How to design and use Pivot Charts in MS Access

Training‎ > ‎

How to design and use Pivot Charts in MS Access

استفاده از پيووت چارتها براي گزارشگيري و رسم انعطاف پذير نمودار

چگونگي ترسيم

فرض كنيد تعداد 52383 مورد فروش طي سالهاي 85 تا 88 ، در جدولي تحت عنوان Sales Table در يك فايل مايكروسافت اكسس(ورژن 2002-2003) با 9 فيلد(ستون) زيرثبت شده باشد (داده‌ها به‌ طور تصادفي توليد شده‌اند) :

Year: سال ، Month: ماه ، Sales Operator: فروشنده ، Poduct: محصول ، Gender: جنسيت فروشنده ، Customer: مشتري ، Region: ناحيه‌اي كه مشتري متعلق به آنجاست ، City: شهري كه مشتري متعلق به آنجاست ، Sales Number: تعداد كالايي كه به فروش رسيده

1- جهت تهيه پيووت چارت مطابق شكل زير ابتدا روي عبارت Forms در منوي Database و سپس به ترتيب روي New و AutoForm: PivotChart كليك كرده و در پايان Sales Table را مقابل عبارت Choose the table or Query where the objects data comes from انتخاب كرده و OK را كليك مي كنيم.

پس از كليك روي OK شاهد صفحه زير خواهيدبود:

2- از قسمت Chart Field List با نگه‌داشتن دكمه شيفت از فيلد Year تا Customer را انتخاب كرده و آنها را با درگ-دراپ (drag and drop) به كادر خالي بالاي نمودار با عنوان " Drop Filter Fields Here" ، منتقل كنيد.

3- كاري را كه در قسمت 2 انجام داديد اين بار براي دو فيلد Region و City انجام دهيد با اين تفاوت كه اين دو را بايد به قسمت پايين نمودار منتقل كنيد كه عنوانش "Drop Category Fields Here" مي‌باشد.

4- تنها فيلد باقيمانده Sales Number است. آن را هم به قسمت چسبيده به بالاي زمينه خاكستري نمودار(Drag Data Fields Here) ببريد.

نموداري كه ترسيم خواهد شد نشانگر تعداد تجمعي فروش از ابتداي سال 85 تا انتهاي 88 ، براي هر كدام از شهرهاست ، به طوري‌كه نواحي شهرها هم دسته بندي شده‌اند:

اگر مي خواهيد بالاي هر كدام از ستونها تعداد فروش نيز مشخص شود مطابق گراف شكل زير عمل كنيد:

چگونگي استفاده از امكانات پيووت چارت

در قسمت بالا چگونگي ترسيم سريع پيووت چارت آموزش داده‌شد و در اين قسمت با چند مثال به كاربردهاي مفيد اين نمودارها مي پردازيم:

* در نمودار فوق ميزان تجمعي فروش با دسته بندي نواحي و شهرها بود. اگر بخواهيم ببينيم ميزان تجمعي فروش را فقط در نواحي ببينيم بايد فيلد City را با drag and drop به قسمت " Drop Filter Fields Here" ببريم.

توجه: هنگام انتقال فيلدها در صورتي كه فيلد را به خارج از ناحيه نمودار ببريد ظاهر شدن علامت "ضربدر: X " به منزله حذف فيلد مي‌باشد؛ در صورت حذف فيلد از نمودار اگر بخواهيد فيلد را دوباره به نمودار اضافه كنيد بايد به كادر Chart Field List رفته و يكي از مراحل 2 ، 3 يا 4 را براي آن فيلد تكرار كنيد. اگر Chart Field List را مشاهده نمي كنيد روي Field List در منوي View كليك كنيد.

* اگر مي‌خواهيد ميزان تجمعي ساليانه فروش را در هر كدام از نواحي فروش ببينيد، فيلد Year را از قسمت بالاي نمودار به قسمت پايين نمودار و سمت چپ فيلد Region بياوريد. اگر فيلد Year را به سمت راست Region بياوريد ميزان فروش سالانه به صورت برعكس و تفكيك نواحي دسته‌بندي خواهدشد:

* با انتقال Region به قسمت Filter Fields و آوردن Product به سمت راست Year در Category Fields ، نمودار ميزان فروش محصولات را با دسته بندي ساليانه، و با بردن آن به سمت چپ Year مي توان روند فروش هر كدام از محصولات را بدر طول چهار سال مقايسه كرد:

* با تعويض جاي Year و Month مي توان فراواني فروش محصولات در ماههاي مختلف را باهم مقايسه كرد (با تبديل sum به average‌ مي توان فراواني را به ميانگين تبديل كرد) و با جابجايي Product و Month ، و تغيير چگونگي دسته بندي ، به اين نتيجه رسيد كه فروش كدام محصول در يك ماه افزايش يا كاهش پيدا مي‌كند:

* نمودار زير بعد از جايگزيني فيلد Region با Month، چگونگي فروش محصولات را در نواحي مختلف نشان مي‌دهد:

* و با جابجايي Sales Operator با Region نمودار زير به دست مي آيد كه ميزان فروش هر كدام از محصولات را توسط فروشندگان نمايش مي‌دهد:

* با انتقال Product به ميان Filter Fields ها در بالاي نمودار تنها فيلد Category Fields ، عبارت است از Sales Operator . نمودار اخير نشانگر ميزان فروش توسط هر كدام از متصديان فروش است:

* معمولا در مديريت فروش جـنسيت فروشندگان هم مهم است! با آوردن فيلد Gender به سمت چپ Sales Operator در Category Fields مي توان فروشندگان را از نظر جنسيت دسته بندي كرد و مورد بررسي قرار داد:

* با جايگزيني Sales Operator و Products (طوري كه Products در سمت چپ Gender قرار بگيرد) مي توان ميزان فروش كالاهاي مختلف با جنسيت‌ فروشندگان ارتباط داده و مقايسه كرد:

مولتي چارتها (نمودارهاي چندگانه ):

دسته بندي و تفكيك در فيلدها را مي توان طور ديگري نيز اعمال كرد. براي مثال در نمودار قبلي اگر بخواهيم Year را نيز به Category Fields اضافه كنيم، نمودار خيلي شلوغ مي شود كه بهتر است نمودار را به MultiChart تبديل كرد. براي اين كار در منوي PivotChart روي گزينه Multiple Plots كليك كنيد. مطابق شكل زير فيلد Year را به كادر "Drop Multichart Fields Here" انتقال دهيد:

نمودار زير به دست مي‌آيد كه نشانگر فروش فروشنده‌هاي زن و مرد به تفكيك محصولات ، و البته در نمودارهاي مختلف خواهدبود:

براي تبديل نمودارهاي ميله‌اي فوق مطابق با شكل زير عمل كنيد:

براي مشاهده مقدار فروش صورت درصد بايد روي هر كدام از نمودارها كليك كرده و مطابق شكل 28 عمل كنيد. ولي بهتر است Product و Gender را از ‍Category Fields كه هم اكنون به صورت عمودي است، به قسمت Filter Fields برده و از Filter Fields ، فيلد Region را به Category Fields بياوريد: