Commissions

13 commissions et le Conseil des Sages sont proposées, reprenant les groupes de terrain de la transition (pétales) ainsi que de nouvelles formations pour un meilleur fonctionnement.

Pour s'inscrire à une commission, rendez-vous aux heures de permanence (voir agenda)

1. Conseil des Sages

2. Apiculture

3. Ateliers + 8. Événementiel

4. Communication interne

5. Comptabilité

6. Cuisine + 14. Technique -> Gestion du local

7. Dons

9. Formation

10. Jardin

11. Matériel partagé

12. Panier - Épicerie

13. Partenariat

Quelques rappels :

➢ Les commissions sont des organes de gestion et de réflexion, à ne pas confondre avec les postes de bénévoles du planning des activités : aller au MIN, tenir la caisse ou préparer les paniers n'impliquent pas de rentrer dans la commission Panier-Épicerie par exemple

➢ En s'inscrivant dans une commission, l'adhérent-e s'engage à s'informer et se former, puis à informer et former.

➢ Les référent-e-s sont "personnes contact" de la commission et sont "garant-e de l'animation de la commission" (organisation des réunions...), et de la communication entre la commission et

la CG" (cf. 1.2). Les référents ne sont pas nécessairement les représentants de la commissions à la CG.

➢ Ce n'est donc pas aux référent-e-s seul-e-s de gérer la commission mais bien à tous ses membres. Le principe de fonctionnement de chaque commission est autogéré. Les membres seront invités à participer aux formations pour leur donner des outils et faciliter cette autogestion.

1. Conseil des Sages

Le Conseil des Sages n'a pas de fonction opérationnelle : c'est un organe consultatif, d'observation, de réflexion et de proposition. Dans ce cadre, il ne peut en aucun cas se prononcer sur les choix, les projets et dossiers traités par la coordination générale. Il se prononce exclusivement sur la méthode et plus précisément sur la démarche du fonctionnement collégial. Il peut émettre des avis critiques et des analyses de manière totalement indépendante. Il est un soutien autant moral que technique à la coordination générale.

Il a été pensé afin de ne jamais perdre de vue que l’objet premier du projet associatif : permettre à chaque adhérent-e d'agir en s'appuyant sur les valeurs de l’association et ainsi réhabiliter l’action associative en s’appuyant sur les envies, les souhaits, les idées, les compétences et l’expertise d’usage de ses adhérents.

Une Charte du Conseil des Sages visant à définir les rôles et missions de ce conseil ainsi qu’un règlement interne visant à encadrer son fonctionnement devront être travaillés. Il est envisagé que des outils et des méthodes d’études dédiées devront être identifiés et structurés afin de réaliser cette mesure sociétale (grille d’évaluation, enquête et/ou indice d’évaluation à l’instar du « Bonheur National Brut » qui existe depuis 1972 au Bhoutan). Pour mener à bien cette étude et s’assurer de la pertinence de l’analyse, il est possible d'imaginer le soutien de chercheurs et/ou intervenants extérieurs.

Il est composé de tout-e adhérent-e à jour de sa cotisation. Le nombre de "places" pourra être limitées si le besoin s'en fait sentir. Alors, une "élection" par tirage au sort sera effectuée parmi les volontaires. La durée du mandat des membres sera définie par la charte. Il est représenté par 1 de ses membres au moins à chaque réunion de la coordination générale

Missions :

➢ veiller à la mise en pratique du fonctionnement collégial

➢ être force de proposition pour améliorer les pratiques et les méthodes, proposer de nouveaux outils

➢ s'assurer du respect des statuts et des valeurs de l'ADDA

➢ arbitrer en cas d'éventuels conflits

➢ documenter la transition et l'évolution du fonctionnement, préparer l'essaimage. Il peut de ce fait, répondre aux différentes sollicitations, participer à diverses rencontres ou tables rondes traitant de sujets faisant référence à la politique participative (pouvoir d’agir des habitants, politique locale, éducation populaire etc.) ou répondre à des journalistes sur l’expérience de fonctionnement collégial en accord avec la CG

➢ mesurer les effets de la collégialité sur le pouvoir d’agir des adhérents

➢ pouvoir évaluer le ressenti des adhérents quant à leur capacité d’action et d’influence sur les décisions de l'association et sur les pratiques et méthodes employées (ex : la parole de chacun est-elle suffisamment écoutée ? La transparence de la gouvernance permettait-elle à tous d’être suffisamment informés des choix et des contenus des dossiers ? Des choix et projets associatifs ont-ils été élaborés sans engagement participatif? Etc.)

Limites :

➢ le Conseil des Sages n'a pas de pouvoir de décision

Contact :

➢ Liste de diffusion privée

➢ Page : un peu d'histoire

2. Apiculture

Cette commission est formée d'uniquement des adhérent-e-s à jour de leur cotisation ayant suivi la formation d'apiculteur de l'ADDA, ainsi que des adhérents en cours de formation.

Missions :

➢ gérer le budget alloué

➢ s'assurer du respect de la charte

➢ organiser l'activité

➢ assurer les formations

Limites :

➢ à définir

Contact :

➢ Liste de diffusion privée

3. Ateliers (Fusionné avec Événementiel depuis la CG du 3/02/2016)

Missions :

➢ s'assurer de la pertinence et de la faisabilité des ateliers proposés (en accord avec les valeurs de l'ADDA, conditions de sécurité, matos disponibles, espace nécessaire...)

