Nederlands‎ > ‎

FAQ (Nederlands)

Hoe kom ik webbased op het hoogste niveau zodat ik alle academies en diensten kan zien?

posted Nov 11, 2013, 6:55 AM by Sebastiaan Mooij   [ updated Jul 27, 2017, 11:36 PM by Walter van Damme ]

De home knop verwijst naar uw persoonlijke map, maar via de adresbalk kunt u ook naar het hoogste niveau (academies, diensten etc.) navigeren. Hiervoor klikt op op het gele verkennermapje links van de adresbalk.

Waarom twee losse systemen zoals Xythos en Corsa?

posted Oct 22, 2013, 4:47 AM by Sebastiaan Mooij   [ updated Oct 22, 2013, 4:51 AM ]

Document beheer systemen worden voor verschillende doeleinden gebruikt. De twee meest voorkomende zijn operationeel gebruik en archivering. Xythos mag u zien als het operationele document beheer systeem. Het past qua functionaliteit bij de behoefte om te delen, te zoeken en samen te maken. Corsa dient een ander doel: archivering, accreditatie en juridische correctheid (privacy, bewaartermijnen, vernietigingstermijnen). Corsa biedt daarom functies zoals definitieve vaststelling, archivering, digitale handtekeningen en automatische vernietiging. In de praktijk is het heel normaal om deze tweedeling te maken, immers zijn het twee totaal verschillende vormen van documentbeheer. Het zou vervelend zijn om voor elk document in Xythos archiefkenmerken, bewaartermijnen en een handtekening toe te moeten voegen. Xythos is dus "lichter" maar wel veilig en benaderbaar.

Uiteraard moeten sommige documenten uit Xythos op termijn naar Corsa gemigreerd worden. Dit is niet zozeer een technisch maar organisatorisch vraagstuk. Als we helder hebben op welke plekken in ons onderwijs- en bedrijfsproces formele stukken geproduceerd worden, dan pas kunnen we deze (relatief eenvoudig) vanuit Xythos archiveren in Corsa.

Hoe kan ik als beheerder gebruikersgroepen aanmaken?

posted Oct 10, 2013, 4:44 AM by Sebastiaan Mooij

Dit kan alleen de ICP'er van de dienst of academie. Groepen aanmaken gaat via de selfservicetool van DIF, waarmee u normaal gesproken ook groepen aanmaakt op de P schijf.

Waarom krijg ik een foutmelding als ik veel mappen of bestanden kopieer?

posted Oct 10, 2013, 4:43 AM by Sebastiaan Mooij

Er zit een beveiligingsmechanisme op share.avans.nl. U kunt maximaal een handvol mappen (inclusief submappen!) tegelijk kopiëren, omdat we anders met zoveel medewerkers het systeem kunnen overbelasten. Vervelend soms, maar helaas noodzakelijk om te performance te garanderen.

Werken via share.avans.nl of via Xythos Drive?

posted Oct 10, 2013, 4:14 AM by Sebastiaan Mooij   [ updated Jul 27, 2017, 11:43 PM by Walter van Damme ]

In principe kunt u op 3 manieren werken op share.avans.nl. Waar uw persoonlijke voorkeur ligt, zal afhankelijk zijn van uw werkzaamheden. Maar in alle gevallen is het handig om te weten hoe Drive en de webbased omgeving samenwerken om te voorkomen dat u werk kwijtraakt of verkeerd opslaat.

1. share.avans.nl gebruiken zonder Xythos Drive

Als u inlogt op share.avans.nl zonder dat u Xythos Drive opgestart heeft, is de werkwijze hetzelfde als via elke willekeurige andere website. U downloadt het document lokaal, bewerkt dit en slaat het document opnieuw op door het te "uploaden" naar share.avans.nl. Waar uw document gedownload wordt, bepalen  de instellingen van uw browser waar het opgeslagen wordt. Sommige browsers vragen u waar het document opgeslagen dient te worden, andere browsers hebben een map met downloads. Houdt u er rekening mee dat u bij deze manier van werken het risico loopt dat een collega tussentijds een andere versie van het document uploadt. U heeft dan dus twee versies: die van u en uw collega die niet samengevoegd zijn. U kunt dit voorkomen door een document uit te checken met de functie "Checkout". Het document is dan alleen in te zien maar niet aan te passen zolang u het niet terug incheckt.

2. Werken met Xythos Drive zonder share.avans.nl

Via Drive kunt u zelf een mapping maken naar elke willekeurige map op share.avans.nl door de url te kopiëren. De upload en download functie die u webbased tot uw beschikking heeft, wordt nu als het ware vervangen door de normale open en save (of kopieer en plak) functionaliteit van programma's en uw windows/mac omgeving. U moet zich wel realiseren uw document op de achtergrond gewoon naar de server geupload en gedownload wordt! Uw internet verbinding heeft u dus gewoon nodig en elke verstoring hierin (zoals bijvoorbeeld het vastlopen van uw computer of problemen met de WiFi-verbinding) kan ervoor zorgen dat het opslaan van uw document niet meer goed werkt. Sla dus ook met Xythos Drive uw werk regelmatig op!

