Učiti se, zaupati vase in … samo naprej!

10. in 11. novembra je v Mariboru potekal posvet »Kaj mora vedeti dobra tajnica«. Že štirinajsti zapovrstjo in z večjim številom udeleženk kot lani, kar je gotovo dober pokazatelj, da tajnice/poslovne sekretarke in asistentke cenimo tovrstne dogodke in jim
pripisujemo velik pomen. Zavedamo se namreč, da vseživljenjsko učenje ni nekaj, kar se nas ne tiče, temveč nuja, če želimo biti aktivno vključene v sodobni tok dogajanj, ki jih narekuje današnji čas.

Dvorana Minarik v hotelu Habakuk se je v ponedeljek dopoldne, pred začetkom posveta, napolnila do zadnjega kotička. Prijetna klima in vedoželjno vzdušje med udeleženkami sta obetala nepozabna dva dneva druženja v štajerski prestolnici.

Mag. Marijan Štriker iz Zavoda za razvoj upravne znanosti je bil prvi v nizu predavanj v plenumu Vodenje pisarniškega poslovanja. Da so dokumenti pomemben del pisarniškega poslovanja smo že vedele, je pa predavatelj ravnanje z njimi in njihovo oblikovanje ter pripravo osvetlil s strokovnega, pravilnega vidika. Vključevanje udeleženk z zanimivimi vprašanji je še popestrilo predavanje, ki se je tako (pre)hitro izteklo.

Delo v današnjem poslovnem svetu prinaša mnogo upravljanja s podatki, evidencami. Še posebej področje kadrovskih evidenc, ki z vidika varstva osebnih podatkov zahteva še dodatno previdnost. V drugem predavanju smo tako izvedele marsikaj novega in
koristnega: kako vodimo kadrovske evidence, zavarujemo osebne podatke, prav pa nam bodo prišla tudi osnovna znanja o urejanju delovnih razmerij. O vsem je govoril svetovalec za kadre pri Zavarovalnici Triglav in v podjetju Rialta, specialist s področja
delovnega prava, Miha Šercer.

Prvi plenum je sklenila mag. Suzana Tokič iz podjetja ST konzultacije s temo Finančno poslovanju v tajništvu. Kateri stroški so davčno priznani? Kaj je boniteta? Kateri so obvezni podatki na računu? Na ta vprašanja sedaj poznamo odgovore, vemo pa tudi, kje poiskati dodatne informacije v zvezi s tem.

Posvet se je nadaljeval z izbirnimi delavnicami za osebno in komunikacijsko odličnost. Odlično izbrani strokovnjaki, vrhunski na svojih področjih, izbrani samo za nas, da nam posredujejo svoja znanja, namige, nasvete.

Ana Nuša Kneževič, samostojna svetovalka. Energična gospa v zrelih letih, a z neverjetno energijo in karizmo. Njen način podajanja informacij je prav poseben, vpijale smo besede o zlatih pravilih medosebnega komuniciranja na delovnem mestu.

Našo osebnost poleg izražanja seveda tvori tudi zunanja urejenost, ki je še kako pomembna, saj je to prvo, kar vidimo. Da bomo šle brez zadrege v službo ali na poslovni sprejem, kako naj se uredimo, da bomo videti priložnosti primerno in še polno nasvetov,
smo slišale od gospe Lee Pisani, samostojne svetovalke, ki je vodila eno izmed treh delavnic.

Kaj se vam zdi pomembnejše? Kaj povemo ali kako povemo? Odgovor na to vprašanje smo dobile pri trenerju za poslovni in osebni uspeh, učitelju retorike, Alexu Gregoriču iz podjetja Mars Venus. Naš nastop bo v bodoče gotovo uspešnejši, saj smo v delavnici spoznale osnovne veščine javnega nastopanja, potrebno pa je vaditi, da jih ukoreninimo v naše vedenje.

Prvi dan posveta je zaokrožil drugi plenum z delovnim naslovom Komunikacijska odličnost. Sam naslov teme: Zakon recipročnosti in delovanje socialnih mrež, na prvi pogled morda res ni privlačil. A govornik, spreten in izkušen lobist, predavatelj, svetovalec, politolog, oseba, ki pozna slovenski poslovni svet in njegovo ozadje, Miloš Čirič iz Zavarovalnice Maribor, je že uvodoma razblinil dvome o dolgočasnosti naslova. Zakaj je treba hoditi na kavo? Kaj je mreženje? Kaj odgovorimo, ko nekomu naredimo uslugo in se nam ta zahvali? Ali se samo zahvalimo nazaj in rečemo: »Ah, saj ni nič takega. Je že v redu«, ali pa morda sprožimo zakon recipročnosti z besedami: »Vem, da bi tudi ti to storil/a zame.« Odlično predavanje, ki bi si ga želela(e) kmalu ponoviti.

