Contexte et orientations stratégiques

Vous devez décrire ici les principales caractéristiques de votre collectivité et les grandes lignes de votre projet. Il s’agit de présenter le contexte global dans lequel s’inscrit votre démarche de création/refonte de site web et de rappeler les orientations stratégiques qui y sont associées. Ces informations doivent permettre aux prestataires de comprendre vos motivations et de formuler des réponses adaptées à vos spécificités et à vos priorités.

Dans le cas d’une refonte, il est important de retracer les étapes antérieures du projet, les difficultés rencontrées et les ajustements souhaités pour rénover l’offre du site précédent.

Objectifs opérationnels

[Nom de votre collectivité] souhaite se doter d’un site web de type « portail » pour permettre aux internautes en général, à ses usagers-citoyens et à ses partenaires en particulier, d’accéder à une offre territorialisée de contenus et services en ligne à partir d’une porte d’entrée locale facilement identifiable sur le réseau internet.

Cette offre publique de contenus et services fera l’objet d’un enrichissement progressif qui permettra de rendre visibles et d’associer l’ensemble des acteurs de la collectivité et de son territoire.

La mise en place et le développement du site web visera ainsi à atteindre plusieurs objectifs concomitants :

Objectif 1 : Informer et renseigner

Un site dynamique diffusant des informations accessibles et réutilisables

Au même titre que les autres médias d’information publique locale, le site web doit permettre de présenter la collectivité, ses missions et compétences, ses services administratifs et ses élus. Il doit fournir des renseignements sur les démarches administratives et les services publics de proximité, mais aussi des informations pratiques sur tous les aspects de la vie locale et de ses acteurs.

Combinant stock et flux d’informations, il doit également permettre de produire, mettre en forme, et diffuser des articles d’actualité et de promouvoir des événements, ou encore de republier automatiquement des informations issues de sources tierces.

La mise à jour des contenus doit reposer sur un système simple (utilisable par des non-spécialistes) et réactif (rapidité d’exécution).

Les contenus publiés doivent respecter les normes en matière d’accessibilité pour être lus par le plus grand nombre quel que soit le matériel utilisé.

Ils doivent s’appuyer sur des formats d’échange standards et bénéficier d’un encadrement juridique adéquat pour permettre à des tiers de réutiliser les informations du site (syndication).

• Faciliter l’accès à l’information publique locale 24h/24 et sans déplacement ;
• Développer une politique éditoriale transversale qui permette d’alimenter et d’améliorer en continu les contenus du site de manière à couvrir tous les aspects de la vie locale et à satisfaire l’ensemble des besoins informatifs des utilisateurs ;
• Garantir une qualité, une pertinence et une fiabilité homogènes à l’ensemble des informations rendues disponibles sur le site ;
• Mettre à profit les apports du web et du multimédia pour faciliter l’accès aux informations et enrichir leur présentation ;
• Produire et diffuser des informations publiques accessibles au plus grand nombre et réutilisables par des tiers.

 

Un site interactif ouvert à la participation

Le site web n’a pas pour seule vocation d’être un support de diffusion unilatérale d’informations. C’est aussi un support de participation. Il doit proposer des outils de communication bidirectionnelle (asynchrones et/ou synchrones) pour développer les échanges avec les citoyens, les usagers des services publics et l’ensemble des acteurs partenaires de la collectivité.

Au travers du panel de ses fonctionnalités interactives, le site doit permettre de recueillir et de traiter les demandes d’information, les avis, les réactions, les commentaires, ou toutes autres formes de contribution des utilisateurs. Il doit favoriser l’instauration d’un dialogue, permanent et personnalisé, entre la collectivité et ses publics et faciliter l’expression en ligne des citoyens.

La chaîne de production éditoriale doit elle-même pouvoir s’ouvrir à la collaboration (partager l’édition des actualités, des événements, des annuaires, des médias, etc). Les contenus du site, en totalité ou en partie, doivent pouvoir être co-produits, c’est-à-dire créés ou modifiés directement par des contributeurs internes et/ou externes de la collectivité.