3. share.avans.nl gebruiken met Xythos Drive

De derde en laatste manier is een combinatie van werken met Drive en de Webbased omgeving. Waarom zou u dit willen? Omdat de webbased omgeving bijvoorbeeld meer functionaliteiten (versiebeheer, metadatering) kent als Drive. Wanneer  u vanuit de webbased omgeving een document opent terwijl Xythos Drive aan staat, zal het document niet alleen zoals bij de eerste werkwijze (webbased zonder Drive) lokaal op uw computer opgeslagen worden, maar direct gesynchroniseerd worden met de lokatie op share.avans.nl. Als dit document niet staat in een map die u al via Drive geconfigureerd heeft, zal Drive zelf een mapping aanmaken (vaak met de naam IL-root-of-share.avans.nl) om synchronisatie tijdelijk mogelijk te maken. Er wordt gebruik gemaakt van een plug-in in de webbrowser. U kunt nu via de save knop (ctrl-S) het document gewoon direct opslaan op de locatie op de server waar het document stond. Het document zal ook meteen bij het openen direct "gelockt" worden. Hierdoor kan een collega het document niet kan bewerken zolang u het open heeft, wel inzien.

Houdt dus, ongeacht uw favoriete werkwijze, rekening houdt met het volgende:

·         Webbased werken zonder Xythos Drive betekent dat u het document downloadt en zelf moet uploaden. Let op dat u het document dan expliciet uitcheckt om te voorkomen dat een collega intussen een andere versie op de server zet.

·         Enkel met Xythos Drive werken (via verkenner) betekent dat u direct bestanden kan openen en opslaan op de server. Zodra u een document opent, is deze automatisch "gelockt" voor andere gebruikers. Let op dat u bij het vervallen van de internet verbinding het document op uw eigen computer opslaat! U kunt het dan later op de server zetten.

·         Webbased werken met Xythos Drive aan betekent dat u geopende documenten direct kunt opslaan op de server (er wordt geen lokale kopie van het document gedownload, Xythos Drive regelt "onder water" een verbinding). Het document wordt ook in dit geval automatisch gelockt voor collega's. Ook in dit geval dient u het document lokaal op te slaan mocht de internet verbinding wegvallen. De Xythos plug-in moet actief zijn in de webbrowser. (invoegtoepassing)

 

Hoe schakel ik snel vanuit de Drive omgeving (Windows of MacOS) naar de webomgeving?

posted Oct 2, 2013, 7:49 AM by Sebastiaan Mooij   [ updated Oct 2, 2013, 7:49 AM ]

Niet elke functie die webbased beschikbaar is kan ook lokaal via Drive uitgevoerd worden. Het is wel mogelijk om snel over te schakelen naar de webbased omgeving. Klikt u rechts op een bestand via Drive, dan krijgt u ook opties als "manage", "permissions" en "versioning". Klikt u hier vervolgens op, dan gaat u via uw favoriete browser naar de webbased interface en het juiste bestand.

Ik wil een document elders publiceren. Hoe doe ik dat?

posted Oct 2, 2013, 7:41 AM by Sebastiaan Mooij

Een document elders publiceren kan, maar het document blijft wel fysiek op share.avans.nl staan. Elke document in Xythos heeft een zogenaamde "intellilink": een permanente url (link) die nooit meer verandert, zelfs niet als u het document elders binnen share.avans.nl neerzet. Om de intellilink van een document op te zoeken, klikt u in de webinterface rechts op een document. Kies voor "manage > summary". Hier vindt u de intellilink.

Kan ik documenten ook delen via de mail?

posted Oct 2, 2013, 7:38 AM by Sebastiaan Mooij

Ja. Maar het document blijft wel fysiek op share.avans.nl staan. Xythos genereert voor u automatisch een mail als u kiest voor "email". Wilt u deze mail verder bewerken met uw eigen email client? Gaan dan naar uw setup (webinterface, rechtsboven) en verander uw email setting in "my default email client: OTHER".

Ik moet metadateren. Waarom deze extra handeling?

posted Oct 2, 2013, 7:34 AM by Sebastiaan Mooij

Voor documenten die alleen uw directe collega's inzien, volstaat een duidelijke mappenstructuur vaak om het document te vinden. Voor collega's van andere academies en diensten is de door u gekozen mappenstructuur vaak ondoorgrondelijk. Daarom kunnen collega's voor belangrijke documenten (die over academies en diensten heen inzichtelijk moeten zijn) metadata opgeven. Op deze metadata kan met de geavanceerde zoekfunctie gezocht worden dwars door mappen van academies en diensten heen.

Ik krijg de melding dat ik het document niet kan opslaan waar ik wil?

posted Oct 2, 2013, 7:31 AM by Sebastiaan Mooij

Hiervoor kunnen 3 mogelijke oorzaken van toepassing zijn:
- U heeft geen schrijfrechten op de map. Vraag aan de functioneel beheerder rechten.
- U heeft het bestand geopend, maar een collega was u al voor. U kunt dan pas opslaan als uw collega het document weer gesloten heeft. U kunt dit controleren door via de webinterface te kijken of het document gelockt is en door wie.
- U probeert een document op te slaan in een map waarop verplichte metadata van toepassing is. Dit kan helaas alleen via de webinterface. U zult het document de eerste keer via de webinterface moeten uploadne en metadateren. Daarna kunt u deze wel openen via Drive (dan is de metadata toegekend).

1-10 of 14