1.2. Ferestre

Fereastra de lucru este locul în care puteți crea, modifica și șterge înregistrări. Puteți avea mai multe tab-uri deschise în fereastra de lucru. Inițial, se afișează tab-ul Home (Acasă), care poate fi configurat a fi un tablou de bord de tip:
  • K-Board
  • Calendar Sarcini
  • Sales Pipeline
Selecția se realizează în câmpul Home tab din meniul Unelte -> Preferințe Utilizator. Tab-ul Home nu poate fi închis. 

În funcție de tipul de fereastra și a înregistrărilor, poate să apară și o a doua fereastră (în partea de jos a ecranului). Tab-uri suplimentare pot apărea, de asemenea pe a doua fereastră.

Bara de Instrumente

Bara de instrumente este prezentă în partea de sus a ferestrelor. Sunt disponibile următoarele opțiuni:


  • Grid Toggle 
     (
    Alt+O) - comutare între vizualizare tip listă și vizualizare detaliată;
  • Înregistrare Nouă  (Alt+N) - creează o nouă înregistrare în fereastră;
  • Copie  (Alt+C) - creează o copie a înregistrării afișate în fereastră;
  • Delete Record  (Alt+D) - șterge înregistrarea selectată;
  • Salvează 
     
    (Alt+S) - salvează modificările făcute pe înregistrare;
  • Revocare  (Al+U) - anulează modificările făcute pe înregistrare;
  • Actualizare  (Alt+Q) - actualizează informațiile afișate în fereastră;
  • Căutare  / 
     (Alt+L) 
    - se utilizează pentru filtrarea înregistrărilor afișate. A doua icoană indică faptul că un filtru de căutare a fost deja aplicat;
  • Atașament /  
     (
    Alt+T) - se utilizează pentru atașarea unui fișier la înregistrare. A doua icoană indică faptul ca deja există documente atașate; 
  • Raport 
     (Alt+R
    - generează un raport de tip "Listă" pe baza înregistrărilor din fereastră;
  • Printare  (Alt+P) - generează un raport de tip "Document" pe baza înregistrării selectate;
  • Trimite Email  (Alt + E) - permite trimiterea  documentelor, rapoartelor ca anexe pdf la email.
    • Format tipărire - începând cu 18.06 se poate selecta formatul de tipărire ce va fi utilizat ca template pentru documentul trimis.
    • De la - se completează cu e-mail-ul utilizatorului (este adresa cu care utilizatorul s-a şi conectat în SocrateCloud) - atenţie! trebuie să fie o adresă validă de e-mail;
    • Destinatar - conţine destinatarii pe care utilizatorul îi alege, sau, în câmpul de mai jos se pot introduce si adrese de e-mail pentru destinatari nedefiniţi în sistem;
    • Subiect - se precompletează automat cu
      • pentru documente: textul obținut din ”Tip document” + ”Nr.” + numărul documentului
      • pentru rapoarte: textul obținut din denumirea formatului de tipărire.
    • Ataşament - conţine fişierul care se va ataşa la e-mail; Apăsând săgeata verde puteți deschide și vizualiza fișierul anexat. Dacă doriți puteți edita denumirea fișierului atașat. Denumirea inițială este formată la fel ca și subiectul.
    • Conținut email: în partea de jos a ferestrei se poate introduce textul pentru corpul e-mail-ului. Câmpul se poate autocompleta cu "Semnătura" celui care trimite email-ul.
      • "Semnătura" - text de genul: "Cu stimă, Nume Prenume, Telefon" se vor completa la nivel de utilizator (fereastra Utilizatori) coloana "Semnătură Email"
    • doar pentru documente mai există două opțiuni și anume:
      • Atașamente document - dacă se bifează atunci pe mail se vor atașa și toate fișierele atașate documentului selectat !
      • Atașamente linii document - dacă se bifează atunci pe mail se vor atașa și toate fișierele atașate pe liniile documentului selectat !
  • Prima Înregistrare  (Alt+Page Up) - mutare la prima înregistrare din fereastră. Devine inactivă atunci când selecția este pe prima înregistrare din listă;
  • Înregistrare Precedentă  (Alt+Up Arrow) - mutare la înregistrarea anterioară. Devine inactivă atunci când selecția este pe prima înregistrare din listă;
  • Următoarea Înregistrare 
     (Alt+Down Arrow) 
    - mutare la următoarea înregistrare. Devine inactivă atunci când selecția este pe ultima înregistrare din listă;
  • Ultima Înregistrare  (Alt+Page Down) - mutare la ultima înregistrare din fereastră. Devine inactivă atunci când selecția este pe ultima înregistrare din listă;
  • Blocare Înregistrare  / 
     
