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EACC a.s.b.l.

N° entreprise : 0435 046 186

N° d’identification : 627388

Compte en banque : 068-2144923-86

REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR

(Dernières modifications adoptées par l'AG le28-01-2012)

Le présent règlement est un complément aux STATUTS de l’association EACC. 
Son contenu et la modification de ses articles sont votées à la majorité simple 
des MEMBRES EFFECTIFS présents et représentés à l’Assemblée Générale (AG), 
compte non tenu des abstentions. 
En cas d’égalité des voix, la voix du Président est prépondérante. 

I. INITIATIONS & STAGES

I.1. Initiations sur invitation d’un membre.

I.1.a. Tous les membres, à l’exception des membres stagiaires, peuvent inviter et accompagner des intéressés pour visiter le parcours et leur donner une initiation au tir à l’arc. Ainsi, une personne ne peut accéder au parcours qu’au maximum cinq fois sur l’année. 

I.1.b. Le membre accompagnant en avise au préalable le CA et les autres membres du club, par le biais du groupe courriel (mentionnant la date et les noms des invités avec leur âge pour les mineurs). 
Les membres sont tenus d’accompagner leurs invités sur le terrain et de payer 5 € par invité par demi journée par virement sur le compte bancaire du club. 
(Communication : « INVITES – NOM du MEMBRE – DATE »). 
Les enfants des invités, âgés de moins de 18 ans, ainsi que les mineurs apparentés à un membre jusqu'au troisième degré (arrières petits-enfants, neveux et nièces), participent gratuitement aux initiations, mais, pour des raisons d’assurance, leurs noms doivent également être communiqués par courriel. 

I.1.c. Pour les invités qu’ils accompagnent, des caisses de matériel d’initiation (des arcs, des flèches, des carquois et un registre « reprise-remise ») peuvent être mis à disposition des MEMBRES EFFECTIFS qui en font la demande par le groupe courriel. Ils peuvent garder le matériel au maximum pendent une semaine.
Le cas échéant 5€ complémentaires peuvent être demandés pour le prêt de matériel d'initiation du club (un arc, des flèches et un carquois) et 5 € par flèche perdue. 
Pour le kit complet un forfait de 25 € de location est demandé. 
Le MEMBRE EFFECTIF qui prend possession de la caisse doit impérativement contrôler son contenu, remplir l’inventaire et signer le registre « reprise-remise ». 
Dans les 30 jours il payera les montants pour la location du matériel et les flèches perdues par virement sur le compte bancaire du club. 

I.2. Initiations sur demande en fonctions des disponibilités des moniteurs :

I.2.a. Initiations individuelles ou pour des groupes 
(nombre de participants déterminé de maximum 15 enfants et/ou 9 adultes):
voir tarifs sur invitation. 
(Nous prévoyons en principe un moniteur par groupe de 5 participants). 

I.2.b. Initiations collectives pour du public, voir pour un nombre de participants indéterminé
(par exemple à l’occasion de foires ou fêtes de village):
forfait par demie journée (ó 3 à 4 heures de tir) :
60 € pour la première cible (ó 2 lignes de tir).
30 € par cible complémentaire. (maximum 6 cibles)
(nous prévoyons en principe un moniteur par deux cibles) 

I.2.c. Déplacements :
Pour des déplacements de plus de 20 km, nous demandons un complément de 0,30 € par moniteur par km allée et retour à partir d’Ottenburg. 

I.3. Stages d'été (minimum 10 - maximum 20 participants - réservation avant le 01 Juillet) :

(Dans le cadre des actions "été sport" de l'ADEPS)
Le stage s'adresse au jeunes (> 9 ans) et adultes et met l'accent sur le tir à l'arc instinctif traditionnel. 
Tarif par participant : 55 € pour 5 jours (AM + PM) ; 30 € pour 5 demi journées (AM ou PM).
Nous prévoyons en principe un moniteur par groupe de 5 participants.
Timing : 
AM
09:30 / 10:00 Accueil
10:00 / 13:00 Théorie (Max 1 heure) et tir à l'arc ou autre activité sportive
PM 
13:30 / 14:00 Accueil 
14:00 / 17:00 Tir à l'arc ou autre activité sportive 
Pendant la pause de midi (13:00 / 14:00) : possibilité d’acheter des sandwichs à & softs à des prix démocratiques.

I.4. TEAMBUILDING

Pour les sociétés qui demandent d’organiser des activités de team building, le Conseil d’Administration (CA) peut fixer d’autres prix que ceux stipulés ci-dessus en tenant comptes des frais supplémentaires tels qu’assurances, encadrement et autres. 

II. ADHESIONS ET TRANSFERTS DES MEMBRES

II.1. Pour pouvoir accéder au parcours de façon régulière, l’intéressé doit introduire une demande d’adhésion au Conseil d'Administration (CA) et prendre connaissance des STATUTS et du Règlement d’Ordre Intérieur de l’association. 
  • La demande se fait par courriel (eacc-conseil@googlegroups.com) et comporte les éléments suivants : 
  • Nom et prénom 
  • Date de naissance 
  • L’adresse de son domicile 
  • Numéro de téléphone et/ou GSM 
  • Adresse courriel 
  • Une photo digitale 
  • Le type d’arc (Longbow / Instinctive Hunting Bow / Recurve bow avec ou sans viseur / Compound bow avec ou sans viseur)
II.2. Pour les moins de 18 ans un accord écrit signé par un des parents ou un représentant légal est exigé. 

II.3. Un membre du CA communique le montant de la cotisation à payer par virement sur le compte du club. 

II.4. Tout membre d'un autre club qui désire se faire transférer au club est tenu d’en avertir le Président avant le premier jour du mois des transferts comme prévu par les statuts de la ligue. 

II.5. Dans les plus brefs délais après réception de la cotisation un membre du CA ajoute les données et la photo du nouveau membre au registre des membres, ajoute son adresse courriel au groupe courriel du club, s’assure de son inscription auprès de la Ligue Francophone Belge de Tir à l’Arc (LFBTA) et commande son « passeport de l’archer ». 

