05.3. Multi - Sisteme de contabilitate

Poate fi nevoie ca un beneficiar să utilizeze mai multe standarde de contabilitate în paralel, datorită unei combinaţii între următoarele elemente:

  • Contabilitate bazată pe previziuni versus contabilitate bazată pe cash
  • Standarde contabile diferite (de exemplu US-GAAP, UK-SAP, HGB al Germaniei)
  • Metode diferite de calculare a valorii stocurilor (Standard, Medie, FIFO).
  • Valute diferite

În mod clasic, un 'sistem contabil' este definit ca un set de tranzacţii cu acelaşi plan de conturi, calendar, monedă, standard de contabilitate şi metodă de calculare a costului. În anumite situaţii, este suficientă convertirea sau realizarea corespondenţei între sistemele contabile diferite. Pentru majoritatea aplicaţiilor concurente, aceasta este singura opţiune. Totuşi, există situaţii când acest lucru nu este posibil, datorită:

  • Diferenţelor prea mari rezultate din rotunjiri sau conversii
  • Efortului de conversie prea mare
  • Lipsei unor metode de verificare
  • Întârzierilor prea mari în obţinerea rezultatelor
  • Imposibilităţii de a converti datorită lipsei informaţiilor detaliate
Majoritatea aplicaţiilor reproduc datele tranzacţiilor pentru a putea corespunde diferitelor cerinţe legate de contabilitate.
SocrateCloud a fost proiectat să suporte cerinţe contabile multiple. Conceptul de 'Sistem Contabil' a fost îmbunătăţit cu cel de Schemă Contabilă. O Schemă Contabilă este o combinaţie a următorilor factori:
  • Plan de conturi
  • Contabilitate bazată pe previziuni sau contabilitate bazată pe cash
  • Standard de contabilitate
  • Metodă de calculare a costului
  • Moneda
Spre deosebire de sistemele clasice, în sistemul SocrateCloud Calendarul nu este parte a Schemei Contabile, fiind posibilă existenţa mai multor Calendare în cadrul unei scheme. Calendarul este redus la funcţii de control al tranzacţiei (deschidere/închidere perioade, rapoarte periodice, definire alocări, uşurinţa introducerii).
Spre deosebire de majoritatea aplicaţiilor, SocrateCloud diferenţiază tranzacţia de consecinţa contabilă rezultată, aducând următoarele beneficii:
  • Datele tranzacţiei nu sunt replicate
  • O schemă de contabilitate poate fi în orice moment adăugată sau se poate renunţa la aceasta
  • Pot fi generate informaţii contabile legate de tranzacţii efectuate anterior
  • Orice element poate fi modificat sau înlocuit (iar operaţiunile contabile regenerate oricând)
  • Schemele de contabilitate sunt uşor de menţinut şi extins
  • Sistemul este rezistent la erori pentru că poate fi corectat şi regenerat.
Tranzacţiile contabile cu prioritate mare sunt procesate imediat (de exemplu actualizarea stocurilor, plata facturilor); tranzacţiile mai puţin urgente sunt realizate asincron, cu prioritate mai mică, în funcţie de gradul de încărcare a sistemului.
Beneficiarii au posibilitatea extinderii regulilor contabile, în cazul în care regulile contabile predefinite nu sunt suficiente (intern, regulile contabile sunt definite folosind un motor de reguli contabile). Reguli de contabilitate adiţionale pot fi implementate pentru a rezolva probleme precum contabilitatea de gestiune, contabilitatea provizioanelor etc.