Želja po novih znanjih je vzpodbudila razmišljanje, kako pridobiti nove izkušnje iz prakse, zlasti iz podjetij, ki so nam blizu in v katerih tajnice oz. poslovne sekretarke tudi delamo. Razmišljale smo, kako lahko tudi me pripomoremo k poslovni odličnosti podjetja. 

S tem namenom smo najprej povprašale naše nadrejene o pogojih, ki vplivajo na uspešno sodelovanje med njimi in nami ter katere vrline in kompetence pri tajnicah najpogosteje pogrešajo. Iz ankete smo ugotovile, da so pogoji za uspešno sodelovanje odgovornost, natančnost, samoiniciativnost, dajanje povratnih informacij, hitra odzivnost, komunikativnost, prijaznost, poznavanje poslovnega procesa.

Kompetence, ki jih najpogosteje pogrešajo, so:  znanje tujih jezikov, znanje IT tehnologije, empatija, iznajdljivost ter želja po novih znanjih.

To je bilo tudi vodilo za izobraževanje na temo »Poslovna odličnost tajnic«, ki smo ga izvedle v podjetju Trimo v drugi polovici septembra.

Povabile smo sodelavke iz Trima z različnih področij. Polona Briški, vodja razvoja poslovne odličnosti, nam je predstavila Trimovo pot poslovne odličnosti. Obrazložila je proces, ki ga v podjetju Trimo izvajajo in na podlagi katerega so lani kot edino slovensko podjetje sploh prejeli tudi evropsko nagrado za poslovno odličnost na področju voditeljstva (EFQM).

V organizacijski kulturi so med drugim zapisali: »Trimo je inovativno, radovedno, hitro rastoče podjetje, ki ustvarja trende in razvija kompetence zaposlenih, da so se ti sposobni profesionalno uveljaviti v globalnem okolju ter jih pri tem prepleta s čustvenimi in duhovnimi vrednotami človeka. Ustvarjamo vzdušje sodelovanja in dosegamo ravnovesje interesov.«

Briškijeva je poudarila, da je zelo pomembno, da so zaposleni v podjetju zadovoljni, ker na ta način tudi lažje navdušijo kupce. Zelo pomembne so tudi vrednote zaposlenih. Le-teh ne moreš zamenjati oz. spremeniti. Vrednote posameznika morajo biti sorodne vrednotam podjetja. Skrb za okolju prijazno podjetje. K poslovni odličnosti veliko doprinese tudi ustvarjalna inovativnost. Niti, ki nas povezujejo, pa so učinkovita komunikacija. Pomembna je odličnost vsakega posameznika.

Mag. Jana Lutovac Lah, vodja službe za odnose z javnostmi, nam je posredovala izkušnje za uspešno sodelovanje med piarom, tajnico in direktorjem. Razložila je, da je piar vezni člen med podjetjem in različnimi javnostmi, predvsem je govorila o odnosih z mediji, tajnica pa je vezni člen med piarom in direktorjem. Poudarila je razliko med marketingom in piarom. Na primeru oglaševanja pomeni, da za objavo oglasa v mediju lahko točno definiramo vsebino in velikost, ker ga tudi plačamo. Medtem, ko marketingaši komunicirajo s tržniki medijskega prostora, piar komunicira z novinarji. Piar torej mediju sporoča vsebino (recimo odgovarja na novinarska vprašanja), ki jo lahko novinar objavi ali pa tudi ne. Pri nakazovanju razlik se je spomnila misli nekega pisca: »Oglaševanje veter, piar je sonce.«
Poudarila je, da je pri vključevanju podjetja v novinarske zgodbe pomembna tudi odzivnost podjetja. Na tej točki je sodelovanje s tajnico zelo pomembno. Podjetje, ki se večkrat pojavi v medijih, je bolj prepoznavno in če se pojavnost odvija v pozitivni ali nevtralni zgodbi, je navadno tudi bolj ugledno. To nadalje lahko pomembno vpliva na prodajo njihovih izdelkov. Zato je v nekaterih primerih izredno pomembno dobro sodelovanje s tajnico, ki lahko svetuje piaru pri odzivanju in njegovih aktivnostih. Tako je navedla primer: »Če novinar sprašuje, kje bo direktor preživel novoletne praznike, se bomo v primeru, da je ta takrat na pomembnem sestanku (ali je na pomembnem, pa ve tajnica) drugače odzvali, kot pa, če postavlja strateško kočljivo vprašanje.« Včasih štejejo minute, je povedala. Hkrati pa nam je tudi pojasnila delo novinarja, da bi lažje razumeli, zakaj se včasih tako mudi. »Tudi novinar je človek, ki ima svoje šefe, roke oddaje prispevkov,« je povedala.

Mag. Sonja Klopčič, direktorica razvoja kompetenc, je podala razvoj tajniških kompetenc in razvoj procesa inovativnosti.

Razložila je, da so kompetence sposobnost nekaj narediti. So znanje, izkušnje, talenti, veščine, motivacija, odnosi, vrednote … Vse, kar človeku pomaga, da je pri delu uspešen.

Za uspešno delo tajnice oz. poslovne sekretarke so pomembne naslednje kompetence: organizacijske sposobnosti, prilagodljivost, empatija, komunikacija, usmerjenost h kupcu, zaupanje, iznajdljivost ter vpliv na klimo in kulturo.

Ocenjevanje kompetenc doprinesejo posamezniku, da lahko ugotovi na katerih področjih je dober oz. kje ima še priložnosti za izboljšanje. Dvig kompetenc pa dosežemo z nenehnim izobraževanjem.

Tajnica mora biti kot mama, ki poskrbi za organizacijo oddelka, podjetja. Pravijo, da je tajnica direktor prvih vtisov. To pomeni, da s svojim vedenjem, znanjem in komunikacijo strankam sporoča sliko podjetja.

Prav tako kot kompetence pa je pomembna tudi ustvarjalnost. Razvoj procesa inovativnosti dosežemo najprej z zbiranjem informacij - razmišljamo o problemih, ki se nam pojavljajo pri delu. Le-te si zapisujemo in poskušamo poiskati večje število možnih rešitev. Bodimo drugačni, odpravljajmo miselne ovire in beležimo svoje originalne ideje. Vsak dan trenirajmo.

Zaključila je z mislijo, da inovativnost pomeni, da delamo fizično manj oz. da delamo pametno.

 

Predavanja so bila zanimiva. Udeleženke smo dobile veliko informacij in novih idej, ki jih bomo lahko prenesle v prakso. Tako smo naredile nov korak k poslovni odličnosti tajnic.

Foto: Majda Šalehar