II.6. Le candidat est considéré membre stagiaire à partir du moment où il est repris dans le registre des membres, qui est diffusé aux membres par le biais du groupe courriel lors de chaque mise à jour. Pour accéder au terrain du club en dehors des activités organisées, les membres stagiaires doivent être accompagnés d’un mentor désigné par le CA. 
  • Le rôle du mentor est multiple : 
  • initier le nouveau membre au tir à l'arc et lui donner les conseils techniques de base, 
  • le familiariser avec le parcours, 
  • le sensibiliser à l'aspect de la sécurité, 
  • l'informer des us, coutumes, et activités organisées, 
  • faciliter son intégration au sein du club, 
  • le motiver à participer aux activités organisées. 
La période de stage dure au minimum 4 mois sans compter les mois d'hiver (décembre - janvier - février) et se termine sur décision du mentor, notifiée par courriel au CA, sans que cette décision n'engage sa responsabilité. La période de stage se termine d'office au 30 septembre si elle a duré plus que 6 mois.

Pour le mentoring, un membre du CA fera un appel aux volontaires parmi les membres majeurs. Priorité sera donné aux MEMBRES EFFECTIFS ayant obtenu une distinction au FIELD ROVING CHALLENGE.
Cet appel aux volontaires se fait par courriel, adressé à tous les membres, sous forme d’un message de bienvenue reprenant les coordonnées et la photo du nouveau membre dans le registre des membres mis à jour en annexe du message.
Le(s) membre(s) désigné(s) contactera(ont) le nouveau membre pour fixer un premier rendez-vous. Par la suite c’est au membre stagiaire de contacter son mentor.

III. COTISATIONS

III.1. Les cotisations annuelles, pour la période du 1er octobre au 30 septembre, sont perçues pendant la première quinzaine du mois de septembre, la date limite pour le payement étant le 15 septembre. 
Les cotisations sont payables uniquement par virement sur le compte du club. (Communication ; « COTISATIONS – NOM – première lettre du/des prénom(s) »)
Le montant de la cotisation annuelle s’élève à:
  • 10 € x 12 mois + la cotisation de la LFBTA (*) pour un adulte, 
  • 5 € x 12 mois + la cotisation de la LFBTA (*) pour le conjoint d’un membre, un étudiant, ainsi que pour un jeune âgé de moins de 18 ans (**) ;
  • la cotisation de la LFBTA (*) sans plus, pour les enfants (**) d’un membre.
(*) Actuellement la cotisation de la LFBTA s'élève à 27€.
(**) âgés de moins de 18 ans au premier janvier de la saison visée. 

III.2. Les membres entrant en cours d’année payent une cotisation au pro rata du double du nombre de mois complets restants entre le 31 mars et le 1er octobre + le montant de la cotisation de la LFBTA. (Le montant de la cotisation à payer est donc fixe jusqu’au 31 mars et dégressif à partir du 1er avril.)
Aucune réduction n’est octroyée aux membres réadmis et ceci pendant 12 mois après leur sortie. 

III.3. Un membre affilié à un autre club reconnu par la LFBTA ou par la "HANDBOOGLIGA", qui ne souhaite pas se faire transférer ne paye pas la cotisation de la LFBTA, et bénéficie d’une réduction de 25% sur la cotisation annuelle prévue, à condition que le membre apporte annuellement la preuve de son affiliation à la ligue concernée. 

III.4. Dans le mois qui suit l'AG annuelle ordinaire, les MEMBRES EFFECTIFS reconnus par celle-ci, reçoivent un remboursement de 25% des cotisations payées pour la saison en cours (sans compter la cotisation de la LFBTA) en compensation de leur investissement personnel dans la réalisation des objectifs du club. 

III.5. Par le payement de la cotisation les membres déclarent se conformer aux STATUTS et REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR du club. 

III.6. Un membre du CA envoie une demande de payement des cotisations au groupe courriel des membres un mois avant la date limite et un rappel deux semaines avant la date limite. 

IV. TRADITIONS ET ACTIVITES

IV.1. FIELD ROVING CHALLENGE

IV.1.a. Planning des tournois

Le FIELD ROVING CHALLENGE est ouvert en permanence, une remise de prix étant prévue lors de chaque TIR HALLOWEEN
Les tournois pour le FIELD ROVING CHALLENGE sont encadrés par des MEMBRES EFFECTIFS (de préférence minimum deux). 
Le planning des tournois, qui mentionne les MEMBRES EFFECTIFS encadrant, est établi lors de l’AG annuelle ordinaire et intégré dans l’agenda sur le site web du club. 
Les tournois sont planifiés en fonction des disponibilités des MEMBRES EFFECTIFS, en principe tous les premiers samedis des mois d’avril à octobre et les lendemains dimanches, à l’exception des dimanches où une manche pour le championnat de Belgique 3D a lieu. 
Les rassemblements se font en principe à 14:00 h au GALI pour débuter le tir vers 14:30 h. 
En dehors de ce planning, en fonction des prévisions météorologiques, les MEMBRES EFFECTIFS peuvent prendre l’initiative d’organiser des tournois complémentaires. Dans ce cas, les organisateurs doivent annoncer les tournois par le biais du groupe courriel du club au minimum 48 heures à l’avance, pour que les résultats soient pris en compte. Le CA pourra alors les ajouter à l'agenda du site Web.

IV.1.b. Droits de participation

Le paiement des droits de participation pour le FIELD ROVING CHALLENGE se fait par l’achat de tickets de marque qui sont vendus à 2 €.
Les tickets sont valables jusqu’au 31 octobre. La date limite de validité est marquée sur les tickets. Uniquement les tickets paraphés par le président et le trésorier sont valables. 
Pour les invités, les membres invitants payent les montants prévus au titre I en complément des droits de participation.