• Fluidifier les échanges entre la collectivité (administration et élus) et ses publics (usagers, citoyens, partenaires) en disposant d’un canal de communication bidirectionnelle souple et maîtrisé ;
• Exploiter le potentiel d’interactivité du site pour consolider et améliorer les relations entre l’administration et les usagers des services publics, entre les élus et les citoyens, voire entre les habitants eux-mêmes ;
• Faciliter la mise en réseau de tous les acteurs de la vie quotidienne du territoire (services publics, associations, entreprises et commerces, établissements scolaires, etc) ;
• Encourager l’implication active des utilisateurs dans l’animation du site en construisant une architecture de participation ouverte ;
• S’appuyer progressivement sur des apports éditoriaux décentralisés en intégrant des collaborateurs internes et/ou externes dans la chaîne de production de contenus.

Objectif 3 : Proposer des télé-services locaux en direction des usagers-citoyens

Un site offrant un bouquet minimal de services transactionnels

Au-delà de la diffusion des informations administratives, le site web de la collectivité doit permettre de « télé-servir » les usagers-citoyens en leur proposant de réaliser par voie électronique tout ou partie des opérations transactionnelles requises pour l’obtention de documents officiels ou pour la délivrance et le paiement de prestations de service public.

Complémentaire des points d’accueil physiques et des moyens de communication traditionnels tels que le courrier postal ou le téléphone, le site web doit servir de guichet électronique pour accomplir, à distance, tout ou partie des démarches administratives pour lesquelles la collectivité est directement compétente, mais aussi « faire relais » vers les services transactionnels mis en place par d’autres administrations publiques.

L’objectif est de construire progressivement et de rendre disponible sur le site une offre locale de télé-services en direction des usagers-citoyens. Systématiser la dématérialisation des procédures pour leur accomplissement en ligne doit permettre de faciliter l’accès et d’améliorer la qualité des services rendus par la collectivité à ses administrés.

Un bouquet minimal de 5 télé-services reposant sur de simples formulaires électroniques sécurisés doit être mis en service immédiatement.

Pas à pas, le site doit permettre d’enrichir l’offre initiale en intégrant de nouvelles procédures dématérialisées, de personnaliser et d’unifier l’accès au dépôt et au suivi des demandes par les usagers-citoyens eux-mêmes, de faciliter les opérations de traitement par les agents des services instructeurs, et de favoriser l’interopérabilité avec les progiciels métiers du système d’information de la collectivité.

• Favoriser le développement de l’administration électronique locale en positionnant le site de la collectivité comme un guichet web d’accès à l’administration et aux prestations de service public ;
• Moderniser la relation aux usagers-citoyens en leur offrant la possibilité d’accomplir certaines de leurs démarches administratives par voie électronique ;
• Construire une offre immédiatement disponible autour d’un bouquet minimal de 5 télé-services locaux ;
• Amplifier progressivement la démarche de dématérialisation des procédures en étoffant le catalogue des télé-services disponibles et en mettant en place un espace personnel sécurisé pour les usagers-citoyens ;
• Perfectionner le système de traitement des demandes pour les agents gestionnaires et interconnecter les télé-services avec les applications logicielles du système d’information de la collectivité (connecteurs métiers).

Objectif 4 : Mutualiser les ressources mises en œuvre à travers une approche multi-sites

Un site permettant de générer des sites tiers autonomes personnalisés et de partager les contenus et services déployés

Le projet [de création | refonte] du site web ne vise pas à satisfaire les seuls besoins de [Nom de votre collectivité]. Il s’agit d’un projet collectif qui doit permettre à d’autres acteurs, [partenaires | membres] de la collectivité, de créer et de gérer leur propre site en s’appuyant sur les ressources (humaines, financières et techniques) mobilisées.

L’objectif de mutualisation des moyens implique que le prestataire propose une solution technique dite « multi-sites » qui permette à tout ou partie [des communes du groupement | des associations – des entreprises – des écoles, etc de la commune] de disposer d’un site web autonome (nom de domaine/accès spécifique et gestion indépendante des contenus et services) et personnalisé (charte graphique) afin de préserver la maîtrise éditoriale et l’identité de chacun, tout en permettant l’échange réciproque de contenus et le partage des services déployés entre le site de la collectivité et les sites tiers.

Etant donnée la multiplicité des configurations possibles, vous devez préciser et décrire ici le périmètre de votre démarche de mutualisation : Quels seront les acteurs concernés ? Combien de sites tiers seront créés ? Quelle sera la répartition des rôles et des responsabilités pour l’animation et la mise à jour des contenus entre le site de la collectivité et les sites tiers ? Quelles briques de contenus et services devront faire  l’objet d’un partage réciproque ? Quelle sera l’architecture du système d’échange entre les sites : une seule base de données ou plusieurs bases indépendantes qui communiquent entre elles ? Pour les aspects techniques de la mise en œuvre de l’approche multi-sites, vous pouvez également laisser le prestataire vous proposer une ou plusieurs solution(s) adaptée(s) à l’expression de vos besoins.

