Les Tables contiennent les données. Ce sont donc les premiers objets à créer. La conception des tables doit faire l'objet d'une étude préliminaire afin de permettre un regroupement logique des informations de même nature. Elle doit aussi être faite de façon à permettre de futures évolutions et extensions.
La table comprend alors:
- Des Colonnes (Nom, Prénom, fonction, date de naissance, Date d'embauche, Adresse dans notre exemple illustré en rouge ci-aprés).
- Des lignes ou enregistrement illustré en bleu dans notre exemple ci-dessous
On peut dire que la table c'est comme une armoire avec ses étagères où on range nos affaires.
Il y a plusieurs méthodes pour créer une table. Vous les avez vues lorsque vous avez cliqué sur le bouton Nouveau, nous allons les voir dans les détails :
- Le mode Feuille de Données vous donne une interface semblable à une feuille Excel. Vous saisissez vos données et titres et Access s'occupe seul de décider du type d'information contenu dans vos colonnes.
- La solution avec Assistant Table est intéressante, mais dans tous les cas, l'usage des assistants est très limité. Il est donc beaucoup plus intéressant de connaître le mode création qui vous permettra de comprendre comment les tables sont construites afin de savoir intervenir après l'usage de l'assistant. Vous pourrez vous intéresser aux assistants de votre côté. Le principe est simple : lire les questions, répondre, et passer à l'étape suivante
- Le mode importer et lier des tables.
Pour créer une table, on cliques sur "tables" dans la barre d'objets vérticale pour ouvrir une fenêtre comme celle de l'illustration ci-dessous:
Nous aurons alors le choix entre: (voir agrandi entouré en rouge dans l'illustration ci-dessus)
- Créer une table en mode création,
- Créer une table à l'aide de l'assistant,
- Créer une table en entrant des données
Ou alors avec un clic droit de la souris, on obtient 2 modes, autres que la création pour avoir une table, il s'agit de: (voir illustration ci aprés)
- Importer ( importer une table d'une autre base de données Access (.mdb) ou autre comme MSExcel par exemple)
- Lier les tables ( liaisonou attache avec une table d'une autre base de données Access (.mdb) ou autres comme MS Excel par exemple)
Ces deux techniques permettent dans Access de gérer des données issues d’autres bases de données : l’Importation ou l’Attache (liaison) d’une table. Cette dernière technique offre l’avantage d’exploiter la table dans son application d’origine ; vous pouvez créer dans Access des requêtes, formulaires, ou états associés aux tables attachées : ainsi, vous êtes certain d’exploiter les données en temps réel (vous pouvez même modifier les données provenant des tables attachées). L’attache ne peut s’effectuer qu’avec des fichiers au format de base de données. D'ailleurs c'est cette fonction qui nous permet toute sorte d'analyse ou d'explotation d'une base de données d'un autre format.
Comment importer les données d’un fichier au format base de données Access (.mdb)
- Choisissez la commande « Importer » du menu « Fichier ».
Ou
- Clic droit de la souris dans la fenêtre "case de données" puis selectionnez "importer" (voir illustration précédente)
- Sélectionnez dans la zone « Source des données » l’application source puis cliquez sur « OK ».
- Sélectionnez le fichier concerné puis cliquez sur le bouton « Importer ».
Access ajoute une nouvelle table à la base de données en cours reprenant le nom et les données du fichier importé.
Comment importer les données d’un fichier texte
- Choisissez la commande « Importer » du menu « Fichier ».
Ou
- Clic droit de la souris dans la fenêtre "case de données" puis selectionnez "importer" (voir illustration précédente)
- Sélectionnez dans la zone « Importer » l’option « Texte (délimité) » ou « Texte (longueur fixe) » et cliquez sur « OK ».
- Sélectionnez le fichier TXT concerné puis cliquez sur « OK ».
- Choisissez dans la boîte de dialogue « Options d’importation du fichier texte... » l’option « Noms des champs sur la première ligne » si vous voulez qu’ACCESS utilise la première ligne du fichier texte comme noms des champs de la nouvelle table.
Au besoin, spécifiez les options de texte.
- Cliquez sur « OK ».
Access ajoute une nouvelle table à la base de données en cours reprenant le nom et les données du fichier importé.
Comment importer les données d’une feuille de calcul ?
Vous pouvez importer les feuilles de calculs au format Excel (.xls). La feuille de calcul doit contenir des données compatibles avec l’organisation d’une table Access : un champ par colonne, un enregistrement par ligne.
- Choisissez la commande « Importer » du menu « Fichier ».