    - permite restricționarea accesului la o înregistrare pentru restul utilizatorilor. Detalii în Blocare Înregistrări;
  • Detaliere Încrucișată 
     (Alt+Z
    - permite accesul rapid la înregistrările asociate înregistrării selectate (e.g. factură -> recepție, asociere factură-recepție);
  • Flux de lucru  (Alt+W) - afișează procesul de flux aferent înregistrării. Detalii în Fluxuri;
  • Solicitări 
     (
    Alt+A) - permite verificarea sau generarea unei sesizări pe baza înregistrării din fereastră.
  • Restrângere  - centralizare înregistrări , ascunzând detaliile;
  • Expandare  - afișare înregistrări cu toate detaliile;
  • Căutare în grid... - permite filtrarea înregistrărilor afișate după o valoare în funcție de criterii predefinite, astfel:
    • implicit (pentru orice fereastră, setare efectuată la nivel de system!) căutarea se poate realiza pe câmpurile: cod, denumire, număr document, descriere, câmpurile marcate ca identificator și câmpurile marcate cu ”coloană selecție”;
      • excepție - coloane al căror conținut este o dată calendaristică sau o valoare booleană (Da/Nu).
    • suplimentar - se pot adăuga alte câmpuri pentru filtrare, la nivel de titular, pentru fiecare fereastră în parte. Confirgurarea se realizează în fereastra denumităFerestre, Tab-uri & Câmpuri”, selectând tab-ul dorit (de obiecei antetul documentului) și apoi folosind sub-tab-ul ”Căutare (grid)”. Aici se pot adăuga coloanele suplimentare dorite pentru căutarea în grid, altele decât cele implicite:
      • se pot alege doar coloane cu conținut alfanumeric,
      • pot fi și coloane virtuale,
      • v17.07 - strict pentru comenzi clienți/furnizori, avize/recepții, facturi clienți/furnizori, încasări/plăți s-au adăugat câmpurile următoare pentru a putea efectua căutări după conținutul acestora:
        • contact terț livrare / contact terț facturare;
        • telefon contact terț livrare (telefon) / telefon contact terț facturare (telefon factură);
        • email contact terț livrare (email) / email contact terț facturare (email facturare);
        • CUI terț livrare (ID Taxă Terț) / CUI terț facturare (TaxaID Factură);
  • Customizare 
     - deschide următorul submeniu:
    • Salvează Customizare, Șterge Customizare - salvează și respectiv șterge customizările făcute pe fereastră. După efectuarea unei customizări pe fereastră, aceasta va fi valabilă de fiecare dată când se accesează fereastra în cauză doar dacă este salvată;
    • Edit Hilites - permite definirea de reguli de marcare a câmpurilor afișate în grid;
  • Înapoi  - permite navigarea de pe tab-urile secundare (detalii) înapoi pe tab-ul inițial (master);
Observații: 
  • Începând cu versiunea 15.09 pentru situațiile în care este permisă ștergerea unei înregistrări, însă aceasta este utilizată, sistemul returnează eroare detaliată, cu numele tabelei şi al coloanei din a căror cauză înregistrarea respectivă nu poate fi ștearsă.
    • ex. dacă se încearcă ștergerea unei campanii de marketing deja utilizată pe facturi, mesajul returnat este: "Couldn't delete this record. It exists records addicted to this entry in the table Invoice".
  • Începând cu v18.03 a fost adăugată o nouă opțiune pentru ferestre și anume ”Save & New” (Alt+B). Această combinație este disponibilă din orice fereastră din care se pot efectua introduceri de date. La apăsarea acestei combinații de taste, înregistrarea curentă se salvează și se deschide o nouă înregistrare goală (echivalent cu apăsarea Alt+S și apoi Alt+N). Mecanismul este util în cazul ferestrelor de culegere rapidă de date, unde se poate implementa și un buton pe fereastră care la acționare să producă ”Save & New”.

Căutare

Apăsați  sau  pe bara de instrumente pentru a adăuga un filtru de căutare pentru înregistrări. Butonul  indică prezența unui filtru de căutare activ în fereastra. Se va deschide fereastra Căutare. Exista două tipuri de căutări: căutare de bază și căutare avansată.

