Fri 17 Apr 2009 - 10:52
Evaluasi persiapan kegiatanSemua narasumber
sudah fix dan sampai saat ini belum ada diantara mereka (khususnya yg
dari mainland) yang membatalkan kedatangannya.
Informasi
kedatangan Pak Duta Besar RI hingga sekarang belum pasti dan
kemungkinan juga pembicara dari pacific command akan batal.
Sebagai alternatif, maka Pak Terry akan berbicara sebagai keynote speaker.
Mohon kepada Pak Sulaiman agar mengfollow-up info kedatangan pak Dubes paling lambat hingga minggu depan.
Sehingga kita ada waktu untuk meminta kesediaan Pak Terry utk menjadi kenote speaker.
Tempat
pelaksanaan conference di Koi Room, Jefferson Hall sudah direserved
dengan mendapatkan harga khusus dari EWC dan dibayar dengan dana dari
ASUH dan SAPFB.
Tempat registrasi peserta akan dilakukan di
samping Koi room dan berdampingan dengan cultural exhibition(akan
dilakukan fundraiser dgn menjual baju2 batik atau souvenir).
Sosialisasi
kegiatan sejak dua minggu lalu sudah diedarkan/dipasang pamflet di
seluruh gedung di kampus manoa. Pemasangan pamflet akan dilakukan lagi
seminggu sebelum acara karena beberapa pamflet yg sudah dipasang sudah
tercabut.
Press release akan disebarkan ke media2 lokal (honolulu).
Mbak erda akan menginformasikan alamat2 email yg pernah digunakan pada ICCE 2008 lalu ke Erenst.
Untuk erenst, mohon mengemail Pak Terry press release agar bisa membantu sosialisasi event ini lewat mailist EWC.
Kami juga sangat berharap agar kawan2 bisa menginformasikan acara ini ke classmatenya di departemen.
Event juga akan dipublikasikan di Ka Leo pada hari rabu (April 22) dengan biaya $92 sebesar 1/4 halaman.
Serta di Facebook (fokus di jaringan Honolulu) dgn biaya $20 pada hari rabu (April 22) dan kamis (April 23)
Kondisi pendanaan
Tambahan dana terakhir dari Kedutaan Besar Ri sebanyak $1000.
Jadi total dana saat ini : $ 5000
Tidak semua bantuan dana yg didapatkan dalam bentuk cash.
Namun hingga kini baik dari dana Konjen maupun Kedutaan belum ada yg ditransfer.
Dana yang saat ini digunakan panitia hanya bersumber dari Oceanit/Pak Sullivan ($500) dan Kak Yati ($200).
Dana ASUH dan SAPFB dalam bentuk reimburse.
EWC
Education Program akan menanggung dana tiket dan hotel Michael Buehler
(Columbia Univ) dan coffe service (coffe dan kue2nya) yang akan kita
hidangkan selama conference.
EWCPA membantu dalam penggunaan Hale Halawai dan penggunaan fasilitas sound systemnya pada pelaksanaan cultural event nanti.
Panitia
(indonesian club) masih akan berupaya melakukan fundraising di jhon f
kennedy theatre dan juga akan menjual souvenir pada saat cultural booth
selama conference.
Pembagian Tugas pada saat hari H
Kami
sangat berharap bantuan dan partisipasi kawan2 yang mempunyai waktu
lowong (nggak ada kuliah atau kegiatan penting lainnya) pada hari H.
Sharima (Malaysia) akan membantu panitia untuk meminta bantuan volunteer dari kawan2 EWCPA community.
Koordinator setiap kegiatan adalah :
1. Seminar/conference : Sulaiman (2.00 - 6.30 pm)
Lokasi : Koi Room
Membutuhkan volunteer untuk :
- petugas registrasi (2 orang)
- MC
- Fotografer (liza/rezki)
- Movie recorder (lance/mayco)
2. Cultural booth : Zulhan
Lokasi : Waelana room (1.30- 5.30 pm) & Hale Halawai (6.45-9.00 pm)
Membutuhkan volunteer untuk :
- penjaga stand atau penjual souvenir
- pengatur dan mengangkat barang2 exhibition dari Waelana room ke Hale Halawai.
3. Cultural performance : Erenst ( 6.30 - 9.00 pm)
Lokasi : Hale Halawai
Membutuhkan volunteer untuk :
- mengset-up Hale Halawai
- mengatur komsumsi (rahma, ninik)
- MC (erda)
- Persiapan pentas budaya
Acara
ini akan dilaksanakan di Hale Halawai dengan setting makanan (dinner)
dihidangkan di halaman belakang Hale Halawai, posisi stage di dalam
Hale halawai menghadap ke barat.
Semua sofa dan meja dalam hale halawai akan dikeluarkan ke teras.
Pintu akan dibuka selebar2nya agar memungkinkan para penonton yang diluar bisa menyaksikan performance.
Performance yang akan tampil (selain fashion show di atas):
- Gender music
- Ratuh Duek (Indonesian Club at BYUH)
- Angklung
- Fashion show baju adat (mahasiswa kelas bahasa indonesia)
- Poco-poco
- Dangdut
Salah
satu performance nanti adalah fashion show budaya daerah oleh mahasiswa
kelas bahasa Indonesia (muridnya Pak Uli) sebanyak 9 orang (mohon
dikoreksi Liza kalo keliru) .
Karena mereka tidak mempunyai baju adat jadi diharapkan pinjaman baju adat dari kawan2 untuk mereka kenakan nanti.
Saat ini baju yang tersedia atau kawan yang bersedia meminjamkan:
- Rahma
- Ninik
- Didik
- Anshori
- Latifah
- Erda
- Yani
- Baju Amir (penyanyi) tari saman/ratuh duek dari Ari (yani)
Bagi kawan2 yang ingin membantu meminjamkan baju adatnya (batik atau semacamnya) silahkan menghubungi Liza:
lizaningtyas@yahoo.co .
Para peserta dan panitia cultural event sebaiknya melaksanakan gladi bersih sebelum acara dimulai.
Rapat evaluasi panitia akan dilaksanakan lagi pada hari Minggu, April 19. Jam dan tempat pertemuan akan diinformasikan kemudian.
Kami menghaturkan banyak terima kasih bagi kawans yang telah menyempatkan waktunya datang di pertemuan tadi.
Saran dan support kawans sangat berarti buat kita semua dan kesuksesan acara ini nanti.
Saran, tanggapan, partisipasi dan solusi kawan2 tentu saja kami harapkan.
Tabik,
Andi Ahmad Yani