Ou
- Clic droit de la souris pour ouvrir le munu puis sur importer .
- Sélectionnez l’application source puis cliquez sur « OK ».
- Sélectionnez le fichier puis validez.
- Précisez dans la zone « Options d’importation de la feuille de calcul... » si le nom des champs se trouvent sur la première ligne de la feuille de calcul et indiquez si vous souhaitez créer une nouvelle table ou si vous souhaitez ajouter ces données à une table existante.
Indiquez, si besoin est, la plage de cellules contenant les données à importer.
- Cliquez sur « OK »
Access ajoute une nouvelle table à la base de données en cours reprenant le nom et les données du fichier importé.
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Une table est un ensemble de données structurées.
Cette structure repose sur un élément fondamental : le champ. Chaque champ de la table caractérise un renseignement (le champ Nom, par exemple, correspond au nom du client, le champ CP au Code Postal de son lieu de résidence...).
L’ensemble des champs renseignés constitue un enregistrement (dans une table Clients, par exemple, chaque enregistrement contient les informations de chaque client) ; tous les enregistrements de la table comportent le même type de renseignements |
Quand on crée notre table, MS Access lui attribue par défaut le nom de Table1, Table2, table3, etc. Nous avons donc le choix entre sa nomination tout de suite ou plus tard (voir entouré en rouge dans l'illustration ci-aprés)
Notre table est là (table1), nous pouvons l'ouvrir ou la modifier (voir entouré en bleu):
Ouvrir pour obtenir ceci:
Ou la mofier pour obtenir ceci:
Modes d'Affichage
Pour une table, Il y a deux affichages possibles, au même titre qu'il y a deux faces sur une pièce de monnaie. Il sera inutile de fermer la table pour en changer l'affichage, le premier bouton à gauche de votre barre d'outils (quelle qu'en soit l'image) servant à cette opération. Ce bouton (le premier de la barre d'outils) est à retenir, car tous les objets que nous verrons dans Access auront deux affichages possibles, et à chaque fois, pour basculer du mode d'affichage 'Structure' au mode d'affichage 'Données', c'est ce bouton que nous pourrons utiliser.
Les champs
- Définissez pour chaque champ :
- le nom de chaque champ de la base de données (de 1 à 64 caractères),
- sa description,
- le type de données autorisé
- les propriétés du champ.
La partie supérieure permet de définir le nom du champ et le type de données autorisé, la partie inférieure affiche les propriétés de chaque champ.
Remarque: Il s’agit de définir de façon précise la structure de la table : celle-ci permet de préciser les noms des champs qui la composent ainsi que diverses propriétés comme, par exemple le type de données autorisé pour ce champ (s’agit-il de caractère, de nombre, de date ?...) et le nombre de caractères autorisés (taille du champ).
Un des champs de la base de données doit permettre d’identifier chaque enregistrement de façon unique : il s’agit de la clé primaire (Access peut créer lui-même le champ et gérer les données qu’il contient de façon automatique). La clé primaire est le champ de la table qui sert d'identifiant à un enregistrement. Il s'agit d'un champ indexé sans doublon.
LES TYPES DE DONNEES
Voici les différents types de données proposés par Access :
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Texte |
Caractères alphanumériques (lettres et/ou chiffres) ;Les champs texte peuvent contenir tous types de caractères la longueur d’un champ texte est limitée à 255 caractères. |
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Mémo |
caractères alphanumériques, Les champs mémo peuvent contenir de grande quantité de texte, jusqu'à 65535 caractères |
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Numérique |
Nombres avec ou sans décimales. Les champs nombre peuvent contenir des valeurs numériques positives, négatives ou de type fraction |
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Date/Heure |
dates ou heures (Access contrôle la validité des dates ou heures saisies). |
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NumeroAuto |
Valeur numérique incrémentée automatiquement lors de la saisie de chaque nouvel enregistrement. Cette valeur n'est ensuite plus modifiable. Ce type de champ est utile pour identifier de façon unique et automatique chaque enregistrement de la table et poura donc servir de clé primaire automatique |
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Monétaire |
Valeur présentée au format monétaire (exemple : 2 500,50 Euros). |
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Oui/Non |
Seules deux données sont autorisées pour ce type de champ : Oui ou Non (exemple : un champ Disponible permet de savoir si oui ou non un produit est disponible). |
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ObjetOLE |
Ce type de champ est utilisé pour insérer dans une table des objets issus d’autres applications de Windows. Nous aurons l’occasion de l’utiliser pour insérer dans la table Employés la photo de chaque employé. |
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Lien hypertexte |
Lien pointant sur une page Web ou autre document. |
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Assistant liste de choix |
Liste de choix qui affiche une serie de valeurs que peut l'utilisateur séléctionner |
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LA DESCRIPTION DU CHAMP
Elle permet de décrire en détail le rôle du champ. Cette zone peut contenir jusqu’à 255 caractères.
