(Dernières modifications adoptés par l'AG le 29-01-2011) I. DÉNOMINATION ET FINALITÉ SOCIALE.L’association sans but lucratif dénommée : «Eagle Archery Country Club (EACC) » a pour but de promouvoir la noble pratique du tir à l’arc sur parcours « NATURE ».
II. SITUATION DU SIÈGE SOCIAL DE L’ASSOCIATION.Le siège social se trouve obligatoirement dans le Brabant Wallon ou dans l’Arrondissement Administratif de Bruxelles Capitale. Les transferts éventuels du siège sont décidés par le Conseil d’Administration et publiés au Moniteur Belge dans le mois qui suit.
III. EXERCICE SOCIAL.L’exercice social commence le premier janvier et se termine le trente et un décembre de chaque année.
IV. PERCEPTION DES COTISATIONS.Le montant maximum des cotisations est fixé à 200 €.
Le montant exact en fonction des situations spécifiques, la période et les modalités de la perception des cotisations annuelles sont déterminées par le Règlement d’Ordre Intérieur (R.O.I.). Le Conseil d’Administration envoie un rappel par courriel aux membres au moins un mois avant la date limite du payement.
V. MEMBRES.V.1 Les membres fondateurs.L’association à été fondée en 1988 par :
DU VIVIER Philippe, gérant, Rue de l’Eglise 10, 5872 CORROY-LE-GRAND
(arrondissement judiciaire : NIVELLES)
ERKKI Majorin, cadre, Rue de la Louchette 8, 1338 LASNE
(arrondissement judiciaire : NIVELLES)
GHISLAIN Jean-Marie, administrateur,Chemin de Dadelane 12, 1338 LASNE
(arrondissement judiciaire : NIVELLES)
V.2. Les membres adhérents.V.2.a. Est reconnu membre adhérent, celui qui a payé le montant de la cotisation annuelle et dont l’inscription n’a pas été refusée par le Conseil d’Administration.
Par le payement de cette cotisation il déclare se conformer aux STATUTS et au REGLEMENT D’ORDRE INTEREUR (R.O.I.).
V.2.b. Les membres adhérents ont le droit d’utiliser les infrastructures sportives de l’association, en l’occurrence les parcours « 2D et 3D », accessibles en permanence, à condition de ne pas perturber les activités organisées par, ou avec le soutien du CONSEIL D’ADMINISTRATION et de se comporter en bon père de famille ; de participer aux activités organisées par le club ; d’assister à l’AG avec une voix consultative ; de recevoir le courrier électronique destiné aux membres ; de recevoir une licence fédérale comportant une assurance contre les risques et accidents pouvant survenir dans les lieux des réunions et pendant la pratique du tir à l’arc.
V.3. Les MEMBRES EFFECTIFS.V.3.a. Une candidature pour devenir MEMBRE EFFECTIF n’est recevable qu’après une période de stage déterminée par le R.O.I. de maximum 24 mois après leur adhésion, pour les membres qui ont atteint les 18 ans, qui sont affiliés à la Ligue Francophone Belge de Tir à l’Arc sous le sigle du club et qui souscrivent les missions des MEMBRES EFFECTIFS repris dans le Règlement d’Ordre Intérieur.
La candidature doit être présentée par courriel aux membres du Conseil d’Administration au moins sept jours avant la date de la réunion de l’AG ordinaire annuelle, par deux MEMBRES EFFECTIFS ne vivant pas sous le même toit et n’ayant aucune parenté en ligne directe.
V.3.b. Les candidats dont l’AG juge qu’ils participent activement à la vie associative et, par leurs actions, concourent directement à la réalisation des objectifs de l’association, sont reconnus MEMBRES EFFECTIFS.
Dans ce cadre, le Règlement d’Ordre Intérieur peut, à titre indicatif, spécifier les normes minimales auquelles les membres devraient répondre pour être reconnus en tant que MEMBRES EFFECTIFS.
V.3.c. L’Assemblée Générale ordinaire, évalue annuellement si tous les MEMBRES EFFECTIFS et canditats répondent aux critères repris dans l’art. V.3.a. et V.3.b.
La décision de refuser un candidat MEMBRE EFFECTIF est prise au scrutin secret, à la majorité simple. La décision de retirer la qualité de MEMBRE EFFECTIF est prise au scrutin secret, à la majorité des 2/3 des voix des MEMBRES EFFECTIFS présents et représentés.
La qualité de MEMBRE EFFECTIF est d’office retiré des membres qui ne sont pas présents ou représentés par procuration et qui n’étaient pas présents ou représentés par procuration lors des deux’ AG ordinaires annuelles précédentes.
Les membres dont la qualité de MEMBRE EFFECTIF a été retirée, restent membre du club et gardent la qualité de membre adhérent.
