentru Google setările sunt (în fereastra de titular):
  • Host mail: smtp.gmail.com
  • SMTP Port: 587
  • Autentificare SMTP: selectat
  • SMTP TLS: selectat
Secțiunea Alte Setări:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/02-initializarea-sistemului/20-iniializare-titular-nou/2-1-1-titular/Titular%20Alte%20Setari.png
  • Transfer imediat - se bifează dacă se dorește ca declanșarea proceselor contabile să aibă loc imediat ce se finalizează documentele, inclusiv documentele generate automat. Se recomandă activarea acestei opțiuni doar dacă se realizează teste. Dacă nu se bifează documentele pot fi postate prin intermediul unui proces batch;
  • Actualizare cost - se bifează dacă se dorește actualizarea costurilor la fiecare adăugare de detalii referitoare la costuri. Se recomandă activarea acestei opțiuni doar dacă se realizează teste. Dacă nu se bifează costurile pot fi actualizate prin intermediul unui proces batch;
  • Anulare cu zerorizare se aplică pentru ca anularea facturilor client sa ducă la zerorizarea valorilor de pe factură și nu la emiterea unui alte facturi cu semn schimbat;

Sectiunea SocrateCloud:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/02-initializarea-sistemului/20-iniializare-titular-nou/2-1-1-titular/Titular%20SocrateCloud.png
  • Printing - se alege metoda folosită la printare:
    • Printare standard - se va activa butonul Încărcați imprimante prin care se încarcă în sistem imprimantele regăsite în rețea. Lista imprimantelor se va regăsi în tab-ul Imprimante de unde se poate seta accesul rolurilor la o anumită imprimantă;
    • Google Cloud Print - presupune folosirea imprimantelor definite ca fiind utilizabile prin serviciul Google Cloud Print;
Detalii în Asociere imprimante.

Info Titular

Pe tab-ul Info Titular se regăsesc informații detaliate despre titular. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/02-initializarea-sistemului/20-iniializare-titular-nou/2-1-1-titular/Info%20Titular.png
  • Calendar, Schema Contabila principală - calendarul și schema contabilă de bază, utilizate pentru contabilitate. Detalii în Contabilitate;
  • Discount la plată aplicat la val. fără TVA - dacă se bifează, discount-ul va fi calculat automat pentru detaliile unei facturi. Dacă se debifează, discount-ul va fi calculat pentru valoarea totală facturată (inclusiv taxe și costuri suplimentare); 
  • Receipt Match Requirement, Asociere factura - asocieri intre documente contabile. Pentru implementările în România se recomandă completarea câmpului Receipt Match Requirement cu valoarea Invoice. Acest lucru indică sistemului contabil că fiecare recepție trebuie să fie asociată unei facturi. Detalii în Contabilitate;
Secțiunea Valori Implicite:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/02-initializarea-sistemului/20-iniializare-titular-nou/2-1-1-titular/Valori%20Imlicite.png
  • UM pentru volum - unitatea de măsură utilizată la nivel de articol în situația în care se face referire la volum;
  • UM pentru greutate - unitatea de măsură utilizată la nivel de articol în situația în care se face referire la greutate;
  • UM pentru lungime - unitatea de măsură utilizată la nivel de articol în situația în care se face referire la lungime;
  • UM pentru timp - unitatea de măsură utilizată la nivel de articol în situația în care se face referire la timp;
  • Machetă terț - se selectează un terț folosit pe post de "machetă" (model). Acesta va transmite un set de caracteristici implicite pentru toți terții noi adaugați în sistem prin intermediul ferestrei de definire rapidă (ex. de pe fereastra de Comenzi). Când se definește un terț nou, se vor precompleta anumite valori (cele stabilite în machetă) pentru câmpurile Grup Terți, Listă de Prețuri, Condiții de plată etc.
  • Articol pt. Transport - se indică un articol specific pentru procesul de adăugare automată a costurilor de transport pe documentul "Comandă Client";
  • Tip Sesizare - se indică tipul de sesizare folosit de sistem pentru a afișa sesizările în fereastra specială Sales Pipeline;
  • Fus Orar - se indică ora locală aplicabilă pentru titularul respectiv. Dacă este cazul de multi-societate, cu răspândire geografică pe mai multe fusuri orare, atunci ora locală se va indica la nivelul fiecărei societaţi în parte. Informaţia va fi folosită în procesele ce se execută automat pe server, atunci când este nevoie de dată şi timp până la nivel de ore şi minute.
  • Format Rapoarte - începând cu v16.10 se poate alege formatul de fișier utilizat în mod implicit la tipărirea unui raport. Detalii în Ferestre;
  • Admite Cheltuieli pe NIR - Recomandat Bifă=Nu pentru ca să nu se preia pe NIR cu Crează Linii din articolele de tip cheltuială care se pun pe comanda furnizor (cheltuieli cu transport). Disponibil începând cu versiunea 17.05. 
Secțiunea Opțiuni:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/02-initializarea-sistemului/20-iniializare-titular-nou/2-1-1-titular/Optiuni.png
  • Descriere Lead în Sales Pipeline - dacă se bifează, în fereastra specială Sales Pipeline, pentru fiecare lead, se va afișa și conținutul câmpului Descriere;
  • Zile jurnalizare - indică numărul de zile pentru care se păstrează log-ul din sistem;
  • Zopim ID - se indică ID-ul contului de Zopim înregistrat prin care se activează posibiltatea de "chat" direct din SocrateCloud. În prealabil trebuie creat acest cont pe site-ul furnizorului de servicii Zopim.
  • Utilizează Adrese extinse: Yes - sunt afișate, se pot folosi coloanele CUI, Registru Comercial, Denumire Bancă din fereastra "Adrese" - începând cu versiunea 18.03. Coloanele respective au fost folosite în trecut pentru a modela Adresa de Facturare=Firmă în relația cu site-urile de comerț (vezi model Amazon). 
Secțiunea Referinţe