  • Căutare de bază - se accesează prin tab-ul Baza:
    • permite utilizarea de filtre presetate;
    • filtrele de căutare sunt specifice pentru fiecare fereastra și se pot defini doar de către administratorul de sistem;
    • butoanele de filtrare: an, lună, săptămână, zi filtrează înregistrările procesate din perioada selectată cât și cele neprocesate (din toate perioadele), existente în sistem.
    • istoricul căutărilor este salvat și se poate apela din câmpul Interogările mele;
  • Căutare avansată - se accesează prin tab-ul Avansat:
    • permite definirea de filtre de căutare;
    • se pot combina mai multe condiții pentru a creea filtre complexe;
    • pentru a creea o condiție: 
      • apăsați butonul;
      • în câmpul Coloana introduceți numele coloanei sau alegeți-o din lista disponibilă;
      • alegeți operația în câmpul Operator;
      • în câmpul Valoare interogare introduceți valoarea cu care va fi comparată coloana aleasă;
    • pentru a șterge o condiție apăsați butonul ;
    • pentru a salva un filtru:
      • în câmpul Interogările mele introduceți un nume pentru filtrul setat;
      • apăsați butonul 
      • filtrul este astfel salvat și poate fi folosit fără a mai fi necesară completarea câmpurilor. 
    • pentru a șterge un filtru setat, folosiți butonul  după ce ați selectat filtrul în câmpul Interogările Mele.
 Începând cu versiunea 18.07, în fereastra de căutare, în tab-ul Avansat există posibilitatea de filtrare cu bifă setată de către utilizator pe operatorii logici Și/Sau/Negație.
    • Logică operator    "Și":       - rezultatul returnat al parametrilor filtrați este afișarea tuturor rezultatelor ce îndeplinesc simultan condițiile selectate.
    • Logică operator   "Sau":      - rezultatul returnat al parametrilor filtrați este afișarea rezultatelor ce îndeplinesc cel puțin o condiție.
    • Logică operator "Negație": - rezultatul returnat este negația condițiilor operatorului "Sau".
Observație :
         Operatorul logic nu se salvează în filtru.

Meniu Câmpuri

Câmpurile din cadrul unei ferestre admit următoarele acțiuni rapide, prin click-dreapta de pe mouse:
  • Detaliere  - deschide fereastra de definire a entității respective, cu condiția ca utilizatorul respectiv să aibă drept de acces la aceasta;
  • Actualizare 
     - împrospătează valorile disponibile din listă;
  • Valoare Preferința  - utilizatorul poate stabili ca valoarea din listă să fie completata automat;
  • Înregistrare Nouă Modificare   - permit definirea respectiv, modificarea unui terț prin intermediul ferestrei de introducere rapidă.
    • sunt disponibile doar pentru câmpuri de selecție terți ;
    • detalii în Terți;
  • Ajutor - deschide o fereastră cu un text ajutător legat de câmpul respectiv.


Valori Preferință

Nivelele la care se poate seta o Valoare Preferință sunt:
  • Fereastră - valoarea setată este valabilă doar în fereastra respectivă dacă opțiunea este bifată, altfel valoarea este valabilă pentru toate ferestrele care conțin acest câmp;
  • Utilizator/Contact - valoarea setată este valabilă doar pentru utilizatorul respectiv dacă opțiunea este bifată, altfel valoarea este valabilă pentru toți utilizatorii;
  • Societate - valoarea setată este valabilă doar pe societatea respectivă dacă opțiunea este bifată, altfel valoarea este valabilă pentru toate societățile;
  • Titular - fără posibilitate de modificare, în SocrateCloud preferințele se aplică strict pentru un anumit Titular.
Aceste nivele sunt disponibile în funcție de drepturile acordate utilizatorului prin rol. La nivel de Rol, prin intermediul câmpului Nivel Preferință, se indică nivelul la care utilizatorii cu rolul respectiv pot (sau nu) salva valori preferință. În mod asemănător, valori preferința se pot salva şi pentru procese sau formulare.

Toate aceste preferințe salvate pot fi gestionate global din fereastra Preferințe, din meniul Sys Admin -> Date -> Utilitare.

