Quels engagements pour les associations bénéficiaires de subventions ?

1.     L’administration est informée du fonctionnement institutionnel

• Les documents fondamentaux (statuts et RI) et la liste des dirigeants sont tenus à jour ; l’administration est informée sans délai de toutes les modifications
• L’association est correctement déclarée auprès de la préfecture du siège et fait procéder à son inscription au SIRENE
• Les décisions d’assemblée générale font l’objet d’un procès-verbal écrit, certifié conforme, qui est communiqué sans délai à l’administration
• Les dirigeants s’engagent à conserver au projet associatif un caractère apolitique et laïque.
• L’association désigne clairement les personnes habilitées à la représenter et s’assure en toutes circonstances de la validité de leurs pouvoirs.

2.  L’association rend compte des objectifs subventionnés

• L’exécution de l’action subventionnée et la réalisation du budget prévisionnel font l’objet d’un rapport documenté et honnête, faisant ressortir la réalité de l’action subventionnée, avec ses points forts et faibles. L’association explique et justifie les écarts constatés avec son budget prévisionnel.
• Les indicateurs de suivi et d’évaluation des actions figurent dans un document écrit. Ils ont été choisis d’un commun accord avec l’association et sont sont construits sur des mesures statistiques objectives et facilement vérifiables. L’association ménage à l’administration tout moyen de vérification et de contrôle de la réalité des indicateurs.
• Le compte-rendu financier conforme à l’arrêté du 24 mai 2005 ainsi que son annexe (fiche 6-2 du dossier COSA, Annexe II au compte-rendu financier - bilan qualitatif de l’action) sont communiqués dans les 6 mois suivant la fin de l’action ou au plus tard, lors du dépôt de la demande de renouvellement de la subvention.
• Les pièces justificatives des actions réalisées et des dépenses engagées sont conservées par l’association qui les communique à première demande à l’administration.
• Dans les budgets prévisionnels à l’appui de ses demandes de subventions, l’association s’engage à reprendre la fraction non-consommée des subventions reçues antérieurement.

3. Orthodoxie financière

• Les comptes de l’association sont établis sur une base annuelle, conformément aux prescriptions du règlement comptable n° 99-01 adopté le 16 février 1999, notamment en ce qui concerne la détermination et l’affectation du résultat, la valorisation du bénévolat.
• La partie non consommée des subventions est affectée au passif en fonds dédiés, sous le contrôle de l’assemblée générale. Elle est reprise dans le budget prévisionnel des nouvelles actions.
• Les dirigeants prennent tous les moyens de gestion financière pour garantir en toutes circonstances la solvabilité et la liquidité de l’association. Les risques financiers sont identifiés ainsi que les risques opérationnels, qui sont correctement assurés. L’association est à jour de ses obligations fiscales
• Les placements financiers sont de qualité ; ils restent disponibles et visent exclusivement une valorisation de la trésorerie.

4. Transparence financière

• L’association communique aux autorités compétentes et aux dispensateurs de subventions dans les meilleurs délais les comptes arrêtés, approuvées ou certifiés conforme ainsi que le rapport mentionné ci-après.
• L’association établit à l’appui de ses comptes un rapport à propos de sa situation financière. Ce rapport décrit précisément le modèle économique de l’association, notamment les activités lucratives, l’appel à la générosité du public et la place du bénévolat, les partenariats publics et privés. Il indique de quelles manières les ressources économiques de l’association ont été allouées au projet associatif et aux différents chantiers.
  L’association procède également à l’inventaire des risques opérationnels.
• Si l’association rémunère ses dirigeants, elle justifie cette dérogation au principe du bénévolat et assume ses conséquences fiscales. Elle établit par ailleurs l’annexe aux comptes prescrite par l’arrêté 43 -1789 du et présente à l’assemblée générale le rapport spécial du commissaire aux comptes.
• Lorsque l’association soumet un projet à l’administration, elle le traduit sur le plan financier dans un budget prévisionnel honnête et réaliste. A l’issue du projet, l’association explique et justifie les écarts constatés avec le budget prévisionnel.
• Lorsque l’association dispose d’un commissaire aux comptes, à titre obligatoire ouf facultatif, elle communique à l’administration le rapport du commissaire.
• Lorsque l’association fait appel à la générosité du public, elle établit et communique conformément à la réglementation un compte d’emploi des ressources