IV.1.c. Encadrement

Aux MEMBRES EFFECTIFS qui s’engagent à régulièrement organiser des tournois pour le FIELD ROVING CHALLENGE, deux cibles de type 3D et/ou cubes peuvent être mis à disposition. Ces cibles ne pourront évidement être utilisé que pour le FIELD ROVING CHALLENGE.
Les tickets sont mis à disposition des MEMBRES EFFECTIFS encadrants contre signature dans un registre ad hoc, à fin de les revendre aux participants.
Les MEMBRES EFFECTIFS encadrants s'engagent à effectuer un virement du montant correspondant aux nombres de tickets qu'ils ont vendus, au plus tard 30 jours après la fin de leur validité. Dans le même délais, les tickets non vendus doivent être restitués aux responsable FIELD ROVING contre signature dans le registre ad hoc. 
Le registres de vente de tickets est établis par le responsable FIELD ROVING sur lequel il fait parapher le Président et le Trésorier pour chaque tranche de 30 tickets émis.
Au plus tard 60 jours après la fin de leur validité, le responsable FIELD ROVING remet les tickets non utilisés ainsi que les registres ad hoc au Trésorier. 
Les tournois peuvent avoir lieu sur le site principal du club ou sur des sites secondaires. 
Les MEMBRES EFFECTIFS qui organisent un tir sur un site secondaire doivent être en possession d’une copie de la convention relative au site concerné, si une telle convention a été établie entre le club et le propriétaire, et s’engager à respecter les conditions techniques et clauses particulières énoncées dans cette convention et dans ses annexes.

IV.1.d. Déroulement d'un tournois.

Après que les noms des participants ont été remplis sur les tickets de marque, les organisateurs procèdent à la composition de pelotons de 3 à 5 archers. A tour de rôle les MEMBRES EFFECTIFS organisateurs tirent un ticket. Les archers tireront dans le peloton du MEMBRE EFFECTIF ayant tiré leur ticket. 
Pour des raison de sécurité, une zone d’évolution peut être attribuée à chaque peloton, qui ne pourra sortir des limites de celle-ci pendent le « duel ». 

L’ordre dans lequel on tire est déterminé de commun accord ou par le tir au sort 

On utilise deux cibles par peloton : une cible X et une cible Y. (de type « cube » pour la version « ordinaire » ou des cible « 3D » pour la version « 3D » et « chasse ») 

Les versions ordinaire et 3D ou chasse peuvent être mélangées. (On utilise alors une cible cube et une cible 3D)
Le FIELD ROVING se déroule en quelque sorte sous forme de « duels » 
Voici le déroulement d’un « duel » pour l’exemple d’un peloton de 4 archers (A-B-C-D) 

1. L’archer B choisit le premier emplacement de la cible Y et rejoint le groupe. 
Ensuite le troisième archer C choisit le premier emplacement de la cible X et le tir peut commencer. 

2. Dans l’ordre suivant : A-B-C-D, les tireurs tirent chacun une flèche (version « chasse » et 3D) ou deux flèches (version « ordinaire ») à partir de l’emplacement de la cible X vers la cible Y. 
Immédiatement après avoir tiré ses flèches et tenant compte des règles de sécurité, le tireur A, pendant que les autres archers tirent leur flèches, déplace la cible X à un endroit de son choix et rejoint le groupe. Après que le tireur D ait tiré ses flèches et que le tireur A soit revenu, le groupe ce déplace vers la cible Y pour marquer les points et récupérer les flèches. 

3. Dans l’ordre suivant : D-A-B-C, les tireurs tirent chacun une ou deux flèches à partir de l’emplacement de la cible Y vers la cible X. 
Immédiatement après avoir tiré ses flèches, le tireur D déplace la cible Y et rejoint le groupe. Après que le tireur C ait tiré ses flèches et que le tireur D soit revenu, le groupe ce déplace vers la cible X pour marquer les points et récupérer les flèches. 

4. Dans l’ordre suivant : C-D-A-B, les tireurs tirent chacun une ou deux flèches à partir de l’emplacement de la cible X vers la cible Y.
Immédiatement après avoir tiré ses flèches, le tireur C déplace la cible X. Après que le tireur B ait tiré ses flèches et que le tireur C soit revenu, le groupe ce déplace vers la cible Y pour marquer les points et récupérer les flèches. 

5. Dans l’ordre suivant : B-C-D-A, les tireurs tirent chacun une ou deux flèches à partir de l’emplacement de la cible Y vers la cible X. 
Immédiatement après avoir tiré ses flèches, le tireur B déplace la cible Y. Après que le tireur A ait tiré ses flèches et que le tireur B soit revenu, le groupe ce déplace vers la cible X pour marquer les points et récupérer les flèches. 

6. … et ainsi de suite (voir point 2.) jusqu’à ce que chacun ait tiré le nombre de volées prévues. 

On tire 10 volées par duel.
Pour la version « ordinaire » on tire deux flèches par volée. (première flèche marquée d’un trait – deuxième marquée de deux traits).
Pour la version « 3D » on tire une flèche par volée.
Pour la version « chasse » on peut tirer une flèche par volée, mais on n’est pas obligé de tirer. 

Un tournoi se compose d’une série de duels (tickets). Après chaque duel les archers retournent au point de départ où des nouveaux pelotons peuvent être constitués.
Les tickets qui ne sont pas dûment remplis ne seront pas pris en compte, car pour faire le classement il est entre autre primordial de savoir qui a tiré dans le même peloton. D'où l'importance de marquer l'heure de début du duel et les initiales du chef de peloton (archer "A") 

Un MEMBRE EFFECTIF encadrant rassemble les tickets et les remet au responsable du FIELD ROVING CHALLENGE dans les plus brefs délais et au plus tard le premier samedi du mois suivant. Les tickets remis après le vendredi précédent le tir HALLOWEEN ne seront pas pris en compte pour la distribution des prix.

IV.1.e. Comptabilisation des points

Pour la version « ordinaire » : on marque 0 points pour une flèche qui n’a pas touché la zone à viser comme indiqué par l’archer qui a déposé la cible ; On marque 3 points si la première flèche touche la zone à viser et 2 points si la deuxième flèche touche la zone à viser. 
Pour la version « 3D » on marque 0 points si la flèche ne touche pas la cible, 2 points si elle touche la zone « blessé », 3 points si elle touche la zone « vitale » et 5 points (3+2) si elle touche le (grand) cercle dans la zone « vitale ». 
Pour la version « chasse » on marque 5 (3+2) points pour une flèche qui a atteint le (grand) cercle dans la zone vitale (tué) 3 points pour une flèche qui atteint la zone vitale ; 0 points si elle n’a pas touché l’animal (on n’est pas obligé de tirer) et - 5 points si elle a touché le reste de l’animal (blessé). 

IV.1.f. Harmonisation des scores

Pour l'harmonisation des scores du FIELD ROVING CHALLENGE nous utilisons les CATEGORIES et FACTEURS suivants : 

Facteurs d’harmonisation - Catégories d’arc :

  • L - 1,51 - Longbow 
  • H - 1,38 - (Instinctive) Hunting bow (pointe dévissable de >125 grains (H) voir >100 grains (D) ou flèche > 30 g (H) voir > 20 g (D) – prise de corde méditerranéenne – repose–flèche non articulé) 
  • B - 1,25 - Barebow (Recurve sans viseur) 
  • P - 1,07 - Poulie (Compound sans viseur) 
  • R - 1,03 - Recurve (avec viseur) 
  • C - 1,00 - Compound (avec viseur) 

Facteur d’harmonisation - Catégories d’âge Hommes :

(L'âge au premier janvier de la saison en cours est pris en compte pour déterminer la catégorie de l'archer.)
  • [P] - 1,25 - Pupille (< 12 ans au premier janvier de la saison (plein air) en cours) 
  • [B] - 1,15 - Benjamin (> 12 et < 14 ans au premier janvier de la saison en cours) 
  • [C] - 1,15 - Cadet (> 14 et < 17 ans au premier janvier de la saison en cours) 
  • [J] - 1,10 - Junior (> 17 et < 20 ans au premier janvier de la saison en cours) 
  • [S] - 1,00 - Senior (> 20 et < 49 ans au premier janvier de la saison en cours) 
  • [M] - 1,08 - Master (> 49 ans au premier janvier de la saison en cours)
Facteur d’harmonisation - Catégories d’âge Dames : 
  • [P] - 1,35 - Pupille (< 12 ans au premier janvier de la saison (plein air) en cours) 
  • [B] - 1,30 - Benjamin (> 12 et < 14 ans au premier janvier de la saison en cours) 
  • [C] - 1,30 - Cadet (> 14 et < 17 ans au premier janvier de la saison en cours) 
  • [J] - 1,20 - Junior (> 17 et < 20 ans au premier janvier de la saison en cours) 
  • [S] - 1,12 - Senior (> 20 et < 49 ans au premier janvier de la saison en cours) 
  • [M] - 1,21 - Master (> 49 ans au premier janvier de la saison en cours)

IV.1.g. Distances de tir dans des pelotons hétérogènes

Les [M][S][J]et[C] sans viseur tirent à 4/5 de la distance entre les cibles s’il y a des [M][S][J]ou[C] avec viseur dans le peloton ;
Les [B] tirent à 3/5 de la distance des archers [M][S][J]et[C] avec viseur et/ou 3/4 de la distance des [M][S][J]et[C] sans viseur ;
Les [P] tirent à 2/5 de la distance des archers [M][S][J]et[C] avec viseur et/ou 1/2 de la distance des [M][S][J]et[C] sans viseur.

Le cas échéant l’archer le plus âgé dans le peloton indique l’endroit d’où les archers doivent tirer.

[P]
<12 ans

[B]
12, 13 et 14 ans

[M][S][J]et[C] 
sans viseur

[M][S][J]ou[C] 
avec viseur

2/5

3/5

4/5

5/5

2/4

3/4

4/4

IV.1.h. Calcul des cotes et établissement du classement.

L’addition des points tirés par l’archer est multipliée par les deux facteurs d’harmonisation, correspondant à sa catégorie d’âge (dame ou homme) et à sa catégorie d’arc. 
Les archers ayant tiré un score supérieur à la moyenne des scores dans le peloton sont considérés gagnants. 
Pour faire le classement des participants, nous utilisons une formule d’évaluation de niveau relative, basé sur le système Elo (établi par le professeur Arpad Elo) , qui est également utilisé pour d’autres disciplines sportives et jeux, comme pour le jeu d’échec par exemple. L’idée du classement Elo est de convertir à l’aide d’une fonction Δ (p) la probabilité p de gain d’un joueur contre un autre, en une mesure qui exprime l'écart de niveau entre les joueurs et de pouvoir ainsi classer ensemble des compétiteurs qui ne se sont jamais rencontrés directement. (Pour que les cotes soient significatives il faut qu’un nombre de parties ou duels suffisant se soient disputés.)
Voici la formule que nous utilisons :
Cn = Ca + [ K * abs ( S - Sm ) / Sm ] * ( W - P )

Cn = nouvelle cote Elo (Elo Rating) après le duel. 
Ca = ancienne cote avant le duel. 
K = 200 jusqu’au 10ème duel ; 100 à partir du 11ème duel. 
S = Score harmonisé de l’archer 
Sm = Moyennes des scores des autres archers dans le peloton. 
W = 1 si l’archer est gagnant ; W = 0 si l’archer est perdant (ayant un score en dessous de la moyenne du peloton). 
P = probabilité de gagner le duel en % en fonction de D (voir tableau)

D = (Ca – Cm) la différance entre la cote Elo de l’archer (Ca) et la moyenne des cotes Elo des autres archers dans le peloton (Cm). 
(Si la cote Elo de l’archer est inférieur à la moyenne des cotes Elo des autres archers de son peloton, il faut soustraire le pourcentage indiqué de 100% pour obtenir cette probabilité.) 

