• Es empfiehlt sich, das E-Buch-Menü herunterzuladen (augenbit.augenbit.de). Es ermöglicht das automatisierte Erstellen von E-Buch-Tags und Filter-Tags, so dass zusätzlich auch individualisierte Versionen für SuS erstellt werden können. Daneben ist es möglich, automatisiert die Seitenzahlen einzutragen und Zeilennummerierungen hinzuzufügen. Ebenfalls lassen sich Fußnoten automatisiert erzeugen und verlinken. (s. 1.4.4)
• Sinnvoll ist es auch, mit einer von dem zuständigen Medienzentren genutzten WORD-Vorlage (*.DOTX) zu arbeiten. Beispiel: Verdana, 12 pt, Zeilenabstand, Tabulator setzen, Listenfortsetzung ohne 6 pt nach Absatz, Liste mit 6 pt Abstand nach Absatz, Überschrift 1: 18 pt, Überschrift 2: 16 pt usw.
• Der Schnellformatvorlagensatz Verdana Standard lässt sich über die Installationsdatei der Menübänder mitinstallieren und dann in Word als Standard setzen.
  

Folgende Voreinstellungen sollten in WORD gesetzt werden:

2.1.1 AutoFormat, AutoText, AutoKorrektur etc. deaktivieren

• WORD 2003: Extras, Autokorrektur-Optionen
• ab WORD 2007: Datei, Optionen, Dokumentprüfung, Autokorrektur-Optionen

Erläuterung:

Es besteht ansonsten die Gefahr, dass unbeabsichtigt Zeichen in den Text eingefügt werden, die für die Braillezeile ungeeignet sind. Z. B. typographische Anführungszeichen oder Sonderzeichen wie ©.

2.1.2 Nicht druckbare Zeichen anzeigen lassen

• WORD 2003: Extras, Optionen, Ansicht, Formatierungszeichen, Absatzmarken
• ab WORD 2007: Datei, Optionen, Anzeige, Absatzmarken
• Alternativ: STRG+*

Erläuterung:

Die Formatierungszeichen geben dem Ersteller Hinweise auf "unschöne Formatierungen". Vor dem Speichern und der Weitergabe an den blinden Schüler sollten die nicht druckbaren Zeichen wieder ausgeblendet werden.

2.1.3 Silbentrennung aus

• WORD 2003: Extras, Sprache, Silbentrennungsoptionen
• ab WORD 2007: Seitenlayout, Seite einrichten, Silbentrennung

Erläuterung:

Silbentrennung kann bei Braillezeilen-Nutzern das Lesetempo verringern. Ein eigens entwickeltes Makro im E-Buch-Menü bereinigt Worttrennung über Zeilenumbrüche bzw. Seitenumbrüche und kann auch die Seitenzahlen automatisiert einfügen.

2.2 Während der Übertragung

• Sprache auf Deutsch bzw. entsprechende Fremdsprache setzen. In Mathematik automatische Spracherkennung aus, da JAWS bei LaTeX-Befehlen auf Englisch umstellt.
• geschützte Leerzeichen zwischen Zahl und Maßeinheit (z.B. 12.000 km)
• Fußnoten: s.1.4.4
• Vokabeln:
• werden in einer gesonderten WORD-Datei als Tabelle gesetzt. Es ist zu empfehlen darüber hinaus die Vokabeln in Excel zur Verfügung zu stellen, da z. B. die Navigation mit der Braillezeile viel einfacher ist. (Beispiel)
• Arbeitsanweisungen des Originaltextes ggf. der Übertragung anpassen, z. B. anstelle von "Unterstreiche alle Nomen rot" - "Markiere alle Nomen mit <N>".
• ISBN und ggf. Hinweise des Übertragers stehen zu Beginn der Datei bzw. es gibt eine Steckbriefdatei.
• Bei Formatvorlage "Liste" werden nach dem Spiegelstrich bzw. der Ziffer ein Tab und kein Leerzeichen gesetzt.
• Hervorhebungen:
• Hervorhebungen einzelner Wörter müssen durch GROßBUCHSTABEN und FETTDRUCK gekennzeichnet werden.
• Inhaltlich relevante Hervorhebungen müssen zusätzlich mit Unterstrichen gekennzeichnet werden, diese sollten aus Lesbarkeitsgründen sehr sparsam gesetzt werden.
  (siehe 3.1.1 Beispiel 1)

2.3 Nach der Übertragung

• WORD-Dateien werden im Format *.DOCX gespeichert.
• Benennung der Dateien:
  
• ISBN wird im Ordnernamen angegeben, Teilübertragung der Seiten in Dokumentennamen:
  ((Startseite-Endseite))_BUCHTITEL.docx
• Die Seitenangaben müssen dreistellig sein (ggf. mit Nullen auffüllen, z. B. 003-017_MATHEBUCH.docx)
• in WORD: Zoom auf 100% stellen, in Weblayout-Ansicht wechseln, nicht druckbare Zeichen wieder ausblenden (STRG+*)