Proces beschrijving


Waarom processen beschrijven



Inzicht

De werkwijze is niet meer passend en moet efficiënter en effectiever


Besturen

Informatie over processen is nodig om bij te kunnen sturen

Communiceren

Via een goeie procesbeschrijving kunnen werknemers duidelijke werk afspraken maken

Verbeteren en optimaliseren

Verbeteringen kunnen gewenst zijn om klantgericht te denken of de output te verbeteren. Of om een gestandaardiseerde werkwijze in te voeren om de efficiëntie te verbeteren


Control(beheersing)

Proces beschrijving is vooral bedoeld om processen door te lichten en om er voor te zorgen dat er een goede functie scheiding is. En om er voor te zorgen dat er interne controle maatregelen worden afgesproken en gehandhaafd. Essentieel bij 
fraude onderzoek of bevindingen van accountant 


Aantonen

Voor het ISO9001 certificaat moet je aan bepaalde kwaliteits eisen voldoen dit kun je aantonen met een proces beschrijving

Verantwoorden

Met een proces beschrijving kunt u laten zien dat u werkt op markt conforme wijze  en dat u voldoet aan wetten en regelgeving

Informatie voorziening 

Proces beschrijvingen zijn nodig om eisen voor een nieuw informatie systeem 

te inventariseren


Hoe pak je een procesbeschrijving aan


  • Maak een overzicht van de  bedrijfsprocessen en hun onderlinge samenhang gebaseerd op de langere termijn doelstelling van de organisatie
  • Maak kaders voor de processen doel, resultaat, interfaces met andere 
            processen
  • Beschrijven van processen

  1. 1 Experaanpak
- interview met proceseigenaar en medewerker
- uitwerken op basis van informatie uit interviews en voorbeelden uit de  praktijk
- bespreken of laten reviewen van concept
- verwerken review commentaar 

 

  1. 2 Gebruikersaanpak

- instellen processen werkgroep
- sessies met proces werkgroep om situatie te bespreken 
- laat de resultaten door een lid van de werkgroep uitwerken 
- voorleggen van concept aan proces eigenaar
- bespreek proces met proces werkgroep inclusief aanvulling en commentaar
- opstellen invoeringsplan, inrichten activiteiten, communicatie en monitoring
- review van proces beschrijving en innoveringsplan
- verwerken van review commentaar
- formele besluitvorming over proces beschrijving
- dakpansgewijs innoveren

Houd de procesbeschrijving zo beperkt mogelijk, aanvullen is makkelijker dan uitdunnen
Duidelijke afspraken over wie wat waar
Het aantal bedrijfsprocessen moet te managen zijn niet meer dan 10 tot 15
Het aantal activiteiten binnen een bedrijfsproces moet te overzien zijn tussen de 10 en 20




 

 

 








Wat voor informatie moet er in een bedrijfsproces staan 

  • doel van proces
  • de middelen die worden gebruikt 
  • wie is de eindverantwoordelijke in het proces de proces eigenaar
  • op basis van welke informatie uit kpi's moet proces worden aangestuurd
  • de aanleiding voor het uitvoeren van proces
  • welke activiteiten en in welke volgorde moeten ze worden uitgevoerd
  • wie moeten er geïnformeerd worden en geraadpleegd worden en wie is waarvoor verantwoordelijk
  •  wat voor informatie bronnen bij welke activiteit
  • welk ICT systeem moet met welke informatie gevuld worden
  • welke documenten worden er gebruikt en waar worden ze bewaard
  • welke relatie hebben ze met andere processen(interface)

Voor het succesvol zijn van een proces verbetering is het essentieel dat de
medewerkers de veranderingen accepteren


ISO 9001

 ISO 9001 is de internationale norm voor kwaliteits management systemen

Het is bedoeld om te beoordelen of de organisatie in staat is om te voldoen aan 

  • de eisen van de klant
  • de hier op van toepassing zijnde wet en regelgeving
  • eisen van organisatie zelf
Zeg wat je doet , doe wat je zegt en bewijs het


Comments