V večerni slovesnosti s kulturno-družabnim programom smo podelili priznanja za najboljša diplomska dela tajnic in poslovnih sekretark, ter nagrado za komunikacijsko odličnost v poslovni asistenci, ki jo je prejela Vildana Kralj, zaposlena na Sindikatu
bancništva Slovenije. Pester program, začinjen z nastopi mladih talentov Umetniške gimnazije na Srednji glasbeni in baletni šoli Maribor, se je prevesil v veselo druženje in sproščeni klepet med udeleženkami. Ob ritmih zabavnoglasbene skupine in Martinovih
dobrotah smo tudi zaplesale, večer je dosegel vrhunec.

Drugi dan posveta smo začeli s praktikumom, v katerem so stanovske kolegice predstavile osebne izkušnje. To je bil že tretji praktikum zapovrstjo, njegov namen pa je, da nam stanovske kolegice predstavijo primere svoje dobre prakse iz svojih okolij
poslovanja. Menim, da je to za nas še posebej pomembno, saj gre za preizkušene modele iz prakse, hkrati pa je zlasti pomembno sporočilo izza ozadja in to je, da te dobre primere same ustvarjamo, da torej same gradimo odličnost poslovanja, z našim lastnim znanjem ter motivacijo.

Prva je spregovorila Darja Vrečko, zaposlena na OŠ Borisa Kidriča v Mariboru, ki je na primeru izleta na Pohorje, ki nas je čakal po posvetu, poudarila pomen pravilnega pristopa k organizaciji dogodkov ter upravljanja nepredvidljivih situacij.

Izjemno zanimivo predavanje nam je pripravila Suzi Zevnik, Tajnica leta 2005, od letos tudi samostojna podjetnica. Na primeru lastnih izkušenj je suvereno podajala smernice razmišljanja, stremljenja k osebnemu uspehu. Zapomnile smo si njene argumentirane trditve, da je vsakdo odgovoren za svojo kariero, da pa jo je potrebno natančno načrtovati ter si zastaviti cilje.

Meje poslovnega sveta se v današnjem globalnem času čedalje bolj brišejo. Komunikacija s sodelavci in poslovnimi partnerji iz drugačnega kulturnega okolja pa zahteva prilagajanje na obeh straneh. O tem nam je iz lastnih izkušenj spregovorila Zdenka
Debevec, zaposlena v Novi ljubljanski banki, ki se že več kot 25 let srečuje s poslovnimi partnerji onkraj naših meja.

Tretji plenum, Za osebni razvoj, smo začeli z vedno aktualno temo, s katero se zaposlene poslovne ženske srečujemo iz dneva v dan. Kako namreč uskladiti in najti ravnotežje med zasebnim in pokličnim življenjem? Mlada a izkušena strokovnjakinja, dr. Eva
Boštjančič s Filozofske fakultete v Ljubljani, je ilustrativno predstavila vrsto vlog, v katerih se znajde današnja poslovna ženska. Dokler te vloge uspeva usklajeno »igrati«, obvladovati, je uspešna, ko pa se vloge pričnejo »prekrivati« in jih ne uspeva obvladovati, se znajde ženska v nezavidljivem položaju, polnem stresa in izgorelosti. Takrat je nujno potrebno, da vlogo, ki ji je najmanj pomembna oz. potrebna, odstrani.

Odlično in smiselno nadaljevanje povedanega je bilo predavanje dr. Jasne Čuk iz Zdravstvenega doma Logatec, ki je za začetek pojasnila pojem »stres«,v nadaljevanju pa, kako se z njim spoprimemo in ostanemo vitalne.

Za zaključek dvodnevnega posveta pa je sledila, lahko rečem, še posebna poslastica. Interaktivna diskusija z eminentnima gostoma, Ksenijo Benedetti, šefinjo Protokola Vlade RS in dr. Janezom Bogatajem, profesorjem na Filozofski fakulteti in vrhunskim poznavalcem pristne slovenske kulture, ki jo je vodila odgovorna urednica revije Poslovna asistenca, Petra Ilar. Dobile smo odgovor na številna vprašanja v zvezi s protokolom, bontonom, darili…, ki so jih pridno zastavljale tudi udeleženke.

Čas, namenjen diskusiji se je tako hitro iztekel. Opazile smo, koliko vprašanj se nam pravzaprav še poraja, kar pa je odlično izhodišče in motivacija za organizacijo tovrstnih diskusij/dogodkov tudi v bodoče.

Še zaključne misli dr. Daniele Brečko z naukom zgodbe o skritem prijatelju, in 14. jesenski posvet »Kaj mora vedeti dobra tajnica«, je bil s tem pri koncu. Srečna in zadovoljna sem bila, da sem prestala pomembno življenjsko preizkušnjo vodenja oz. moderiranja dogodka. Živ dokaz, da ženske zmoremo vse, če le verjamemo vase in v dobro, si zaupamo, a tvegamo in naredimo tisti prvi, najtežji korak.

Prijazno povabljene na nova druženja, naslednji bo naš tradicionalni »Kongres tajnic in poslovnih sekretarjev«, od 21. do 23. maja naslednje leto v Portorožu, pa seveda 15. jesenski posvet, ko bomo znova »rasle«, nabirale nova znanja, izkušnje, bogatile
sebe. Do takrat pa: samo naprej!