• Développer une démarche de mutualisation des moyens du site de la collectivité en direction d’acteurs tiers pour les aider à assurer une présence web autonome et conjointe ;
• Associer d’autres acteurs du territoire de la collectivité autour d’un projet collectif qui permette de proposer une offre de contenus et services en ligne tout à la fois globale et individualisée ;
• S’appuyer sur une solution multi-sites respectueuse de l’identité et de l’indépendance de chacun tout en facilitant le partage et l’échange entre les sites ;
• Faciliter la « mise au web » d’acteurs du territoire disposant de peu de moyens à travers une action volontariste de soutien et une stratégie « gagnant-gagnant » ;
• Co-construire une représentation en ligne du territoire à travers un réseau de sites web en adéquation avec la diversité des acteurs du territoire réel.

Scénario de mise en oeuvre du projet

Démarche de réalisation

La collectivité [et ses partenaires, s’il s’agit d’un projet mutualisé] souhaite[nt], à travers son [leurs] site[s], entrer dans une démarche d’amélioration continue de son [leur] offre de contenus et services en ligne, dans la poursuite des objectifs énoncés précédemment. La mise en œuvre du projet sera donc progressive et itérative.

Pour autant, dès l’ouverture au public du [des] site[s], l’ensemble des fonctionnalités « obligatoires » demandées devront être disponibles (back-office) et accessibles en tant que briques de contenus et services pour les utilisateurs (front-office).

Les besoins exprimés en « option » pourront être satisfaits dans une seconde phase complémentaire de montée en charge jusqu’à la réalisation complète de toutes les prestations du marché.

  

Acteurs et organisation

            Du côté de la maîtrise d’ouvrage

Vous devez décrire ici les principaux acteurs impliqués dans le projet et l’organisation proposée par la collectivité [et ses partenaires, s’il s’agit d’un projet mutualisé] pour assurer sa maîtrise d’ouvrage. Une ou plusieurs instances peuvent être mise(s) en place : comité de pilotage, comité de projet, équipe projet, etc. Vous devez indiquez la composition et le rôle de chacune de ces instances, la fréquence des réunions, les documents à produire, etc.

Il est vivement recommandé de ne pas surcharger le modèle d’organisation de la maîtrise d’ouvrage et de privilégier une organisation « légère et agile », articulée autour d’une équipe restreinte et d’un chef de projet, coordinateur référent désigné par la collectivité [et ses partenaires, s’il s’agit d’un projet mutualisé], qui sera chargé des relations avec le prestataire, de suivre et de rendre compte de l’état d’avancement des réalisations.

 

Du côté de la maîtrise d’œuvre

Le prestataire doit fournir un document formalisant la méthodologie qu’il souhaite mettre en place pour assurer la maîtrise d’œuvre du projet. Il doit informer la collectivité de la composition exacte de l’équipe mobilisée et désigner un chef de projet qui sera l’interlocuteur privilégié du maître d’ouvrage pour rendre compte du respect du cahier des charges et de la qualité des réalisations.

  

Calendrier prévisionnel

Le prestataire doit proposer un planning détaillé de réalisation du projet en reprenant et en positionnant dans le temps les principaux jalons (et en les complétant, si nécessaire) décrits dans la partie - Déroulement des prestations, plan de contrôle et de recette - du présent cahier des charges.

Si la collectivité [et ses partenaires, s’il s’agit d’un projet mutualisé] a [ont] de fortes contraintes en matière de délai de réalisation, vous devez indiquer à quelle date ou période vous souhaitez procéder à l’ouverture au public du site [et des sites tiers, s’il s’agit d’un projet mutualisé]. Cette information doit permettre au prestataire d’ajuster le planning en conséquence.

Remarque : dans le cadre du dispositif « Web Pass Ile-de-France », l’ouverture au public du site [et des sites tiers, s’il s’agit d’un projet mutualisé], incluant la disponibilité de l’ensemble des fonctionnalités « obligatoires » (back-office) et leur accessibilité en tant que briques de contenus et services pour les utilisateurs (front-office), doit avoir lieu au maximum 12 mois après le dépôt de candidature.