➢ s'assurer de la communication autour des ateliers (affichage, newsletter)

➢ gérer l'éventuel budget

Limites :

➢ à définir

Contact :

➢ Liste de diffusion privée

➢ Activité : atelier@adda.asso.fr

4. Communication interne

Missions :

➢ gérer le site internet

➢ créer et gérer les outils informatiques

➢ gérer l'enregistrement des adhésions

➢ créer boites mails et listes de diffusion, gérer les accès

➢ rédiger et envoyer la newsletter

➢ étudier la pertinence d'éventuels achats de matériels informatiques et soumettre à la CG

➢ gérer l'éventuel budget

Limites :

➢ à définir

Contact :

➢ Liste de diffusion privée

➢ Boîte administrateur

5. Comptabilité

Missions :

➢ assurer les encaissements

➢ assurer les facturations

➢ assurer les remises en banque

➢ enregistrer les opérations comptables

➢ étudier la faisabilité des investissements, des PTZ, des allocations budgétaires aux commissions et émettre en avis lors de la CG

➢ réaliser le bilan comptable de l'ADDA

➢ gérer l'éventuel budget

Limites :

➢ à définir

Contact :

➢ Liste de diffusion privée

6. Cuisine (Fusionné avec Technique pour devenir Gestion du local depuis la CG du 3/02/2016)

Missions :

➢ organiser et animer les repas partagés

➢ assurer le lien avec la mairie pour les travaux de la future cuisine

➢ gérer l'hygiène et la sécurité alimentaire (organiser des formations à l'hygiène)

➢ gérer les achats de fonctionnement de l'activité (éponge, café, sucre,cellophane...)

➢ gérer l'éventuel budget

Limites :

➢ Les décisions concernant l'aménagement de la future cuisine doivent être prises en CG.

Contact :

➢ Liste de diffusion privée

➢ Activité : cuisine@adda.asso.fr

➢ Page : recettes

7. Dons

Missions :

➢ gérer l'ADDAMode : organisation, communication, animation, rangement dans le cabanon

➢ assurer la "vidange" des surplus avec partenaires (ex: la fraternité, le relais, Mû...)

➢ gérer l'espace dons

➢ gérer le panneau ''Je donne / Je cherche''

➢ gérer l'éventuel budget

Limites :

➢ à définir

Contact :

➢ Liste de diffusion privée

➢ Activité : dons@adda.asso.fr

8. Événementiel

Missions :

➢ organiser les événements au sein de l'ADDA et à l'extérieur (ex :ADDALéon, conférences, repas de bienvenue aux nouveaux adhérents,forum des associations...)

➢ s'assurer de leur communication (affichage, newsletter)

➢ recruter des bénévoles

➢ gérer l'éventuel budget

Limites :

➢ Dates à fixer en CG

Contact :

➢ Liste de diffusion privée

➢ Page : sans parole

9. Formation

Missions :

➢ gérer l'éventuel budget

➢ mettre en place des formations sur le fonctionnement collégial, sur les besoins des différentes commissions (hygiène en cuisine, etc...). ces formations pourront être internes ou ouvertes(?)

➢ s'assurer de leur communication (affichage, newsletter)

Limites :

➢ à définir

Contact :

➢ Liste de diffusion privée

10. Jardin

Missions :

➢ mettre en valeur le jardin

➢ gérer le budget alloué

➢ s'assurer du respect de la charte

➢ assurer le lien avec la copropriété

➢ organiser l'activité

➢ gérer la boite mail

➢ gérer le compost en lien avec les Locavores

Limites :

➢ à définir

Contact :

➢ Liste de diffusion privée

➢ Activité : jardin@adda.asso.fr

➢ Page : jardin de la carterie

11. Matériel partagé

Missions :

➢ gérer le rangement du cabanon

➢ organiser les prêts et locations

➢ gérer l'éventuel budget

Limites :

➢ à définir

Contact :

➢ Liste de diffusion privée

➢ Activité : matos@adda.asso.fr

➢ Page : mutualisation d'outils

12. Panier - Épicerie

Missions :

➢ gérer les achats de l'épicerie

➢ recruter des bénévoles

➢ s'assurer de la formation des bénévoles aux différents postes

➢ s'assurer de la cohérence des produits achetés avec les valeurs de l'ADDA

➢ mettre en place et actualiser des documents (procédures, bonnes pratiques...)

➢ gérer l'éventuel budget

Limites :

➢ Ne décide pas des nouveaux producteurs partenaires (décision proposée par commission partenariat et validée en CG)

Contact :

➢ Liste de diffusion privée

➢ Activité : commandes@adda.asso.fr

➢ Page : paniers bio

13. Partenariat

Missions :

➢ assurer le lien avec les différents partenaires et institutions (mairie,producteurs, CCAS...)

➢ faire respecter les conventions établies

➢ étudier les nouveaux partenaires potentiels, proposer une décision argumentée à valider en CG

➢ gérer l'éventuel budget

Limites :

➢ Les décisions sur les nouveaux partenaires doivent être validées en CG

Contact :

➢ Liste de diffusion privée

➢ Boîte contact : contact@adda.asso.fr

➢ Pages : partenariats, dans la presse

14. Technique (Fusionné avec Cuisine pour devenir Gestion du local depuis la CG du 3/02/2016)

Missions :

➢ gérer les codes des cadenas

➢ gérer le prêt de clef ponctuel

➢ faire respecter les règles de sécurité

➢ s'assurer de la propreté du local

➢ recruter des bénévoles pour le ménage

➢ assurer le lien avec la mairie concernant la gestion du local

➢ gérer les achats de fonctionnement (produits d'entretien)

➢ gérer les petites réparations, le bricolage, les petits travaux d'aménagement du local

➢ gérer l'éventuel budget

Limites :

➢ C'est la CG qui valide l'attribution des trousseaux de clefs à long terme

Contact :

➢ Liste de diffusion privée