V.3.d. Les MEMBRES EFFECTIFS ont les mêmes droits et obligations que les membres adhérents.
De plus ils ont un droit de vote à l’ASSEMBLEE GENERALE (AG).
Ils peuvent s’y faire représenter par procuration. Un MEMBRE EFFECTIF ne peut cependant déposer que deux procurations.
Le R.O.I. peut attribuer des prérogatives complémentaires aux MEMBRES EFFECTIFS.
V.3.e. Les MEMBRES EFFECTIFS sont au minimum au nombre de trois.
V.4. Sortie des membres.V.4.a. Pendant les 12 mois qui suivent la demande d’adhésion le Conseil d'Administration à le droit d’annuler l'inscription d'un candidat, sans avoir à donner de justification. Dans ce cas le montant de la cotisation payé est remboursé dans son intégralité.
V.4.b. La sortie des membres a lieu par démission, décès, exclusion ou en cas de non payement de la cotisation avant la date limite fixé par le R.O.I..
Le membre sortant n’a aucun droit sur le fonds social, ni sur le remboursement des cotisations versées. Les membres qui font leur demande de réadmission après plus de six mois ne peuvent faire valoir leur titre d’ancienneté. Ils prennent rang sur la liste des membres stagiaires.
VI.4.c. La démission ou l’exclusion du membre de la LFBTA, ou le cas échéant de la HANDBOOGLIGA, équivaut la démission du club.
VI. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE (AG).VI.1. Attributions de l’AG.Une délibération en AG est requise pour :
La transformation de l’association en société, la modification de sa finalité sociale ou sa dissolution.
(ne peut être adopté qu’à la majorité des 4/5 des voix des MEMBRES EFFECTIFS présents et représentés, compte non tenu des abstentions et si au moins 2/3 des MEMBRES EFFECTIFS sont présents ou représentés)
La modification des STATUTS.
(à la majorité des 2/3 des voix des MEMBRES EFFECTIFS présents et représentés, compte non tenu des abstentions et si au moins 2/3 des MEMBRES EFFECTIFS sont présents ou représentés)
La révocation d’un administrateur ou l’exclusion d’un membre.
(à la majorité des 2/3 des voix des MEMBRES EFFECTIFS présents ou représenté, compte non tenu des abstentions - au scrutin secret)
L’approbation des budgets et des comptes.
La décharge à attribuer aux administrateurs.
La nomination des administrateurs et du Président.
(au scrutin secret, selon la procédure prévue par les présents STATUTS)
L’approbation des modifications au REGLEMENT D’ORDRE INTEREUR (R.O.I.).
L’admission des MEMBRES EFFECTIFS.
Les autres points mis à l’ordre du jour introduits en bonne et due forme.
Sauf dans les cas particuliers prévus par la loi ou par ces STATUTS, les décisions sont prises à la majorité simple des voix des MEMBRES EFFECTIFS présents et représentés, compte non tenu des abstentions. En cas d’égalité des voix, la voix du Président est prépondérante.
VI.2. Mode de convocation et fonctionnement de l’AG.Une AG ordinaire annuelle se tiens chaque année au cours du mois de janvier.
Des AG extraordinaires sont organisées dans les cas prévus par la loi, sur décision du CA ou lorsqu’un cinquième au moins des MEMBRES EFFECTIFS en fait la demande.
Le Président, ou par défaut son remplaçant, convoque les membres au moins deux semaines à l’avance par courrier électronique.
Toute proposition introduite avant sept jours de la date de l’AG par un administrateur ou un nombre de MEMBRES EFFECTIFS au moins égal au vingtième des MEMBRES EFFECTIFS est mise à l’ordre du jour.
L’ordre du jour définitif est porté à la connaissance des membres par courrier électronique au moins deux jours avant la date de l’AG.
Des résolutions ne peuvent être prises en dehors de l’ordre du jour que si au moins 2/3 des MEMBRES EFFECTIFS sont présents ou représentés et moyennant l’assentiment unanime du CONSEIL D’ADMINISTRATION.
Les résolutions de l’AG sont communiquées aux membres par courrier électronique dans les 30 jours après la date de l’AG.
VII. CONSEIL D’ADMINISTRATION (CA).VII.1. Composition du CA.Le Conseil d’Administration se compose de minimum 3 et maximum 8 administrateurs.
VII.2. Nomination et révocation des administrateurs.VII.2.a. Les candidatures pour les fonctions au CA sont adressées au Président à l’AG ordinaire annuelle.
VII.2.b. Pour être éligible, un MEMBRE EFFECTIF doit avoir 24 ans accomplis, être MEMBRE EFFECTIF depuis au moins un an et n’avoir jamais fait l’objet d’une suspension ou exclusion disciplinaire.
VII.2.c. Les Administrateurs sont élus par l’AG ordinaire annuelle au scrutin secret parmi les MEMBRES EFFECTIFS éligibles qui ont émis leur candidature.
VII.2.d. Les MEMBRE EFFECTIFS présents et représentés à l’AG votent pour un ou plusieurs candidats.
VII.2.e. Les opérations de votes sont contrôlées par deux scrutateurs nommés par l’AG.
VII.2.f. Pour être élus les candidats doivent être classés en ordre utile et avoir un nombre de votes supérieur ou égal à 50% des voix des MEMBRES EFFECTIFS présents et représentés. En cas de parité des voix, l’ancienneté dans l’association en tant que MEMBRE EFFECTIF est prépondérante.
Dans le cas où le nombre d’administrateurs élus est inférieur à 3, il est demandé parmi les MEMBRES EFFECTIFS présents qui serait volontaire d’assumer une fonction d’administrateur. Les volontaires les plus anciens en tant que MEMBRES EFFECTIFS sont alors nommés administrateurs pour combler le nombre d’administrateurs manquants.
Faute de volontaires, les MEMBRES EFFECTIFS les plus anciens sont nommés administrateurs pour combler le nombre d’administrateurs manquants.
VII.2.g. Les administrateurs sont mandatés jusqu’à la prochaine réunion ordinaire annuelle de l’AG, les mandats étant renouvelables.
VII.2.h. Les administrateurs prennent l’engagement moral et formel de stimuler la vie associative et de participer de façon active et constructive aux séances du CA ou de se faire représenter en cas d’empêchement, afin que celui-ci puisse fonctionner valablement.
VII.2.i. Les administrateurs ont pour obligation d’assurer la sauvegarde du patrimoine de l’association et ne peuvent en aucun cas, aliéner celui-ci ni en disposer pour leur propre compte.
VII.2.j. Le CA peut décider de suspendre un administrateur, la décision étant prise à la majorité absolue. En cas de parité des voix, la voix du Président sera prépondérante. Une AG extraordinaire sera convoquée dans les 30 jours pour prononcer la révocation éventuelle ou l’annulation de la suspension.
VII.3. Election et attributions du Président.VII.3.a. Le Président est élu lors de l’AG ordinaire annuelle au scrutin secret parmi les administrateurs qui émettent leur candidature.
VII.3.b. Les MEMBRES EFFECTIFS votent pour un seul candidat. Le Président est élu à la majorité absolue des voix des MEMBRES EFFECTIFS présents et représentés, compte non tenu des abstentions.
Si plus que deux candidats se présentent pour la fonction de Président et si aucun candidat n’obtient un nombre de votes supérieur à 50% des voix à l’issue du vote, il est procédé à un second tour de scrutin entre les deux candidats les mieux placés. En cas de parité des voix, le candidat avec le plus d’ancienneté dans l’association en tant que MEMBRE EFFECTIF, est nommé Président.
Dans le cas où aucun président n’est élu, faute de candidats par exemple, il est demandé parmi les administrateurs élus qui serait volontaire d’assumer la fonction de Président. Le volontaire le plus ancien en tant que MEMBRE EFFECTIF est nommé Président. Dans le cas où aucun administrateur ne se porte volontaire, l’administrateur le plus ancien en tant que MEMBRE EFFECTIF est désigné et nommé.
VII.3.c. Les opérations des votes sont contrôlées par deux scrutateurs nommés par l’AG.
VII.3.d. Le Président est mandaté jusqu’à la prochaine AG ordinaire annuelle, le mandat étant renouvelable.
VII.3.e. Le Président attribue les fonctions clef aux administrateurs (par exemple : Vice Président ; Secrétaire ; Trésorier ; Field Manager ; Side Event Manager ; Sports Event Manager ; Public Relations Manager ; Site Manager ; …) et assure la coordination et la répartition des tâches au sein du Conseil d’Administration.
VII.3.f. Les fonctions au Conseil d’Administration sont cumulables.
VII.3.g. Le Président préside les réunions des AG et du CA. Il prépare et diffuse l’ordre du jour pour chaque réunion.
VII.3.h. Le Président veille à ce que la continuité de la gestion journalière soit assurée et que les informations et les moyens pour le faire soient également à la disposition du Vice-Président, l’administrateur qu’il désigne pour le remplacer en son absence ou en cas d’empêchement.
VII.4. Attributions et fonctionnement du CA.VII.4.a. Tous les actes, qui ne sont pas réservés par la Loi ou les présents STATUTS à l’AG, relèvent de la compétence du CA.
VII.4.b. Le CA fonctionne sous les directives de l’AG traduites dans un REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR (R.O.I.).