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/02-initializarea-sistemului/20-iniializare-titular-nou/2-1-1-titular/Info%20Titular%20Referinte.png
  • Clasificare Societăți, Clasificare Terți, Clasificare Proiect, etc. - ierarhiile de bază pentru entitățile respective. Acestea vor fi folosite în mod implicit pentru toate rapoartele financiare. Dacă este cazul, la nivel de raport se poate indica folosirea altor ierarhii;
  • Bank Verification Class - se indică o clasă java specifică pentru interconectări cu banca;
  • Price Engine Class - se indică o clasă java specifică pentru mecanismul automat de gestiune a prețurilor. Există situații când, comportamentul standard trebuie alterat pentru a obține un comportament specific;
    • pentru utilizarea componentei "Prețuri Ext" trebuie completată clasa: org.bitsoftware.sprc.pricing.Ext;
      • Atenție: a nu se completa dacă nu este activată componenta Prețuri Ext!

Validare CUI

În secțiunea Validare CUI se indică modul și sursele folosite pentru validările de cod de identificare unică (fiscală) a firmelor:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/02-initializarea-sistemului/20-iniializare-titular-nou/2-1-1-titular/Validare%20CUI.png
  • Validează CUI automat - dacă se bifează, la definirea unui terț, imediat după completarea câmpului CUI, sistemul se conectează la sursele indicate și validează CUI-ul introdus. Dacă acesta este corect se afişează denumirea firmei și adresa acesteia, ce se pot folosi mai departe în definirea terțului;
  • Metodă validare CUI RO - se completează cu sursa pentru validarea CUI, doar pentru firmele din România;
    • "Cifră de control" - se validează  prin intermediul unui algoritm de validare a structurii numerice;
      • validarea prin cifra de control se realizează inclusiv pentru opțiunile de validare OpenAPI sau ANAF;
    • "Cifră de control + OpenAPI" - se validează prin intermediul unui serviciu gratuit oferit de OpenAPI (http://legacy.openapi.ro/)
      • În urma rulării procesului vor fi afișate informații despre terț, iar câmpurile CUI și Reg Comercial vor fi actualizate corespunzător. De exemplu, pentru CUI-ul 5037256:
        • "RO 5037256" - codul fiscal al terțului;
        • "true" - indică dacă terțul este sau nu plătitor de TVA. În cazul de fața este plătitor de TVA;
          • în funcție de aceasta proprietate, procesul verifică și actualizează CUI-ul cu prefixul "RO":
            • pentru terți neplătitori de TVA, șterge prefixul, dacă a fost completat;
            • pentru terți plătitori de TVA, adaugă prefixul, dacă nu a fost completat;
        • "Înregistrat Din Data 04 January 1994"
        • "Bit Software S.R.L."
        • "Str. Zambilelor 4 Brașov Brașov"
        • "0268314446"
        • "J08/3704/1993" - numărul de registru comercial. Va fi completat automat în câmpul "Reg. Comercial";
      • Limitări: 
        • serviciul nu garantează actualitatea informațiilor oferite;
    • "Validare ANAF" - se validează prin intermediul registrului persoanelor impozabile înregistrate în scopuri de TVA. Detalii pe site-ul ANAF;
      • în urma rulării procesului va fi actualizat câmpul CUI, iar în cazul în care nu există o adresă, aceasta va fi generată conform informațiilor ANAF;
      • Limitări: 
        • nu se poat realiza mai mult de o interogare pe secundă!
        • nu se actualizează numărul de registru comercial întrucât nu este oferit de servicul ANAF;
  • Metodă validare CUI non RO - se completează cu sursa pentru validarea CUI, pentru firmele externe:
    • "VIES" - se validează prin intermediul VIES. Detalii pe site-ul VIES
    • Obs: un cui extern este recunoscut după existența unui prefix cu țara de origine înaintea codului numeric. E.g.: "FR 12345****" - pt. Franța;
  • Cheie Validare CUI
  • Link-urile pentru validarile de mai sus, utile pentru setări acces rețele securizate:
    • Validare CUI RO ANAF: 
https://vat-validator.socratecloud.com/v1/vat
începând cu v18.03 acest URL este setat la nivel de system - fereastra System, coloana ”VatServiceURL
    • Validare CUI RO OpenApi: 
http://legacy.openapi.ro/api/companies/
    • Validare CUI NON RO VIES: 
http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/


Partajări Titular

Tab-ul Partajări titular se folosește pentru a defini regulile de partajare a datelor pentru titular. Sunt disponibile următoarele câmpuri:

https://sites.google.com/a/bitsoftware.ro/manual-socrateopen/acasa-as/02-initializarea-sistemului/20-iniializare-titular-nou/2-1-1-titular/Partajare%20Titular.png
  • Tabelă - conține datele pentru care se definește regula de partajare;
  • Tip Partajare se stabilește cum o tabelă este partajată:
    • Titular - înregistrările din tabelă sunt partajate la nivel de titular. Dacă un utilizator creează o înregistrare în tabelă și folosește o anume societate la definirea acestuia, când se face salvarea datelor, denumirea Societății se va transforma în "*".
    • Societate - înregistrările din tabelă nu sunt partajate la nivel de titular. La alegerea societății nu există opțiunea "*";
    • Titular și Societate - se alege tipul de partajare când se creează înregistrarea din tabelă. La alegerea societății există și opțiunea "*";
 Partajările titularului pot fi definite pentru orice entitate la care există acces titular - societate.


Politica de Parole

Tab-ul Politica de Parole se folosește pentru a defini la nivel de titular un set de reguli pentru parolele de access în cont. Sunt disponibile urmatoarele câmpuri si bife:



Secțiunea Complexitate:
  • Lungime minimă - numărul minim de caractere utilizate in parolă,
  • Utilizare literă - Utilizează cel puțin o literă din alfabetul latin ISO (a-z sau A-Z),
  • Utilizare literă mare - Utilizează cel puțin o literă mare din alfabeul latin ISO (A-Z),
  • Utilizare literă mică - Utilizează cel puțin o literă mică din alfabeul latin ISO (a-z),
  • Utilizare caracter numeric - Utilizează cel puțin un caracter numeric (0-9),
  • Utilizare caracter non-alfanumeric - Utilizeaza cel puțin un caracter care nu este nici literă, nici număr,
  • nici caracter de spațiere (ex. ! $ # % < > _ etc.).
Secțiunea Întreținere:
  • Perioada expirare (zile) - Perioada de expirare a parolei - față de ultima modificare sau dacă nu există nicio modificare atunci va fi obligatorie modificarea la prima logare;
  • Număr parole istoric - Numărul de parole anterioare care nu pot fi reutilizate.
Secțiunea Opțiuni:
  • Aplică pentru utilizatori API - se aplică regulile definite și pentru utilizatorii API, (cei care au acces API prin intermediul rolurilor!), altfel nu se aplică,
  • Aplică doar politica de autentificare externă - atât accesul cât și securizarea accesului se face doar prin servicii de autentificare externe. Nu se permite logarea cu utilizator/parolă la nivel local (excepție API).

Acces IP

Începând cu v17.11, în fereastra Titular, cât și în fereastra Gestiune Roluri, a fost adăugat tab-ul Acces IP. Prin înregistrările din acest tab se pot defini, la nivel de titular și/sau rol, un set de IP-uri de la care se permite accesul la sistem. Restricția de acces se aplică atât pe formularul de logare cît și prin API. Această funcționalitate a fost introdusă ca masură suplimentară de securitate, administratorii de aplicație având posibilitatea de a limita accesul din diferite locații, astfel riscul accesării contului de către persoane neautorizate fiind redus considerabil.