D

P%

D

P%

D

P%

D

P%

D

P%

226

99

117

89

77

79

47

69

22

59

196

98

112

88

73

78

44

68

19

58

179

97

107

87

70

77

42

67

17

57

167

96

103

86

67

76

39

66

14

56

157

95

99

85

64

75

37

65

12

55

148

94

95

84

61

74

34

64

10

54

141

93

91

83

58

73

32

63

7

53

134

92

87

82

55

72

29

62

5

52

128

91

84

81

53

71

27

61

2

51

122

90

80

80

149

70

24

60

0

50


Chacun tire donc en fait en duel contre la moyenne des autres archers de son peloton. La cote d’un archer monte quand il tire un score plus élevé que la moyenne des autres archers dans son peloton et vice versa. 
La cote d’un archer avec une cote relativement élevé motera peu s’il gagne et dimunuera beaucoup s’il perd ; Par contre, la cote d’un archer avec une cote relativement basse motera beaucoup s’il gagne et diminuera peu s’il perd. 

Les tickets ("duels") de la saison en cours et de la saison précédente sont pris en compte.
Pour le premier duel de cette période la cote d'un archer est mis à Ca = 500
Sa cote restera provisionnelle tant qu’il n’a pas tiré au minimum 10 duels. 
Pour faire le classement les cotes provisionnelles sont divisées par le nombre de tickets à tirés pour avoir une cote confirmée et multiplié par le nombre de tickets déjà tirés par l’archer concerné.
Un classement en fonction des cotes est établi et diffusé chaque premier samedi du mois par le responsable FIELD ROVING. 

IV.1.i. Remise des prix.

Lors de la remise des prix, à l’occasion du TIR HALLOWEEN, des écussons du club avec une distinction, symbolisées par une pointe de flèche OR, ARGENT ou BRONZE, sont attribuées aux archers qui ont une cote Elo confirmée (10 tickets ou plus) supérieur à : 

500 => BRONZE
500 + 1/3 de la différence entre 500 et la cote Elo la plus élevée => ARGENT
500 + 2/3 de la différence entre 500 et la cote Elo la plus élevée => OR 

Un écusson sans distinction est offert aux participants ayant tiré le nombre de tickets prévu pour avoir une cote confirmée (10).
Le trophée du FIELD ROVING CHALLENGE est octroyée au premier classé toutes catégories et divisions confondues. Il peut garder le trophée pendant un an. L’archer ayant gagné le FIELD ROVING CHALLENGE trois fois de suite peut le garder définitivement.

IV.2. Tir OSTARA

IV.2.a. Avec l'arrivé du printemps notre club organise un tir d'ouverture.
OSTARA, déesse celtique de la lumière, l'aube et l'amour, était honorée aux alentours de l'équinoxe du printemps, pour accueillir les beaux jours et pour fêter l'éclosion des plantes. Lors de cette fête, qui a été remplacée par la fête de Pâques avec la christianisation, des oeufs décorés et le lièvre symbolisaient la fertilité et la force de la vie.
Nous organisons notre tir OSTARA le dernier samedi du moi de mars. 

IV.2.b. Les droits de participation pour les adultes s’élèvent à 5 € 
(Gratuit pour les enfants des membres âgés de moins de 18 ans).
Pour leurs invités, les membres paient les montants prévus au titre I en compléments des droits de participation. 

IV.3. ENTRETIEN du parcours et du terrain

IV.3.a. Tous les premiers samedis des mois d’avril à octobre, de 10:30 à 13:00 h, le club prévoit un entretien du parcours et du terrain dans le but de maintenir un certain niveau de qualité et de faire varier la composition du parcours d’année en année. 

IV.3.b. La qualité du parcours ne dépend cependant pas seulement d'une bonne gestion de la part du CA, mais surtout de la participation des membres à l’entretien. Les membres majeurs (>18) sont dès lors priés de participer au minimum une fois par an à l’entretien.
Il y a lieu de prendre quelques outils, sacs poubelle, et son arc pour le moment de détente FIELD ROVING CHALLENGE) après le repas de midi. 

IV.4. FLU-FLU FUN DAY

IV.4.a. Annuellement, le dernier samedi du mois de juin, le club organise une rencontre d’archers non compétitive, axée sur des jeux d’archerie avec des pointes "blunts" et plumes "flu-flu". 

IV.4.b. Les droits de participation pour les adultes s’élèvent à 10 € 
(Gratuit pour les enfants des membres âgés de moins de 18 ans).
Pour leurs invités, les membres paient les montants prévus au titre I en compléments des droits de participation. 

IV.5. Concours officiel de TIR NATURE sur blasons ou 3D

Annuellement, de préférence dans le courant du mois de septembre (la date étant fixée par la Commission Tir Nature de la LFBTA), le club organise une manche dans le cadre du championnat de Belgique en Tir Nature sur blasons ou 3D. 

IV.6. TIR HALLOWEEN

IV.6.a. Le dernier samedi du mois d’octobre le club organise un tir de nuit aux flambeaux.
Pour leurs invités, les membres paient les montants prévu au titre I
Après le tir les membres peuvent participer au souper annuel du club (payant) lors duquel les trophées et distinctions du FIELD ROVING CHALLENGE seront distribués. 

IV.6.b. Les droits de participation pour les adultes s’élèvent à 5 € 
(Gratuit pour les enfants des membres âgés de moins de 18 ans)
Pour leurs invités, les membres paient les montants prévus au titre I en compléments des droits de participation. 

V. TENUE DU CLUB

V.1. Il est souhaitable que les membres portent les couleurs du club lors des activités organisées et lors des concours en Tir Nature. 

V.2. Tous les membres peuvent acheter les body warmers, polos, chemises, casquettes et écussons avec le logo du club, dont les prix sont fixés par le CA. 

V.3. Un écusson avec une distinction (pointe de flèche bronze, argent ou or) ne peut être porté que lorsqu'on a obtenue cette distinction lors d'une remise de prix pour le CHALLENGE EACC ou, pour des membres non tirant, par décision unanime du CA pour leur mérite. 

VI. CODES DE CONDUITE ET MESURES DISCIPLINAIRES

VI.1. Pour des raisons évidentes de sécurité, les tireurs : 
  • se déplacent AU PAS, les flèches rangées dans un carquois ; 
  • s’assurent avant chaque tir et avant d'encocher une flèche qu’il n’y ait ni personne, ni animal : dans une zone de 45° de part et d’autre de l’axe de la cible ; 
  • veillent à armer l’arc dans la direction de la cible visée et à ne pas adopter une technique qui pourrait, en cas de relâchement accidentel ou involontaire, faire passer la flèche au-delà de la zone de sécurité visible ; 
  • ne visent pas une cible qui se trouve sur une crête ; 
  • lorsqu’ils retirent les flèches de la cible, s’assurent qu’il n’y ait personne derrière les flèches pour éviter de causer de blessures avec les encoches ; 
  • avant de chercher une flèche derrière une cible, déposent leur arc contre celle-ci, pour indiquer leur présence aux autres tireurs éventuellement présents sur le terrain et pour éviter qu’on tire vers cette cible.
VI.2. L’ordonnance du terrain et du parcours est réglée par le CA. Aucune modification ne peut y être apporté sans le consentement d’un membre du Conseil.
Les membres doivent utiliser les infrastructures en se comportant en bon père de famille.
Dans un souci de longévité de vie des cibles disposées sur le parcours, il est demandé de ne pas tirer plus que trois flèches par volée dans les cibles 3D et de retirer les flèches en maintenant la cible avec la main ou en positionnant la hanche ou le genou contre la cible en guise d’appui. 

Il est interdit d’utiliser des pointes de chasses pour l’entraînement au tir en dehors du « cimetière des cibles » qui est mis à disposition à cette fin.
Chaque membre est tenu de respecter le matériel des autres tireurs et ne pourra y toucher qu’avec l’accord du propriétaire.
Les flèches trouvées sur le terrain sont ramassées et apportées à la taverne GALI où elles sont déposées dans le « bouquet des flèches trouvées » pour qu’elles ne restent pas traîner sur le terrain et que les propriétaires puissent les récupérer. 

L’utilisation et le port d’armes de tir autres que les arcs (par exemple : armes à feu, armes à air comprimé, catapultes, …) ne sont pas admises.
Il y a lieu de préciser que l’assurance de la Ligue ne couvre pas les accidents survenus lors de l’utilisation de pointes de flèches de chasse ou utilisation d’arbalètes.
Les membres mineurs d’âge doivent être accompagné sur le parcours par un membre majeur d’âge ou un de leurs parents. 

VI.3. Quiconque provoque du désordre ou indispose les autres personnes présentes par son comportement sur le terrain ou lors des réunions ou activités organisées par l’association, sera prié par le Président ou un administrateur qui le remplace, de quitter sur le champ les lieux de la réunion ou de l’activité, sans pouvoir y revenir le même jour. 

VI.4. Les membres contrevenants aux règles du R.O.I. ou des STATUTS sont tenus de répondre de leurs actes devant le CA qui se prononce sur les sanctions éventuelles. Si nécessaire dans un souci d’objectivité, le CA convoque les témoins et recueille leurs avis avant de rendre sa décision.
Les mesures disciplinaires réservées à la compétence du CA sont : 
l’avertissement, 
le blâme, 
la suspension jusqu’à 30 jours.
Les mesures de suspension sont notifiées par lettre recommandée aux membres mis en cause. Dans le cas ou le CA estime qu’une sanction d’exclusion doit être prononcée, une AG extraordinaire sera convoquée dans les 30 jours. 

VI.5. Pour des raison d’assurance les membres qui n’ont pas payé leur cotisation avant la date limite n’ont plus accès au terrain et ceci jusqu’à ce que leur réinscription à la Ligue soit confirmée par le CA. 

VI.6. Toutes les opérations financières au sein du club se font dans la mesure du possible par virement et dans un délais de 30 jours, ceci pour éviter de garder de l'argent en caisse. Le CA tiens un registre pour tous les paiements à percevoir, reprenant les dates et paraphes des membres. 

VII. CONDITIONS D’ADMISSION DES MEMBRES EFFECTIFS

VII.1. Pour être reconnu en tant que MEMBRE EFFECTIF, sur base des articles V.3.a. et V.3.b. des STATUTS, le membre doit répondre aux conditions suivantes :
  • Avoir 18 ans au minimum ; 
  • Avoir terminé la période de stage comme stipulé au titre II de ce R.O.I. ; 
  • Etre affilié à la LFBTA sous le sigle du club ; 
  • Etre proposé par courriel aux membres du Conseil d’Administration au moins sept jours avant la date de la réunion de l’AG ordinaire annuelle par deux MEMBRES EFFECTIFS ne vivant pas sous le même toit et n’ayant aucune parenté en ligne directe. 
  • Etre reconnu par l’AG comme membre participant activement à la vie associative et, par ses actions pendant l'exercice écoulé, ayant contribué directement et de façon significative à la réalisation des objectifs de l’association et de la MISSION DES MEMBRES EFFECTIFS défini dans ce R.O.I.  
VII.2. Sur base de l'article V.3.c. des STATUTS, la qualité de MEMBRE EFFECTIF est d'office retirée lors de sa troisième absence consécutive sans procuration à l'Assemblée Générale ordinaire. 

VIII. MISSION DES MEMBRES EFFECTIFS

En tant que MEMBRES EFFECTIFS du club EACC nous voulons :
  • stimuler la vie sociale, l'entraide, la convivialité, la communication et l’engagement personnel au sein du club ; 
  • assurer l’accessibilité de nos activités aux plus jeunes d’entre nous ; 
  • créer des circonstances qui favorisent le développement de bons archers compétitifs ; 
  • améliorer la qualité du parcours avec les moyens disponibles ; 
  • assurer la pérennité du club et de ses traditions ; 
  • contribuer à l’organisation des activités du club et y participer ; 
  • promouvoir les activités du club en général et le tir nature 3D en particulier ; 
  • porter les couleurs du club lors de ces activités. 
  • veiller sur le respect des règles de fair-play et des STATUTS et règlements du club.

IX. RESPONSABILITES attribuables aux MEMBRES EFFECTIFS

Lors de l’AG annuelle ordinaire, un appel aux volontaires est fait aux MEMBRES EFFECTIFS et CANDIDATS MEMBRES EFFECTIFS pour prendre une ou plusieurs des responsabilités suivantes : 

IX.1. Responsable PARCOURS PERMANENT

  • Conception et gestion du parcours permanent sur le terrain d’Ottenburg (Cibles 2D et cibles 3D mises hors service pour les compétitions) : 
  • Organisation des entretiens du parcours et de la zone d’échauffement. 
  • Communication des noms des membres qui ont aidé lors des entretiens au CA (avec la date) (=> voir conditions pour devenir MEMBRE EFFECTIF) 
  • Achat de nouvelles cibles 2D, signalisation, […] en concertation avec le trésorier (voir plan financier – budget).

IX.2. Responsable BLASONS

  • Organisation du collage des blasons sur carton.
  • Communication des noms des membres qui ont aidé lors des collages au CA (avec la date) (=> voir conditions pour devenir MEMBRE EFFECTIF)
  • Achat de nouvelles blasons, carton pour les blasons, colle et vernis en concertation avec le trésorier (voir plan financier – budget).

IX.3. Responsable tir OSTARA

  • Organisation du Tir OSTARA + appel aux volontaires pour les préparations 
  • Diffusion des invitations pour le Tir OSTARA 
  • Achat du matériel pour le Tir OSTARA en concertation avec le trésorier 
  • Réception des droits de participation et virement sur le compte du club dans les 30 jours. 
  • Communication des noms des membres qui ont aidé pour l’organisation au CA (avec la date) (=> voir conditions pour devenir MEMBRE EFFECTIF)

IX.4. Responsable FIELD ROVING CHALLENGE

  • Promotion et organisation du FIELD ROVING CHALLENGE. 
  • Etablissement d’un planning et tour de rôle pour l’encadrement des tournois pour le FIELD ROVING CHALLENGE (en particulier lors de l’AG) et le communiquer au CA. 
  • Imprimer les tickets, faire les copies et les faire signer par le Président et le Trésorier. 
  • En concertation avec le Trésorier et le Président, établir un registre de vente de tickets et le faire signer par le Président et le Trésorier. 
  • Assurer la vente des tickets aux MEMBRES EFFECTIFS qui s’occupent de l’encadrement. 
  • Achat de cibles « cubes » en concertation avec le trésorier. 
  • Emprunt de cibles 3D au responsable pour la manche 3D (pour la version « CHASSE » et « 3D ») 
  • Mise à disposition des cibles aux MEMBRES EFFECTIFS encadrants et établissement d’un registre pour la « reprise-remise » de cibles. 
  • Etablissement et diffusion du classement pour le FIELD ROVING CHALLENGE. 
  • Communication des noms des membres qui ont assuré l’encadrement au CA (avec la date) (=> voir conditions pour devenir MEMBRE EFFECTIF)

IX.5. Responsable FLU-FLU-FUN-DAY

  • Organisation du Tir FFF-DAY+ appel aux volontaires pour les préparations 
  • Diffusion des invitations pour le FFF-DAY 
  • Achat du matériel pour le Tir FFF-DAY en concertation avec le trésorier 
  • Réception des droits de participation et virement sur le compte du club dans les 30 jours. 
  • Communication au CA des noms des membres qui ont aidé pour l’organisation (avec la date) (=> voir conditions pour devenir MEMBRE EFFECTIF)

IX.6. Responsable MANCHE 3D

  • Gestion du Stock cibles 3D (=> Les cibles qui ne conviennent plus pour un concours officiel seront mis à disposition au FIELD MANAGER pour le parcours permanent.) et de l’entrepôt pour la manche CB 3D (piquets (tubes en PVC peint en couleur) pour les pas de tir et autres piquets, numéros "STOP", ... .) 
  • Appels d’offres pour les cibles 3D à acheter + mettre les offres de prix à disposition du trésorier (demande de subsides éventuels) faisant attention de commander assez de cibles qui conviennent pour le FIELD ROVING (qui ne nécessitent pas de piquets) 
  • Achat des cibles 3D pour avoir un parcours officiel complet (+ réserve), en concertation avec le trésorier :
    • 2 (+1) Grand gibier
    • 6 (+1) Moyen gibier 
    • 6 (+1) Petit gibier 
    • 8 (+2) Birdies
  • Faire les photos des cibles et les mettre à disposition au secrétaire pour la greffe. 
  • Envoie des dossier « homologation » pour des nouvelles cibles 3D si nécessaire (voir Règlement belge TN 3D) 
  • Diffusion des invitations pour la manche CB 3D + appel aux volontaires pour les préparations 
  • Achat des prix et trophées en concertation avec le trésorier pour la manche du Championnat de Belgique 3D et le FIELD ROVING CHALLENGE. 
  • Conception du parcours 3D pour la manche du CB 3D (voir Règlement belge TN 3D) 
  • Faire la liste des distances à soumettre aux arbitres (voir Règlement belge TN 3D) et faire le tour du parcours avec les arbitres avant la manche. 
  • Faire appel aux volontaires et coordination pour la mise en place du parcours, le flèchage vers le site et l’encadrement de l’événement (greffe, parking, restauration, …,). 
  • Mise à disposition au greffe des fiches de marque et contre-marque 
  • Mise à disposition au greffe du fichier Excel pour faire le classement. 
  • Envoie des résultats au président de la commission Tir nature. 
  • Communication au CA des noms des membres qui ont aidé pour l’organisation (avec la date) (=> voir conditions pour devenir MEMBRE EFFECTIF)

IX.7. Responsable TIR HALLOWEEN

  • Organisation du Tir HALLOWEEN 
  • Diffusion des invitations pour le Tir HALLOWEEN 
  • Achat de matériel pour le Tir HALLOWEEN en concertation avec le trésorier 
  • Gestion du stock matériel Tir HALLOWEEN 
  • Réception des droits de participation et virement sur le compte du club dans les 30 jours. 
  • Communication des noms des membres qui ont aidé pour l’organisation au CA (avec la date) (=> voir conditions pour devenir MEMBRE EFFECTIF)

IX.8. Responsable TERRAINS SECONDAIRES

  • Recherche des terrains secondaires et négociation des conventions avec les propriétaires de ces terrains en concertation avec le Président et le Trésorier.

