1. 자신이 맡은 책임에 대한 분명한 인지
2. 자신의 롤을 충분히 인식
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자봉, 스탭, 리더, 디렉터로서의 역할을 충분히 인식하고 있어야 하며 자신이 어디에 속하는 지 정확히 파악하고 있어야 한다.
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리더, 디렉터의 카리스마가 부족했다. 행사 전체의 진행과 준비를 위해 중심을 잡아줄 인물상이 있어야 한다.
3. 행사 전체의 그림을 미리 그려놓는다
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행사의 진행에서 어떤 것을 언제 할 것인가 와 같은 큰 주제로 먼저 크게 구분한 뒤 전체적인 밑그림을 미리 그려놓고 세부 항목들을 정리해 나간다.
4. 준비 기간의 적절한 사용
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행사 준비기간의 초반 80% 정도가 의미없이 끝나는 경우가 많아 선결되었어야 할 사항들이 계속 남아있게 되었고, 그로 인해 외부홍보, 기부/후원 등의 작업에 영향을 미쳤다.
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자료가 부족하다보니 홍보기간, 강사 연락기간 등등이 부족했다.
5. 기획단의 소통과 정보공유 수단을 명확히 구분
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소통을 위한 장소 (그룹스)와 공유를 위한 장소 (사이트)를 사전에 명확히 나눠야 한다.
6. 지속적인 회고를 통한 서로간의 노하우 공유
7. 구체적인 사항들에 대한 사전 이미지 트레이닝
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행사 준비부터 시작해서 각 시간마다 필요한 물품들, 인원배치, 동선 등을 미리미리 챙길 수 있어야 한다.
8. 준비 기간동안의 RTD
- 체크 리스트, 시간별 역할분담 등을 항시 확인할 수 있는 기록이 필요하다.
- 각자가 가지고 있는 질문들을 늘 공유할 수 있는 장소가 필요하다.
아직 해결되지 않은 상황이 있음에도 불구하고 그 사항에 대해 질문하지 않고 '이건 미리 해결되어있는 상황인가 보다.' 하고 넘어가게 되면 반드시 행사 당일날 진행에 구멍이 생기게 된다.
- 행사 종료 후의 경험을 정리하여 준비부터 종료까지의 경험을 기록할 수 있도록 한다.
9. CC 저작권에 대한 홍보 부족
- 참가자들에게 자신들의 작품이 CC 를 달고 나간다는 사실을 명확히 이해시켜야 한다.
이후에 발생할 수 있는 저작권 문제 또는 엉뚱한 질문들을 사전에 예방할 수 있고 CC 라는 개념에 대한 정보를 정확히 제공할 수 있다는 점에서 필요하다.
10. 예산 책정의 근거 부족
- 행사 진행을 위한 예산이 철저한 분석에 근거하여 맞춰지지 않아
예산 여유를 위한 기부/후원이 아닌 예산을 맞추기 위한 기부/후원이 이뤄졌고 준비과정에 있어 가장 큰 부분중 하나를 차지하게 되었다.
- 가장 먼저 정확한 지출의 규모가 산정되어야 한다.
11. 본 행사에 대한 명확한 정리 부족
- "이 행사가 무엇을 위해 어떻게 진행되는 행사다" 하는 것을 명확히 하지 않았다.
그로 인해 디자이너와의 의견교환에서도 약간의 트러블이 생기게 되었고, 프로그램 기획 전(前) 단계에서 홍보/기부/후원 등의 작업에 영향을 주었다.
- 행사 참가자들에게 제공해야 하는 정보 중에서 가장 큰 내용이 빠지게 되었다.
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가장 많이 언급되었던 내용들을 중심으로 했습니다.
거기에 반드시 추가되어야 할 내용들이라고 판단되는 것들을 더 집어넣었고,
자잘한 설명들도 좀 몇 개 집어넣었습니다.
쏘나님의 별첨파일 "준비기간 씌나뤼오"는
상위폴더의 "회의문서보기"를 통해서 보시길.
슬슬 해가 떠오르고 있으니 전 자러 ㄱㄱㅅ.
윽.. 이거 원래 제가 하기로 했던거군요.
그 이후로 정신 놓고 살았습니다. ㅠㅠ
지훈님 고맙습니다.