Începând cu v14.10 se aplică un nivel de securitate prin care:
  • utilizatorul simplu va putea doar să consulte lista de preferințe ce va conține doar preferințele pe care el le-a salvat;
  • administratorul va putea consulta și șterge oricare dintre preferințe, atât cele salvate de el cât și cele salvate de către ceilalți utilizatori.
Utilizatorii au la dispoziție procesul Resetare Preferințe prin care pot șterge toate preferințele salvate pentru o fereastra, un form sau un proces, funcție și de drepturile date prin rol.

Obs: Dacă pe un câmp a fost setată o valoare de preferință, ulterior nu se poate seta ca și preferință o valoare nulă. Pentru acest lucru trebuie ștearsă înregistrarea aferentă preferinței din fereastra Preferințe sau rulat procesul Resetare Preferințe.

Vizualizare în Grid

Vizualizarea în grid permite vizualizarea de înregistrări multiple în același tab. Pentru acest mod de vizualizare, sunt disponibile următoarele opțiuni: 

Înregistrările se pot ordona în funcție de valoarea dintr-o coloana prin click pe capul coloanei. Pentru schimba între ordonare crescătoare și descrescătoare se face click pe capul coloanei. Ordinea de afișare a coloanelor poate fi schimbata prin drag&drop, iar coloanele pot fi redimensionate.

Prin click dreapta pe capul unei coloane se va deschide un meniu cu opțiunile de customizare pentru coloane . Sunt disponibile următoarele opțiuni:
  • Coloane - se utilizează pentru a selecta coloanele afișate și a ordinii de afișare. Opțiunea deschide o fereastră de selecție sau un submeniu cu bife;
  • Ordonați Crescător/Ordonați Descrescător - permite ordonarea înregistrărilor;
  • Configurați Sortarea - permite definirea unor reguli de ordonare a înregistrărilor bazate pe coloane multiple;
  • Grupare, Configurare Grupare - grupează și însumează înregistrările în funcție de valorile din această coloana;
  • Blochează / Dezgheață - coloana va fi întotdeauna afișata, în stânga ferestrei;
  • Adăugați un câmp cu formulă - permite definirea de coloane de tip calcul între valorile coloanelor existente;
  • Adăugați un câmp cu sumar - permite definirea unei coloane de tip text care sa conțină valorile coloanelor existente;
  • Redimensionare Automată Coloane - redimensionează coloanele în funcție de lungimea valorilor;
    • Limitare: nu se poate utiliza pe ferestre "Read Only";
Opțiunea Edit Hilites  disponibilă în meniul Customizare 
 
din bara de instrumente va deschide fereastra Edit Highlights, care permite stabilirea de reguli de marcare a câmpurilor afișate în grid, astfel:
  • în stânga ferestrei se selectează câmpul pentru care se gestionează regulile de marcare
  • în partea din dreapta se definesc filtre de selecție pentru înregistrările la care se va aplica regula de marcare;
  • marcarea se definește prin intermediul câmpurilor: 
    • Text, Fundal - culori de afișare text și respectiv, fundal pentru câmpurile care respectă filtrul de selecție;
    • Pictogramă - o pictogramă va preceda câmpurile care respectă filtrul de selecție;
Exemplu: valoarea din câmpul Text este egală cu "#1" și se selectează ca și pictogramă, <bifa verde>, câmpurile din fereastra principală cu valoarea "#1" vor fi afișate precedate de bifa respectivă.

Atașamente

Pentru a atașa un fișier la o înregistrare din SocrateCloud se apasă butonul Atașament  /  
  
din bara de instrumente.
Fereastra Fișiere Atașate permite vizualizarea tuturor înregistrărilor care au fișiere atașate.
Fereastra Căutare Fișiere Atașate permite căutarea fișierelor atașate în funcție de nume, tabela din care face parte înregistrarea la care sunt atașate, societate sau terț.

Observații:
  • Mărimea maxima permisă pentru fișierele atașate se definește la nivel de rol în câmpul Dimensiune Maximă Atașament.
  • Începând cu v15.10 sistemul permite atașarea de fișiere PDF din conturi Google Apps / Drive. Pentru a fi activă aceasta funcționalitate, utilizatorul SocrateCloud trebuie sa fie logat folosind un cont Google Apps. Dacă nu s-a stabilit nici o limită la nivel de rol, această funcționalitate va fi inactivă.
  • Nu se pot atașa fișiere în acele ferestre (tab-uri) a căror identificare se realizează prin două sau mai mute atribute. De exemplu, în fereastra Articole: 
    • tab Aprovizionare - furnizor și produs;
    • tab Prețuri - versiune listă preț și produs;
    • etc.