IX.9. Responsable INITIATIONS & STAGES

  • Organisation d’initiations collectives et stages. 
  • Gestion du kit de matériel d’initiation. 
  • En concertation avec le Trésorier et le Président, établir un registre « reprise-remise» pour le matériel d’initiation et le faire signer par le Trésorier et le Président. 
  • Réception de l’argent pour le prêt de matériel d’initiation et perte de flèches et virement sur le compte du club dans les 30 jours. 
  • Achat de matériel d’initiation en concertation avec le trésorier. 
  • Communication des noms des membres qui ont aidé pour l’encadrement des initiations collectifs au CA (avec la date) (=> voir conditions pour devenir MEMBRE EFFECTIF)

IX.10. PHOTOGRAPHES

  • Reportages photographiques (digitales) des activités. 
  • Diaporama des reportages photographiques des activités lors des repas. 
  • Envoie des photos au responsable SITE WEB pour les mettre sur le site et au responsable RELATIONS PUBLIQUES pour les articles dans « l’archer ».

IX.11. Responsable TENUE EACC

  • Conception et achat de la tenue du club et des écussons en concertation avec le trésorier. 
  • En concertation avec le Trésorier établir un registre « VENTE TENUE EACC».

IX.12. Responsable RELATIONS PUBLIQUES

  • Conception et distribution d’affiches « promotionnelles » et « flyers » 
  • Conception et distribution d’autocollants du club. 
  • Invitation des TV locales lors des activités importantes 
  • Etablissement et mise en œuvre d’une stratégie de recrutement de nouveaux membres. 
  • Ecrire des reportages pour la revue « l’Archer »

X. Fonctions au sein du CONSEIL D’ADMINISTRATION

Pour pouvoir assumer leur fonction il est souhaitable que les membres du CA disposent d'un compte gmail et d'un browser google chrome.
Les membres du Conseil d’Administration accomplissent les missions du CA par les actions suivantes. Ces fonctions sont cumulables.: 

X.1. PRESIDENT

  • Préparation des ordres du jours, convocation et présidence des réunions du Conseil d’Administration et Assemblées Générales ; 
  • Préparation des modifications au STATUTS et R.O.I. 
  • Mise au point du plan de gestion et coordination des activités au sein du Conseil d’Administration ; 
  • Représentation externe du club ; 
  • Distributions des prix / trophée & distinctions ; 
  • Seconder les autres administrateurs et les remplacer en cas d’empêchement.

X.2. VICE PRESIDENT

  • Remplacement du président en cas d’empêchement ; 
  • Seconder les autres administrateurs et les remplacer en cas d’empêchement

X.3. SECRETAIRES

  • Traitement des inscriptions des nouveaux membres ; 
  • Inscription à la Ligue avec demande des vignettes & carnets ;
  • Mise à jour du registre des membres ;
  • Appel au volontaire pour le « mentoring »
    (Message par courriel, avec le registre des membres mis à jour en annexe.) ;
  • Payement à la LFBTA des cotisations et carnets pour les nouveaux membres ;
  • Réinscription à la LFBTA des membres avant le 30 septembre + payement des cotisations à la LFBTA ;
  • Mise à jour du registre des membres en ce qui concerne les participation des membres aux entretiens, préparation & organisation des activités et concours Tir Nature. (voir conditions pour devenir MEMBRE EFFECTIF) ;
  • Dépôts annuels au greffe du Tribunal de Commerce ;
  • Publications au Moniteur Belge ; 
  • Rédaction et diffusion des notules des réunions ; 
  • Mise à jour de l’ensemble des registres du club ; 
  • Mise à jour des valves au GALI ; 
  • Constitution des dossiers « ELITES » ; 
  • Conception et mise à jour du site Internet et des groupes de communication (membres et conseil) ;
  • Inscription des nouveaux membres aux groupes de communication courriel et supprimer les membres sortants ( Groupes [eacc-membres] et [eacc-conseil] ) 
  • Mise à jour de l’agenda du site Web. (Toutes les activités du club prévues dans ce R.O.I. + Manches 3D pour le championnat de Belgique + Championnat de Belgique par Equipe 2D)

X.4. TRESORIER

  • Gestion des comptes en banque et payements par virement. 
  • Mise à jour des mandats sur les comptes (avec possibilité de payements en ligne) pour le Président – Vice président – Secrétaire – Trésorier. 
  • Payement du bail pour le terrain (au mois de juin) 
  • Perception des cotisations (date limite = 15 Sep / => mail le 15 août + rappel le 1 Sep.) 
  • Remboursement aux MEMBRES EFFECTIFS d'une partie des cotisations payé comme prévu par ce R.O.I. 
  • Mise à disposition de la carte bancaire aux autres membres du CA pour des achats éventuels. 
  • Suivi du plan financier et mise à jour des comptes (Google docs spreadsheet) ; 
  • Suivi des payements pour les invités ; 
  • Tenu de la caisse lors de la manche CB 3D organisés par le club => transfert de l’argent sur le compte dans les 30 jours ; 
  • Déclaration fiscale ; 
  • Suivi des opérations financières et des transfert de l’argent sur le compte dans les 30 jours pour :
    • la vente des tenues du club 
    • les tickets FIELD ROVING CHALLENGE 
    • la location de matériel d’initiation
  • Etablissement des dossiers « demande de subsides » 
  • Elaboration d’un projet de plan financier pour l’exercice suivante à approuver par l’AG.