la description du champ sera visible sur la barre d’état lors de la saisie des données (documentation de l’application. |
LES PROPRIETES
Les propriétés de champ permettent de contrôler la saisie effectuée, de définir l’aspect des données pour une meilleure compréhension, de préciser la valeur par défaut, d’accélérer les recherches et les tris.
Chaque type de champs a ses propriétés. Access utilise les paramètres des propriétés de champ quand vous consultez et modifiez des données.
Voici la liste des propriétés de champ "texte", ainsi que leur fonction:
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Taille du champ |
Détermine le nombre maximal de caractères pouvant être saisi dans un champ Texte ou la fourchette de valeurs d’un champ Numérique. |
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Format |
Affiche les données saisies de façon personnalisée pour une meilleure lecture (exemple : nom du client en majuscule). |
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Masque de saisie |
Structure que vous définissez pour faciliter et contrôler la saisie dans un champ. Il détermine le lieu de saisie de chaque caractère à saisir. |
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Légende |
Détermine une étiquette au champ qui remplacera le nom du champ dans vos formulaires et états. |
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Valeur par défaut |
Détermine la valeur qui apparaîtra systématiquement dans un champ lors de la création d’un nouvel enregistrement. |
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Valide si |
Critères contrôlant la saisie de l’utilisateur |
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Message si erreur |
Texte qui apparaît si les critères de saisie définis dans la propriété Valide si ne sont pas remplis |
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Null interdit |
Impose la saisie d’une donnée dans un champ. |
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Chaîne vide autorisée |
Permet la saisie d’une chaîne vide ("") dans un champ Mémo ou Texte. |
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Indexé |
Accélère la recherche et le tri dans une table. |
Quand on arrive à créer une table, nous serons en mesure de créer autant de tables que notre base de données en demande, on peut les créer toutes comme on peut en rajouter au fur et à mesure.
Récapitulons
Pour toute création de table nous avons les étapes :
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Nouveau
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Mode Création
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Saisie des Noms de Champs
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Définition de la clé primaire
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Enregistrement de la table |
A présent cliquez droit sur le nom d'une table pour ouvrir une boite de dialogue "Propriétés" pour y mettre nos commentaires
Cette zone est facultative. Cependant, si vous voulez un conseil utile, considérez qu'il est obligatoire. Il vous permettra certainement d'économiser des heures de travail si vous avez à revenir modifier votre base de données dans quelques mois.
Les Relations
Cependant pour que nos tables se reconnaissent entre elles, nous devons les lier c'est à dire déterminer les relations qui peuvent exister entre elles, ainsi 2 tables liées jouent le même rôle qu'une seule tables.
Comment faire, essayons d'abord de nous familiariser avec les différents liens qui nous mènent à ces relations (voir image ci-aprés)
Ces trois boutons nous mènent à la même boite de dialogue des relations en question ( voir image ci-après)
ACCESS est un logiciel qui fait partie de la famille des SGBDR, c'est-à-dire des systèmes de gestion de bases de données relationnelles. La notion de relations est donc essentielle. Bien qu'il existe plusieurs types de relations, ACCESS ne gère que les relations de un à un, et les relations de un à plusieurs.
Pour créer une relation de un à un, il faut impérativement lier des champs ayant leur propriété "indexé" à "oui-sans doublon".
Pour créer une relation de un à plusieurs, il suffit de lier les champs entre eux.
| Il convient, lors de la création de la relation, d'appliquer l'intégrité référentielle. L'intégrité référentielle est un mécanisme de vérification qui s'assure que chaque clé étrangère est en correspondance avec sa clé primaire. Non seulement il vérifie l'intégrité des données écrites dans la clé étrangère, mais encore, il maintient cette intégrité en cas de modification ou de suppression de la clé primaire. En conséquence, lorsque l'intégrité référentielle est appliquée sur une relation, on ne devrait pas trouver, dans la clé étrangère, de données autres que celles de la clé primaire. Dès lors, bien que toutes les données figurant dans la table contenant la clé étrangère soit en relations avec les données de la table contenant la clé primaire, l'inverse n'est pas exact. |
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