VII.4.c. Le CA ne peut valablement délibérer que si tous les administrateurs ont été convoqués et si au moins deux tiers de ses membres sont présents ou représentés par procuration écrite.
Un administrateur ne peut disposer de plus de deux procurations.
Les décisions sont prises à la majorité simple. En cas de parité, la voix du Président est prépondérante.
VII.4.d. Chaque administrateur agit individuellement dans le cadre de sa fonction sur base des décisions prises collégialement au sein du CA
VII.4.e. Le CA élabore un REGLEMENT D’ORDRE INTEREUR et prépare les propositions de modification éventuelles. Ceux-ci sont soumis à l’AG pour approbation.
Le R.O.I. règle les matières suivantes :
- La procédure d’adhésion et de transfert des membres.
- Les cotisations en fonction des situations spécifiques et les modalités de payement.
- Les traditions et activités du club.
- Le code et la procédure disciplinaire.
- …
VII.4.f. Le Président, assisté par les administrateurs, élabore un Plan de Gestion (PG) reprenant : la répartition des tâches au sein du CA, le calendrier des activités et des réunions, les budgets ou le plan financier et le plan de communication interne et externe.
Des check-lists pour la préparation des activités font l’objet d’annexes au PG.
Le plan de gestion est soumis au CA pour approbation lors de sa première réunion après l’Assemblée Générale Ordinaire annuelle. Après approbation, le plan est signé par tous les administrateurs et tenu à disposition des membres au siège de l’association.
VII.4.g. Le Conseil d’Administration veille au respect de la Loi, des STATUTS de l’association et du REGLEMENT D’ORDRE INTEREUR.
Le CA prends les mesures et sanctions disciplinaires nécessaires, qui peuvent aller jusqu’à suspendre un membre en vue d’une décision d’exclusion par l’AG, qui devra être convoquée dans les trente jours.
VII.4.h. Le Président, le Vice Président, le Secrétaire et le Trésorier sont habilités à représenter l'association et de l'engager vis-à-vis des tiers à condition que les actes qui l'engagent soient signés par deux administrateurs, dont le Président ou le Vice Président.
Toute opération financière doit être approuvée par le Trésorier.
Les opérations financières supérieures à 150 € doivent également être approuvées par le Président ou le Vice Président.
Les opérations financières supérieures à 500 € doivent être approuvées par le CONSEIL D’ADMINISTRATION.
VII.4.i. Le CA tient une comptabilité simplifiée portant sur les disponibilités en comptes. L'association évite de tenir de l’argent en espèces. Le Trésorier veillera à ce que les opérations en espèces soient répercutées sur les comptes en banque dans les 30 jours.
Chaque année le CA soumet les comptes annuels de l’exercice social écoulé ainsi que les budgets pour l’année suivante à l’AG ordinaire annuelle pour approbation.
VII.4.j. Le Secrétaire assisté par les autres administrateurs, constitue les registres du club, contenant : les textes coordonnés des STATUTS, les textes coordonnés du Règlement d’Ordre Intérieur, les copies des notules de l’exercice en cours et du précédent des réunions de l’AG et du CA (signés par le Président ou son remplaçant et un autre administrateur), le plan de gestion, le registre des membres (avec les membres du CA, les autres MEMBRES EFFECTIFS, les membres adhérents et les membres – stagiaires ; reprenant au minimum les éléments suivants : le nom et le(s) prénom(s) du membre, date de naissance, l’adresse de son domicile, le(s) numéro(s) de téléphone/GSM, adresse électronique, une photo digitale et son numéro de ligue), les règlements de tir et les autres documents importants concernant le club.
Il garde également une version informatisée de tous les documents importants en vu de leur adaptation et mis à jour éventuelle.
Il tiens cette documentation au siège de l’association, à disposition des membres, qui peuvent la consulter sur simple demande, après avoir pris un rendez-vous,
L’ensemble des registres est remis au nouveau Président lors de sa nomination à l’Assemblée Générale.
VII.4.k. Le CA se réunit aussi souvent que l’intérêt de l’association le nécessite à l’initiative du Président, son remplaçant ou quand deux administrateurs le demandent par écrit ou par courrier électronique en précisant les points qu’ils entendent soumettre au conseil. En ce dernier cas la réunion aura lieu dans les quinze jours de la réception de la demande.
Le Président, ou par défaut son remplaçant, convoque les administrateurs au moins 7 jours à l’avance via la messagerie électronique privée de chaque administrateur.
VIII. DURÉE DE L’ASSOCIATION – DISSOLUTION.L’association est constituée pour une durée indéterminée.
L’AG qui décide de la dissolution nomme un collège de deux liquidateurs et détermine ses compétences.
S’il subsiste un actif net en cas de dissolution, celui-ci sera attribué de plein droit à une association sans but lucratif à désigner par l’AG.
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